Проект
ЗАТВЕРДЖЕНО
Спостережною (наглядовою) радою
акціонерного товариства __________
__________________________________
Протокол N _____ від _____________
ПОЛОЖЕННЯ
про передачу справ і функцій в АТ
Це Положення розроблене відповідно до чинного законодавства
та Статуту АТ і визначає процедури передачі справ і функцій
директорами (головами Правління) АТ при їх звільненні й вступі на
цю посаду та іншими посадовими особами АТ.
Передача справ і функцій директорами (головами Правління)
регламентується цим Положенням, а передача справ і функцій іншим
службовим керівним складом АТ здійснюється на основі наказів, що
видаються Головою Правління або керівниками структурних
підрозділів відповідно до їх компетенції.
1. Зміна директора (Голови Правління) АТ і передача при цьому
справ і функцій може здійснюватись згідно із Статутом тільки при
відповідному рішенні вищих органів управління АТ.
2. Рішення повинно мати форму письмової виписки з протоколу
рішення вищих органів управління АТ з обов'язковим зазначенням
дати:
звільнення з посади директора (Голови Правління) АТ
попередньої особи;
вступу на посаду директора (Голови Правління) АТ іншої особи.
3. Дати звільнення й обрання на посаду директора (Голови
Правління) АТ можуть не збігатися. На період передачі справ і
функцій, визначений рішенням вищого органу управління (до 10
днів), виконуючим обов'язки директора (Голови Правління) АТ є його
перший заступник. Якщо рішення приймається загальними зборами і
загальні збори не вирішили питання про призначення, вони можуть
зобов'язати Спостережну (наглядову) раду подати іншу кандидатуру
директора (Голови Правління) в певний (місячний) термін.
4. У виписці з протоколу вищих органів управління має бути
чітко вказано особу на посаду директора (Голови Правління),
прізвище, ім'я та по батькові.
5. Термін вступу на посаду визначається вищим органом
управління і може починатися з моменту оголошення підсумків
голосування. Для нагляду за передачею справ і функцій створюється
наглядова комісія з членів Спостережної ради. В наглядову комісію
можуть увійти інші посадові особи АТ.
6. Для передачі справ і функцій вищі органи управління АТ
можуть призначити термін від 1 до 10 днів.
7. Для вступу на посаду знов обраному директору (Голові
Правління) АТ потрібно укласти контракт (відповідно до типової
форми) з АТ.
8. Усі структурні підрозділи і персонал АТ повинні бути
оповіщені про зміну директора (Голови правління) АТ у доступній
формі (письмово, засобами телефонного та телетайпного зв'язку та
ін.).
9. З моменту вступу на посаду знов вибраного директора
(Голови Правління) АТ до нього переходить право підпису на
зовнішніх і внутрішніх (відповідно до компетенції) документів АТ.
Протягом терміну передачі справ і функцій це право реалізує перший
заступник Голови Правління.
10. Фінансовий відділ АТ має не пізніше ніж за два дні до
закінчення терміну передачі справ і функцій підготувати та здати в
банківську установу облікову картку з підписом нового директора
(Голови Правління) АТ.
11. Відповідний відділ у 3-денний термін має сповістити
основних контрагентів АТ про зміни в його керівному складі.
12. В період передачі справ і функцій здійснюється ряд
заходів, серед яких основним є підписання акта здачі-приймання
справ.
13. Акт здачі-приймання справ має включати:
офіційну передачу печатки (в канцелярії);
передачу документації (згідно з нормативним
документоведенням);
передачу матеріальних цінностей (якщо особа була матеріально
відповідальною);
14. Стосовно документації незакінчені справи мають бути
передані з необхідними поясненнями, у тому числі на вимогу нового
директора (Голови Правління) АТ по узгодженню з наглядовою
комісією - у письмовій формі.
15. На вимогу знов вступаючого на посаду директора (Голови
Правління) АТ по узгодженню з наглядовою комісією може бути
призупинена дія укладених попереднім директором (Головою
Правління) АТ договорів, виконання яких може завдати шкоди АТ. При
цьому правовідносини з контрагентами визначаються чинним
законодавством і Положенням про порядок укладання і виконання угод
в АТ.
16. Акт здачі-приймання має бути підписаний особами:
яка здала справи;
яка прийняла справи;
членами наглядової комісії.
Цей документ реєструється і зберігається згідно з Порядком
обліку і зберіганням нормативних актів АТ.
17. Передача справ і функцій вважається завершеною після
підписання акта здачі-приймання особами, які здають і приймають
справи, а також 3/4 членів наглядової комісії. Якщо особа, яка
залишила посаду директора (Голови Правління) АТ протягом
відведеного терміну, не підписала цей акт і водночас інші підписи
є, передача визнається здійсненою.
18. Якщо наглядова комісія під час передачі справ і функцій
розцінила дії попереднього директора (Голови Правління) АТ як
такі, що завдали шкоди інтересам АТ, АТ має право вимагати
відшкодування відповідно до чинного законодавства.
19. Передача справ і функцій іншим керівним складом АТ
здійснюється згідно із Статутом і цим Положенням наказами вищих
керівників. При цьому наказ має містити:
причину передачі справ і функцій;
осіб, які займаються передачею справ і функцій;
порядок передачі справ і функцій;
осіб, відповідальних за своєчасну передачу справ і функцій.
20. Залежно від рівня менеджерів наказ може містити також
інші положення. Обов'язковим для менеджера, що здає справи, є:
передача документації (відповідно до нормативного
документоведення);
передача матеріальних цінностей (якщо особа була матеріально
відповідальною).
21. Незакінчені справи мають бути передані з необхідними
поясненнями, в тому числі на вимогу вступаючого на посаду нового
менеджера - у письмовій формі. Контроль за цим здійснює
вищестоящий керівник.
22. На вимогу знов вступаючого на посаду менеджера за
узгодженням з директором (Головою Правління) АТ може бути
призупинена дія розпоряджень і наказів попереднього менеджера,
виконання яких може завдати шкоди АТ у цілому або його
структурному підрозділу.
23. При передачі справ і функцій може за розпорядженням
директора (Голови Правління) бути оформлений акт здачі-приймання,
який підписується особами:
яка здала справи;
яка прийняла справи.
24. Цей документ реєструється і зберігається згідно з
Порядком обліку і зберігання нормативних актів АТ.
25. Передача справ і функцій вважається завершеною після
підписання акта здачі-приймання особами, які здають і приймають
справи. Якщо особа, яка залишила посаду менеджера протягом
відведеного терміну, не підписала цей акт і водночас є підпис
вступаючого на посаду, передача визнається здійсненою.
26. Якщо вступаючий на посаду менеджер під час передачі справ
і функцій розцінив дії свого попередника як такі, що завдали шкоди
інтересам АТ, він має звернутись у вищі органи управління АТ, а АТ
приймає рішення про відшкодування в порядку чинного законодавства.
27. Особливості передачі справ і функцій, не врегульовані цим
Положенням, регулюються чинною законодавчо-нормативною базою.
Євтушевський В.А. "Основи корпоративного управління",
Київ: Знання-Прес, 2002