УКРАЇНА

ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 04.03.2010 № 402

Про внесення змін та доповнень до Примірної інструкції з питань діловодства у виконавчих органах міської ради

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 08 грудня 2009 року № 1338 «Про заходи щодо посилення протидії корупції» та розпорядження голови Харківської обласної державної адміністрації від 29 грудня 2009 року № 752 «Про внесення зміни до інструкції з питань діловодства в обласній державній адміністрації», керуючись ст. ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Внести до Примірної інструкції з питань діловодства у виконавчих органах міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови 10 серпня 1998 року № 1643 такі зміни:

доповнити п. 4.4. «Індексація документів» розділу 4. «Складання та оформлення службових документів» новим п. п. 4.4.6 такого змісту:

«4.4.6. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, на документі проставляється позначка «КД».

У зв'язку з цим пункти 4.4.6 - 4.4.8 вважати відповідно пунктами 4.4.7-4.4.9.

2. З метою належного виконання працівниками міської ради, її структурних підрозділів, підпорядкованих комунальних підприємств, установ та організацій Законів України: «Про звернення громадян», «Про засади запобігання та протидії корупції» внести до Примірної інструкції з питань діловодства у виконавчих органах міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови 10 серпня 1998 року № 1643 такі зміни:

доповнити п. 6.2. «Строки виконання документів» розділу 6. «Організація контролю за виконанням документів» новими підпунктами такого змісту:

«6.2.4. Якщо в резолюціях до звернень громадян та юридичних осіб вказано кілька осіб, відповідальних за виконання доручення, спеціалісти відділів Департаменту діловодства та інших підрозділів виконавчих органів міської ради, на які покладено ведення діловодства, забезпечують їх відправку усім виконавцям та здійснюють контроль за виконавцем, вказаним в резолюції першим, або проти прізвища якого зроблена позначка «Збір» або «Відповідальний» щодо строку розгляду і підготовки відповіді автору звернення (вищому органу) на всі поставлені питання або пропозиції для доповіді керівництву.

6.2.5. В тому разі, якщо в дорученні на виконання завдання керівника вказано кілька осіб, відповідальних за його виконання, контроль за строком виконання і підготовки відповіді автору звернення (вищому органу) здійснює виконавець, вказаний у резолюції першим, або той, проти прізвища якого зроблена позначка «Збір» або «Відповідальний».

Він узагальнює надані співвиконавцями матеріали, готує проекти відповідей або надає відповіді на всі викладені у зверненні питання. Для виконання доручення він має право скликати виконавців, залучати до виконання завдань не обумовлених резолюцією керівництва посадових осіб інших галузевих підрозділів, у разі необхідності включення їх інформацій у узагальнений документ, координації дій співвиконавців щодо своєчасного та якісного виконання завдань, а у разі необхідності скликати наради для виконання спільного завдання.

За результатами виконання завдання або доручення відповіді на звернення, інформації, узагальнюючі документи, звіти тощо підписуються відповідальним виконавцем, якщо інше не обумовлено письмовою вказівкою особи, яка доручила виконання завдання.

Співвиконавці не пізніше, як за 5 днів до закінчення строку надають відповідальному виконавцю інформацію.

Якщо встановлений строк виконання завдань менше 5 днів, співвиконавці зобов'язані надати відповідальному виконавцю необхідну для виконання завдань інформацію не пізніше, як за 2 дні до закінчення встановленого строку.

Усі проекти відповідей на звернення за підписом міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради або заступників міського голови, службові записки, пропозиції для інформування міського голови, секретаря міської ради надаються на ознайомлення відповідальним виконавцем.

Відповідальний виконавець забезпечує подання проекту загального документу на підпис міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику та заступникам міського голови не пізніше, як за 3 дні до закінчення строку виконання завдання.

6.2.6. В тому разі коли окремий співвиконавець порушив зазначені у п. п. 6.2.5. строки надання інформації відповідальному виконавцю, на нього покладається подальше виконання спільного завдання та підготовка узагальненого документу.

З цією метою відповідальний виконавець звертається з доповідною запискою до керівника, який надав перше доручення, для покладення обов'язків по узагальненню документа на співвиконавця».

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Новака О.М.

Міський голова М.М. Добкін