Форми документів при оформленні людини на роботу відображено у трьох наказах Мінстату України: «Про затвердження типових форм первинного обліку» від 9 вересня 1995 р. № 253, «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27 жовтня 1995 р. № 277, «Про затвердження типових форм первинного обліку за розрахунками з робітниками та службовцями із заробітної плати» від 22 травня 1996 р. № 144.
Отже, прийом людини на роботу починається з наказу, якому передує заява особи відповідного змісту. Заповнює наказ відділ кадрів. Далі документ передають начальнику відділу, куди працівник наймається. Той приймає остаточне рішення, візує проект наказу на його зворотному боці і записує, на яку посаду може бути прийнято людину, за яким розрядом і з якою тривалістю випробного терміну. Працівника знайомлять з умовами праці, повідомляють про обов'язковість медичного огляду (за необхідності), проводять інструктаж з техніки безпеки і протипожежного мінімуму. Після цього він ставить свій підпис на зворотному боці наказу.
Після підписання наказу керівником підприємства, установи, організації працівник знайомиться з остаточним варіантом цього документа і ставить підпис на лівому боці документа.
Потім кадровик заповнює форму № П-2 «Особова картка», робить відповідні записи у трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок.
Заповнюється алфавітна картка (форма № П-3), у якій відстежуються всі посадові переміщення працівника всередині підприємства. Підставою для записів у ній слугують накази (розпорядження) керівництва підприємства про призначення/звільнення або переміщення співробітників.
При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством,— також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію) та інші документи.