Додаток
до рішенням ХІV сесії Харківської міської ради XXIV скликання „Про перейменування Харківського міського архіву” від 25.06.2003
№ -------/03
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ Харківської міської ради
І.Загальні положення.
1.Архівний відділ Харківської міської ради (далі – відділ) є виконавчим органом міської ради, підзвітний і підконтрольний раді, підпорядкований її виконавчому комітету та міському голові, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний державному архіву Харківської області.
2.Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також Положенням про архівний відділ міської ради.
У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства відділ керується наказами Держкомархіву України, державного архіву області.
3.Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету. Граничну чисельність та витрати на утримання відділу затверджує міська рада. Кошторис доходів і видатків на утримання відділу та штатний розпис відділу затверджується міським головою.
4.Відділ є юридичною особою. Має самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку із зображенням державного герба України і своєю назвою „Архівний відділ Харківської міської ради”
5.Діяльність архівного відділу здійснюється на основі перспективних і поточних планів роботи, узгоджених з заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради – керуючим справами виконавчого комітету міської ради.
ІІ. Мета та задачі відділу.
Відділ має таку мету та задачі:
- складає при узгодженні з державним архівом Харківської області плани розвитку архівної справи в місті і забезпечує виконання цих планів; забезпечує схоронність, облік та охорону документів, утворених у процесі діяльності існуючих установ, а також що діяли раніше на території міста .
- приймає на збереження документи від підприємств, установ, організацій і громадян;
- складає при узгодженні з державним архівом Харківської області список підприємств , установ і організацій, документи яких підлягають прийому на збереження в архів;
- контролює роботу архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, умови схоронності документів у них, веде зведений облік документів, що передаються на зберігання в архів, та подає необхідні відомості про них державному архіву Харківської області;
- готує матеріали для проведення державним архівом Харківської області державної реєстрації документів Національного архівного фонду фізичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.
- інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
- приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об’єднань.
- контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
- подає міській раді пропозиції щодо створення трудового архіву для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належить до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації його діяльності.
- інформує міську раду, державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
- готує і передає державному архіву Харківської області у встановлений термін документи і довідковий апарат до них для постійного збереження;
- створює й удосконалює довідковий апарат до документів, що знаходяться на збереженні в архівному відділі;
- інформує зацікавлені підприємства, установи та організації про склад і зміст документів, що зберігаються в архівному відділі, дає можливість ознайомиться з ними користувачам, організує використання архівних документів на виставках і в засобах масової інформації;
- видає за плату фізичним та юридичним особам в установленому порядку архівні довідки, копії і виписки з документів, які знаходяться на збереженні в архівному відділі;
- одержує у встановленому порядку від виконавчих органів Харківської міської ради, інших органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій інформацію, документи й інші матеріали щодо зберігання й упорядкування документів Національного архівного фонду і ведення діловодства, а від місцевих органів державної статистики-безкоштовно статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього задач ;
- обмежує у встановленому порядку доступ до документів Національного архівного фонду , що зберігаються в архівному відділі ;
- перевіряє архівні служби підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності й підпорядкованості ;
- проводить експертизу цінності документів і підготовку документів для включення до складу Національного архівного фонду, виключення документів з нього, внесення до унікальних документальних пам’ятників. Для цього архівний відділ створює експертну комісію, положення та склад експертної комісії затверджує начальник відділу.
- проводить роботи щодо упорядкування документів підприємств, установ і організацій на договірних засадах. Для цього архівний відділ створює госпрозрахункову групу. Положення та склад групи затверджує начальник архівного відділу.
ІІІ.Керівництво відділом.
1.Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою за погодженням з директором державного архіву Харківської області.
Начальник має заступника, який за його поданням, погодженим з директором державного архіву області, призначається на посаду і звільняється з посади міським головою
2. Начальник відділу:
- здійснює керівництво діяльністю архівного відділу;
- несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
- несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на відділ завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни;
- затверджує функціональні обов’язки працівників архівного відділу;
- видає у межах своєї компетенції накази, організовує контроль за їх виконанням;
- розпоряджається коштами архівного відділу в рамках затвердженого кошторису витрат на його утримання;
- призначає на посади і звільняє з посад працівників відділу;
- вирішує у встановленому порядку питання про доступ дослідників до документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі.
ІV. Прикінцеві положення.
1. Припинення діяльності архівного відділу здійснюється за рішенням міської ради, або у встановленому порядку відповідно до вимог діючого законодавства України.
2. Зміни і доповнення в дане Положення вносяться в порядку, установленому для його прийняття.
Заступник міського голови з
питань діяльності виконавчих
органів ради Є.Гриневич