У нас досить великий обіг документів і доволі часто доводиться підписувати договори з постійними клієнтами. Чи можливо організувати підписання таких договорів за допомогою факсиміле?
Статтею 207 Цивільного кодексу України (далі — ЦК) передбачено, що правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його сторонами. Як вже зазначалося, підписання можливе за допомогою технічних засобів, зокрема факсиміле.
Легітимність договору, підписаного за допомогою факсиміле, залежить від того, чи були дотримані сторонами умови ч.3 ст. 207 ЦК, якою передбачено, що використання при підписанні факсимільного відтворення підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів представників сторін. Таке зазначення застосовано з метою унеможливлення зловживання при використанні факсимільного підпису.
На сьогодні жодним нормативним актом не встановлено випадків, в яких можливо здійснювати підписання договору за допомогою факсиміле. Таким чином, на сьогодні існує єдина можливість укласти договір за допомогою факсиміле — це здійснити погодження щодо можливості використання факсиміле, на якому мають стояти власноручні підписи представників сторін.
Законодавством прямо встановлена вимога про те, що сама угода, якою сторони допускають використання факсиміле, повинна містити власноручний підпис уповноваженої особи, без дотримання цієї вимоги така угода не буде мати юридичної сили.
Варто також звернути увагу на те, що для використання факсиміле потрібна згода обох сторін. Форми вираження такої згоди законодавством не встановлено, проте вважається, що не буде протизаконним, якщо сторони направлять одна одній листи, в яких кожна із сторін погодиться використовувати факсиміле при підписанні договору. Найкращим видається укладення генеральної угоди стосовно можливості використання факсиміле, яку власноручно підпишуть представники обох сторін. У ній також можливо встановити строк, протягом якого можливе підписання договорів за допомогою факсиміле, а також, щоб унеможливити зловживання працівниками факсимільною печаткою, наперед визначити, на яких умовах представник має право підписати договір. Крім того, в угоді можна визначитись стосовно можливості використання факсиміле при зміні чи розірванні договору, стосовно застосування факсиміле у видаткових накладних, підписанні актів. Уклавши таку угоду, сторони зможуть підписувати договори за допомогою факсиміле.