МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
N 199 від 28.09.2000
м.Київ
vd20000928 vn199
Про організацію роботи апарату Міністерства аграрної політики
України на 2000 рік
З метою забезпечення ефективної роботи центрального апарату,
координації діяльності організацій, що перебувають у
безпосередньому віданні міністерства, зміцнення виконавської
дисципліни у вирішенні поставлених завдань Н А К А З У Ю:
1. Встановити наступний порядок роботи центрального апарату
міністерства:
1.1. Оперативні наради з поточних та невідкладних питань
проводяться кожного понеділка:
- у Міністра - з 8.30 до 10 години;
- у заступників Міністра, керівників державних департаментів,
департаментів, інших структурних підрозділів - з 14.00 годин в
межах однієї години.
Склад учасників відповідних нарад визначають Міністр,
заступники Міністра, керівники державних департаментів,
департаментів та інших структурних підрозділів міністерства.
2. Затвердити Положення про колегію Міністерства аграрної
політики України (додаток 1).
Засідання колегій державних департаментів плануються і
проводяться відповідно до планів їх роботи.
Персональна відповідальність за якість і своєчасну підготовку
матеріалів покладається на заступників Міністра, голів державних
департаментів, начальників департаментів та інших структурних
підрозділів міністерства.
3. Громадські заходи в центральному апараті міністерства та
його структурних підрозділах проводяться в неробочий час.
4. Затвердити Схему роботи з документами в міністерстві
(додаток 2).
5. Заступникам Міністра, керівникам державних департаментів,
департаментів, інших структурних підрозділів міністерства.
5.1. Забезпечити виконання документів у відповідності з
вимогами Тимчасової інструкції з діловодства в Міністерстві
аграрної політики України, затвердженої 31 липня 2000 року.
5.2. Визначити у кожному структурному підрозділі спеціаліста,
відповідального за ведення діловодства, та підвищити персональну
відповідальність працівників апарату за чітке виконання службових
обов'язків.
5.3. Забезпечити організаційне супроводження документів, які
направляються на адресу Президента України, Кабінету Міністрів
України, Верховної Ради України, згідно з розподілом службових
обов'язків.
6. Встановити наступний порядок організації службових
відряджень:
6.1. Відрядження заступників Міністра, керівників державних
департаментів, департаментів, інших структурних підрозділів
міністерства вирішується Міністром, а в разі його відсутності -
першим заступником Міністра або особою, на яку покладено виконання
обов'язків Міністра.
6.2. Відрядження заступників керівників структурних
підрозділів і спеціалістів вирішується заступниками Міністра,
керівниками Державних департаментів, департаментів та інших
структурних підрозділів міністерства.
7. Заступникам Міністра, керівникам Державних департаментів,
департаментів, інших структурних підрозділів міністерства:
7.1. Забезпечити складання працівниками плану роботи у
відрядженні, письмового звіту про результати виконання завдання,
прийняття відповідного рішення за результатами відрядження.
7.2. Повідомляти про своє відрядження відповідального
чергового у міністерстві.
7.3. Завести книги обліку в структурних підрозділах
центрального апарату міністерства про місцеві відрядження
працівників.
8. Встановити, що державні департаменти, департаменти, інші
структурні підрозділи міністерства готують пропозиції основних
організаційних заходів на наступний місяць, узгоджують їх з
відповідним заступником Міністра і до 27 числа кожного місяця
подають Департаменту організаційної роботи для узагальнення і
затвердження у Міністра.
Виклик працівників з областей на наради, семінари,
конференції, що проводяться з ініціативи міністерства,
здійснюється згідно із затвердженим планом організаційних заходів.
9. Встановити порядок, згідно з яким керівники структурних
підрозділів міністерства попередньо інформують Департамент
міжнародної інтеграції, інвестиційної політики та розвитку
аграрного бізнесу (Нетеса) про заплановані переговори із
зарубіжними делегаціями.
10. Департаменту міжнародної інтеграції, інвестиційної
політики та розвитку аграрного бізнесу на основі інформацій
структурних підрозділів міністерства організувати щотижневе
планування роботи із зарубіжними делегаціями, участь
спеціаліста-країнознавця департаменту в переговорах, узагальнення
домовленостей та контроль за їх виконанням.
Переговори, як правило, проводити в робочі дні не раніше
10.00 і не пізніше 16.00 години.
11. Керівникам державних департаментів, департаментів, інших
структурних підрозділів міністерства здійснювати прийом громадян,
уважно вивчати внесені пропозиції та щомісяця подавати Управлінню
справами інформацію з цих питань.
12. Управлінню справами (Сосновський), Державному
підприємству по експлуатації будинків та наданню послуг (Валин):
12.1. Посилити контроль за дотриманням пропускного режиму в
приміщення міністерства.
12.2. Забезпечити на посту N 1 обов'язкову реєстрацію
відвідувачів міністерства та цеху оперативного друку.
12.3. Активізувати роботу комісії щодо перевірки
протипожежного та санітарного стану адмінбудинку, особливо
підвального приміщення і горища.
13. Керівникам структурних підрозділів міністерства:
13.1. Взяти на постійний контроль раціональне використання
засобів оргтехніки, міжміських телефонних переговорів та економне
витрачання електроенергії.
1.3.2. В передвихідні та святкові дні подавати до 16.00
години на пост N 1 списки працівників, які працюватимуть у вихідні
та святкові дні.
14. Контроль за виконанням наказу покласти на заступників
Міністра.
Міністр І.Кириленко
Додаток 1
Затверджено наказом
Мінагрополітики України
від 28 вересня 2000 р. N 199
Положення
про колегію Міністерства аграрної політики України
I. Загальні положення
1. Колегія Міністерства аграрної політики України є дорадчим
органом і створена для погодженого вирішення питань, що належать
до компетенції міністерства, обговорення найважливіших напрямків
діяльності та розвитку галузей.
2. У своїй роботі колегія керується Конституцією України
( 254к/96-ВР ), законами України, указами і розпорядженнями
Президента України, нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів
України, Положенням про Міністерство аграрної політики
( 1282/97 ), а також цим Положенням.
II. Основні завдання і функції
3. Основними завданнями колегії є:
реалізація державної політики з питань розвитку сільського
господарства, садівництва, виноградарства, харчової, переробної та
виноробної промисловості, здійснення заходів для гарантування
продовольчої безпеки держави;
визначення перспектив і найважливіших напрямків розвитку
агропромислового комплексу;
створення умов та розроблення механізмів для реалізації
загальнодержавних регіональних програм, поточних планів
економічного і соціального розвитку галузей агропромислового
комплексу, соціальної сфери села;
вирішення функціональних питань галузевого і міжгалузевого
характеру, структурної перебудови галузей агропромислового
комплексу, реформування майнових і земельних відносин, подолання
негативних явищ кризового характеру.
4. Відповідно до покладених завдань колегія розглядає:
проекти прогнозів і планів економічного та соціального
розвитку агропромислового комплексу, перспективні програми
діяльності, спрямовані на поглиблення економічної реформи,
підвищення ефективності виробництва, напрями формування і
здійснення аграрної і продовольчої політики;
пропозиції про запровадження сучасних механізмів вирішення
функціональних питань галузевого та міжгалузевого характеру,
державної підтримки підприємств, установ і організацій усіх форм
власності, стимулювання їх інтеграції, розвитку сільського
господарства, харчової, м'ясної, молочної, плодоовочевої,
виноробної, елеваторної, комбікормової, хлібопекарної та
макаронної промисловості, розвитку аграрної освіти; системи
маркетингу у сфері матеріально-технічного постачання, виробництва
і реалізації сільськогосподарської продукції та продуктів її
переробки;
економічні та організаційно-правові заходи, спрямовані на
захист вітчизняного товаровиробника, активізацію
зовнішньоекономічної діяльності, залучення іноземних інвестицій,
кредитних ресурсів та міжнародної технічної допомоги у пріоритетні
напрями розвитку агропромислового комплексу;
використання матеріальних і фінансових ресурсів, передбачених
державним бюджетом на реалізацію прийнятих програм і заходів;
підсумки роботи підприємств, установ і організацій системи
Мінагрополітики, а також відповідних галузей;
питання діяльності підприємств, установ і організацій, що
належать до сфери управління міністерства, їх кадрового
забезпечення, вивчення і узагальнення позитивного досвіду роботи;
стан виконавської дисципліни у сфері діяльності, контролю за
виконанням нормативних актів та доручень Президента України,
Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, власних
рішень.
5. Колегія має право:
залучати спеціалістів центральних та місцевих органів
виконавчої влади, підприємств, установ і організацій (за
погодженням з їх керівниками), вчених і провідних фахівців сфери
діяльності міністерства до підготовки та розгляду питань, що
належать до її компетенції;
отримувати у встановленому порядку необхідну для її
діяльності інформацію і матеріали;
заслуховувати звіти керівників структурних підрозділів
апарату міністерства, підприємств, об'єднань, установ і
організацій, що належать до сфери управління Мінагрополітики;
запрошувати для участі у засіданні колегії представників
інших центральних і місцевих органів виконавчої влади.
III. Склад колегії
6. До складу колегії Міністерства аграрної політики України
входять Міністр (голова колегії), його заступники, а також
керівники структурних підрозділів міністерства. Крім того, можуть
входити керівники інших центральних органів виконавчої влади, а
також підприємств, установ і організацій, що належать до сфери
управління міністерства.
Чисельний склад колегії затверджується Кабінетом Міністрів
України. Членів колегії затверджує та звільняє від виконання
обов'язків Кабінет Міністрів України.
IV. Планування роботи і підготовка засідань колегії
7. Організаційною формою роботи колегії є засідання, які
проводяться в міру необхідності, але не рідше одного разу на
місяць, по середах.
Засідання колегії проводяться відповідно до затвердженого
головою колегії плану, в якому зазначаються питання, що необхідно
розглянути, структурні підрозділи, відповідальні за підготовку
матеріалів, строк подання матеріалів і розгляду їх на засіданні
колегії, прізвище і посада доповідачів.
План засідань колегії складається на квартал.
Проекти планів проведення засідань колегії складаються
секретарем колегії на основі пропозицій членів колегії і
керівників структурних підрозділів, які попередньо погоджують їх з
відповідними заступниками Міністра.
Питання для розгляду на засіданнях колегії визначаються
відповідно до законів України, нормативно-правових актів
Президента України, Кабінету Міністрів України, плану засідань
Кабінету Міністрів України та інших питань, що належать до
компетенції Міністерства аграрної політики.
Секретар колегії узагальнює ці пропозиції, погоджує з членами
колегії та подає проект плану на затвердження.
Затверджений план засідань колегії секретар доводить до
відома членів колегії, керівників структурних підрозділів,
організацій при міністерстві, головних управлінь сільського
господарства і продовольства облдержадміністрацій.
Додаткові (позачергові) питання включаються до затвердженого
плану засідань колегії або порядку денного за рішенням голови
колегії Мінагрополітики.
8. Матеріали для розгляду на засіданнях колегії подають
секретарю колегії згідно з планом проведення засідань колегії не
пізніше, ніж за 5 робочих днів до дня засідання. Матеріали
надсилаються членам колегії не пізніше, ніж за три дні до
засідання. У такі ж строки подаються матеріали з додаткових
(позапланових) питань, які включаються до порядку денного
засідання колегії за рішенням голови колегії.
9. Матеріали з питань, що виносяться на обговорення колегії,
включають:
- коротку довідку по суті питання (2 - 4 стор.);
- необхідні довідкові матеріали;
- проект наказу або протокольного рішення;
- зауваження до проекту (якщо вони є);
- список осіб, які запрошуються на засідання колегії,
погоджений з відповідним заступником Міністра.
10. Проект наказу або протокольного рішення погоджується з
керівниками відповідних структурних підрозділів міністерства,
заступником Міністра, що веде галузь.
Узгодження проектів наказів або протокольних рішень на всіх
стадіях їх розробки забезпечується у першочерговому порядку.
При наявності розбіжностей у проекті наказу або протокольному
рішенні проект візується із зауваженнями, зміст яких стисло
викладається на окремому аркуші. Остаточне рішення приймає голова
колегії.
11. Заступники Міністра, керівники структурних підрозділів
міністерства, яким доручено підготовку матеріалів на засідання
колегії, несуть персональну відповідальність за своєчасну і якісну
їх підготовку.
12. Секретар колегії контролює своєчасність подання
матеріалів до засідання, перевіряє наявність всіх необхідних
документів і правильність оформлення, організовує їх розмноження.
V. Порядок проведення засідань колегії та оформлення прийнятих
рішень
13. Відповідно до плану засідань колегії секретар колегії
формує проект порядку денного засідання колегії, готує загальний
список осіб, які запрошуються на засідання, та погоджує з головою
колегії або, у разі його відсутності, першим заступником Міністра.
Узгоджений проект порядку денного разом з матеріалами надсилається
членам колегії не пізніше, як за 3 дні до засідання колегії.
14. Члени колегії, керівники структурних підрозділів, яким
надіслано матеріали порядку денного, можуть не пізніше як за два
дні до засідання колегії подавати секретарю колегії свої
зауваження і пропозиції з питань, що розглядаються.
15. Виклик на колегію керівників Мінагропрому Автономної
Республіки Крим, головних управлінь сільського господарства і
продовольства облдержадміністрацій підписує Міністр або перший
заступник Міністра.
16. У засіданнях колегії беруть участь члени колегії,
керівники структурних підрозділів та організацій при міністерстві,
а також особи, запрошені з кожного питання, що розглядається.
Члени колегії беруть участь у засіданні колегії без права
заміни.
17. Засідання колегії є правомочним, якщо на ньому присутні
більше половини її складу.
18. Засідання колегії проводяться під головуванням Міністра,
а в разі його відсутності - першого заступника Міністра.
19. Порядок денний засідання колегії затверджується
безпосередньо на засіданні.
20. Посадові особи, які беруть участь у засіданні колегії,
реєструються секретарем колегії.
21. У роботі колегії можуть брати участь Президент України,
Прем'єр-міністр України, віце-прем'єр-міністри України, народні
депутати України, представники Адміністрації Президента України,
Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої
влади, наукових установ, засобів масової інформації.
22. На засіданні колегії час для доповіді визначається в
межах до 20 хвилин, для співдоповідей і виступів при обговоренні -
до 10 хвилин, для довідок - до 5 хвилин. У необхідних випадках
головуючий на засіданні може змінити тривалість виступів. Перерва
оголошується після двох годин роботи.
Пропозиції та зауваження, висловлені учасниками засідання під
час обговорення питання, подаються в ході засідання секретарю
колегії у письмовій формі для розгляду їх при доопрацюванні
проектів наказів чи протокольних рішень.
23. Особи, запрошені на засідання колегії з окремих питань,
після розгляду цих питань і прийняття рішень по них в подальшій
роботі засідання участі не беруть.
24. Рішення колегії приймаються більшістю голосів присутніх
на засіданні членів колегії, оформляються протоколом, який
підписується головою та секретарем колегії, і проводяться в життя
наказам Мінагрополітики або протокольними рішеннями колегії.
25. При розгляді питань, що мають однакову суспільну вагу
входять до компетенції кількох центральних органів виконавчої
влади можуть проводитися спільні засідання колегій та прийматися
спільні рішення.
26. Матеріали, підготовлені до засідання, і протокол
засіданню колегії зберігаються у секретаря колегії.
27. Після засідання колегії керівники відповідних структурних
підрозділів при необхідності доопрацьовують проекти наказів з
урахуванням внесених на засіданні колегії зауважень і доповнень у
строк, що не повинен перевищувати 5 робочих днів, погоджують їх у
встановленому порядку і подають на підпис голові колегії.
28. Секретар колегії здійснює контроль за своєчасністю
оформлення документів після засідання колегії, їх розмноження і
розсилку.
VI. Контроль за виконанням рішень колегії
29. Контроль за виконанням рішень колегії здійснюється
особами, визначеними у цих рішеннях, та структурними підрозділами
міністерства, що виконують контрольні функції.
30. Голова колегії визначає ступінь відповідальності осіб,
винних у невиконанні чи несвоєчасному або неякісному виконанні
рішень колегії.
Додаток 2
до наказу Мінагрополітики України
від 28 вересня 2000 р. N 199
Схема
роботи з документами в Міністерстві
аграрної політики України
------------------------------------------------------------------
| N | Функції | Виконавці |
|п/п | | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|1. | Отримання кореспонденції |Загальний відділ |
|----+----------------------------------+------------------------|
|2. | Попередній розгляд |Загальний відділ |
|----+----------------------------------+------------------------|
|3. | Реєстрація документів та їх |Загальний відділ |
| | облік | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|4. | Передача документів на розгляд |Загальний відділ |
| | керівництву міністерства | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|5. | Повернення з розгляду та |Загальний відділ |
| | внесення резолюції | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|6. | Тиражування, комплектація доку- |Загальний відділ |
| | ментів та передача їх на розгляд | |
| | керівникам департаментів, само- | |
| | стійних управлінь та відділів | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|7. | Передача документів керівникам |Департаменти, самостійні|
| | департаментів, управлінь та |управління та відділи |
| | відділів і визначення їх | |
| | виконавців | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|8. | Повідомлення Управлінню |Департаменти, самостійні|
| | справами даних про результати |управління і відділи |
| | розгляду документів | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|9. | Виконання документів |Департаменти, самостійні|
| | |управління і відділи |
|----+----------------------------------+------------------------|
|10. | Здійснення контролю за терміна- |Відділ контролю |
| | ми виконання документів | |
| | - нагадування про наближення | |
| | термінів | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|11. | Реєстрація наказів і вказівок |Відділ контролю |
| | та здійснення контролю за | |
| | термінами їх виконання | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|12. | Робота з документами з грифом |Відділ контролю |
| | "ДСК" | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|13. | Виконання документів з грифом |Департаменти, самостійні|
| | "ДСК" та повернення на |управління і відділи |
| | зберігання в Управління справами | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|14. | Робота зі звернень громадян |Відділ контролю |
|----+----------------------------------+------------------------|
|15. | Повідомлення про результати |Департаменти, самостійні|
| | розгляду звернення громадян та |управління, відділи |
| | їх виконання | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|16. | Реєстрація вихідних документів |Загальний відділ |
| | за підписом Міністра та його | |
| | заступників | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|17. | Реєстрація вихідних документів |Департаменти, самостійні|
| | за підписом начальників |управління і відділи |
| | департаментів, самостійних | |
| | управлінь та відділів | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|18. | Відправка всіх документів, |Загальний відділ |
| | створених в центральному | |
| | апараті міністерства | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|19. | Формування довідкового банку |Управління справами, |
| | даних щодо проходження та |департаменти, самостійні|
| | виконання документів |відділи |
| | |та управління |
|----+----------------------------------+------------------------|
|20. | Приймання документів на збері- |Загальний відділ |
| | гання та видача архівних | |
| | довідок | |
|----+----------------------------------+------------------------|
|21. | Державні департаменти вище- | |
| | зазначені діловодні функції | |
| | виконують самостійно | |
------------------------------------------------------------------