Легалізація іноземних документів: не залишитися б за бортом

Документи, які видані та мають юридичну силу на території однієї держави, можуть використовуватися на території іншої лише після їхнього відповідного посвідчення, за умови, що інше не передбачено міжнародним договором, учасниками якого є держави. Нині є поширеними два способи такого посвідчення: консульська легалізація та проставлення апостилю (легалізація шляхом проставлення апостилю). В Україні застосовується перший з них.

Що являє собою легалізація?

Суть її полягає в підтвердженні відповідності документів законодавству держави їхнього походження та є засвідченням справжност( (автентичності) посадової особи, її статусу, печатки уповноваженого державного органу на р(зних актах з метою їхнього використання в іншій державі.

Зокрема, іноземні документи, призначені для використання на території України, можуть бути легалізовані на території тієї держави, де ці документи видані, чи безпосередньо в Україні. Документ або спочатку посвідчується (завіряється) у МЗС (іншому уповноваженому органі держави, на території яко( в(н виданий), а потім легалізується в (дипломатичній) консульській установі України, розташованій на території цієї держави перебування, або ж іноземний документ спочатку посвідчується (завіряється) у дипломатичному представництві (консульській установі) тієї держави, на території якої в(н був виданий, а потім легалізується в нас у Департаменті консульської служби МЗС України. Можливо, буде потрібен ще й нотаріально завірений переклад на українську мову.

З метою спрощення процесу визнання іноземних документів 5.10.1961 в Гаазі було підписано конвенцію (далі - Конвенція або Гаазька конвенція), що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

Згідно з її положеннями на документах, вироблених (виданих) компетентними органами однієї держави та призначених для використання на території іншої, проставляється спец(альний штамп - апостиль, що є єдиною формальністю, яко( можна зажадати для здійснення всієї процедури легалізації. Тим самим держави - учасниц( Конвенції скасовують вимоги дипломатичної і консульської легалізації іноземних офіційних документів.

При цьому підпис, печатка та штамп, проставлен( компетентними органами на апостилі, використовуються на території будь-якої з цих держав.

Апостиль - квадрат зі стороною не менше ніж 9 см.

На які документи поширюється дія Конвенції?

На офіційні документи, що були вироблені (видані) на території однієї з договірних держав і повинні бути надані на території іншої договірної держави.

Конвенцією (ст. 1) розглядаються такі офіційні документи:

а) документи, що надходять від органу чи посадової особи, на які поширюється юрисдикція держави, включаючи документи, що виходять з прокуратури, від секретаря суду чи судового виконавця;

b) адміністративні документи;

c) нотаріальні акти;

d) офіційні позначки, такі як: відмітки про реєстрацію; візи, що підтверджують визначену дату; посвідчення підпису на документі, не засвідченому в нотаріуса.

Наприклад, документи про освіту, трудовий стаж, громадянський стан (акти органів РАГС); довідки, свідоцтва про знаходження в живих, довіреності, судов( рішення та інші матеріали з цивільних, сімейних, кримінальних справ.

Водночас дія Конвенції не поширюється на низку документів, що цілком обумовлено необхідністю зберігати порядок здійснення більш суворого контролю за діяльністю деяких суб'єктів (в основному, комерційних підприємств, хоча в Конвенції про це прямо не зазначено), використовуючи багатоступінчатість проходження документа під час легалізації (без використання апостилю), а саме:

а) документи, вироблені (видані) дипломатичними чи консульськими агентами;

b) адміністративні документи, що безпосередньо стосуються комерційної чи митної операції.

Однак і в цьому разі сл(д зазначити, що легалізація та проставлення апостилю не потр(бн(, якщо міжнародним договором передбачене скасування процедури легалізації. Те ж саме стосується і процедури спрощення легалізації. В ч.2 ст.3 Конвенції зазначено, що подібні положення можуть регламентуватися не тільки міжнародними домовленостями, а й законами, правилами, звичаями, які діють у державі.

Розглянемо більш докладно очікувані для України перспективи в разі її приєднання до Конвенції...

Як було зазначено раніше, офіційний документ, на якому проставлений апостиль, автоматично стає легальним на територіях усіх держав - учасниць Конвенції, а не на території лише однієї іноземної держави (як під час легалізації без використання апостилю). Тобто за необхідності пред'явлення документа в інших країнах їхні користувачі (власники) не обтяжують себе проблемами чергової повторної легалізації. До речі, в Положенні про консульський збір, затвердженому наказом МЗС від 15.12.99 No217 (додаток No2), наведено перелік послуг з легалізації, що надаються консульськими установами України на територіях іноземних держав, та їхні базові тарифи в доларах США.

Це лише перша група витрат.

Другу групу можуть становити фактичні витрати, пов'язані з виконанням цими установами консульських дій, що передбачено ч.2 ст.56 Консульського статуту, затвердженого указом Президента України від 2.04.94 No127/94.

Витрати третьої групи пов'язані з географічним розташуванням... Не секрет, що посольства, консульства нашої держави є далеко не в кожному місті держави перебування (наприклад, на США припадає лише 1 посольство і 2 консульства) й далеко не всі особи, зацікавлені в легалізації документів, перебувають у безпосередній близькості від них. Аби легалізувати документи, не виключено, що доведеться їхати з одного кінця країни в абсолютно віддалений (у більшості випадків - до столиці). А тепер, окрім витрат на послуги посольств, консульств (дві перші групи), потрібно підрахувати гроші, як( необхідно викласти на дорогу туди й назад через один лише документ (і так щоразу?). Добре, якщо йдеться про громадян або юридичних осіб, для яких ці витрати є звичайним, майже не помітним атрибутом ведення свого бізнесу.

Ну а як щодо громадянина, який прагне влаштуватися на роботу в Сан-Франциско і для цього змушений їхати до консульства України в Чикаго для підтвердження свого диплому чи трудового стажу?

Залучення ж Конвенції до системи законодавства України максимально спростило б складний і громіздкий (на поточний момент) механізм легалізації, дозволивши більш вільно й оперативно обертатися зацікавленим особам "там" і "тут" з документами, зазначеними у ст.1 Конвенції.

Такий фактор був би позитивним зрушенням для держави в світлі вирішення питання подальшого сприяння встановленню тісніших загальнокультурних та економічних зв'язків, активізації торгового обороту (не тільки на державному макрорівні, а й на рівні суб'єктів діяльності різного масштабу) тощо. Особливо це стосується інтересів наших співгромадян у ЄЕС, коли вони одночасно бажають мати справу з кількома партнерами, контрагентами, які розташовані на територіях різних країн Євросоюзу - учасниць Конвенції. Легалізація тоді є фактично єдиною перешкодою для нормального здійснення і просування того ж бізнесу в кожн(й з цих держав, оскільки їхні кордони "прозорі".

Тож напрошується висновок: у разі приєднання України до Гаазької конвенції більшість негативних моментів, пов'язаних з існуючою процедурою легалізації, має відпасти сама собою, як зайвий вантаж на кораблі, який і так нерідко отримує вагомі пробоїни.

За інших (сьогоднішніх) обставин кількість бажаючих вести "там" свою справу вочевидь не збільшиться, так само як і іноземців "тут" (іноземні юридичні особи, часто стикаючись з необхідністю підтвердження свого місцезнаходження, юридичної адреси, повинні надавати належним чином легалізовані документи - так звані посв(дчення резидентності).

Характеризуючи лише переваги, якими скористалися б ми і наші закордонні партнери після приєднання до Конвенції, було б нечесно стверджувати, що сам процес приєднання не супроводжуватиметься певними труднощами...

Так, знаючи традиції і схильність наших чиновників, службових персон іноді випускати з-під свого пера документи, які не завжди в(дпов(дають букв( закону ((нколи законодавству взагалі), можна припустити, що зацікавлені в них особи, блукаючи коридорами різних відомств (ноземних держав, рано чи пізно ризикують опинитись у непри(мному становищ(, коли виявиться цікавий факт: підпис усе-таки недостовірний, документ не зовсім легальний або його зміст (де в розріз з положеннями законодавства "тієї" держави... Відбуваються так( казуси, як правило, в "слушний" момент, коли вже все в порядку - "ось тільки в папірці заковичка".

Под(бному переб(гу подій можна й необх(дно запоб(гти, передусім, з огляду на вимоги самої Конвенції. Відповідно до ст.6 кожна догов(рна сторона (держава) призначає, з урахуванням офіційної функції, ті органи, яким надаються повноваження на проставлення апостилю.

Більше того, Україна в разі приєднання до Конвенції буде повинна повідомляти про таке призначення МЗС Нідерландів, а також інформувати про будь-яку зміну стосовно питань призначення цих органів. Згідно з( ст. 7 Конвенції кожний з цих органів зобов'язаний вести книгу записів або картотеку, де він реєструє проставлення апостилю, зазначаючи при цьому:

а) порядковий номер апостилю;

b) прізвище особи, яка підписала офіційний документ та на якій посаді перебуває (ким виступає), а стосовно непідписаних документів - зазначення органу, що проставив печатку або штамп.

На вимогу будь-якої зацікавленої особи орган, що проставив апостиль, зобов'язаний перевірити, чи відповідають зроблені в ньому записи відомостям, внесеним до книги записів або картотеки.

Таким чином, Конвенція ставить кожного її учасника і навіть потенційного учасника в жорсткі рамки на предмет встановлення умов для роботи служб (органів), покликаних забезпечити необхідний облік і контроль документів, на яких вимага(ться проставлення апостилю. Тим самим компенсуються можливі недоліки процесу проставлення апостилю порівняно з легалізацією (де здійснюється поетапна перевірка документа).

На чиї плечі ляже тягар розв'язання цих проблем? Чи ( потреба в тім, аби створювати спеціальні (нові) відомства? Коли й так, то, радше за все, при якомусь центральному органі виконавчої влади, що відає питаннями реєстрації документів в Україні. Тому вбача(ться, що зусилля мають бути спрямован( саме на створення системи відповідних установ або на реорганізацію нині існуючих, причому одне не виключає інше. Ілюстрацією може послугувати ситуація в Росії (є учасником Конвенції з 31.06.92).

Відповідно до постанови уряду РФ від 21.07.98 № 810 Міністерство освіти уповноважено проставляти апостиль на офіційних документах про освіту, що видаються в Російській Федерації, і нині в Міносвіти РФ створена спеціальна Служба підтвердження освітніх документів. Водночас за законодавством РФ штамп-апостиль, підпис і печатка, проставлені в органах юстиції, архівної служби та ЗАГС, не вимагають ніякого подальшого засвідчення або легалізації... Відмова цих орган(в проставити апостиль може бути оскаржена в судовому порядку.

В Республіці Білорусь право на проставлення апостилю мають 4 органи: Мін'юст, Міносвітиґ, Комітет з архівів та діловодства при Раді міністрів, Консульське управління МЗС.

У будь-якому разі успішне вирішення цього питання повинне перешкодити появі інших каменів спотикання.

Ще одним аспектом приєднання може виявитися ситуація щодо джерел поповнення держбюджету (точніше, одного з них).

У п.15 Положення про консульський збір України зазначено, що керівник і бухгалтер відповідної установи здійснюють контроль за правильністю застосування тарифних ставок консульського збору і несуть персональну відповідальність за своєчасне й у повному обсязі надходження коштів за вчинення консульських дій та перерахування їх до держбюджету.

Скасовуючи ж порядок легалізації (без апостилю) документів, перелічених у ст. 1 Конвенції, держава може позбавити себе джерела поповнення скарбниці в особі лише одного МЗС. Однак це не означає, що держава не може створювати й інші стабільні джерела в особі органів, які вона наділяє компетенцією проставляти апостил(, оск(льки ця послуга зазвичай не є безоплатною.

В Росії вартість легалізації шляхом проставлення апостилю одного документа без урахування держмита коливається від 250 до 2000 рублів (тобто від 46,75 до 374 грн.), в той час як вартість консульської легалізації без урахування держмита становить 500 рублів (93,5 грн. - за курсом НБУ станом на 27.04.01).

У Республіці Білорусь за вчинення дій з питань легалізації в Консульському управлінні МЗС справляються такі збори: проставлення апостилю - 1 мінімальна зарплата (5 дол. США).

Як бачимо, розв'язання питання щодо сплати послуг проставлення апостилю навіть у цих, пов'язаних братерськими узами, державах із загальною економікою вельми різниться.

Що ж до України... Мабуть, було б досить цікаво провести час, розмірковуючи над відповіддю на таке запитання: "Від чого наша держава більше втратить? Від того, що, як і раніше, обтяжуватиме становище фізичних та юридичних осіб, які витрачають свої кошти й час на громіздку процедуру легалізації, внаслідок чого продовжувати певним чином стримувати рівень розвитку різноманітних міжнародних зв'язків на макро- та мікрорівні (правда, не слід забувати, що дія Конвенції не поширюється на адміністративні документи, що напряму стосуються комерційної чи митної операції), але при цьому стягувати з них гроші за такими базовими тарифами, наповнюючи держскарбницю, чи від того, що, створюючи реальні умови для посилення та прискорення торгово-економічного обігу і встановлення нових правових, соціально-культурних зв'язків, воно надаватиме їм можливість зберігати свої кровні, ще більш стимулювати залучення капіталу "звідти", не обтяжуючи весь цей процес додатковою паперовою тяганиною?..

Зручністю використання порядку посвідчення документів, передбаченого Конвенцією, є також врахування ним переваг є позитивних моментів положень договорів та конвенцій, до яких Україна вже приєдналася: у тих випадках, де не потрібна легалізація документів (без апостилю) автоматично не потрібно і проставлення на них апостилю (в силу ч.2 ст.3 Конвенції).

Останнє є доволі актуальним для нашої держави, зважаючи на ії досвід участі у міжнародно-договірній практиці щодо надання правової допомоги. Насамперед, це стосується Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах від 22.01.93, що скасовує вимоги легалізації документів, які підлягають посвідченню, між договірними сторонами - 11 країнами - членами СНД.

Є й історичний досвід - СРСР приєднався до Гаазької конвенції згідно з Постановою Верховної Ради СРСР від 17.04.91 No2119-І.

Можливо, наша держава зробила вже один з перших кроків на шляху приєднання до Гаазької конвенції, ухваливши закон "Про приєднання України до Конвенції про вручення за кордоном судових та позасудових документів у цивільних або комерційних справах" від 19.10.2000 No2052-ІІІ.

На поточний момент дія Гаазької конвенції поширюється на 74 держави.

І схоже, що розуміння різних пріоритетів приєднання до Гаазької конвенції знайшло своє відображення в діях наших сусідів, з якими ми так чи інакше йдемо поруч, хоча деякі нас вочевидь починають випереджати (Латвія, Литва, Росія, Білорусь, Вірменія - учасники Конвенції).

Така тенденція приєднання рано чи пізно не омине й Україну. Все зводиться до одного: як швидко вона долучиться до Конвенції, так ми і підтверджуватимемо свої буквально задекларован( прагнення увійти до світових, особливо до європейських, інтеграційних процесів та економічної системи.

Але й це ще далеко не все... Окремою темою для дискусії є стан та готовність нашої правової системи дозволити собі якісно новий прорив щодо впровадження елементів міжнародно-правових стандартів. Адже приєднання до Гаазької конвенції (як окремий випадок становлення України цивілізованою державою) вимагає ще більшого прискорення процесів уніфікації українських правових стандартів зі стандартами держав - учасниць Конвенції (аж до кожної інструкції, кожного бланку). Водночас таке при(днання буде пов'язане з необхідністю здійснення реальних кроків на шляху до досягнення відповідної культури виконання приписів нормативно-правових актів.

В іншому разі наші юридичні та фізичні особи періодично стикатимуться із ситуацією, коли необхідні документи (складені згідно з вимогами нашого законодавства) суперечитимуть положенням законодавства іншої держави - учасниці Конвенції, від чого і будуть позбавлені можливості використання на її території, а іноземці (не виключено) стикатимуться з аналогічними прикрощами у нас. Цей чинник, виступаючи, з одного боку, певною перешкодою подальшому розвитков( відносин між суб'єктами права в Україні й у країнах-учасницях, одночасно повинен послужити додатковим стимулом для уніфікації правових стандартів, з іншого.

У зв'язку з цим слід зазначити, що в Україні існують небезпідставні погляди щодо передчасності приєднання нашої держави до подібних конвенцій і договор(в. Мотивація зводиться до того, що у нас не здійснені всі заходи з приведення (крізь призму західних критеріїв) у належний стан законодавства.

Справді, важко погодитися з тим, що з нормотворчими та іншими процесами у нас все гаразд.

Проте чи можуть ті ж вірмени, білоруси, росіяни стверджувати абсолютно впевнено, що з процесами в їхніх країнах повний гаразд? Невже ці держави за рівнем розвитку правових механізмів перебувають набагато ближче до європейських правових стандартів, аніж наша? Видається, радше навпаки, хоча після того, як ці країни при(дналися до Конвенції, а ми - ні, виникає більше сумнівів.

Отже, на сьогодні ми маємо таку картину, коли наші родичі, друзі, товариші, ділові партнери, як( проживають чи працюють на територіях краін-сусідів, вже багато в чому не обтяжені такими формальними проблемами, як легалізація (без використання апостилю). Тож своєчасне приєднання України до Гаазько( конвенці( є необхідним кроком уперед, аби не відставати від інтеграційних процесів, як( відбуваються навколо неї, інакше, ігноруючи канони розвитку міжнародних відносин на сучасному етапі, можна опинитися за їхнім бортом.

Олег Целуйко,

Iнститут адвокатури при Київському національному університеті імені Т.Шевченка

Газета "Закон і Бізнес" № 19 - 20