Учет бланков строгой отчетности: единая первичная транспортная
документация
------------------------------------------------------------------
Продолжая тему учета бланков строгой отчетности, остановимся
на особенностях применения документов на перевозку грузов автомо-
бильным транспортом.
Порядок изготовления, хранения и применения единой первичной
транспортной документации для перевозки грузов автомобильным
транспортом определен Инструкцией № 228 ( z0483-96 ).
Однако ее действие приостановлено до устранения нарушений,
указанных в решении Госпредпринимательства от 16.10.98 г. №
17-02/10 ( v2_10276-98 ) ("Урядовий курґ'р" от 07.03.2000 г.,
№ 43).
По мнению последнего, нарушения Минтранса Украины и Госкомста-
та Украины состоят в следующем:
- приказ написан юридически некорректно;
- при его утверждении Минтранс Украины превысил свои полномо-
чия;
- Инструкция № 228 вызывает значительное увеличение расходов
предпринимателя (денежных и временных);
- в результате действия этого нормативного акта государство
несет убытки;
- нормы Инструкции № 228 не согласуются с политикой Прави-
тельства Украины, направленной на уменьшение чрезмерного регулиро-
вания предпринимательской деятельности {1};
- введение в действие этого акта не приводит к уменьшению эко-
номических злоупотреблений.
Много шума в свое время вызвал вопрос правомерности применения
товарно-транспортной накладной (ТТН) как бланка строгой отчетнос-
ти.
С одной стороны, первичная товарно-транспортная документация
необходима перевозчику для учета транспортной работы и начисления
зарплаты. Для заказчика перевозки ТТН является основанием для
расчета за выполненную работу.
С другой стороны, часто факт передачи права собственности на
товарно-материальные ценности (ТМЦ) осуществляется и без заказа
автотранспорта, например, если субъект предпринимательской
деятельности получает товар в магазине и доставляет его самос-
тоятельно. Факт такой операции подтверждается обычной накладной,
являющейся полностью законной. Кроме того, заполнение обычной
товарной накладной при помощи компьютера (бухгалтерской программы)
экономит и время, и деньги.
Государственный комитет Украины по вопросам регуляторной поли-
тики и предпринимательства (письмо от 10.05.2000 г. № 17/3-31/
1055 ( v1055563-00 )) довел до сведения субъектов хозяйствования,
что использование ТТН при перевозке грузов в качестве бланков
строгой отчетности не является обязательным со дня приостановления
действия Инструкции № 228, т.е. с 07.03.2000 г.
Госкомстат (письмо от 13.10.2000 г. № 08-01-8/93) считает, что
такое решение создало ситуацию правового вакуума, поэтому до опре-
деления нового порядка учета перевозки грузов автомобильным транс-
портом Инструкция № 228 носит рекомендательный характер. Однако он
же советует предпринимателям соблюдать действующий порядок учета
перевозки грузов автомобильным транспортом, применяя ТТН типовой
формы № 1-ТН до принятия согласованного решения по данному вопро-
су.
Министерство юстиции Украины в письме от 07.06.2000 г. №
33-32-874 по этому вопросу разъясняет, что Инструкция № 228 издана
в пределах предоставленной Минстату и Минтрансу компетенции.
По мнению Минюста, в целом вышеуказанная Инструкция не проти-
воречит действующему законодательству, и нет оснований для отмены
решения о ее государственной регистрации, хотя отдельные пункты
подлежат доработке и конкретизации.
Государственный департамент автомобильного транспорта Минтран-
са, отвечая на вышеуказанные замечания, сообщает, что до внесения
изменений и дополнений в Инструкцию № 228 необходимо исполь-
зовать действующую первичную транспортную документацию (письмо от
27.06.2000 г. № 20/4-10-7207 ( v7207361-00 )).
Тем не менее Государственный комитет Украины по вопросам регу-
ляторной политики и предпринимательства разъяснил, что при пере-
возке грузов водитель обязан по требованию работников милиции
предъявить ТТН на перевозимый им груз. При этом правомерно приме-
нение ТТН на бланках без соответствующей нумерации (не строгой
отчетности).
В перечне документов, которые может потребовать от водителя
работник милиции согласно приказу Министерства внутренних дел
Украины от 30.06.98 г. № 482 "О мерах по улучшению надзора за
дорожным движением и взаимоотношений милиции с владельцами транс-
портных средств" ( v0482320-98 ), указана товарно-транспортная
накладная или другие документы на груз. По мнению Госпредпринима-
тельства, это означает, что при отсутствии ТТН работник милиции
имеет право требовать другие документы на груз, удостоверяющие
законность его происхождения, но при наличии товарно-транспортной
накладной другие документы не нужны (письмо от 28.07.2000 г. №
3-312/2597 ( v2597563-00 )).
Частные предприниматели - владельцы легковых автомобилей, ис-
пользующие их в предпринимательской деятельности (служебных поезд-
ках, в перевозках грузов и т.п.), по мнению Госпредпринимательст-
ва, должны подтверждать факт перевозки груза или поездок по
служебным делам соответствующими документами.
Такими документами в соответствии с Инструкцией № 228 являются
путевые листы, ТТН, другие документы, сопровождающие товары при их
перевозке. При отсутствии ТТН, подтверждающей факт перевозки груза
и понесенные расходы, связанные с осуществлением перевозки груза,
нет оснований считать выполненными работы по перевозке груза
(письмо Госпредпринимательства от 15.05.2000 г. № 11-222/1149.
Применение единой первичной транспортной документации
Хотя действие Инструкции № 228 приостановлено решением Гос-
предпринимательства, но, по мнению других Министерств, соблюдение
ее положений остается обязательным для всех субъектов предпринима-
тельской деятельности, учреждений и организаций - юридических
и физических лиц независимо от ведомственной подчиненности и
формы собственности, осуществляющих перевозку грузов автомобильным
транспортом на коммерческой основе или для собственных нужд, а
также тех, для которых выполняется перевозка грузов автотранспор-
том на коммерческой основе.
Первые в соответствии с п. 1.2 Инструкции № 228 определены как
перевозчик - юридическое или физическое лицо, выполняющее перевоз-
ку грузов автомобильным транспортом на коммерческой основе (т.е.
за плату, и этот вид деятельности может быть единственным или
одним из видов) или для собственных нужд.
Вторые - как заказчик автотранспорта - юридическое или физи-
ческое лицо, для которого по его заказу выполняется перевозка
грузов автомобильным транспортом (транспортные услуги).
Для учета объемов перевезенных грузов и транспортной работы
автомобильного транспорта, выполнения расчетов между перевозчиками
и заказчиками, а также списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходо-
вания их у грузополучателя применяются следующие типовые формы
единой первичной транспортной документации:
- путевой лист грузового автомобиля в международном сообще-
нии - типовая форма № 1 (международная);
- путевой лист грузового автомобиля - типовая форма № 2 (дей-
ствующая в пределах Украины);
- товарно-транспортная накладная - типовая форма № 1-ТН;
- талон заказчика - типовая форма № 1-ТЗ (при работе автомоби-
ля по почасовой форме оплаты транспортных услуг).
На вышеперечисленные документы распространяются нормы учета,
получения, хранения и использования их как бланков строгой отчет-
ности:
- выдача бланков и журналов работнику, на которого возложены
обязанности регистрации выданных и возвращенных путевых листов,
ТТН по расходной накладной {2};
- ведение журналов регистрации выдачи бланков путевых листов и
ТТН, пронумерованных, прошнурованных, скрепленных печатью и подпи-
сями руководителя и главного бухгалтера предприятия, организации;
- списание использованных бланков путевых листов, ТТН по акту.
Путевой лист легкового автомобиля не является бланком строгого
учета и оформляется согласно требованиям Инструкции о порядке при-
менения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета
транспортной работы, утвержденной приказом Государственного коми-
тета статистики Украины от 17.02.98 г. № 74 ( z0149-98 ).
Порядок выдачи транспортной документации
Согласно п. 2.1 Инструкции № 228 перевозчики, эксплуатирующие
собственные или арендованные (без водителя) грузовые автомобили,
обязаны при выпуске автомобиля на линию выдать водителю путевой
лист. Должным образом оформленные путевые листы выдаются водителю
под расписку:
- ф. № 1 (международная) - на срок командировки водителя и
автомобиля для перевозки груза в международном сообщении, опреде-
ленный в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика;
- ф. № 2 - только на один рабочий день (смену), при условии
сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На более
длительный срок путевые листы типовой формы № 2 выдаются в слу-
чаях, если водитель выполняет перевозку грузов в междугороднем
сообщении более одних суток в соответствии с приказом или распоря-
жением перевозчика.
Перевозка грузов автомобильным транспортом как на коммерческой
основе, так и для собственных нужд, осуществляется только при
наличии должным образом оформленных товарно-транспортных накладных
типовых форм, которые прилагаются к путевому листу. Это требование
распространяется на все виды перевозок грузов автотранспортом
независимо от условий оплаты за его работу (сдельная, почасовая,
покилометровая, другая) и видов перевозки (по городу, пригородная,
междугородная, международная).
Товарно-транспортная накладная типовой формы № 1-ТН выписы-
вается в четырех экземплярах:
- первый экземпляр остается у грузоотправителя и является
основанием для списания ТМЦ. Остальные экземпляры, заверенные
подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, передаются води-
телю;
- второй экземпляр является основанием для оприходования ТМЦ у
грузополучателя;
- третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печа-
тями (штампами) грузополучателя, водитель передает перевозчику.
Третий высылается заказчику автотранспорта для оплаты за перевоз-
ку, т.к. является основанием для расчетов за выполнение транспорт-
ных услуг; четвертый прилагается к путевому листу и является
основанием для учета транспортной работы и начисления заработной
платы водителю.
Для грузов нетоварного характера, по которым не ведется
складской учет, но проводится учет путем замера, взвешивания,
геодезического замера и т.п., ТТН выписывают в трех экземплярах.
Если в разделе "Сведения о грузе" ТТН невозможно перечислить
все наименования и характеристики товарно-материальных ценностей,
к товарному разделу ТТН прилагается как неотъемлемая часть должным
образом оформленная специализированная форма товарной накладной
(сертификат или другая форма первичного учета), применяемая пред-
приятием для оформления операций по передаче товарно-материальных
ценностей.
В соответствии с п. 2.7 Инструкции № 228 перевозка грузовым
автомобилем личных вещей граждан по их заказу осуществляется по
путевому листу с приложением к нему квитанции приходного кассового
ордера на оплату транспортных услуг.
Международные перевозки автотранспортом оформляются путевым
листом типовой формы № 1 (международная) и товарно-транспортной
накладной формы № СМВ.
Бухгалтерский и налоговый учет
В соответствии сп. 1.3 Инструкции № 228 и в контексте Инструк-
ции о применении Плана счетов бланки путевых листов и ТТН, храня-
щиеся на предприятии, в бухгалтерском учете отражаются по стоимос-
ти, состоящей из расходов на их изготовление или приобретение и
доставку, по дебету субсчета 209 "Прочие материалы". Одновременно
на забалансовом счете 08 "Бланки строгого учета" отражается сумма,
исходя из цены за 1 бланк путевого листа, за 1 комплект ТТН не
менее 0,1 минимального размера заработной платы (11,80 грн.). В
аналитическом учете приводятся данные о месте хранения, нумерации,
количестве и стоимости таких бланков.
Передача бланков путевых листов, ТТН с места хранения (как
правило, из бухгалтерии) работнику, ответственному за выписку и
регистрацию выданных и возвращенных бланков, осуществляется по
документам на отпуск ценностей (требование, накладная и т.п).
На основании утвержденного руководителем акта о списании блан-
ков путевых листов, ТТН с указанием их номеров и количества,
который составляется не реже, чем один раз в квартал, стоимость
использованных бланков списывается с субсчета 209 в корреспонден-
ции со счетами учета расходов на производство и сбыт и одновремен-
но со счета 08.
Операции приобретения, применения, хранения единой первичной
транспортной документации (ТТН), а также их списание в бухгал-
терском и налоговом учете отражается следующим образом.
|---|-----------------------|---------------|--------|-----------|
| № | |Бухгалтерский | Сумма, |Налоговый |
|п/п| Содержание операции | учет | грн. | учет |
| | |-------|-------| |-----|-----|
| | | Д-т | К-т | | ВД | ВР |
|---|-----------------------|-------|-------|--------|-----|-----|
| 1 |Перечислена предоплата | | | | | |
| |за бланки ТТН ( 2 блока| 631 | 311 | 51,00 | - |42,50|
| |по 25 комп.) | | | | | |
|---|-----------------------|-------|-------|--------|-----|-----|
| 2 |Отражен налоговый кре- |641/ндс| 644 | 8,50 | - | - |
| |дит по НДС | | | | | |
|---|-----------------------|-------|-------|--------|-----|-----|
| 3 |Оприходованы бланки ТТН| 209/ | 631 | 42,50 | - | - |
| | | бсх* | | | | |
|---|-----------------------|-------|-------|--------|-----|-----|
| 4 |Начислен НДС | 644 | 631 | 8,50 | - | - |
|---|-----------------------|-------|-------|--------|-----|-----|
| 5 |Одновременно на заба- | | | | | |
| |лансовом счете по цене | 08 | - | 590.00 | - | - |
| |11,80 грн. | | | | | |
|---|-----------------------|-------|-------|--------|-----|-----|
| 6 |ТТН выданы работнику, | 209/ |209/бсх| 42,50 | - | - |
| |ответственному за их | бсп** | | | | |
| |выписку и регистрацию | | | | | |
|---|-----------------------|-------|-------|--------|-----|-----|
| 7 |Отражена себестоимость | 23,93 |209/бсп| 17,00 | - |п.5.9|
| |использованных бланков | | | | | |
|---|-----------------------|-------|-------|--------|-----|-----|
| 8 |Одновременно на заба- | - | 08 | 236,00 | - | - |
| |лансовом счете | | | | | |
|---|-----------------------|-------|-------|--------|-----|-----|
________________________________________
* 209/бсх - бланки строгого учета, хранящиеся в бухгалтерии.
** 209/бсп - бланки строгой отчетности, выданные работнику,
ответственному за их выписку и регистрацию.
В соответствии с Инструкцией № 228 разработана Инструкция №
378 ( z0006-97 ), устанавливающая единый порядок применения формы
первичного учета № 1-ТН спирт "Товарно-транспортная накладная (на
перевозку спирта этилового)" для оформления перевозки спирта эти-
лового и спиртопродуктов автомобильным транспортом.
Выполнение положений Инструкции № 378 обязательно для всех
субъектов предпринимательской деятельности независимо от форм
собственности.
Согласно п. 1.3 Инструкции о применении формы ТТН на перевозку
спирта этилового перевозка спирта автомобильным транспортом в пре-
делах Украины осуществляется только при наличии должным образом
оформленной товарно-транспортной накладной формы № 1-ТН спирт и
контрольного листа на перевозку спирта этилового, коньячного и
плодового, алкогольных напитков и табачных изделий (форма №
1-АТ) {3}, которые прилагаются к путевому листу.
Порядок приобретения, хранения и учета Товарно-транспортной
накладной (на перевозку спирта этилового) типовой формы № 1-ТН
спирт как бланка строгой отчетности аналогичен порядку применения
единой первичной транспортной документации для перевозки грузов
автомобильным транспортом.
{1} Типовые формы первичного учета работы грузового автомоби-
ля, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины и Минис-
терства статистики Украины от 29.12.95 г. № 488/346 во исполнение
решения Президиума Кабинета Министров Украины от 04.05.95 г. № 10
"О недостаточной работе некоторых министерств и ведомств по обес-
печению сохранности горюче-смазочных материалов".
{2} Типовые формы первичного учета бланков строгой отчетности
будут рассмотрены в следующей консультации.
{3} Утвержден приказом Министерства статистики Украины от
04.03.97 г. № 58.
------------------------------------------------------------------
"Главбух"
№ 16/01, стр. 71
[23.04.2001]
Елена Бондаренко
бухгалтер-аналитик
------------------------------------------------------------------