Питання обліку витрат на відрядження завжди викликало чималу зацікавленість
у бухгалтерів, адже під час господарської діяльності у підприємства
виникає необхідність направлення у відрядження працівників як у межах
України, так i за кордон для вирішення виробничих справ, підписання
договорів, взяття участі в семінарах, виставках, ярмарках тощо. НАПРАВЛЕННЯ ПРАЦІВНИКА У ВІДРЯДЖЕННЯ В МЕЖАХ УКРАЇНИ
|
||||
|
Товариство з обмеженою відповідальністю «Надра»
НАКАЗ № 106 17.08.2003 р. м. Київ 1. Відрядити Бабича I. М. — начальника адміністративно-господарського відділу до м. Кіровограда в ТОВ «Трембіта» терміном на три дні, з 26 серпня по 28 серпня 2003 р., для проведення комерційних переговорів i підписання договору на поставку товарів. 2. Бухгалтерії (Сидоренко С. С.) видати грошові кошти (аванс) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження. 3. Працівнику, зазначеному в п. 1 наказу, після повернення звітувати про витрачені на відрядження кошти згідно з чинним законодавством. Підстава: розпорядження директора. Директор С. I. Дем’яненко |
У наказі про відрядження може бути й інша інформація. Так, наприклад,
за наявності кількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної роботи
з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати працівнику вид
транспорту, яким йому слід користуватись. У разі відсутності такої пропозиції
працівник самостійно вибирає вид транспорту.
Наказ (розпорядження) по підприємству є обов’язковим для видачі посвідчення
про відрядження особі, яка перебуває в трудових відносинах з цим підприємством,
для виконання службового доручення поза місцем її постійної роботи.
Форму посвідчення затверджено наказом ДПА України від 28.07.97 р. № 260 i зареєстровано в Мін’юсті України 14.08.97 р. за № 311/2115.
Нижче наведено зразок заповнення посвідчення про відрядження.
На лицьовому боці посвідчення наводиться така інформація: ПІБ працівника;
термін, місце, мета відрядження; номер наказу; серія i номер паспорта
відрядженого працівника.
Файл. PDF (27 kb)
На зворотному боці посвідчення робляться відмітки про вибуття у відрядження,
про прибуття у пункти призначення, про вибуття з них i прибуття на місце
постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів,
то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному
пункті. Відмітки у посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття
працівника повинні бути завірені тією печаткою, якою користується у
господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної
службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства
покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження
та прибувають з нього.
Під час заповнення посвідчення про відрядження потрібно мати на увазі,
що днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака,
автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого
працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного
засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. У разі відправлення
транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження
вважається поточна доба, а з 0-ї години i пізніше — наступна доба. Якщо
станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту,
де працює відряджений, у термін відрядження зараховується час, потрібний
для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається
день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.
Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у
посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й
прибуття до місця постійної роботи. У разі перевищення терміну відрядження
чи його невідповідності зазначеному наказу потрібно мати відповідний
дозвіл керівника підприємства.
Кожне відрядження повинно бути зареєстровано у спеціальному журналі
за формою згідно з додатком до Інструкції № 59. У ньому має бути відображено
таку інформацію: прізвище та ініціали відрядженого працівника; місце
роботи та посада; місце відрядження; дата й номер наказу (розпорядження)
про відрядження та посвідчення про відрядження; дата вибуття i прибуття
з відрядження. Здійснює реєстрацію службова особа, на яку покладено
обов’язки щодо реєстрації осіб як тих, що вибувають у відрядження, так
i тих, що прибувають з нього.
Нижче наведено приклад заповнення журналу реєстрації.
Файл. PDF (20 kb)
Відрядженого працівника перед від’їздом у відрядження підприємство
зобов’язано забезпечити грошовими коштами (авансом) у розмірах, установлених
нормативно-правовими актами про службові відрядження, тобто в межах
суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення i
добових.
Більш конкретного терміну видачі коштів до початку відрядження Інструкція
№ 59 на сьогодні не визначає. У зв’язку з цим відповідно до листа Нацбанку
України від 20.06.2002 р. № 11-113/1099 «термін видачі готівки своїм
працівникам на відрядження має визначатися самим суб’єктом господарювання
з урахуванням дати оформлення наказу (розпорядження) про відрядження,
реального часу, необхідного для придбання квитків на проїзд, по кожному
конкретному відрядженню тощо».
Аванс може бути видано готівкою або перераховано у безготівковій формі
на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Відповідно до п. 2.15 зазначеного Положення видача готівки під звіт
проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної
особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії
авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного
повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.
До підприємств (підприємців) відповідно до Указу Президента України
від 12.06.95 р. № 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення
норм з регулювання обігу готівки» у разі порушення ними норм з регулювання
обігу готівки у національній валюті, що встановлюються Нацбанком України,
застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу за перевищення встановлених
термінів використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових
коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів —
у розмірі 25% виданих під звіт сум.
При проведенні перевірки правильності організації видачі готівки під
звіт на відрядження встановлюється наявність розпорядчого документа
(наказу, розпорядження) на службові відрядження, правильність ведення
записів у журналі реєстрації посвідчень на відрядження, дотримання граничної
тривалості службового відрядження, наявність відміток у посвідченні
про відрядження, своєчасність звітування за витрачені під час відрядження
кошти, правильність відшкодування витрат працівникам тощо.
З 1 січня 2004 р. відповідно до пп. 9.10.2 п. 9.10 ст. 9 Закону України
від 22.05.2003 p. № 889-IV «Про податок з доходів фізичних осіб» до
закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому платник
податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової
дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт, надається
звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, за
формою, затвердженою наказом ДПА України від 19.09.2003 р. № 440.
Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, складається
фізичними особами, що отримали такі кошти на підприємствах усіх організаційно-правових
форм або у фізичних осіб, що є суб’єктами підприємницької діяльності.
Фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім:
«Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за
касовим ордером», бухгалтерських записів, розрахунку штрафу та суми
утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти, надані
на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі
кошти; доцільності проведених витрат та «Звіт затверджено», які підписуються
керівником (податковим агентом).
У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти
товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні
для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти у вищезазначеному
порядку.
Фізичні особи — довірені особи клієнтів (юридичних осіб), які одержали
готівку з карткового рахунку із застосуванням корпоративної картки для
вирішення виробничих (господарських) питань або на відрядження (згідно
з вимогами Положення про порядок емісії платіжних карток i здійснення
операцій з їх застосуванням, затвердженого постановою Правління Нацбанку
України від 24.09.99 р. № 479, зареєстрованого Мін’юстом України 22.11.99
р. за № 802/4095), використовують її за цільовим призначенням без оприбуткування
в касі підприємства. Зазначені довірені особи мають подавати до бухгалтерії
працедавця звіт разом з підтверджувальними документами в установлені
терміни i порядку, визначені для підзвітних осіб, з додаванням документів
про одержання готівки з карткового рахунку (чек банкомата, копія видаткового
ордера, довідки за формами 377 та 377а, сліп, квитанція торговельного
терміналу тощо) разом з невитраченим залишком готівки.
Якщо платник податку повертає суму надміру витрачених коштів пізніше
граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного
за днем, в якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання
окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового
агента платника податку, що надав кошти під звіт), але не пізніше звітного
місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, такий
платник податку сплачує штраф у розмірі 15% суми таких надміру витрачених
коштів, який стягується за процедурою утримання податку, встановленою
пп. 9.10.1 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-IV.
Якщо платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом
звітного місяця, на який припадає граничний термін (до закінчення третього
банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує
відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за
дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав
кошти під звіт), то така сума підлягає оподаткуванню (відповідно до
п. 7.1 ст. 7 Закону № 889-IV) за рахунок будь-якого оподатковуваного
доходу (після його оподаткування) платника податку та нарахуванню штрафу
в розмірі 15% суми таких надміру витрачених коштів.
Якщо в майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму надміру
витрачених коштів або вона стягується з такого платника податку за рішенням
суду, перерахунок податкових зобов’язань такого платника податку не
здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується. Штраф та оподаткована
сума стягуються за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після
його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а при недостатності
суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних
місяців, до повної сплати нарахованих сум.
Зазначені норми поширюються також на витрати, пов’язані з відрядженням
чи виконанням окремих цивільно-правових дій, які були оплачені з використанням
корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або персональних
чеків, інших платіжних документів.
Відповідно до п.1.5 розділу першого Інструкції № 59 за кожний день
(включаючи день від’їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні
в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час
перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються
добові в межах норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України
від 23.04.99 р. № 663*.
Для працівників підприємств, установ i організацій усіх форм власності
граничні норми добових витрат становлять:
а) у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не
включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України —
18 грн.;
б) у разі коли до рахунків вартості проживання в готелях включаються
витрати на:
одноразове харчування, для відряджень у межах України — 14 грн. 40 коп.;
дворазове харчування, для відряджень у межах України — 10 грн. 80 коп.;
триразове харчування, для відряджень у межах України — 7 грн. 20 коп.
Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного
пункту.
У разі відрядження працівника терміном на один день або до такої місцевості,
звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання,
добові відшкодовуються як за повну добу.
Добові не виплачуються, якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження.
Власник (або уповноважена ним особа) відповідно до пп. 5.4.8 п. 5.4
ст. 5 Закону України від 28.12.94 р. № 334/94-ВР «Про оподаткування
прибутку підприємств» (у редакції Закону України від 22.05.97 р. № 283/97-ВР,
зі змінами та доповненнями) може встановлювати додаткові обмеження щодо
сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження. У листі Мінфіну
України від 10.06.2003 р. № 03173-407-242/12-9558 зазначено, що такі
обмеження можуть установлюватися щодо витрат на наймання житлового приміщення,
на побутові послуги, транспортні та інші витрати (крім добових) згідно
з наказом (розпорядженням) про відрядження.
Відповідно до п. 1.7 розділу першого Інструкції № 59 витрати на проїзд
відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним,
водним i автомобільним транспортом загального користування (крім таксі),
з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків
i користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів
на транспорті. При цьому відшкодування цих витрат здійснюється за умови
їх документального підтвердження.
Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом
загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту,
якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює
відряджений, або до місця перебування у відрядженні.
За наявності декількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної
роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати відрядженому
працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності
такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду
транспорту.
Крім того, відрядженим працівникам відшкодовуються витрати на проїзд
міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження
(згідно з підтверджувальними документами) відповідно до маршруту, погодженого
з керівником.
У разі відрядження працівника на службовому легковому автомобілі слід
мати на увазі, що відповідно до пп. 5.4.10 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР
не включаються до складу валових витрат платника податку витрати, пов’язані
зі стоянкою та паркуванням легкових автомобілів, а також 50% витрат
на придбання пально-мастильних матеріалів для легкових автомобілів та
оперативну оренду легкових автомобілів. При цьому платник податку звільняється
від обов’язків доведення зв’язку таких витрат з його господарською діяльністю.
Підприємство відшкодовує витрати на наймання житлового приміщення в
розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються
в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування
холодильником, телевізором, за наявності (в оригіналі) підтверджувальних
документів (п. 1.6 розділу першого Інструкції № 59). При цьому слід
звертати увагу на те, що згідно із зазначеним пунктом працівникові,
відрядженому в межах України, плата за бронювання місця в готелях відшкодовується
в розмірі не більш як 50% його вартості за одну добу згідно з поданими
в оригіналі підтверджувальними документами.
Стосовно документів, які підтверджують витрати працівника на наймання
житла під час відрядження, Мінфін України в листі від 28.02.2002 р.
№ 041-407-133/12-1943 повідомив, що документом, який підтверджує витрати
на наймання житлового приміщення, повинен бути розрахунковий документ
(надрукований реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну),
в якому зазначено прізвище працівника, направленого у відрядження, термін
проживання та вартість основних i додаткових послуг, отриманих у готелі
(мотелі) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання
фізичної особи.
Забороняється здійснювати оплату витрат з наймання житла за загальними
рахунками (один на двох або кількох відряджених) без відображення в
них прізвища особи, що мешкала, та вартості найманого нею номеру, терміну
перебування i видів витрат.
Витрати на наймання житлового приміщення за час вимушеної зупинки в
дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються
в порядку й розмірах, передбачених п. 1.6 розділу першого Інструкції
№ 59.
У разі якщо працівник, перебуваючи у відрядженні, проживав у приватному
секторі та не має відповідних документів про сплату ним коштів за проживання,
такі витрати йому не відшкодовуються.
Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат
у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку
на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах
постільними речами та наймання житлового приміщення — згідно з підтверджувальними
документами (в оригіналі).
Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів
в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних
квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів
(мотелів), страхових полісів тощо.
Витрати у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами
(крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.
Направлення працівника у відрядження за кордон відбувається за такими
самими правилами, як i у відрядження в межах України, однак має деякі
особливості. Закордонне відрядження здійснюється відповідно до наказу
(розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання,
в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном
(у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), i
кошторису витрат.
Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати
60 календарних днів, за винятком випадків, установлених Кабінетом Міністрів
України.
Нижче подано приклад наказу про відрядження та кошторису витрат на відрядження
за кордон. Файл. PDF (26 kb)
Підприємство, яке направляє працівника у відрядження за кордон, зобов’язано
забезпечити його коштами в національній валюті країни, куди відряджується
працівник, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати
в розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень
пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР, відповідно до якого власник
або уповноважена ним особа може встановлювати додаткові обмеження щодо
сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження.
Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися
в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням
платіжних карток.
Працівникам, які направляються у відрядження за кордон, добові виплачуються
в іноземній валюті в сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні
до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день видачі коштів
із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм
добових витрат. У наведеному прикладі курс долара станом на 17.04.2003
р. умовно становить 5,6 грн. Якщо під час видачі авансу загальна сума
в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного
правила округлення до повної одиниці.
Під час видачі авансу на відрядження за кордон слід керуватися Правилами
використання готівкової іноземної валюти на території України, затвердженими
постановою Правління Нацбанку України від 26.03.98 р. № 119 та зареєстрованими
в Мін’юсті України 15.04.98 р. за № 245/2685.
Відповідно до п. 1.1 цих Правил видача готівкової іноземної валюти з
поточного рахунку та/або продаж дорожніх чеків міжнародних платіжних
систем у вільно конвертованій валюті на відрядження за кордон здійснюються
уповноваженим банком за наявності заявки юридичної особи — резидента
або постійного представництва юридичної особи — нерезидента, що містить
такі дані:
номер i дата наказу (розпорядження);
прізвище, ім’я та по батькові осіб, що виїжджають за кордон;
термін перебування за кордоном;
розрахунок витрат.
Також подається доручення на отримання коштів на відрядження в касі
уповноваженого банку.
Документи, що надаються для виплати іноземної валюти на відрядження
за кордон, залишаються в уповноваженому банку.
Зазначимо, що видача готівкової іноземної валюти з поточного рахунку
та/або продаж дорожніх чеків міжнародних платіжних систем у вільно конвертованій
валюті на відрядження за кордон здійснюються уповноваженим банком відповідно
до наданого розрахунку витрат юридичної особи — резидента або постійного
представництва юридичної особи — нерезидента, але в сумі, що не перевищує
на одного працівника 300 дол. США готівкою на добу, чи в еквіваленті
цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних
валют, установленим Нацбанком України на день видачі коштів із каси
уповноваженого банку, для оплати добових та витрат за наймання житлового
приміщення за кордоном.
Для забезпечення транспортних витрат працівника за кордоном під час
відрядження видача готівки здійснюється у сумі до 1000 дол. США на одного
працівника чи в еквіваленті цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним
курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України.
Виплата коштів на представницькі витрати (організацію прийомів та інших
офіційних заходів за кордоном) юридичним особам — резидентам та постійним
представництвам юридичних осіб — нерезидентів для від’їжджаючих за кордон
працівників здійснюється уповноваженим банком відповідно до чинного
законодавства України за наданою заявкою.
Загальна сума іноземної валюти готівкою та/або дорожніх чеків міжнародних
платіжних систем у вільно конвертованій валюті, що може бути видана
одному працівнику-резиденту чи нерезиденту на відрядження за кордон,
не може перевищувати суми, встановленої Інструкцією про переміщення
валюти України, іноземної валюти, банківських металів, платіжних документів,
інших банківських документів i платіжних карток через митний кордон
України, затвердженою постановою Правління Нацбанку України від 12.07.2000
р. № 283 i зареєстрованою в Мін’юсті України 28.07.2000 р. за № 452/4673.
Якщо сума витрат на відрядження перевищує встановлені норми вивезення
іноземної валюти, то для здійснення розрахунків за кордоном використовується
корпоративна пластикова картка однієї з міжнародних платіжних систем.
Уповноважений банк під час видачі іноземної валюти та/або дорожніх чеків
міжнародних платіжних систем у вільно конвертованій валюті надає юридичній
особі — резиденту або постійному представництву юридичної особи — нерезидента
дозволи на вивезення за кордон їх працівниками іноземної валюти готівкою
та/або дорожніх чеків міжнародних платіжних систем у вільно конвертованій
валюті відповідно до зазначеної Інструкції.
Відшкодування працівнику витрат власних коштів в іноземній валюті у
відрядженні за кордоном здійснюється відповідно до чинного законодавства
України у грошовій одиниці України за офіційним курсом гривні до іноземних
валют, установленим Нацбанком України на день виплати таких коштів.
Відповідно до зазначеної Інструкції вивезення іноземної валюти, чеків
за межі України фізичними особами, які виїжджають у службові відрядження,
дозволяється:
за умови усного декларування митному органу іноземної валюти готівкою
та/або дорожніми чеками для фізичних осіб — резидентів на суму до 3000
дол. США i для фізичних осіб — нерезидентів на суму до 1000 дол. США
або еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом
гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день перетинання
митного кордону;
з обов’язковим зазначенням у митній декларації фізичними особами — резидентами
та нерезидентами:
іноземної валюти, чеків, що ввезені раніше в Україну на законних підставах
(за наявності митної декларації на їх ввезення);
коштів загальною сумою до 10000 дол. США або еквівалент цієї суми в
іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют,
установленим Нацбанком України на день оформлення митної декларації,
готівкою та/або дорожніми чеками за довідкою уповноваженого банку на
вивезення іноземної валюти та чеків, виражених в іноземній валюті, при
виїзді в службове відрядження за межі України за формою 01с;
фізичними особами — нерезидентами — чеків, що були надіслані в Україну
з дотриманням вимог законодавства України.
При виїзді делегації за межі України за однією довідкою на вивезення
іноземної валюти за формою 01с дозволяється вивезення з України через
підзвітну фізичну особу іноземної валюти лише для членів делегації,
які фактично перетинають митний кордон України i прізвища яких зазначені
в копії наказу про склад делегації.
З 1 січня 2004 р. відповідно до пп. 9.10.2 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-IV
до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому
платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої
цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка надала
кошти під звіт, надається звіт про використання коштів, наданих на відрядження
або під звіт, за формою та порядком, затвердженими наказом ДПА України
№ 440.
Разом із звітом про використання коштів, наданих на відрядження або
під звіт, подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість
оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною
карткою, безготівковим перерахунком). У разі відрядження до країн, з
якими встановлено повний прикордонний митний контроль, до звіту також
додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії
сторінок закордонного паспорта з прізвищем відрядженого працівника,
відмітками про перетин кордону i візою країни відрядження (у разі відрядження
до країн, з якими встановлено візовий режим).
Відповідно до п. 1.4 розділу другого Інструкції № 59 за час перебування
у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати:
а) на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними
речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як
до місця відрядження й назад, так i за місцем відрядження;
б) на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання
інших житлових приміщень, а також включених до таких рахунків витрат
на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування
одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором
(крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;
в) на оплату телефонних рахунків;
г) на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), на
комісійні (у разі обміну валютних коштів), обов’язкове страхування,
інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та
перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки,
що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.
Зазначені в цьому пункті витрати можуть бути відшкодовані лише за наявності
документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді
рахунків готелів (мотелів) або інших суб’єктів, що надають послуги з
розміщення та проживання відрядженого працівника, транспортних квитків
або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо.
У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні
матеріали відшкодовуються відповідно до чинних норм за кілометр пробігу
та затвердженого маршруту. Під час розрахунку цих норм слід керуватися
наказом Мінтрансу України від 10.02.98 р. № 43 «Про затвердження Норм
витрат палива i мастильних матеріалів на автомобільному транспорті».
Крім того, відшкодовуються інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням,
стоянкою та паркуванням службового автомобіля, i збори за проїзд грунтовими,
шосейними дорогами та водними переправами. Однак відповідно до пп. 5.4.10
п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР не включаються до складу валових витрат
витрати платника податку, пов’язані зі стоянкою та паркуванням легкових
автомобілів, а також 50 відсотків витрат на придбання пально-мастильних
матеріалів для легкових автомобілів та оперативну оренду легкових автомобілів.
За відсутності підтверджувальних документів про обмін валюти, в якій
видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат,
здійснених у відрядженні, підтверджених документально, здійснюється
виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним
курсом, установленим Нацбанком України на день затвердження авансового
звіту.
Для повернення в Україну сум податку на додану вартість з одержаних
під час службових відряджень за кордон i оплачених працівниками підприємства
послуг власник (або уповноважена ним особа) має право використовувати
оригінали розрахункових, платіжних та інших документів, які подаються
разом з авансовим звітом. На період тимчасової відсутності зазначених
документів до авансового звіту повинні додаватися їх нотаріально завірені
копії.
Крім вищезазначених витрат відрядженому працівникові відповідно до
постанови № 663 відшкодовуються у межах граничних норм не підтверджені
документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб
(добові витрати), що з’явилися у зв’язку з відрядженням. Так, п. 1 постанови
№ 663 встановлює такі граничні норми добових витрат:
у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не включаються
витрати на харчування, для відряджень за кордон — 280 грн.;
у разі коли до рахунків вартості проживання в готелях включаються витрати
на:
одноразове харчування, для відряджень за кордон — 224 грн.;
дворазове харчування — 154 грн.;
триразове харчування — 98 грн.
При цьому з 20 липня 2002 р. постановою Кабінету Міністрів України від
11.07.2002 р. № 977 доповнено постанову № 663 пунктом 11(1) такого змісту:
«Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження
підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності (крім
підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються
(фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), не може бути нижчим ніж
норми добових витрат, установлених додатком до постанови Кабінету Міністрів
України від 11 липня 2002 р. № 977».
Таким чином, у додатку до постанови № 663 з урахуванням змін, внесених
постановою № 977, затверджено гарантовані державою норми добових для
небюджетних організацій, які диференційовано по країнах i визначено
в доларах США.
Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах
граничних норм:
а) за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття;
б) у разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання житлового
приміщення, проїзних документів та у випадках, коли відряджені працівники
за умовами запрошення забезпечуються стороною, що приймає, безкоштовним
харчуванням у країні перебування (дорозі), — у межах граничних норм
з урахуванням кількості разів харчування на добу. Залежно від кількості
разів харчування на добу впродовж відрядження перерахунок здійснюється
за кожну добу окремо;
в) якщо дата вибуття у відрядження до країн, з якими встановлено повний
прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами
за відмітками в закордонному паспорті чи документі, що його замінює,
то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються
відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України.
При цьому за дні перетину кордону України (в обох напрямках) відповідно
до зазначених відміток добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими
для відряджень за кордон;
г) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено
чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни,
має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі,
іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування
витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється
в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.
При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний
засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території
України під час прямування у відрядження за кордон i до дня першої пересадки
на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому
приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну
відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.
У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються
за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, — за
нормами, встановленими для відряджень за кордон.
Виїзд у відрядження за кордон i повернення в Україну в один i той самий
день вважається одним днем відрядження.
Відповідно до пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР до складу валових
витрат підприємства — платника податку включаються витрати на відрядження
фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником
податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних
витрат особи, яка відряджена:
на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження i назад,
так i за місцем відрядження; оплату вартості проживання у готелях (мотелях);
витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження
та прасування одягу, взуття чи білизни), які включені до рахунків за
проживання у готелях (мотелях); найм інших житлових приміщень; оплату
телефонних рахунків; оформлення закордонних паспортів; дозволів на в’їзд
(віз); обов’язкового страхування; витрат на усний та письмовий переклади;
інших документально оформлених витрат, пов’язаних з правилами в’їзду
та перебування у місці відрядження, включаючи будь-які збори i податки,
що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.
Зазначені витрати можуть бути включені до складу валових витрат платника
податку лише за наявності підтверджувальних документів, що засвідчують
вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних
рахунків (багажних квитанцій), рахунків з готелів (мотелів) або від
інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи,
страхових полісів тощо.
Згідно з пп. 5.4.4 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР до валових витрат
включаються витрати платника податку на проведення передпродажних та
рекламних заходів стосовно товарів (робіт, послуг), що продаються (надаються)
такими платниками податку, витрати на організацію прийомів, презентацій
i свят, придбання i розповсюдження подарунків, включаючи безоплатну
роздачу зразків товарів або безоплатне надання послуг (виконання робіт)
з рекламними цілями, але не більше 2% оподаткованого прибутку платника
податку за попередній звітний (податковий) рік.
Не включається до складу витрат платника податку готівка, витрачена
на цілі, визначені підпунктами 5.3.1 та 5.4.4 статті, а також на цілі,
не пов’язані з відшкодуванням особистих витрат фізичної особи, яка перебуває
у відрядженні. Таким чином, у разі здійснення представницьких витрат
за готівку такі витрати не включаються до складу валових витрат.
Не дозволяється відносити до складу витрат на харчування вартість алкогольних
напоїв та тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли
суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни
перебування, а також плати за видовищні заходи.
Постановою Кабінету Міністрів України від 04.01.99 р. № 3 окремо визначаються
граничні норми добових для відряджених членів екіпажів суден (інших
транспортних засобів) або суми, що направляються на харчування таких
членів екіпажів замість добових, у разі, якщо такі судна (інші транспортні
засоби):
здійснюють комерційну, промислову, науково-пошукову чи риболовецьку
діяльність за межами територіального моря (вод) України;
виконують міжнародні рейси для здійснення навігаційної діяльності чи
перевезення пасажирів або вантажів за плату за межами повітряного або
митного кордонів України;
використовуються для аварійно-рятувальних та пошуково-рятувальних робіт
за межами митного кордону або територіального моря (вод) України.
Сума добових визначається:
у разі відрядження в межах України та країн, з якими не встановлено
або спрощено прикордонний контроль, — згідно з відмітками відряджуючої
та приймаючої сторін на посвідченні про відрядження, форму якого затверджено
наказом № 260;
у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний
митний контроль, — згідно з відмітками органів прикордонного контролю
в паспорті або документі, що його замінює.
За відсутності зазначених відміток сума добових не включається до валових
витрат платника податку.
запрошень приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю
платника податку;
укладеного договору (контракту);
інших документів, що встановлюють або засвідчують бажання встановити
цивільно-правові відносини;
документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена стороною, у
переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою,
що збігається з основною діяльністю платника податку.
За запитом представника податкового органу платник податку має забезпечити
за власний рахунок переклад звітних та підтверджувальних документів,
виданих іноземною мовою.
Податковий облік операцій з розрахунками в іноземній валюті здійснюється
відповідно до п. 7.3 ст. 7 Закону № 334/94-ВР.
За правилами податкового обліку відповідно до пп. 7.2.6 п. 7.2 ст. 7
Закону України від 03.04.97 р. № 168/97-ВР «Про податок на додану вартість»
(зі змінами та доповненнями) податкова накладна не виписується, якщо
обсяг разового продажу товарів (робіт, послуг) не більший двадцяти гривень,
у разі продажу транспортних квитків та при виписуванні готельних рахунків.
При цьому підставою для збільшення суми податкового кредиту є товарний
чек (інший розрахунковий або платіжний документ).
Щодо особливостей обкладання прибутковим податком з громадян, то до
2004 р. відповідно до пп. «г» п. 1 ст. 5 Декрету Кабінету Міністрів
України від 26.12.92 р. № 13-92 «Про прибутковий податок з громадян»
(зі змінами та доповненнями) та підпунктів 5.4.1 i 5.4.2 Інструкції
про прибутковий податок з громадян, затвердженої наказом ГДПІ України
від 21.04.93 р. № 12 та зареєстрованої в Мін’юсті України 09.06.93 р.
за № 64 (зі змінами та доповненнями), до сукупного оподатковуваного
доходу, одержаного громадянами в період, за який здійснюється оподаткування,
не включаються компенсаційні виплати в грошовій i натуральній формах
у межах норм, передбачених чинним законодавством.
Відповідно до підпунктів 5.4.1 i 5.4.2 зазначеної Інструкції до компенсаційних
виплат, що не включаються в межах установлених законодавством норм до
місячного сукупного оподатковуваного доходу, зокрема, відносяться: добові
(у тому числі на харчування) за час перебування у службовому відрядженні.
Суми добових при відрядженні за кордон приймаються за нормами, встановленими
в іноземній валюті для відповідної держави за місцем відрядження.
До компенсаційних виплат, що не включаються до місячного сукупного оподатковуваного
доходу в розмірі фактичних витрат, відносяться вартість проїзду до місця
призначення i назад та витрати з найму житлового приміщення при відрядженні.
Витрати з найму житлового приміщення за кордоном приймаються відповідно
до встановлених норм в іноземній валюті для відповідної держави за місцем
відрядження.
З 2004 р. відповідно до пп. 4.2.15 п. 4.2 ст. 4 Закону № 889-IV до складу
загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку
не включається i не відображається в його річній податковій декларації
сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт.
Сума витрат платника податку на відрядження, що не включається до загального
оподатковуваного доходу, тобто не підлягає обкладанню податком з доходів
фізичних осіб, розраховується згідно з пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону
№ 334/94-ВР з урахуванням положень постанови № 663 та Інструкції № 59.
Пунктом 9.10 зазначеного Закону визначено порядок оподаткування сум
надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження
або під звіт та не повернутих у встановлений термін.
Згідно з пп. 9.10.1 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-IV податковим агентом
платника податку при оподаткуванні сум, отриманих на відрядження або
під звіт, не повернутих таким платником податку протягом встановленого
пп. 9.10.3 цього пункту терміну, є особа, що надала такі суми, а саме:
а) на відрядження в сумі перевищення над сумою витрат платника податку
на таке відрядження, розрахованою згідно з пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону
України «Про оподаткування прибутку підприємств»;
б) під звіт для здійснення окремих цивільно-правових дій від імені та
за рахунок особи, що їх надала, у сумі перевищення над сумою фактичних
витрат платника податку на здійснення таких дій.
Сума податку, нарахована з сум такого перевищення, утримується особою,
яка надала такі кошти під звіт (податковим агентом), за рахунок будь-якого
оподатковуваного доходу (після його оподаткування) (наприклад, із сум
заробітної плати, з якої спочатку нараховується й утримується податок
за ставкою 13 відсотків, а потім — сума штрафу i сума податку, нарахована
із сум перевищення), а при недостатності суми такого доходу — за рахунок
оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати
суми такого податку.
Якщо платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини
з особою, що надала такі кошти, така сума податку утримується за рахунок
останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного
розрахунку, а при недостатності суми такого доходу непогашена частина
податку включається до складу податкового зобов’язання платника податку
за наслідками звітного податкового року.
Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим внаслідок смерті
платника податку або визнання його за рішенням суду безвісно відсутнім
або померлим, така сума утримується при нарахуванні доходу за останній
для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині
визнається безнадійною до сплати.
У разі якщо платник податку повертає суму надміру витрачених коштів
пізніше граничного терміну, тобто після закінчення третього банківського
дня, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день
такого граничного терміну, то такий платник податку сплачує штраф у
розмірі 15% суми таких надміру витрачених коштів, який стягується податковим
агентом, тобто особою, що надала ці суми під звіт.
Якщо платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом
звітного місяця, на який припадає такий граничний термін, така сума
підлягає обкладанню податком з доходів фізичних осіб та платник податку
сплачує штраф у розмірі 15% суми таких надміру витрачених коштів.
Якщо у майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму надміру
витрачених коштів або вона стягується з такого платника за рішенням
суду, перерахунок податкових зобов’язань такого платника не здійснюється,
а сума штрафу не відшкодовується.
Наталія КИРІЄНКО,
|
|
| ВІСНИК ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ № 10 / 2004 | |