106 Про затвердження Порядку планування і проведення внутрішніх аудитів - внесення змін (наказ від 31.05.2017 N 368 /v0368732-17/) від 31.05.2017 N v0106732-15 7be9db74881a2ffdbd442c9444983af5-2

Керуючись Положенням про Міністерство енергетики та вугільної промисловості України (382/2011) , затвердженим Указом Президента України від 06.04.2011 № 382/2011, на виконання вимог Стандартів внутрішнього аудиту (z1219-11) , затверджених наказом Мінфіну від 04.10.2011 № 1247, щодо планування і проведення внутрішніх аудитів, документування та реалізації їхніх результатів НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок планування і проведення внутрішніх аудитів, документування та реалізації їхніх результатів в Управлінні внутрішнього аудиту Міністерства енергетики та вугільної промисловості України, що додається.

2. Начальнику Управління внутрішнього аудиту Дубенко Н.В. забезпечити ознайомлення працівників Управління з цим Порядком.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Порядок планування і проведення внутрішніх аудитів, документування та реалізації їх результатів в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України

1. Загальні положення

1.1. Порядок планування і проведення внутрішніх аудитів, документування та реалізації їх результатів в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України (далі - Порядок) визначає механізм проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міненерговугілля) та підприємствах, установах, організаціях і об'єднаннях, що належать до сфери його управління, і господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, (далі - суб'єкти господарювання) та планування внутрішніх аудитів, документування і реалізації їх результатів, та застосовується працівниками підрозділу внутрішнього аудиту Міненерговугілля.

1.2. У цьому Порядку наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

внутрішній аудит - діяльність підрозділу внутрішнього аудиту Міненерговугілля (далі - Підрозділ ВА), спрямована на удосконалення системи управління, запобігання фактам незаконного, неефективного та не результативного використання державних ресурсів, виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання, поліпшення внутрішнього контролю;

внутрішній контроль - комплекс заходів, що застосовуються Міністром для забезпечення дотримання законності та ефективності використання державних ресурсів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання;

конфлікт інтересів - суперечність між приватним інтересом працівника Підрозділу ВА та його службовими чи представницькими повноваженнями, що впливає на об'єктивність або неупередженість прийняття рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання зазначених повноважень;

аудит ефективності - оцінка діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань Міненерговугілля та суб'єктів господарювання;

фінансовий аудит - оцінка діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання, щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку;

аудит відповідності - оцінка діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання, щодо дотримання актів законодавства, планів, функцій, процедур з питань збереження активів, інформації та управління державним майном;

плановий внутрішній аудит - внутрішній аудит, який проводиться згідно із затвердженим у встановленому порядку планом проведення внутрішнього аудиту, не частіше одного разу на календарний рік;

позаплановий внутрішній аудит - внутрішній аудит, який не передбачений планом проведення внутрішнього аудиту та проводиться за дорученням Міністра для своєчасного реагування на проблеми, що виникають під час виконання покладених законодавством функцій і завдань на Міненерговугілля та суб'єктів господарювання;

об'єкт внутрішнього аудиту - діяльність Міненерговугілля та суб'єктів господарювання, в повному обсязі або з окремих питань (на окремих етапах), заходи, що здійснюються керівництвом Міненерговугілля та суб'єктів господарювання для забезпечення ефективного функціонування системи внутрішнього контролю (дотримання принципів законності та ефективного використання державних ресурсів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, виконання завдань, планів і дотримання вимог щодо діяльності Міненерговугілля та суб'єктів господарювання);

тема внутрішнього аудиту - питання, яке досліджується у ході проведення внутрішнього аудиту, визначається Планом проведення внутрішніх аудитів Міненерговугілля та дорученням на проведення внутрішнього аудиту;

аудиторський доказ - зібрана та задокументована надійна та компетентна інформація, яку використовує працівник Підрозділу ВА з метою обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту;

аудиторське дослідження - методика внутрішнього аудиту, яка полягає у чіткій послідовності і порядку застосування окремих методів аудиту, методичних прийомів і процедур для встановлення об'єктивної істини щодо інформації, яка підлягає аудиту, і доведення цієї істини через аудиторський висновок до користувачів аудиту;

аудиторські процедури — це відповідний порядок і послідовність дій аудитора для одержання необхідних аудиторських доказів на конкретній ділянці аудиторського дослідження;

метод аудиту — це сукупність прийомів, використовуваних для дослідження стану об'єктів внутрішнього аудиту. Вони поділяються на методичні прийоми проведення аудиторського дослідження і методичні прийоми організації аудиторського дослідження;

робочі документи - це записи (форми, таблиці), за допомогою яких працівник Підрозділу ВА фіксує проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час його проведення;

офіційний документ - аудиторський звіт, складений за результатами внутрішнього аудиту, який містить відомості про хід внутрішнього аудиту, стан системи внутрішнього контролю, аудиторський висновок. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності суб'єкта господарювання залежно від характеру виявлених проблем.

2. Планування діяльності з внутрішнього аудиту

2.1. Проведення внутрішнього аудиту здійснюється у наступних напрямах: аудит ефективності, фінансовий аудит та аудит відповідності.

2.2. Планування діяльності з внутрішнього аудиту - це процес, що здійснюється Підрозділом ВА та включає комплекс дій, спрямованих на формування та затвердження піврічних планів проведення внутрішніх аудитів.

2.3. Піврічні плани проведення внутрішніх аудитів (далі - План) формуються Підрозділом В А на підставі оцінки ризиків у діяльності об'єкта внутрішнього аудиту та визначають теми внутрішніх аудитів.

2.4. Оцінка ризиків передбачає визначення ймовірності настання подій та розміру їх наслідків, які негативно впливатимуть на:

виконання завдань і досягнення цілей об'єктом внутрішнього аудиту, визначених у стратегічних та річних планах об'єкта внутрішнього аудиту;

ефективність планування, виконання та результату виконання бюджетних програм;

якість здійснення функцій, завдань, визначених для об'єкту внутрішнього аудиту актами законодавства;

стан збереження активів та інформації;

стан управління державними коштами та майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності.

У разі необхідності працівниками Підрозділу ВА проводяться консультації з керівництвом об'єкта внутрішнього аудиту та посадовими особами, які безпосередньо відповідають за функції, процеси, що охоплюються внутрішнім аудитом (далі - відповідальні за діяльність).

2.5. Піврічний План складається за формою згідно з додатком 1 (v0368732-17F1) до цього Порядку та повинен містити:

напрям внутрішнього аудиту;

тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об'єкта внутрішнього аудиту, в якому проводиться внутрішній аудит, та період діяльності, за який він проводиться (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

період проведення (місяць, в якому планується початок та завершення) внутрішнього аудиту.

2.6. Об'єкти внутрішнього аудиту включаються Підрозділом В А до Плану з урахуванням вимог, встановлених у розділі 3 цього Порядку.

2.7. Піврічні Плани складаються з урахуванням резерву робочого часу на проведення позапланових внутрішніх аудитів, який розраховується у розмірі 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.

2.8. У разі обмеження Підрозділу ВА у ресурсах керівник Підрозділу ВА письмово інформує про це Міністра із зазначенням наслідків таких обмежень та подає відповідні пропозиції щодо вирішення зазначеного питання.

2.9. Керівник Підрозділу ВА подає План на затвердження Міністру не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного півріччя.

2.10. Зміни до піврічних планів вносяться в порядку їх затвердження не пізніше ніж за 15 календарних днів до завершення року чи півріччя відповідно.

2.11. Копія Плану (змін до нього) направляється Міністерству фінансів України (далі - Мінфін) разом з відповідними обґрунтуваннями щодо включення об'єктів до Плану та розрахунками завантаженості внутрішніх аудиторів протягом 10 робочих днів після його затвердження Міністром.

2.12. Відскановані копії затверджених піврічних Планів та змін до них оприлюднюються на офіційному веб-сайті Міненерговугілля протягом 10 робочих днів після їх затвердження Міністром.

3. Фактори ризику для відбору об'єктів внутрішнього аудиту для включення до Плану проведення внутрішніх аудитів

3.1. Фактори ризику для відбору об'єктів для проведення планових внутрішніх аудитів (для фінансового аудиту, аудиту відповідності) є:

3.1.1. Фінансова суттєвість. Основним фактором ризику є обсяг фінансової діяльності, охоплюваної об'єктом аудиту (для бюджетних програм - обсяги фінансування, для суб'єктів господарювання - обсяг отриманих доходів). Крім того, обсяг активів, обсяг здійснення капітальних видатків, наявність операцій із відчуження майна. Невиконання планових показників діяльності, що містяться в щорічних планах суб'єкта господарювання. Збитковість і тенденції до збитковості в діяльності суб'єктів господарювання. Тенденції до зростання дебіторської та кредиторської заборгованостей. Здійснення процедур закупівель за державні кошти.

3.1.2. Загальна політика контролю. Основним фактором ризику є термін, за який не здійснювались контрольні заходи, відсутність інформації про виконання вимог та пропозицій за результатами попередніх контрольних заходів. Ступінь ризику шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни чи помилок.

3.1.3. Ступінь взаємного впливу на систему "об'єкт аудиту-суспільство". Основним фактором ризику є наявність повідомлення від правоохоронних органів, засобів масової інформації та громадян про наявність фінансових порушень у періоді, що підлягає аудиту.

3.1.4. Питання, що викликають занепокоєння керівництва. Основним фактором ризику є доручення з боку керівництва щодо проведення внутрішнього аудиту.

3.2. Фактори ризику для відбору об'єктів для проведення планових внутрішніх аудитів ефективності є:

3.2.1. Невиконання Паспорту бюджетної програми;

3.2.2. Невиконання керівником суб'єкта господарювання умов контракту, в тому числі показників, наведених у додатку до контракту;

3.2.3. Негативний висновок за результатами фінансового аудиту та аудиту відповідності (за рішенням Міністра).

3.3. Наведений перелік факторів ризику для відбору об'єктів до плану діяльності з внутрішнього аудиту не є виключним і може бути доповненим у ході попереднього вивчення об'єктів аудиту.

4. Ведення бази даних

4.1. Підрозділом В А складається та ведеться база за формою, наведеною у додатку 2 (v0368732-17F1) до Порядку, яка містить дані щодо об'єктів внутрішнього аудиту.

4.2. База даних повинна містити таку інформацію:

найменування суб'єкта господарювання, у якого проводився внутрішній аудит;

код за ЄДРПОУ;

місцезнаходження суб'єкта господарювання;

найменування та код програмної класифікації видатків та кредитування всіх бюджетних програм, інші функції Міненерговугілля, визначені законодавством;

тему, дату проведення попереднього внутрішнього аудиту та період, за який він проводився;

тему, дату проведення внутрішнього аудиту у поточному році та період, за який він проводився;

реквізити аудиторського звіту;

зміст рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту;

відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту.

5. Організація внутрішніх аудитів

5.1. Внутрішній аудит передбачає здійснення оцінки, результатом якої є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту.

5.2. Цілі внутрішнього аудиту формуються працівником Підрозділу ВА та визначають його очікувані результати.

5.3. Організація внутрішнього аудиту передбачає розподіл трудових ресурсів, планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми.

5.4. Керівник Підрозділу В А визначає склад аудиторської групи, який повинен відповідати характеру й ступеню складності кожного внутрішнього аудиту, а також обмеженням в термінах і трудових ресурсах, та призначає керівника аудиторської групи.

5.5. За необхідності одержання додаткових знань та навиків у конкретній сфері до проведення внутрішнього аудиту можуть залучатися інші фахівці Міністерства або залучені експерти.

5.6. Залучення фахівця іншого структурного підрозділу Міністерства у процесі проведення внутрішнього аудиту для надання висновку здійснюється за письмовим розпорядженням Міністра.

5.7. Якщо внутрішній аудит проводиться однією посадовою особою, вона вважається керівником аудиторської групи.

5.8. Керівник аудиторської групи:

розподіляє завдання та обсяги роботи між членами аудиторської групи та за потреби корегує їх;

контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну допомогу;

вживає в межах повноважень заходів для забезпечення об'єктивності і незалежності членів аудиторської групи;

інформує керівника Підрозділу ВА про фактори, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність членів аудиторської групи;

оцінює відповідність обраних членами аудиторської групи методів внутрішнього аудиту цілі, обсягу, термінам і розподілу трудових ресурсів та за потреби вживає необхідних заходів;

інформує керівника Підрозділу ВА про необхідність участі у внутрішньому аудиті залучених фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз'яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;

розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює офіційну документацію про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту.

Члени аудиторської групи забезпечують об'єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи - загальну якість результатів роботи аудиторської групи.

5.9. При плануванні внутрішнього аудиту члени аудиторської групи вивчають питання, пов'язані з об'єктом внутрішнього аудиту:

завдання і цілі суб'єкта господарювання, визначені у стратегічних та річних планах;

бюджетні програми;

використання суб'єктом господарювання інформаційних технологій (ІТ); середовище контролю, а саме: визначення заходів, що вживаються керівництвом суб'єкта господарювання для створення і надійного функціонування внутрішнього контролю (накази, посадові інструкції, правила, інструкції, регламенти тощо), визначення ступеня дотримання правил, встановлених керівництвом суб'єкта господарювання (чи виконуються фактично накази, посадові інструкції, правила, інструкції, регламенти тощо), для попередження, виявлення та виправлення помилок, попередження та виявлення фактів обману (крадіжок, приписок, шахрайства тощо) та досягнення суб'єктом господарювання визначеної мети;

інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності суб'єкта господарювання.

5.10. Попереднє вивчення об'єкта внутрішнього аудиту здійснюється шляхом направлення запитів та аналізу отриманої інформації щодо:

нормативно-правових актів, документів, які регламентують діяльність суб'єкта господарювання;

організаційної структури та системи управління суб'єктом господарювання;

паспортів бюджетних програм;

системи бухгалтерського обліку, фінансової і бюджетної звітності за суттєвістю;

матеріалів попередніх контрольних заходів контролюючих органів та стан усунення виявлених порушень за їх результатами;

звернень державних органів, народних депутатів, громадян, публікацій у засобах масової інформації про порушення законодавства, що стосуються діяльності об'єкта аудиту;

інших необхідних для виконання внутрішнього аудиту систем чи напрямів діяльності, інформації, у тому числі одержаної під час консультацій з керівництвом суб'єкта господарювання та його персоналом.

5.11. За результатами планування внутрішнього аудиту складається його програма за формою, наведеною у додатку 3 (v0368732-17F1) до Порядку, підписується керівником Підрозділу ВА та затверджується Міністром до початку її виконання. Програма внутрішнього аудиту визначає:

напрям внутрішнього аудиту;

ціль внутрішнього аудиту - включає формулювання цілей аудиту з визначенням очікуваних результатів;

підстава для проведення внутрішнього аудиту - зазначається пункт Плану або доручення Міністра тощо; об'єкт внутрішнього аудиту;

період, що охоплюється внутрішнім аудитом - визначається для фінансового аудиту та аудиту відповідності;

термін проведення внутрішнього аудиту - вказується період від дати затвердження програми з урахуванням вимог, викладених у пункті 5.6 цього Порядку;

початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (часові, географічні та інші);

питання, що підлягають дослідженню з урахуванням оцінки ризиків (операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю суб'єкта господарювання тощо) - вказуються найголовніші питання (проблеми, фактори ризику), на які необхідно звернути увагу, зокрема, оформлені на підставі доручень Міністра та визначених ним конкретних задач і пріоритетних напрямів проведення внутрішнього аудиту діяльності суб'єкта господарювання. При цьому, слід визначити критерії, за якими необхідно проводити дослідження, із встановленням допустимих (максимальних та мінімальних) меж;

обсяг аудиторських прийомів та процедур за кожним питанням програми; послідовність і терміни виконання робіт;

планові трудові витрати - вказується розрахунок необхідних для проведення внутрішнього аудиту трудових та матеріальних витрат; склад аудиторської групи.

5.12. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту здійснюється в порядку її затвердження.

5.13. Внутрішні аудити проводяться на підставі розпорядчого документу за підписом Міністра (або особи, уповноваженого виконувати його обов'язки), який складається на паперових носіях та містить такі обов'язкові реквізити:

найменування установи, яка здійснює внутрішній аудит; назву виду розпорядчого документа; дату та номер;

посаду, прізвище, ім'я і по батькові керівника аудиторської групи, працівників (працівника) підрозділу внутрішнього аудиту або залученого фахівця (фахівців), що беруть участь у проведенні внутрішнього аудиту;

підставу для проведення внутрішнього аудиту (пункт плану, доручення Міністра тощо);

напрям внутрішнього аудиту; тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об'єкта внутрішнього аудиту, в якому планується проведення внутрішнього аудиту, та період діяльності, який ним охоплюється (для фінансового аудиту, аудиту відповідності); дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту; посада, прізвище, ім'я і по батькові Міністра (або особи, уповноваженого виконувати його обов'язки) та його підпис.

5.14. Строк проведення аудиту ефективності становить до 45 робочих днів, а строки проведення фінансового аудиту та аудиту відповідності - до 30 робочих днів. Ці строки можуть бути продовжені до 15 робочих днів на підставі наказу.

Строки проведення внутрішнього аудиту не включають строки, пов'язані із його організацією.

6. Проведення внутрішнього аудиту

6.1. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів працівниками Підрозділу ВА із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами.

До складу методичних прийомів аудиторського дослідження відносяться:

- фактична перевірка. Під фактичною перевіркою розуміється перевірка кількісного і якісного стану об'єктів аудита, який встановлюється шляхом обстеження, огляду, обмірювання, перерахунку, інвентаризації та інших способів перевірки фактичного стану активів;

- підтвердження. Підтвердження полягає в одержанні письмової відповіді від відповідальних за процес для підтвердження точності інформації (наприклад, підтвердження дебіторської заборгованості);

- документальна перевірка — це перевірка документів і записів, яка може бути формальною, арифметичною та перевіркою по суті;

- спостереження дає можливість одержати загальну характеристику об'єкта аудита на підставі візуального огляду;

- обстеження — це особисте ознайомлення із предметом дослідження;

- тестування/опитування/інтерв'ювання/пояснення — це одержання письмової або усної інформації від відповідальних за процес. Воно полягає у формулюванні переліку питань для оцінки об'єкта дослідження за відповідями, на які встановлюються фактори ризику та надається оцінка відповідності. Інтерв'ювання документується за формою, наведеною у додатку 4 (v0368732-17F1) ;

- перевірка механічної точності передбачає повторну перевірку підрахунків і передачі інформації;

- аналітичний огляд - це вивчення важливих тенденцій та інших даних, що характеризують розвиток об'єкта аудита, а також дослідження незвичних і неочікуваних змін у процесі реалізації його функцій. Аудитор на основі даних, отриманих в процесі аналітичного огляду, опитує керівництво та інших посадових осіб про причини виявлених неочікуваних відхилень, а отримані відповіді потім досліджуються і підтверджуються;

- аналітичні тести - це методи порівняння, як в абсолютних одиницях, так і у відносних (індекси, коефіцієнти, відсотки);

- спеціальна перевірка здійснюється із залученням фахівців вузької спеціалізації (наприклад, спеціаліст зі шляхового будівництва, технологи). Використовується для виявлення різного роду відхилень від норм та з метою доведення фактів порушень і відхилень;

- формальна перевірка полягає у візуальній перевірці правильності записів усіх реквізитів, у виявленні безпідставних виправлень, підчисток, дописувань у тексті й цифрах, у перевірці достовірності підписів посадових і матеріально-відповідальних осіб;

- арифметична перевірка документів полягає в перевірці правильності розрахунків у документах, облікових регістрах і звітних формах;

- перевірка документів по суті дає змогу встановити законність і доцільність операцій, правильність відображення операцій на рахунках.

Основними методами організації аудиторського дослідження є: суцільна (документальна і фактична), вибіркова, аналітична, комбінована перевірка.

При суцільній перевірці перевіряються всі масиви інформації без винятку щодо даних, систем та процесів, які відбулись за період, що досліджується. На підставі суцільної перевірки аудитор робить висновок про достовірність, доцільність та законність відображення в бухгалтерському обліку і звітності дій і подій, здійснених за весь період, який досліджується. Такі перевірки є найточнішими, а ступінь ризику не виявлення зводиться до мінімального. Вони застосовуються для встановлення доказів та визначення заподіяної шкоди в результаті шахрайства.

Вибіркова перевірка передбачає застосування аудиторських процедур менше ніж до 100 % масивів інформації, які дають змогу внутрішньому аудитору отримати аудиторські докази і, оцінивши окремі характеристики вибраних даних, поширити дієвість цих доказів на всю сукупність даних. Ризик не виявлення збільшується, оскільки за межами вибірки можуть залишатися факти порушень та помилок. Тому аудитор повинен уважно формувати вибірку з урахуванням мети аудиту, сукупності даних (генеральної сукупності) і обсягу вибірки. Вибірка повинна бути репрезентативною, тобто відображати всі основні властивості генеральної сукупності. Вибірковий метод перевірки дає змогу внутрішньому аудитору з найменшими витратами отримати результат про довіру до системи внутрішнього контролю об'єкту внутрішнього аудиту та скласти думку про достовірність, доцільність і законність господарських операцій, відображених у бухгалтерському обліку і звітності.

Якщо у ході вибіркового дослідження встановлені серйозні порушення або помилки, то відповідна сукупність інформації повинна бути перевірена суцільним методом.

Аналітична перевірка - це оцінка фінансових показників за допомогою вивчення вірогідних залежностей між ними.

Комбінована перевірка - це поєднання суцільної, вибіркової та аналітичної перевірок.

6.2. Керівник та члени аудиторської групи самостійно визначають методи, методичні прийоми та процедури, які застосовуються під час внутрішнього аудиту, залежно від його об'єкта та відповідно до вимог цього Порядку.

6.3. Обрані методи аудиту, процедура їх застосування та обсяг вибірки повинні забезпечувати обґрунтованість висновків за результатами аудиторського дослідження об'єкта внутрішнього аудиту. У ході аудиторського дослідження слід проаналізувати, оцінити і документально оформити інформацію в тих обсягах, що будуть достатніми для досягнення цілей/мети аудиторського дослідження, а також отримати таку кількість аудиторських доказів, яка б дала можливість зробити необхідні висновки, при використанні яких буде підготовлено аудиторський звіт.

6.4. Джерелами аудиторських доказів є:

правові та нормативні акти, внутрішні інструкції об'єкта аудиту, організаційна структура;

дані первинних документів і звітів, у яких відображається основна інформація про операції, системи та процеси;

звіти, документи, облікові регістри та інша інформація про транзакції/фінансові процеси;

фінансова, бюджетна, статистична, податкова звітність; звіти про виконання паспортів бюджетних програм; матеріали внутрішніх та зовнішніх контрольних заходів; дані, отримані за результатами опитування, експертних перевірок, лабораторних аналізів, контрольних замірів тощо,

зовнішня інформація (публікації в ЗМІ, звернення громадян, народних депутатів України тощо);

інші документи, матеріали та інформація, необхідні для проведення внутрішнього аудиту.

6.5. Відповідальність за достовірність інформації та документації, наданої аудиторській групі, несуть посадові особи об'єкта внутрішнього аудиту, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.

6.6. Аудитори повинні зібрати, проаналізувати, оцінити і документально оформити інформацію в тих обсягах, що будуть достатніми для досягнення цілей/мети аудиторського дослідження, а також отримати таку кількість аудиторських доказів, яка б дала можливість зробити необхідні висновки, при використанні яких буде підготовлено аудиторський звіт.

7. Документування ходу та результатів внутрішнього аудиту

7.1. Документальне оформлення внутрішнього аудиту складається з двох видів документів - робочих та офіційних.

7.2. До робочих документів вноситься інформація, одержана в ході аудиту, та є основою доказової бази для аудиторських висновків та рекомендацій.

При оформленні робочих документів слід дотримуватися таких вимог: на першій сторінці кожного робочого документа вказуються ціль, об'єкт аудиту, період та дата проведення внутрішнього аудиту;

кожному робочому документу дається назва, наприклад: "Аудит основних засобів", "Аудит порядку і проведення інвентаризації";

для прискорення пошуку кожному робочому документу присвоюється порядковий номер (наприклад: "Додаток 1 до Аудиторського звіту") та посилання на пункт програми внутрішнього аудиту;

на кожному робочому документі проставляється прізвище та ініціали працівника Підрозділу ВА, який його підготував.

7.3. Робочі документи включають наступну інформацію щодо об'єкта внутрішнього аудиту:

інформацію про організаційну структуру; необхідні витяги або копії документів;

галузеву інформацію та нормативну документацію, яка регулює діяльність; документацію про вивчення та оцінку систем бухгалтерського обліку; документацію про оцінку системи внутрішнього контролю; аналіз важливих показників та тенденцій у діяльності за досліджуваний період;

документацію, яка відображає час проведення аудиторських процедур та отриманий результат за кожною з них;

список працівників Підрозділу ВА, які виконували аудиторські процедури, та час їх роботи;

висновки, зроблені працівником Підрозділу ВА щодо різних аспектів аудиту.

7.4. Керівник аудиторської групи переглядає, аналізує та узагальнює робочі документи, підготовлені членами групи. Робочі документи накопичуються та зберігаються в матеріалах справи внутрішнього аудиту.

7.5. Офіційним документом є аудиторський звіт. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності об'єкта внутрішнього аудиту залежно від характеру виявлених проблем.

7.6. Аудиторський звіт складається із вступної, аналітичної та підсумкової частин.

7.7. У вступній частині зазначаються такі дані:

напрям внутрішнього аудиту, плановий чи позаплановий внутрішній аудит;

цілі внутрішнього аудиту;

підстава для проведення внутрішнього аудиту із зазначенням реквізитів розпорядчого документа (пункт плану, наказ Міністра);

посади, прізвища, імена і по батькові керівника та членів аудиторської групи, дати їх участі у проведенні внутрішнього аудиту;

резюме - стислий виклад основних висновків та рекомендацій; опис об'єкта внутрішнього аудиту - може стосуватись специфіки відповідних галузей, особливостей організації процесів, відповідного законодавства, правил та інструкцій тощо;

дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту; період, за який проводиться внутрішній аудит.

7.8. В аналітичній частині документуються результати внутрішнього аудиту в розрізі кожного програмного питання із зазначенням використаних методів, прийомів та процедур. Фактично це основна частина аудиторського звіту, у якій викладається доказова база за кожним питанням аудиту та описуються аудиторські кроки, проведені у процесі дослідження.

7.9. Підсумкова частина включає аудиторські висновки, які повинні бути обґрунтованими представленою у звіті доказовою базою та представляти відповідь на проблему, визначену ще до початку проведення аудиту, не повинні переобтяжуватися деталями, представлення яких має міститись у попередній частині звіту.

7.10. Аудиторський висновок може бути: безумовно позитивним, умовно-позитивним, негативним.

7.11. Безумовно позитивний висновок складається, якщо виконано такі умови:

отримано необхідну інформацію та пояснення і вони є достатньою базою для відображення реального стану справ у суб'єкта господарювання;

підтверджено ефективність функціонування системи внутрішнього контролю та/або залежно від теми, цілей та об'єкта внутрішнього аудиту підтверджено:

виконання завдань і досягнення цілей суб'єкта господарювання, визначених у стратегічних та річних планах;

ефективність виконання бюджетних програм;

інших завдань, визначених для суб'єкта господарювання актами законодавства України;

належний стан збереження активів та інформації; належний стан управління державним майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності із врахуванням суттєвості отриманої інформації (даних).

Умовно-позитивний висновок надається у разі, коли виконані наведені у вище умови, проте у зв'язку з неможливістю дослідження окремих фактів керівник/член аудиторської групи не може висловити свою думку щодо вказаних моментів. Водночас такі факти (події) мають обмежений вплив на стан справ у цілому і не впливають на діяльність суб'єкта господарювання в цілому.

Складання умовно-позитивного висновку є наслідком встановлення окремих (поодиноких) фактів, які не дають достатньої впевненості для складання безумовно-позитивного висновку.

7.12. Негативний висновок складається у випадках, коли під час внутрішнього аудиту встановлені суттєві порушення. При цьому, висновок має чітко відображати зміст цих порушень і в ньому наводяться підтвердження, якими керувався керівник/член аудиторської групи під час підготовки негативного висновку.

7.13. Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні:

містити конструктивні пропозиції про удосконалення тих аспектів

діяльності об'єкту внутрішнього аудиту, щодо яких проводився внутрішній аудит;

бути спрямованими на усунення усіх встановлених недоліків, порушень, відхилень та мати на меті удосконалення діяльності суб'єкта господарювання;

базуватись на аудиторських висновках, бути адекватними, чітко формулюватись містити відповідний алгоритм їх застосування.

Рекомендації підписуються керівником аудиторської групи та її членами, і подаються разом із аудиторським звітом.

7.14. Аудиторський звіт складається у одному примірнику, підписується керівником аудиторської групи та її членами.

Членами аудиторської групи можуть складатися довідки з питань, які згідно з програмою аудиту ними досліджувалися, подаються керівнику групи для включення до звіту та за його рішенням можуть додаватися до звіту, як додатки.

7.15. Перевірка проекту аудиторського звіту керівником Підрозділу В А проводиться перед передачею його керівнику об'єкту аудиту.

7.16. Проект аудиторського звіту з рекомендаціями передається керівником аудиторської групи для ознайомлення відповідальним за діяльність у спільно узгоджені строки.

Після ознайомлення проект аудиторського звіту та рекомендації обговорюються аудиторською групою та відповідальними за діяльність у спільно визначену ними дату.

Метою проведення обговорення є досягнення згоди щодо тексту звіту, окремих доказів, висновків, а також рекомендацій, врегулювання спірних аспектів звіту, уникнення у звіті неточностей, помилок та досягнення домовленостей щодо термінів представлення коментарів у випадку наявності розбіжностей між аудиторською групою та об'єктом аудиту.

7.17. На аркуші аудиторського звіту під підписами аудиторської групи навпроти слова "ознайомлений" відповідальним за діяльність ставиться підпис, що засвідчує його ознайомлення із аудиторським звітом, із зазначенням посади, прізвища та ініціалів.

У разі відмови відповідального за діяльність від проставлення підпису навпроти слова "ознайомлений" вчиняється про це відповідний запис.

Реєстрація аудиторського звіту здійснюється працівником Підрозділу ВА у Журналі обліку аудиторських звітів (додаток 5 (v0368732-17F1) ).

7.18. У разі не погодження з висновками аудиторського звіту та рекомендаціями відповідального за діяльність, протягом 15-ти робочих днів (з урахуванням надсилання засобами поштового зв'язку) він надає керівнику аудиторської групи обґрунтовані коментарі за своїм підписом.

7.19. Керівник аудиторської групи розглядає такі коментарі та готує письмовий висновок щодо їх обґрунтованості.

7.20. Якщо в аудиторському звіті міститься істотна помилка або недолік, керівник Підрозділу ВА повинен довести виправлену інформацію до відома всіх осіб, які його одержали.

7.21. У тижневий термін після підписання звіту або направлення висновків на коментарі керівник Підрозділу ВА доповідає Міністру про кінцеві результати аудиту (Міністру надається для розгляду аудиторський звіт разом з доповідною запискою про результати внутрішнього аудиту та проектом відповідного рішення).

7.22. За результатами представлення результатів аудиту Міністром приймається рішення щодо доцільності впровадження аудиторських рекомендацій та вжиття інших заходів, передбачених за результатами аудиту.

Після прийняття відповідного рішення Міністром керівник Підрозділу ВА повинен направити об'єкту аудиту копію аудиторського звіту з рекомендаціями для подальшого використання в роботі та за рішенням Міністра — правоохоронним органам.

8. Моніторинг результатів впровадження рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту

8.1. Керівник Підрозділу ВА забезпечує організацію здійснення моніторингу результатів впровадження аудиторських рекомендацій для того, щоб впевнитися в тому, що відповідальні за діяльність розпочали ефективні дії, спрямовані на їх виконання, або керівництво суб'єкта господарювання взяло на себе ризик невиконання таких рекомендацій.

8.2. Моніторинг результатів впровадження аудиторських рекомендацій здійснюється шляхом:

усного інформування - передбачає регулярне спілкування із відповідальними за впровадження рекомендацій фахівцями об'єкта аудиту, спостереження, аналіз прогресу діяльності, тощо;

документального відстеження - передбачає офіційне листування із відповідальними за впровадження рекомендацій фахівцями, направлення їм періодичних нагадувань, запитів, тощо;

фактичного відстеження - передбачає короткі візити на об'єкт аудиту та прямий зв'язок працівників Підрозділу ВА із об'єктом аудиту для збору доказів щодо заходів із впровадження рекомендацій;

послідуючого аудиту - передбачає проведення досліджень стану впровадження рекомендацій, наданих за результатами попередньо проведених аудитів.

8.3. Працівники Підрозділу ВА щоквартально здійснюють перегляд матеріалів внутрішніх аудитів і у разі відсутності (часткової відсутності) інформації щодо результатів впровадження аудиторських рекомендацій доповідають керівнику Підрозділу ВА.

8.4. Керівник Підрозділу В А визначає які способи (чи їх поєднання) застосовувати для відстеження результатів впровадження аудиторських рекомендацій в кожному окремому випадку враховуючи рівень важливості рекомендацій.

8.5. Якщо за результатами проведеного моніторингу результатів впровадження рекомендацій керівник Підрозділу ВА вважає, що відповідальні посадові особи об'єкта аудиту не проводять заходів, передбачених в рамках реалізації аудиторських рекомендацій, що має наслідком збільшення рівня ризиків, він інформує про це Міністра.

8.6. База даних щодо моніторингу результатів впровадження рекомендацій за результатами завершених внутрішніх аудитів формується за формою, наведеної у додатку 6 (v0368732-17F1) , яка за необхідності може доповнюватися.

9. Звітування про діяльність підрозділу внутрішнього аудиту

9.1. Керівник Підрозділу В А раз на півріччя в терміни, визначені Міністром (але не пізніше 20 січня та 20 липня), у письмовій формі звітує перед ним про результати діяльності Підрозділу В А.

9.2. Звіт про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту повинен включати:

стан виконання плану проведення внутрішніх аудитів та/або причини його невиконання;

інформацію про позапланові внутрішні аудити;

резюме кожного завершеного планового та позапланового внутрішнього аудиту;

суттєві проблемні питання, у тому числі виявлені за результатами виконання аудиторських завдань у попередні періоди, що потребували негайного вжиття заходів, яких вжито не було;

результати впровадження рекомендацій;

обмеження, що виникали під час проведення внутрішнього аудиту;

інформацію про наявність та стан виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

9.3. Результати внутрішнього аудиту не менше одного разу на рік розглядаються на засіданні Колегії або на нараді Міненерговугілля.

9.4. Підрозділ В А в межах повноважень здійснює моніторинг стану виконання прийнятих на засіданні Колегій або на нараді Міненерговугілля рішень із зазначених питань.

9.5. Керівник Підрозділу В А забезпечує своєчасну підготовку звітності про результати діяльності Підрозділу ВА для подання його до Мінфіну за встановленою формою.

10. Надання інформації про результати внутрішнього аудиту та взаємодія підрозділу внутрішнього аудиту з органами державної влади

10.1. У разі надходження звернень від органів державної влади та/або правоохоронних органів Підрозділ ВА за рішенням Міністра надає інформацію про результати внутрішнього аудиту.

10.2. Інформація про результати внутрішнього аудиту надається за зверненням органів державної влади та/або правоохоронних органів з дотриманням установлених вимог законодавства та внутрішніх документів з питань проведення внутрішнього аудиту щодо розголошення інформації з обмеженим доступом та конфіденційної інформації.

У разі відсутності запитуваної інформації про це повідомляються органи державної влади та/або правоохоронні органи.

10.3. У разі надходження звернення від Мінфіну керівник Підрозділу В А забезпечує підготовку інформації про результати внутрішнього аудиту та інших відомостей, що стосуються його проведення, для подання Міністру та направлення до Мінфіну протягом 10 робочих днів з дня надходження такого звернення.

10.4. Взаємодія з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та правоохоронними органами здійснюється Підрозділом ВА в межах його повноважень відповідно до законодавства.

10.5. У разі виявлення під час проведення внутрішнього аудиту ознак шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків та/або які мають ознаки злочину, керівник Підрозділу ВА письмово інформує Міністра про необхідність інформування правоохоронних органів про такі факти або передачі їм матеріалів внутрішнього аудиту.

10.6. За рішенням Міністра керівник Підрозділу ВА забезпечує інформування та/або передачу матеріалів такого аудиту до правоохоронних органів відповідно до законодавства.

10.7. Керівник Підрозділу В А забезпечує організацію відстеження результатів (моніторингу) розгляду переданих до правоохоронних органів матеріалів внутрішніх аудитів на підставі інформації, яку надають правоохоронні органи.

11. Скарги на дії працівників підрозділу внутрішнього аудиту

11.1. Скарги на дії працівників Підрозділу В А, що надходять до Міненерговугілля, розглядаються у встановленому законодавством порядку.

11.2. Якщо за результатами розгляду скарги встановлено факт невідповідності офіційної документації, складеної за результатами внутрішнього аудиту, дійсному стану справ та/або порушення працівником Підрозділу ВА законодавства, в тому числі Стандартів, що вплинуло на об'єктивність висновків, Міністр призначає повторний внутрішній аудит.

11.3. Повторний внутрішній аудит проводиться працівниками Підрозділу ВА, які не брали участі в попередніх внутрішніх аудитах, з тих самих питань.

12. Заходи щодо запобігання корупційним ризикам та дотримання Кодексу етики працівниками Підрозділу В А при проведенні внутрішніх аудитів

2.1. Працівник Підрозділу В А при виконанні службових обов'язків дотримується положень Кодексу етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту, затвердженого наказом Мінфіну від 29.09.2011 № 1217 (z1195-11) , а також вимог антикорупційного законодавства, зокрема:

- утримується від будь-якої діяльності, у якій він має приватні інтереси, що вступають у конфлікт з інтересами Підрозділу ВА чи Міненерговугілля;

- дотримується об'єктивності та неупередженості при виконання службових обов'язків, без формування свого висновку під впливом третіх осіб;

- вживає заходів щодо недопущення виникнення реального, потенційного конфлікту інтересів, тобто суперечності між особистими інтересами працівника та його службовими обов'язками, наявність яких впливає/може вплинути на об'єктивність чи неупередженість прийняття ним рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання службових повноважень;

- уникає стосунків з особами, що перешкоджають незалежності працівника та впливають на його спроможність виконувати службові обов'язки якісно та неупереджено чи негативно впливають на довіру до результатів його роботи;

- не розголошує інформацію, яка стала йому відома під час виконання службових обов'язків;

- при дорученні здійснити дослідження або оцінку на підприємстві, в установі та організації, де працівник працював на керівних посадах або працюють (працювали у періоді, який підлягає дослідженню або оцінці) його близькі особи, він повинен поінформувати про це безпосереднього керівника Підрозділу для прийняття ним рішення щодо врегулювання реального чи потенційного конфлікту інтересів такого Працівника;

- не використовує свої службові повноваження або своє становище та пов'язані з цим можливості з метою одержання неправомірної вигоди для себе чи інших осіб, у тому числі використовувати будь-яке державне чи комунальне майно або кошти в приватних інтересах;

- у разі надходження пропозиції щодо неправомірної вигоди або подарунка, незважаючи на приватні інтереси, зобов'язаний невідкладно вжити заходів відповідно до вимог статті 24 Закону України "Про запобігання корупції".

2.2. Керівник Підрозділу ВА з метою запобігання корупційним проявам та проявам неетичної поведінки серед підлеглих:

- організовує в Підрозділі ВА проведення інформаційно-роз'яснювальної роботи;

- невідкладно реагує на факти неналежної поведінки підлеглих працівників, у тому числі за повідомленнями посадових осіб суб'єктів господарювання, на яких здійснюються дослідження або оцінки та вносить пропозиції керівництву щодо притягнення таких осіб до дисциплінарної відповідальності;

- запобігає виникненню конфлікту інтересів у діяльності підлеглих працівників, а у разі виникнення - протягом двох робочих днів інформує керівництво про необхідність прийняття рішення щодо врегулювання реального чи потенційного конфлікту інтересів у встановленому законодавством порядку.