УКРАЇНА

ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 05.10.2007 № 2769

Про створення експертної комісії з питань діловодства за документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування»

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», з метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання матеріалів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, керуючись ст. ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Створити експертну комісію з питань діловодства за документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування» та затвердити її персональний склад:

Хохлов О.В. - директор Департаменту діловодства Харківської міської ради - голова експертної комісії.

Члени експертної комісії:

Рогов В.С. - заступник директора Департаменту діловодства міської ради;

Алексєєва Т.О- - начальник відділу спецроботи міської ради;

Яковлєва С.Ю. - начальник відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства міської ради;

Чувахлова Л.А- - головний спеціаліст відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства міської ради;

Чернов М.А. - начальник архівного відділу міської ради.

2. 3атвердити Положення про експертну комісію з питань діловодства за документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування» (додається).

3. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

Міський голова М.М. Добкін

«ЗАТВЕРДЖЕНО»

розпорядженням міського голови

від 05.10.2007 р. № 2769

ПОЛОЖЕННЯ

про експертну комісію з питань діловодства за документами, які містять

конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф

обмеженого доступу «Для службового користування»

1. Загальні положення

1.1. Це Положення відповідно до Закону України «Про інформацію», постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», інших нормативно-правових актів з цього питання визначає порядок створення, основні завдання та загальні засади діяльності експертної комісії з питань діловодства за документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування» (надалі - експертна комісія).

1.2. Експертна комісія у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України «Про інформацію», постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», іншими нормативно-правовими актами з цього питання, «Переліком відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування» та цим Положенням.

2. Порядок створення експертної комісії

2.1. Експертна комісія створюється за розпорядженням міського голови.

2.2. Персональний склад експертної комісії затверджується розпорядженням міського голови.

2.3. Комісія розпочинає роботу з моменту підписання розпорядження про її створення.

2.4. До складу експертної комісії включаються кваліфіковані спеціалісти міської ради, які працюють з документами з грифом «Для службового користування», а також спеціалісти відділу спецроботи міської ради.

2.5. Кількісний склад експертної комісії повинен складати не менш, ніж три особи.

2.6. Експертну комісію очолює директор Департаменту діловодства Харківської міської ради.

2.7. Голова комісії в межах своєї компетенції:

- скликає засідання комісії;

- головує на її засіданнях;

- дає доручення членам комісії стосовно підготовки матеріалів на розгляд.

2.8. 3асідання експертної комісії є правомочним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини її членів.

2.9. Рішення експертної комісії приймається більшістю голосів. У разі розподілу голосів вирішальним є голос голови експертної комісії.

2.10. Засідання комісії є закритими. За результатами розгляду на засіданні експертної комісії поданих на експертизу документів, інших матеріальних носіїв інформації експертною комісією приймається рішення, яке оформляється актом.

2.11. Акт підписується головою експертною комісії, присутніми на засіданні членами комісії та затверджується міським головою.

3. Повноваження експертної комісії

3.1. Розробка у разі потреби переліків конкретних видів документів, яким надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування».

3.2. Періодичний перегляд справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом «Для службового користування» з метою можливого зняття цього грифа під час передачі справ із структурних підрозділів виконавчих органів міської ради до архівного відділу міської ради, у процесі зберігання справ в архівному відділі міської ради (як правило не менш як один раз на 5-10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

3.3. Прийняття рішень про переформування документів, формування документів постійного зберігання в окрему справу, надання цій справі окремого заголовка та включення її до номенклатури справ.

3.4. Попередній розгляд документів для прийняття письмового рішення про доцільність ознайомлення представників масової інформації з документами з грифом «Для службового користування» або можливість зняття грифа «Для службового користування», якщо на момент ознайомлення або передавання відомостей, що містяться у документах, вони втратили первісне значення.

3.5. Щорічна перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування» у справах, сформованих відповідно до номенклатури справ у виконавчих органах міської ради.

3.6. Розслідування фактів втрати документів з грифом «Для службового користування» або розголошення відомостей, що містяться в них.

3.7. Термінове доведення до керівників міської ради результатів розслідування фактів втрати документів з грифом «Для службового користування» або розголошення відомостей, що містяться в них.

3.8. Складання актів про втрату справ, документів з грифом «Для службового користування» або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них.

3.9. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків у виконавчих органах міської ради.

3.10. Проведення службових розслідувань у разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків, оформлення актів та доведення їх до відома керівників виконавчих органів міської ради.