ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
Н А К А З
01.06.2009 N 520

Про затвердження Порядку підготовки наказів в митній службі України

З метою впорядкування роботи з підготовки проектів наказів, що видаються митними органами, спеціалізованими митними організаціями та установами, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок підготовки наказів в митній службі України, що додається.
2. Визнати такими, що втратили чинність, накази Держмитслужби України від 20.09.01 N 622 (v0622342-01) "Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України", від 18.04.07 N 322 (v0322342-07) "Про внесення змін до наказу Держмитслужби України від 20.09.01 N 622" та від 08.07.03 N 441 (v0441483-03) "Про затвердження Методичних рекомендацій про порядок підготовки, подання на державну реєстрацію, скасування, обліку та зберігання нормативно-правових актів митних органів України".
3. Керівникам підрозділів Держмитслужби, митних органів, спеціалізованих митних установ та організацій довести цей наказ до особового складу та забезпечити його неухильне виконання.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Служби Піковського І.О.
Голова Служби
А.В.Макаренко

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної митної
служби України
01.06.2009  N 520

ПОРЯДОК

підготовки наказів в митній службі України

I. Загальні положення

1.1. Наказ є основним документом, що видається митним органом, (спеціалізованою митною установою, організацією) з метою забезпечення виконання покладених на нього (на неї) завдань та здійснення функцій відповідно до наданої компетенції.
За змістом накази поділяються на такі види:
з основної діяльності;
з кадрових питань;
про надання відпусток;
про відрядження.
1.2. Наказ повинен відповідати за змістом визначеному в ньому предмету правового регулювання.
1.3. Наказ не повинен дублювати положень інших нормативно-правових актів, а також містити суперечливих положень.
1.4. Наказ викладається державною мовою.
1.5. Текст наказу повинен викладатися логічно, послідовно, стисло, чітко, не містити повторень, а також виразів, позбавлених конкретного змісту.
1.6. Текст наказу готується в редакторі MS WORD з використанням шрифту Times New Roman Cyr, розмір 14. Розміри полів: ліве - 25 мм, верхнє - не менше як 10 мм, праве й нижнє - не менше як 15 мм.
1.7. Найменування органів державної влади, підприємств, організацій та установ наводяться в точній відповідності до їх офіційних найменувань, зазначених в установчих документах. Використання скорочених назв допускається, якщо вони є офіційними (наприклад: Держмитслужба).

II. Підготовка наказів з основної діяльності

1. Правила оформлення наказів з основної діяльності

2.1.1. До наказів з основної діяльності належать накази про затвердження положень, порядків, інструкцій, правил; про утворення, ліквідацію та реорганізацію митних органів, установлення та зміну зон їх діяльності; з фінансово-господарських питань тощо.
2.1.2. Наказ з основної діяльності виготовляється на бланку встановленої форми й повинен мати такі реквізити: малий Державний Герб України, найменування митного органу (спеціалізованої митної установи, організації), назву виду документа, дату, номер, місце розташування митного органу (спеціалізованої митної установи, організації), заголовок до тексту, текст, підпис, візи погодження. Крім того, відповідно до Порядку класифікації законодавчих, інших нормативно-правових актів з питань митної справи та листів Державної митної служби України, затвердженого наказом Держмитслужби від 28.02.2006 N 153 (v0153342-06) (зі змінами), на вільному полі в нижньому лівому куті першого аркуша наказу проставляється класифікаційний код документа та підпис керівника структурного підрозділу, який готував наказ.
2.1.3. Реквізити розташовуються у такому порядку:
малий Державний Герб України - у верхній частині бланка посередині;
найменування митного органу (спеціалізованої митної установи, організації) - посередині під реквізитом "малий Державний Герб України". Якщо наказ видається регіональною митницею, митницею, спеціалізованою митною установою чи організацією, цей реквізит складається з двох рядків: верхній рядок - слова "Державна митна служба України", нижній - найменування регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи чи організації;
назва виду документа (слово "НАКАЗ") - посередині під реквізитом "найменування митного органу (спеціалізованої митної установи, організації)";
дата - у верхній лівій частині бланка нижче реквізиту "назва виду документа". Дата оформляється арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 03.11.2006. Літера "р." після цифрового позначення року не ставиться
номер - у верхній правій частині бланка на одному рівні з реквізитом "дата";
місце розташування митного органу (спеціалізованої митної установи, організації) - посередині нижче реквізитів "дата" і "номер". Літери "м.", смт тощо перед найменуванням населеного пункту не ставляться;
заголовок до тексту - у лівій частині бланка нижче реквізиту "місце видання". Заголовок повинен бути лаконічним та вказувати на предмет правового регулювання наказу, відповідаючи на запитання "про що?". Якщо в наказі йдеться про кілька питань, його заголовок може бути узагальнений. Заголовок до тексту готується в редакторі MS WORD з використанням шрифту Times New Roman Cyr, розмір 12, і друкується з нульової позиції.
Реквізити наказу відокремлюються один від одного трьома міжрядковими інтервалами. Реквізити, що складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.
2.1.4. Якщо наказ підлягає державній реєстрації, у правій частині бланку на рівні реквізиту "заголовок до тексту" необхідно залишити вільне місце розміром 6 х 10 см для напису про державну реєстрацію наказу.
2.1.5. Текст наказу складається зі вступної та розпорядчої частин.
2.1.6. У вступній частині викладаються факти й обставини, які є підставою для видання наказу. Якщо наказ видається на підставі нормативно-правового акта або розпорядчого документа органу вищого рівня, то у вступній частині зазначаються вид цього документа, його дата, номер і назва.
Вступна частина не може містити нормативних положень або дублювати інші структурні одиниці наказу.
2.1.7. У розпорядчій частині наказу перелічуються заходи, які належить здійснити. Її текст викладається в наказовій формі.
Розпорядча частина наказу починається словом "НАКАЗУЮ" (у спільних наказах - "НАКАЗУЄМО"), яке друкується великими літерами з нульової позиції та окремо від наступного тексту. Після слова "НАКАЗУЮ" ("НАКАЗУЄМО") проставляється двокрапка.
2.1.8. Розпорядча частина наказу може містити такі структурні одиниці: пункти, підпункти, абзаци.
Структурні одиниці наказу починаються з шостої позиції та повинні мати:
пункти - наскрізну порядкову нумерацію, яка позначається арабськими цифрами з крапками;
підпункти - наскрізну в межах пункту порядкову нумерацію, яка позначається арабськими цифрами до трьох знаків з крапкою (наприклад, 1.1.1., 1.2.1.) або українськими літерами з дужкою.
Абзаци, з яких складаються пункти та підпункти (за винятком першого, перед яким проставляється номер відповідного пункту, підпункту), починаються без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Абзаци відділяються один від одного двома міжрядковими інтервалами і починаються з шостого символу.
Кожний пункт (підпункт) відокремлюється від попереднього пункту (підпункту) пропуском рядка.
Кожний пункт розпорядчої частини наказу визначає окреме конкретне завдання, при цьому, як правило, зазначається посадова особа (посадові особи), відповідальна (відповідальні) за виконання цього завдання, та термін виконання. Виконавцями також можуть бути митні органи, спеціалізовані митні установи, організації або їх окремі структурні підрозділи, при цьому у відповідних пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються прізвища та ініціали їх керівників. Якщо виконання завдання передбачає надання тієї чи іншої інформації, у пункті розпорядчої частини наказу визначається структурний підрозділ, відповідальний за збір та узагальнення зазначеної інформації.
2.1.9. За потреби в окремому пункті наказу зазначаються в хронологічному порядку накази чи окремі їх частини, які визнаються такими, що втратили чинність, або скасовуються.
Накази, видані спільно чи за погодженням з іншими органами, змінюються, доповнюються, визнаються такими, що втратили чинність, або скасовуються в такому самому порядку.
2.1.10. Не допускається включення до одного наказу положень про затвердження, зміну або визнання такими, що втратили чинність, нормативно-правових актів, які підлягають державній реєстрації, та актів, які не підлягають державній реєстрації.
За потреби в окремому пункті наказу може визначатися порядок набрання ним чинності.
2.1.11. В останньому пункті розпорядчої частини зазначається посадова особа (особи), на яку (яких) покладається контроль за виконанням наказу.
Якщо керівник митного органу, спеціалізованої митної установи, організації залишає контроль за виконанням наказу за собою, це зазначається в окремому абзаці, який розташовується в кінці розпорядчої частини і не нумерується.
2.1.12. Реквізит "підпис" складається з найменування посади керівника митного органу, спеціалізованої митної установи, організації, його особистого підпису, ініціалів та прізвища. У разі відсутності керівника наказ підписується особою, яка виконує його обов'язки. Найменування посади в реквізиті "Підпис" друкується з нульової позиції.
2.1.13. До наказу можуть бути додані:
додатки, що затверджуються наказом, - нормативно-правові акти (інструкції, положення, порядки, правила тощо), які становлять невід'ємну частину наказів, якими вони затверджені, і мають однакову з ними юридичну силу; зміни до нормативно-правових актів; склади комісій, робочих груп, переліки відповідальних осіб тощо. У правому верхньому куті першого аркуша таких додатків розміщується гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної митної
служби України
04.02.2008  N 68;
додатки, що вводяться в дію наказом, - переліки наказів, нормативно-правових актів, затверджених наказами або їх окремих структурних одиниць, що визнаються такими, що втратили чинність, зразки бланків, журналів, заяв, довідок, схем тощо. У правому верхньому куті першого аркуша таких додатків розміщується гриф за такою формою:
Додаток
до наказу Державної митної
служби України
04.02.2008  N 68.
Назва додатка, яка зазначена в тексті наказу, повинна відповідати назві самого додатка.
Оформлення додатків, що затверджуються або вводяться в дію наказом, здійснюється відповідно до Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 N 34/5 (z0381-05) , зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12.04.2005 за N 381/10661 (зі змінами).

2. Порядок підготовки проектів наказів з основної діяльності

2.2.1. Проект наказу готується структурним підрозділом митного органу, спеціалізованої митної установи, організації, до компетенції якого належать основні питання, що регулюватимуться цим наказом.
2.2.2. Для підготовки найбільш важливих і складних проектів наказів можливе створення робочої групи у складі представників усіх заінтересованих структурних підрозділів. Керівником робочої групи призначається, як правило, керівник підрозділу, до компетенції якого належать основні питання, що регулюватимуться наказом, а в особливо важливих випадках - заступник керівника митного органу, спеціалізованої митної установи, організації відповідно до розподілу повноважень.
2.2.3. Підготовлений проект наказу візується керівником структурного підрозділу, у якому він готувався, опрацьовується юридичним підрозділом та літредактором (за наявності останнього в митному органі, спеціалізованій митній установі, організації), після чого обов'язково погоджується керівниками структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання, що регулюватимуться цим наказом, керівником юридичного підрозділу та заступниками керівника митного органу (спеціалізованої митної установи, організації) відповідно до розподілу повноважень (внутрішнє погодження).
2.2.4. Погодження проекту наказу кожним з керівників заінтересованих структурних підрозділів здійснюється протягом трьох робочих днів, а кожним із заступників керівника митного органу (спеціалізованої митної установи, організації) - протягом одного робочого дня.
2.2.5. Зміни, що вносяться до проекту наказу при його погодженні, підлягають опрацюванню юридичним підрозділом та літературному редагуванню.
Якщо до проекту наказу висловлено суттєві зауваження, то вони опрацьовуються підрозділом, який готує проект. Відповідні зміни вносяться до проекту та протягом одного робочого дня з часу внесення змін забезпечується його повторне візування.
2.2.6. Внутрішнє погодження проекту наказу оформлюється візою. Віза включає особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, та дату погодження. При цьому на зворотному боці останнього аркуша проекту наказу зазначаються: назва підрозділу, підпис, ініціали та прізвище керівника підрозділу, який уносить проект наказу, посади, підписи, ініціали та прізвища осіб, якими завізовано проект, зокрема обов'язково керівника юридичного підрозділу та літредактора (за наявності останнього в митному органі, спеціалізованій митній установі, організації).
Якщо до проекту наказу є зауваження або пропозиції, то поруч з підписом робиться помітка "із зауваженнями". Текст зауважень (пропозицій) викладається при потребі на окремому аркуші, що долучається до проекту наказу. Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
2.2.7. Якщо керівник, який має погоджувати проект наказу, відсутній, то проект погоджує посадова особа, яка його заміщує, або його заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, що візує проект, її ініціали та прізвище. Виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст." Не допускається візування з позначкою "за" або з поставленням косої риски перед найменуванням посади.
2.2.8. Повністю погоджений проект наказу подається на підпис керівникові митного органу, спеціалізованої митної установи, організації, а в разі його відсутності - посадовій особі, яка його заміщує.
2.2.9. У випадках, передбачених законодавством, або в разі наявності в наказі чи у затвердженому ним нормативно-правовому акті положень, що поширюються на інші органи, установи, організації, такий наказ повинен бути погоджений з відповідними заінтересованими органами, установами, організаціями (зовнішнє погодження).
2.2.10. Зовнішньому погодженню має передувати надсилання проекту наказу в установленому порядку до заінтересованих органів, установ, організацій для попереднього розгляду й надання зауважень та/або пропозицій. При цьому слід виходити з того, що зазначені органи, установи, організації повинні мати достатньо часу для ретельного вивчення проекту. При потребі термін бажаного отримання відповіді зазначається в супровідному листі.
Після опрацювання зауважень та пропозицій, отриманих від заінтересованих органів, установ, організацій, до проекту вносяться необхідні зміни, після чого він подається на підпис.
2.2.11. На зовнішнє погодження наказ надсилається з підписом керівника митного органу, спеціалізованої митної установи, організації або посадової особи, яка його заміщує, але без реєстрації його в діловодній службі.
2.2.12. Зовнішнє погодження оформлюється грифом, розміщеним на лицьовому боці останнього аркуша наказу ліворуч нижче підпису керівника митного органу, спеціалізованої митної установи, організації або особи, яка його заміщує.
Гриф складається зі слова "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, яка погоджує наказ, її особистого підпису, ініціалів і прізвища, дати погодження та засвідчується гербовою печаткою відповідного органу, установи чи організації. Найменування посади особи, яка погоджує наказ, друкується з нульової позиції.
Гриф погодження повинен розміщуватись на тій же сторінці, що й підпис. Перенесення його на наступну сторінку не допускається.
2.2.13. До наказу, який підлягає погодженню з більше ніж трьома органами, установами, організаціями, складається аркуш погодження. При цьому в наказі на місці грифа "ПОГОДЖЕНО" робиться відповідна відмітка, наприклад: "Аркуш погодження додається".
2.2.14. При визначенні потреби у зовнішньому погодженні наказу слід ураховувати, що:
відповідно до частини першої статті 21 Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності" (1160-15) проекти регуляторних актів, які розробляються Держмитслужбою, підлягають погодженню у встановленому цим Законом порядку з Державним комітетом України з питань регуляторної політики та підприємництва, а ті, що розробляються іншими митними органами, а також спеціалізованими митними організаціями та установами, - з його відповідними територіальними органами.
відповідно до пункту 7 Положення про Державну митну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.07.2007 N 940 (940-2007-п) , проекти нормативно-правових актів Держмитслужби, які підлягають державній реєстрації, погоджуються з Міністром фінансів.
2.2.15. Проекти нормативно-правових актів Держмитслужби, які стосуються трудових відносин або соціального захисту громадян, підлягають погодженню з Радою профспілки працівників митної служби України (за процедурою зовнішнього погодження), а проекти нормативно-правових актів інших митних органів, а також спеціалізованих митних установ та організацій із зазначених питань - з головами відповідних первинних профспілкових організацій (за процедурою внутрішнього погодження).
2.2.16. Відповідальність за зміст, правильність оформлення, своєчасність погодження проекту наказу керівниками всіх підрозділів, до компетенції яких належать питання, порушені в проекті наказу, покладається на керівника підрозділу, який готував проект.

3. Видання наказів спільно з іншими органами, організаціями, установами

2.3.1. У разі потреби митні органи, спеціалізовані митні установи, організації видають накази спільно з іншими заінтересованими органами, установами, організаціями.
2.3.2. Спільний наказ викладається на стандартному аркуші формату А4, у верхній частині якого посередині розміщується малий Державний Герб України, нижче на одному рівні - найменування органів, установ, організацій, що видають наказ. Першим зліва зазначається найменування органу (установи, організації) - головного розробника наказу.
Кількість примірників проекту наказу повинна відповідати кількості органів (установ, організацій), що видають наказ.
2.3.3. Спільний наказ видається за однією датою. Номер такого наказу складається з номерів, присвоєних йому органами, установами, організаціями, що його видають, проставлених через косу риску у відповідній послідовності, наприклад: N 35/45/37.
2.3.4. При підписанні спільного наказу особами, які обіймають рівнозначні посади, їхні підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
 Начальник                           Начальник Головного
 Дніпропетровської                   управління
 митниці                             у Дніпропетровській області
 ________    Х.Х.ХХХХХХХХ            ________   Х.Х.ХХХХХХХХ
 (Підпис) (Ініціали, прізвище)       (Підпис) (Ініціали, прізвище)
2.3.5. Якщо наказ готується органами, установами, організаціями різного рівня, то підписи їх керівників розміщуються один під одним відповідно до рівня посад, при цьому ініціали та прізвище посадової особи друкуються на рівні останнього рядка найменування посади, наприклад:
 Начальник Дніпропетровської
 митниці                       __________        Х.Х.ХХХХХХХХ
                                (Підпис)     (Ініціали, прізвище)
 Начальник Відділу Державної
 виконавчої служби Кіровського
 районного управління юстиції  __________        Х.Х.ХХХХХХХХ
                                (Підпис)     (Ініціали, прізвище)
2.3.6. Підписи керівників органів, установ, організацій на спільному наказі завіряються гербовими печатками відповідних органів, установ, організацій.

4. Підготовка та подання наказів на державну реєстрацію

2.4.1. Державній реєстрації підлягають:
накази, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян;
накази, що мають міжвідомчий характер.
Державній реєстрації підлягають накази незалежно від строку їх дії (постійні чи обмежені певним часом) та характеру відомостей, що в них містяться, у тому числі з грифами "Для службового користування", "Особливої важливості", "Цілком таємно", "Таємно" та іншими, а також прийняті в порядку експерименту, якщо в них є одна або більше норм (правил поведінки), що містять вищезазначені норми.
2.4.2. Подання на державну реєстрацію до Міністерства юстиції наказів Держмитслужби здійснюється відповідно до вимог Указу Президента України від 03.10.92 N 493/92 (493/92) "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" (зі змінами), Положення про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.01.92 N 731 (731-92-п) (зі змінами), а також Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 N 34/5 (z0381-05) , зареєстрованим у Міністерстві юстиції 12.04.2005 за N 381/10661 (зі змінами).
2.4.3. Наказ подається на державну реєстрацію протягом п'яти календарних днів після його реєстрації діловодною службою.
2.4.4. До Міністерства юстиції подаються:
1) супровідний лист;
2) оригінал та дві завірені в установленому законодавством порядку копії (роздруковані з комп'ютера) наказу та затвердженого ним положення, інструкції, порядку тощо і додатків до них. Посадова особа, яка є виконавцем даного документа, робить відмітку про засвідчення копії документа, яка складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії;
3) пояснювальна записка;
4) порівняльна таблиця (якщо уносяться зміни до чинних наказів);
5) відомості про погодження наказу із заінтересованими органами незалежно від того, чи є таке погодження обов'язковим згідно із законодавством. У разі, коли на державну реєстрацію подається наказ з питань, що стосуються соціально-трудової сфери, повідомляється про позицію уповноваженого представника від всеукраїнських профспілок, їх об'єднань та уповноваженого представника від всеукраїнських об'єднань організацій роботодавців щодо цього наказу та про проведену роботу з врахування їх зауважень і пропозицій. При цьому необхідність врахування зазначених зауважень і пропозицій визначає орган, який видає цей наказ;
6) оригінал та дві копії рішення Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва про погодження проекту наказу або оригінал та дві копії рішення Урядового комітету з питань економічної політики та європейської інтеграції про задоволення скарги (у разі оскарження) щодо відмови в погодженні проекту наказу (для регуляторних наказів);
7) довідка про відповідність наказу aquis communautaire за формою, визначеною в додатку 1 до Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.07.2007 N 950 (950-2007-п) ;
8) висновок Міністерства юстиції про відповідність наказу положенням Конвенції (995_004) та практиці Європейського суду з прав людини, а в разі його відсутності - копія листа про подання до Міністерства юстиції комплекту документів, необхідного для отримання такого висновку. Зазначений комплект уключає в себе супровідний лист та його копію, завірену копію наказу, порівняльну таблицю (якщо уносяться зміни до чинних наказів) та пояснювальну записку;
9) інформаційно-аналітичні матеріали з публічного обговорення проекту наказу (у разі необхідності);
10) відомості про внутрішнє погодження наказу з відміткою Юридичного департаменту про необхідність подання наказу до Міністерства юстиції України на державну реєстрацію.
2.4.5. Супровідний лист, пояснювальна записка, довідка про відповідність наказу основним положенням законодавства Європейського Союзу, інформаційно-аналітичні матеріали з публічного обговорення проекту наказу підписуються Головою Служби, а в разі його відсутності - особою, яка його заміщає.
2.4.6. У супровідному листі, за яким наказ подається на державну реєстрацію, вказуються прізвище працівника, відповідального за підготовку наказу до подання на державну реєстрацію, та номер його телефону.
У разі, якщо наказ подається на державну реєстрацію повторно, а також якщо він прийнятий замість наказу, у державній реєстрації якого відмовлено, у супровідному листі зазначаються дата і номер листа Міністерства юстиції про повернення наказу без державної реєстрації для доопрацювання або відмову в державній реєстрації.
Матеріали, зазначені у пункті 2.4.4 цього Порядку, подаються особисто працівником, відповідальним за підготовку наказу до подання на державну реєстрацію, до Департаменту державної реєстрації нормативних актів Міністерства юстиції для попереднього розгляду.
2.4.7. Подання на державну реєстрацію до органів юстиції наказів регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ та організацій здійснюється відповідно до вимог порядків подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до відповідних управлінь юстиції та проведення їх державної реєстрації.

5. Унесення змін до наказів з основної діяльності

2.5.1. Унесення змін до наказів здійснюється тим самим митним органом (спеціалізованою митною установою, організацією), що видавав наказ, або його правонаступником.
2.5.2. Унесення змін до наказів здійснюється відповідно до Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 N 34/5 (z0381-05) , зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12.04.2005 за N 381/10661 (зі змінами).
2.5.3. Підготовка та видання наказу про внесення змін здійснюються у тому самому порядку, що й наказу, до якого вносяться зміни.

6. Скасування наказів з основної діяльності та визнання їх такими, що втратили чинність

2.6.1. Скасування наказу та визнання його таким, що втратив чинність, здійснюються митним органом (спеціалізованою митною установою, організацією), що його видав, або його правонаступником.
2.6.2. Скасування наказу означає визнання його недійсним з моменту видання. Визнання наказу таким, що втратив чинність, означає припинення його дії з моменту набрання чинності відповідним наказом або з моменту, зазначеного в такому наказі.
2.6.3. Наказ скасовується:
- з власної ініціативи;
- на вимогу органів юстиції у випадках, передбачених законодавством України з питань державної реєстрації нормативно-правових актів;
- у зв'язку з визнанням наказу незаконним за рішенням суду.
Накази Держмитслужби, крім того, можуть бути скасовані або визнані такими, що втратили чинність (повністю або в окремій частині):
Держмитслужбою на вимогу Міністра фінансів України (пункт 3 Порядку спрямування і координації діяльності центральних органів виконавчої влади через відповідних міністрів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13.06.2000 N 965 (965-2000-п) , у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 21.12.2005 N 1229 (1229-2005-п) ) ;
Кабінетом Міністрів України (частина 8 статті 22 Закону України "Про Кабінет Міністрів України" (279-17) ) .
2.6.4. Наказ може бути визнаний таким, що втратив чинність:
у зв'язку зі змінами в законодавстві;
у зв'язку з виданням митним органом, спеціалізованою митною установою чи організацією нового наказу з тих самих питань;
у зв'язку з втратою актуальності (як застарілий).
2.6.5. Визнання наказів з основної діяльності такими, що втратили чинність, здійснюється відповідно до Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 N 34/5 (z0381-05) , зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12.04.2005 за N 381/10661 (зі змінами).
2.6.6. Включення до наказу, що підлягає державній реєстрації, положень про визнання такими, що втратили чинність, або скасування наказів, не зареєстрованих в органах юстиції України, не допускається.

7. Реєстрація, розсилка та зберігання наказів з основної діяльності

2.7.1. Реєстрація наказів у митному органі, спеціалізованій митній установі, організації починається щороку з 1 січня.
2.7.2. Підписаний наказ разом зі списком структурних підрозділів, а також органів, організацій, осіб, яким необхідно надіслати цей наказ (далі - розрахунок розсилки), підписаним керівником підрозділу, який готував проект, та електронною копією (яка надається засобами електронного зв'язку) передається структурним підрозділом, який готував проект наказу, до діловодної служби митного органу, спеціалізованої митної установи, організації.
2.7.3. Накази реєструються діловодною службою митного органу, спеціалізованої митної установи, організації у відповідних облікових формах із зазначенням порядкового номера, дати підписання, короткого змісту наказу, назви підрозділу, який готував проект наказу, та адресатів розсилки.
2.7.4. Діловодна служба забезпечує розсилку наказів в електронному вигляді та виготовлення необхідної кількості паперових копій наказів згідно з розрахунком розсилки. В окремих випадках органам, організаціям, установам розсилаються витяги з наказів, що їх стосуються.
2.7.5. При потребі копії наказів завіряються печаткою діловодної служби.
2.7.6. Накази, що підлягають державній реєстрації, розсилаються після її здійснення.
2.7.7. Оригінали наказів за поточний рік разом з оригіналами додатків зберігаються в діловодній службі, а після закінчення року оформлюються відповідним чином і передаються до архіву митного органу, спеціалізованої митної установи, організації.
2.7.8. У разі внесення змін або доповнень до наказу, визнання його таким, що втратив чинність чи скасування діловодна служба проставляє відповідний запис на верхньому полі першої сторінки оригіналу наказу та заносить відповідну інформацію до облікової форми наказу. Якщо відмітка стосується окремої частини наказу, її слід робити навпроти цієї частини. У разі відсутності на полях вільного місця для відміток може бути використана вкладка.
2.7.9. Контрольні примірники (копії) наказів разом з розрахунками розсилки зберігаються в діловодній службі протягом 3 років.

III. Особливості підготовки та оформлення наказів з кадрових питань

3.1. Наказ з кадрових питань - це основний розпорядчий документ, що видається митним органом, спеціалізованою митною установою, організацією з питань:
призначення на посаду, звільнення з посади;
переведення на посаду;
виконання (покладання) обов'язків за посадою;
стажування на посаді;
зарахування до кадрового резерву, виключення з кадрового резерву;
присвоєння спеціальних звань;
заохочення, застосування дисциплінарних стягнень та заходів дисциплінарного впливу;
зміни прізвища;
зміни режиму роботи;
обліку та використання особистих митних забезпечень.
3.2. Наказ з кадрових питань готується кадровим підрозділом митного органу, спеціалізованої митної установи, організації.
3.3. Підготовка та оформлення наказів з кадрових питань здійснюються з дотриманням вимог пунктів 1.2 - 1.7; 2.1.2, 2.1.3; 2.1.5. - 2.1.13; 2.2.3, 2.2.4; 2.2.6 - 2.2.8; 2.2.16; 2.5.1 - 2.5.3; 2.6.1 - 2.6.4 цього Порядку з урахуванням таких особливостей:
класифікаційний код документа на наказі не проставляється;
заголовок до тексту може вказувати як на безпосередній предмет правового регулювання, так і бути узагальненим ("По особовому складу", "За номенклатурою посад Голови Служби" тощо);
вступна частина наказу може бути відсутня;
розпорядча частина наказу розпочинається словом "Призначити", "Прийняти", "Перевести", "Звільнити", "Зарахувати", "Оголосити" тощо;
наприкінці наказу може зазначатися підстава для його складання, яка друкується з нульової позиції з використанням шрифту Times New Roman Cyr, розмір 12 (зазвичай підставами можуть бути: заява працівника з відповідними візами; подання або лист митного органу, структурного підрозділу митного органу, наказ тощо); якщо текст наказу складається з декількох пунктів, підстава для його складання зазначається наприкінці кожного пункту.
3.4. Накази з кадрових питань погоджуються керівниками структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання, що регулюватимуться наказом, а також керівниками юридичного підрозділу та підрозділу внутрішньої безпеки, а накази з кадрових питань за номенклатурою посад Голови Служби, крім того, - головою комісії по роботі з персоналом та його заступниками. При цьому обов'язково враховуються вимоги Законів України "Про професійні спілки, їх права та гарантії їх діяльності" (1045-14) та "Про статус депутатів місцевих рад" (93-15) .
3.5. Накази з кадрових питань реєструються окремо в кадровому підрозділі митного органу, спеціалізованої митної установи, організації в журналі реєстрації наказів з кадрових питань. Біля номера наказу обов'язково проставляється літера "к". Реєстрація наказів починається щороку з 1 січня.
3.6. За потреби направлення наказів з кадрових питань до митних органів, спеціалізованих митних установ, організацій (їх структурних підрозділів) кадровий підрозділ передає електронну копію разом з аркушем розсилки до діловодної служби. Діловодна служба митного органу, спеціалізованої митної установи, організації забезпечує розсилку наказів в електронному вигляді та виготовлення необхідної кількості паперових копій наказів згідно з розрахунком розсилки кадрового підрозділу.
3.7. За потреби копії наказів з кадрових питань засвідчуються в установленому порядку та завіряються печаткою кадрового підрозділу.
3.8. Оригінали наказів з кадрових питань та документи, що є підставами для їх видання, зберігаються в кадровому підрозділі митного органу протягом 3 років, після чого (без документів, що є підставою для видання наказу) передаються до архівного підрозділу, де зберігаються 75 років.

IV. Особливості підготовки та оформлення наказів про надання відпусток

4.1. Наказ про надання відпустки застосовується для оформлення всіх видів відпусток (у тому числі відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), що надаються працівникам відповідно до чинних законодавчих актів і положень, колективних договорів, контрактів та графіків відпусток.
4.2. Наказ про надання відпустки (відкликання з відпустки) готується кадровим підрозділом митного органу, спеціалізованої митної установи, організації на підставі заяви.
4.3. Підготовка та оформлення наказів про надання відпусток здійснюються з урахуванням таких особливостей:
класифікаційний код документа на наказі не проставляється;
в наказі обов'язково зазначаються прізвище, ім'я та по батькові працівника та його посада; вид відпустки; дати початку відпустки та її закінчення; кількість календарних днів відпустки; для щорічної відпустки - період роботи, за який надано відпустку, та необхідність надання матеріальної допомоги;
форма наказу про надання відпустки затверджується наказом Держмитслужби з обов'язковим урахуванням типової форми наказу про надання відпустки, затвердженої наказом Держкомстату;
підготовка та оформлення наказів про перенесення невикористаної частини щорічної відпустки, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, відкликання з відпустки здійснюються з дотриманням вимог до наказів з кадрових питань;
накази про надання відпустки можуть підписуватися як керівником митного органу, спеціалізованої митної установи, організації, так і уповноваженими заступниками керівника (за умови делегування їм керівником такого права).
4.4. Накази про надання відпусток та про відкликання з відпустки реєструються кадровим підрозділом митного органу, спеціалізованої митної установи, організації в журналі реєстрації наказів про надання відпустки. Біля номера обов'язково проставляються літери "кв".
4.5. Копії наказів про надання відпустки передаються кадровим підрозділом до фінансового (бухгалтерського) підрозділу та відповідного структурного підрозділу митного органу, спеціалізованої митної установи, організації.
4.6. Кадровий підрозділ на підставі наказу про надання відпустки вносить відмітки в особову картку працівника, а фінансовий (бухгалтерський) підрозділ робить розрахунок відповідних виплат.
4.7. Оригінали наказів про надання відпустки разом з підставами зберігаються в кадровому підрозділі митного органу 5 років.

V. Особливості підготовки та оформлення наказів про відрядження

5.1. Підготовка та оформлення наказів про відрядження здійснюються з дотриманням вимог пунктів 1.2 - 1.7; 2.1.2, 2.1.3; 2.1.5. - 2.1.13; 2.2.3, 2.2.4; 2.2.6 - 2.2.8; 2.2.16; 2.5.1 - 2.5.3; 2.6.1 - 2.6.4 цього Порядку з урахуванням таких особливостей:
заголовок до наказу повинен починатися зі слів "Про відрядження...", після яких зазначаються прізвище та ініціали посадової особи, що відряджається, або назва населеного пункту, до якого відряджається (відряджаються) посадова особа (посадові особи).
5.2. Накази про відрядження готуються на підставі службового документа (листа-запрошення, службової записки тощо) чи усного розпорядження керівника митного органу, спеціалізованої митної установи, організації або особи, яка його заміщує.
5.3. Проекти наказів про відрядження в межах України готуються:
для керівника митного органу, спеціалізованої митної установи, організації та його заступників - діловодною службою;
для інших посадових осіб митного органу, спеціалізованої митної установи, організації - відповідними структурними підрозділами.
5.4. Проекти наказів про відрядження за кордон готуються Департаментом міжнародної діяльності Держмитслужби.
5.5. Проекти наказів про відрядження обов'язково погоджуються з фінансовим (бухгалтерським) підрозділом митного органу, спеціалізованої митної установи, організації.
5.6. Погоджені проекти наказів про відрядження подаються на підпис керівникові митного органу, спеціалізованої митної установи, організації або особі, яка його заміщує, разом з підготовленими посвідченнями про відрядження.
5.7. Підписаний наказ про відрядження та посвідчення про відрядження разом з розрахунком розсилки передаються до діловодної служби митного органу, спеціалізованої митної установи, організації для реєстрації.
5.8. Накази про відрядження реєструються окремо, з додаванням до номера літери "в". У такий самий спосіб реєструються накази про внесення змін до наказів про відрядження.
5.9. Посвідчення про відрядження реєструються в окремому журналі за формою, встановленою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893 (1893-98-п) .
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження повинен бути пронумерований та прошитий.
5.10. Накази про відрядження зберігаються в діловодній службі митного органу, спеціалізованої митної установи, організації протягом 3 років.

VI. Контроль за виконанням наказів

6.1. Контроль за якістю та повнотою виконання завдань, визначених наказами, здійснюють посадові особи, на яких покладено цей контроль.
6.2. Контроль за дотриманням виконавцями термінів виконання завдань, визначених наказами з основної діяльності та про відрядження, здійснюється діловодною службою, наказами з кадрових питань - кадровим підрозділом.
6.3. Наказ знімається з контролю керівником митного органу, спеціалізованої митної установи, організації за доповіддю особи, на яку покладено контроль за виконанням наказу, або на підставі документа, який засвідчує його виконання, про що робиться відповідний запис на контрольному примірнику наказу чи в обліковій формі.
Юридичного департаменту
В.Л.Бабюк
WEB MD Office "НПО Поверхность",
www.master-d.com.ua