РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 24.04.2013 № 37

Про забезпечення роботи Єдиного центру звернень з питань житлово-комунального та шляхового господарства

З метою забезпечення роботи Єдиного центру звернень з питань житлово-комунального та шляхового господарства відповідно до вимог розпорядження міського голови від 19.02.2013 №14 «Про організацію роботи Єдиного центру звернень з питань житлово-комунального та шляхового господарства», керуючись ст.ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Положення про Єдиний центр звернень з питань житлово-комунального та шляхового господарства (додаток 1).

2. Затвердити Положення про відділ по забезпеченню роботи Єдиного центру звернень з питань житлово-комунального та шляхового господарства Департаменту діловодства Харківської міської ради (додаток 2).

3. Департаменту діловодства Харківської міської ради (Хохлов О.В.) підготувати відповідні зміни до Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах і Порядку з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб у Харківській міській раді та її виконавчих органах з метою приведення їх у відповідність до Положення про Єдиний центр звернень з питань житлово-комунального та шляхового господарства.

4. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Тимчук А.Л.

Міський голова Г.А. Кернес

Додаток 1

до розпорядження міського голови від 24.04.2013 № 37

Положення

про Єдиний центр звернень з питань

житлово-комунального та шляхового господарства

1. Загальні положення

1.1. Положення про Єдиний центр звернень з питань житлово-комунального та шляхового господарства (далі - Єдиний центр) встановлює основні засади організації діяльності Єдиного центру, визначає його компетенцію, регламентує порядок діяльності учасників Єдиного центру в процесі розгляду звернень громадян та юридичних осіб з питань житлово-комунального та шляхового господарства (далі - звернення) в межах Єдиного центру, порядок їх взаємодії з суб'єктами звернень, організацію документообігу та порядок здійснення контролю за розглядом звернень.

1.2. Порядок взаємодії, що встановлюється цим Положенням, є обов'язковим до виконання для всіх учасників Єдиного центру.

1.3. У разі, якщо чинним законодавством передбачено інший порядок розгляду звернень, ніж той, що визначено цим Положенням, застосовуються норми чинного законодавства.

1.4. Метою створення Єдиного центру є забезпечення якісного та оперативного розгляду звернень, максимального спрощення організації та технологій їх виконання, відкритості і прозорості умов при розгляді звернень.

1.5. Єдиний центр забезпечує централізований облік та розгляд звернень, що адресовані міській раді, виконавчому комітету міської ради, а також міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови (далі - керівники), а також директорам Департаменту житлового господарства, Департаменту комунального господарства і Департаменту будівництва та шляхового господарства (далі - Департаменти), головам адміністрацій районів Харківської міської ради (далі - адміністрації районів).

2. Принципи роботи Єдиного центру

2.1. Загальні принципи роботи Єдиного центру:

2.1.1 доступність звернень;

2.1.2 направленість на захист інтересів суб'єкта звернення;

2.1.3 організаційна єдність;

2.1.4 відкритість та прозорість;

2.1.5 зрозумілість процесу;

2.1.6 якість та оперативність у вирішенні питань;

2.2. Принципи співпраці учасників Єдиного центру:

2.2.1 суворе дотримання законодавчих та інших нормативно-правових актів, що регулюють порядок розгляду звернень;

2.2.2 вжиття заходів щодо функціонування Єдиного центру за принципом «єдиного вікна»;

2.2.3. забезпечення рівності прав суб'єктів звернень;

2.2.4. дотримання принципу організаційної єдності;

2.2.5. інформування всіх учасників Єдиного центру про зміни, які відбулися в законодавчих та інших нормативно-правових актах щодо процедур розгляду звернень;

2.2.6. оперативне реагування та усунення виявлених недоліків, які можуть стати причиною порушення при розгляді звернень, погіршувати якість їх розгляду;

2.2.7. сприяння налагодженню прозорих стосунків у співпраці учасників Єдиного центру та суб'єктів звернень.

3. Організаційне забезпечення роботи Єдиного центру

3.1. Координацію діяльності Єдиного центру по взаємодії з виконавчими органами міської ради здійснює перший заступник міського голови.

3.2. Координацію діяльності Єдиного центру з організаційних питань здійснює заступник міського голови - керуючий справами виконавчого комітету міської ради.

3.3. Забезпечення діяльності Єдиного центру покладається на відділ по забезпеченню роботи Єдиного центру звернень з питань житлово-комунального та шляхового господарства (далі - Відділ) Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі - Департамент).

3.4. Єдиний центр очолює керівник, який за посадою є заступником директора департаменту - начальником відділу (далі - керівник Єдиного центру).

3.5. Графік роботи Єдиного центру затверджується керівником Єдиного центру за погодженням з першим заступником міського голови.

3.6. Прийом звернень, їх розгляд та надання відповідей на звернення здійснюється виключно Єдиним центром.

Надання відповідей за підписами директорів Департаментів, голів адміністрацій районів на звернення з питань ремонту та експлуатації об'єктів житлово-комунального та шляхового господарства забороняється.

3.7. Інформація щодо роботи Єдиного центру розміщується в інформаційних терміналах у приміщенні Єдиного центра, на офіційному сайті Харківської міської ради, міського голови та виконавчого комітету.

3.8. Єдиний центр використовує в роботі бланки та штамп зі своїм найменуванням.

4. Вимоги щодо розміщення інформації в Єдиному центрі

4.1. В Єдиному центрі розміщується та є загальнодоступною інформація про:

- режим роботи Єдиного центру;

- перелік питань, звернення з яких приймаються та розглядаються в Єдиному центрі;

- адресу Єдиного центру;

- номери довідкових телефонів Єдиного центру;

- факс, електронний зворотній зв'язок з Єдиним центром.

4.2. Формуляри (бланки), необхідні для оформлення звернень, розміщуються на стендах-накопичувачах.

4.3. Єдиний центр забезпечує надання інформації на офіційний веб-сайт Харківської міської ради, міського голови, виконавчого комітету

Інформація повинна бути актуальною, повною, а також зручною для пошуку.

4.4. В Єдиному центрі забезпечується доступ до подання звернень особам з обмеженими можливостями.

5. Основні завдання та функції Єдиного центру

5.1. Основними завданнями Єдиного центру є:

5.1.1 забезпечення централізованого обліку, опрацювання та здійснення контролю за проходженням і своєчасним та повним вирішенням обґрунтованих звернень, що адресовані міській раді, її виконавчому комітету та керівникам, Єдиному центру, а також директорам Департаментів і головам адміністрацій районів;

5.1.2 забезпечення виконання вимог законодавства стосовно розгляду звернень, що адресовані міській раді, її виконавчому комітету та керівникам, а також директорам Департаментів, головам адміністрацій районів;

5.2. Функціями Єдиного центру є:

5.2.1 здійснення прийому громадян та представників юридичних осіб з метою прийому від них звернень, надання консультаційної і роз'яснювальної інформації;

5.2.2 прийом, реєстрація звернень та направлення їх для розгляду та отримання необхідної інформації до відповідних виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ та Організацій відповідно до їх компетенції;

5.2.3 підготовка відповідей за підсумками розгляду звернень на підставі наданої виконавчими органами міської ради інформації;

5.2.4 здійснення контролю за своєчасним і повним виконанням доручень керівників виконавчими органами міської ради, комунальними підприємствами, установами, організаціями, наданих за зверненнями;

5.2.5 ведення реєстрів питань громадян та юридичних осіб, викладених у зверненнях, стосовно включення їх до титульних списків або планування виконання робіт у майбутньому;

5.2.6 взаємодія при виконанні покладених на нього функцій з органами виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, департаментами, адміністраціями районів та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

6. Порядок розгляду звернень у Єдиному центрі

6.1. Прийом звернень у Єдиному центрі

6.1.1. Прийом звернень у Єдиному центрі здійснюють спеціалісти Відділу згідно з повноваженнями, визначеними положеннями про сектори та посадовими інструкціями.

6.1.2. Під час прийому звернень спеціалістами Відділу проводиться попередній розгляд та первинна обробка звернень, під час яких з'ясовується наявність додатків, фотоматеріалів.

6.1.3. Якщо в зверненнях громадян та юридичних осіб до інших виконавчих органів є питання, що стосуються житлово-комунального та шляхового господарства, то копії таких звернень направляються до Єдиного центру для розгляду із супровідним листом та копією відповіді заявнику про те, що питання житлово-комунального та шляхового господарства, викладені у зверненні, відповідно до компетенції будуть розглянуті Єдиним центром.

6.1.4. Звернення громадян та юридичних осіб з інших питань, що адресовані директорам Департаментів, головам адміністрацій районів, приймаються та реєструються безпосередньо в зазначених виконавчих органах міської ради.

6.2. Реєстрація звернень в Єдиному центрі

6.2.1. Реєстрацію звернень, що надійшли до Єдиного центру, здійснюють спеціалісти Відділу в автоматизованій системі документообігу «Док.Проф.2.0».

6.2.2. Під час реєстрації звернення виконується запит на формування анотації на звернення, метою якого є перевірка звернення на повторність, стан опрацювання зазначеного питання, перевірка надходження аналогічних звернень від заявника до інших баз.

Анотація роздруковується на аркуші формату А5 та додається до оригіналу звернення для сканування.

6.3. Передача звернень з Єдиного центру на розгляд керівникам

6.3.1. Звернення, які зареєстровані в Єдиному центрі, щоденно до 10.00 та 14.00 годин готуються на розгляд міського голови, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради та передаються спеціалістами Відділу до відділів з питань звернень громадян та юридичних осіб Департаменту для подальшого направлення до Служби помічників міської ради.

6.3.2. Звернення, що надійшли з центральних органів законодавчої та виконавчої влади, з встановленими строками контролю протягом години реєструються та передаються помічникам відповідних керівників.

6.3.3. Звернення передаються на розгляд:

6.3.3.1 міському голові - які надійшли на адресу міського голови, міської ради, виконавчого комітету міської ради, а також з центральних органів законодавчої та виконавчої влади, правоохоронних, судових та контролюючих органів;

6.3.3.2. першому заступнику міського голови - які надійшли на адресу першого заступника міського голови, а також звернення, направлені на розгляд за дорученням міського голови;

6.3.3.3. заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради - які надійшли на адресу заступника міського голови -керуючого справами виконавчого комітету міської ради, повторні звернення, а також звернення, що надійшли на електронну адресу міської ради;

6.3.3.4. керівнику Єдиного центру - які надійшли на адресу Єдиного центру, Департаментів, адміністрацій районів.

6.3.4. Відповідальним виконавцем за розгляд звернень є керівник Єдиного центру.

6.3.5. Усі співвиконавці за зверненнями для підготовки узагальненої відповіді надають інформацію до Єдиного центру на ім'я керівника Єдиного центру.

6.3.6. У разі, якщо звернення адресоване безпосередньо до Єдиного центру, керівник Єдиного центру за отриманням необхідної інформації звертається до відповідних виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій (далі - виконавці).

При надходженні інформації від виконавців керівник Єдиного центру надає відповідь автору звернення.

6.3.7. У резолюціях надаються доручення керівнику Єдиного центру надати відповідь за його підписом, якщо інше не обумовлено письмовою вказівкою керівника, який надав доручення.

6.3.8. У разі, якщо в зверненнях викладеш питання, віднесені до компетенції інших виконавчих органів міської ради, в резолюції для розгляду зазначених питань призначаються співвиконавцями профільні виконавчі органи.

6.3.9. Звернення передаються на розгляд керівникам спеціалістами Служби помічників міської ради не пізніше наступного дня після отримання в Єдиному центрі.

6.4. Передача звернень на виконання

6.4.1. Після розгляду керівниками звернення передаються до Єдиного центру протягом того ж дня, але не пізніш наступного робочого дня у разі їх отримання після 17.00.

6.4.2. Спеціалісти Відділу встановлюють контрольні терміни розгляду звернень відповідно до норм чинного законодавства, вимог Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах, Порядку з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб у Харківській міській раді та її виконавчих органах та вносять на бланки резолюцій керівників.

6.4.3. Спеціалісти Відділу вносять резолюції та контрольні терміни у реєстраційно-контрольні картки на звернення, сканують резолюції, в яких викладені доручення стосовно звернень, копіюють матеріали та направляють їх до виконавців для розгляду відповідно до наданих доручень.

6.4.4. Оригінали звернень передаються керівнику Єдиного центру для наступної роботи, координації дій з виконавцями, підготовки проектів відповідей на звернення.

6.5. Розгляд звернень виконавцями

6.5.1. Виконавці отримують кореспонденцію в Єдиному центрі, здійснюють розгляд звернень у встановлений термін, складають акти обстеження об'єктів, фотографують їх та надають інформацію до Єдиного центру на ім'я керівника Єдиного центру.

6.5.2. У разі, якщо виконавці не можуть надати повну інформацію для підготовки відповіді на звернення у встановлений термін, за 2 дні до закінчення терміну розгляду звернення до Єдиного центру направляється письмове звернення на ім'я керівника Єдиного центру з проханням продовження терміну розгляду звернення з відповідним обґрунтуванням та визначенням дати надання інформації.

У разі надходження від виконавців пропозицій щодо продовження терміну розгляду звернень керівником Єдиного центру надається проміжна відповідь заявнику.

6.5.3. Виконавці перевіряють наявність запланованих робіт щодо конкретного об'єкту, виду робіт за кожним зверненням в електронному реєстрі запланованих робіт, після чого готують конкретну інформацію про включення робіт у проект титульного списку або обгрунтовану відмову у вирішення питання.

6.5.4. Інформація від виконавців повинна бути повною, відповідати на всі поставлені у зверненні питання.

6.6. Підготовка відповідей заявникам

6.6.1. Інформація, що надходить від виконавців, приймається, реєструються та сканується в Єдиному центрі.

6.6.2. Після отримання інформації від виконавців спеціалісти Відділу перевіряють наявність інформації на всі питання, що викладені у зверненні, повноту виконання доручень керівників та готують проект відповіді на звернення.

6.6.3. Під час підготовки відповіді на звернення за відповідними формами формуються пропозиції щодо включення до реєстру запланованих робіт на поточний та наступні роки, про що інформується заявник.

6.6.4. У разі, якщо виконання робіт, зазначених у зверненні, було заплановано на поточний або наступний роки за попередніми зверненнями, з метою зменшення документообігу, зменшення відволікання спеціалістів виконавчих органів на повторний розгляд питань, керівником Єдиного центру надається узгоджена відповідь.

6.7. Перевірка якості наданої виконавцями інформації

6.7.1. Якщо надана виконавцями інформація потребує перевірки якості виконання наданого доручення, суперечить висновкам, які надавались за попередніми зверненнями громадян та юридичних осіб, керівником Єдиного центру на ім'я міського голови направляється службова записка про необхідність проведення Департаментом контролю перевірки матеріалів за зверненням з відповідним обґрунтуванням такої перевірки.

У разі, якщо інформація за зверненнями направляється на перевірку до Департаменту контролю, керівником Єдиного центру надається заявникам проміжна відповідь про продовження терміну розгляду звернення.

6.7.2. Термін контролю за зверненнями, інформація на які направляється на перевірку до Департаменту контролю, продовжується спеціалістами Відділу.

6.7.3. Якщо надана виконавцями інформація не відповідає на всі поставлені у зверненні питання або доручення керівників виконано не в повному обсязі, керівник Єдиного центру повертає її на доопрацювання із супровідним листом з наданням зауважень та визначенням терміну надання повної інформації.

6.7.4. Матеріали перевірки Департаменту контролю щодо інформації про розгляд звернень направляються до Єдиного центру для врахування при підготовці відповіді.

6.7.5. Відповіді на звернення візуються керівником Єдиного центру та передаються до Служби помічників міської ради на підпис міському голові, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради відповідно до вимог чинного законодавства або якщо були надані доручення підготувати відповіді за їх підписом.

6.7.6. Відповіді надаються за підписом керівника Єдиного центру, якщо інше не обумовлено письмовою вказівкою керівників, якими надано доручення.

6.8. Реєстрація та відправка відповідей на звернення

6.8.1. Підписані відповіді на звернення передаються Службою помічників міської ради до Єдиного центру для реєстрації та сканування в автоматизованій системі документообігу.

6.8.2. Під час реєстрації остаточної відповіді на звернення доручення керівників за даним зверненням знімається з контролю.

6.8.3. Спеціалісти Відділу направляють відповіді на звернення заявникам засобами поштового зв'язку, а також видають заявнику особисто або на адресу електронної пошти (якщо заявник вимагає надання відповіді у такій спосіб).

6.8.4. Спеціалісти Відділу забезпечують формування реєстрів за наданими (зареєстрованими) відповідями.

6.9. Робота з реєстрами звернень

6.9.1. Доступ до відповідних реєстрів мають виконавці в адміністраціях районів, які формують проекти титульних списків, Департаменти і комунальні підприємства, установи та організації.

6.9.2. Щорічно після затвердження титульних списків або внесення змін до них Департаменти надають інформацію для заповнення реєстру запланованих робіт на поточний рік.

6.9.3. Не допускається внесення змін у титульні списки на об'єктах, за якими заявникам керівниками гарантовано виконання робіт.

6.10. Консультаційна робота Єдиного центру

Консультаційна робота Єдиного центру полягає в такому:

6.10.1 надання консультацій громадянам з питань оформлення, проходження та термінів розгляду звернень з питань, що стосуються житлового, комунального та шляхового господарства;

6.10.2 надання консультацій громадянам щодо компетенції органів, які мають розглядати звернення з питань, що не віднесені до повноважень Єдиного центру;

6.10.3 ознайомлення громадян на вимогу з результатами розгляду звернень, що знаходяться на зберіганні в Єдиному центрі, надання копій документів у встановленому порядку.

Заступник міського голови –

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради А.Л. Тимчук

Директор

Юридичного департаменту В.В. Коваленко

Директор

Департаменту діловодства О.В. Хохлов

Додаток 2

до розпорядження міського голови від 24.04.2013 № 37

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ по забезпеченню роботи Єдиного центру звернень

з питань житлово-комунального та шляхового господарства

Департаменту діловодства Харківської міської ради

І. Загальні положення

1.1. Відділ по забезпеченню роботи Єдиного центру звернень з питань житлово-комунального та шляхового господарства Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі - Відділ) є структурним підрозділом Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі - Департамент).

1.2. Відділ підпорядкований директору Департаменту.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами директора Департаменту, Положенням про Департамент, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. На посаду начальника, його заступників та працівників Відділу призначаються особи, що мають вишу освіту і необхідний стаж роботи за фахом. Усі працівники Відділу приймаються на посади і звільняються з посад міським головою.

1.5. Департамент створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх окремим приміщенням, меблями, транспортом для виконання службових обов'язків, телефонним зв'язком, сучасними засобами оргтехніки, законодавчими й іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з питань діловодства.

2. Мета та завдання Відділу

2.1. Метою та основними завданнями Відділу є забезпечення роботи Єдиного центру звернень з питань житлово-комунального та шляхового господарства (далі - Єдиний центр).

2.2. Завданнями Відділу є:

2.2.1 забезпечення централізованого обліку звернень громадян та юридичних осіб з питань житлово-комунального та шляхового господарства (далі - звернень), адресованих міській раді, виконавчому комітету міської ради, а також міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови (далі - керівники), а також адресованих керівнику Єдиного центру, директорам Департаментів житлового господарства, комунального господарства, будівництва та шляхового господарства (далі - Департаменти), головам адміністрацій районів Харківської міської ради (далі - адміністрації районів), які направлені ними до Єдиного центру;

2.2.2 забезпечення виконання вимог законодавства стосовно розгляду звернень, що адресовані міській раді, її виконавчому комітету та керівникам, а також директорам Департаментів, головам адміністрацій районів;

2.2.3 здійснення прийому громадян та представників юридичних осіб з метою прийому від них звернень, надання консультаційної і роз'яснювальної інформації;

2.2.4 прийом, реєстрація звернень та направлення їх для розгляду та отримання необхідної інформації до відповідних виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ та організацій відповідно до їх компетенції;

2.2.5 підготовка відповідей за підсумками розгляду звернень на підставі наданої виконавчими органами міської ради інформації;

2.2.6 здійснення контролю за своєчасним і повним виконанням доручень керівників виконавчими органами міської ради, комунальними підприємствами, установами, організаціями, наданих за зверненнями;

2.2.7 ведення реєстрів питань громадян та юридичних осіб, викладених у зверненнях, стосовно включення їх до титульних списків або планування виконання робіт у майбутньому;

2.2.8 взаємодія при виконанні покладених на нього функцій з органами виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, департаментами, адміністраціями районів та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

3. Функції Відділу відповідно до завдань та повноважень

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.1 опрацьовує звернення та направляє їх для розгляду та отримання необхідної інформації до відповідних виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ та організацій відповідно до наданих доручень керівників;

3.1.2 при надходженні письмових звернень готує на кожне звернення детальну анотацію щодо попередніх звернень з цього питання, зареєстрованих в усіх базах, створених в міській раді;

3.1.3 за підсумками наданої виконавцями інформації готує проекти відповідей на звернення за підписом відповідних керівників;

3.1.4 веде реєстр питань, викладених у зверненнях, запропонованих для включення до титульних списків, та реєстр з питань житлово-комунального та шляхового господарства, виконання яких плануватимуться у майбутньому;

3.1.5 надає роз'яснення та консультаційну допомогу громадянам та юридичним особам з питань розгляду їх звернень;

3.1.6 залучає контрольно-аналітичний відділ Департаменту для здійснення контролю за своєчасним та якісним виконанням ремонтних робіт на об'єктах житлово-комунального та шляхового господарства за зверненнями;

3.1.7 ініціює залучення Департаменту контролю Харківської міської ради у разі, якщо надана виконавцями інформація потребує здійснення перевірки якості виконання наданого доручення або суперечить висновкам, які надавались за попередніми зверненнями;

3.1.8 аналізує та узагальнює проблеми, що порушені громадянами та юридичними особами у письмових зверненнях, вносить пропозиції стосовно їх вирішення;

3.1.9 вносить пропозиції щодо звітування перед міським головою, виконавчим комітетом міської ради керівників виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ та організацій з питань своєчасного та якісного виконання доручень керівників за зверненнями;

3.1.10. вносить пропозиції керівництву Департаменту щодо покращення роботи з питань розгляду звернень, усунення причин, що породжують обгрунтовані скарги;

3.1.11 бере участь у засіданнях виконавчого комітету, апаратних нарадах, семінарах та інших заходах, що проводяться виконавчими органами міської ради з питань житлово-комунального та шляхового господарства;

3.1.12 готує проекти рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови про стан роботи зі зверненнями;

3.1.13 готує для засобів масової інформації матеріали щодо інформування територіальної громади міста про результати розгляду звернень;

3.1.14 забезпечує захист персональних даних фізичних осіб під час їх обробки відповідно до чинного законодавства України.

3.2. Відділ має право:

3.2.1 одержувати в установленому порядку від виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій та посадових осіб документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

3.2.2 використовувати системи зв'язку і комунікації міської ради;

3.2.3 організовувати проведення нарад, семінарів, конференцій, навчань з питань, що належать до його компетенції;

3.2.4 залучати фахівців, вчених, експертів для вирішення завдань, що належать до компетенції Відділу;

3.2.5 здійснювати за дорученням керівників або з власної ініціативи перевірку окремих звернень з виїздом на місце.

4. Структура Відділу

4.1. До структури Відділу входять сектори, положення про які затверджується заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

4.2. Працівники Відділу діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються заступником міського голови -керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

5. Керівництво Відділом

5.1. Відділ очолює заступник директора департаменту – начальник відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою за поданням директора Департаменту, погодженого заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

5.2. Заступник директора департаменту - начальник відділу за посадою є керівником Єдиного центру.

5.3. Заступник директора департаменту - начальник відділу:

5.3.1 здійснює керівництво діяльністю Відділу;

5.3.2 організовує роботу Відділу, забезпечує виконання покладених на Відділ завдань;

5.3.3 розподіляє обов'язки між секторами та спеціалістами Відділу;

5.3.4 підписує листи на бланках Єдиного центру;

5.3.5 несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію своїх повноважень, дотримання трудової дисципліни;

5.3.6 забезпечує в межах своєї компетенції виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, наказів та доручень директора Департаменту;

5.3.7 інформує директора Департаменту про виконання його доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу;

5.3.8 здійснює інші повноваження за дорученням директора Департаменту.

6. Заключні положення

6.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється у встановленому порядку відповідно до вимог чинного законодавства України.

6.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

Заступник міського голови –

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради А.Л. Тимчук

О.В. Хохлов

РАСПОРЯЖЕНИЕ

От 24.04.2013 № 37

Об обеспечении работы Единого центра обращений по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства

С целью обеспечения работы Единого центра обращений по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства в соответствии с требованиями распоряжения городского головы от 19.02.2013 № 14 «Об организации работы Единого центра обращений по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства», руководствуясь ст.ст. 42, 59 Закона Украины «О местном самоуправлении в Украине»:

1. Утвердить Положение о Едином центре обращений по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства (приложение 1).

2. Утвердить Положение об отделе по обеспечению работы Единого центра обращений по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства Департамента делопроизводства Харьковского городского совета (приложение 2).

3. Департаменту делопроизводства Харьковского городского совета (Хохлов А.В.) подготовить соответствующие изменения в Инструкцию по делопроизводству в Харьковском городском совете и его исполнительных органах и Порядок по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в Харьковском городском совете и его исполнительных органах с целью приведения их в соответствии с Положением о Едином центре обращений по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства.

4. Контроль за выполнением этого распоряжения возложить на заместителя городского головы - управляющего делами исполнительного комитета городского совета Тимчук А.Л.

Городской голова Г.А. Кернес

Приложение 1

к распоряжению городского головы от 24.04.2013 № 37

ПОЛОЖЕНИЕ

о Едином центре обращений по вопросам

жилищно-коммунального и дорожного хозяйства

I. Общие положения

1.1. Положение о Едином центре обращений по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства (далее - Единый центр) устанавливает основные принципы организации деятельности Единого центра, определяет его компетенцию, регламентирует порядок деятельности участников Единого центра в процессе рассмотрения обращений граждан и юридических лиц по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства (далее - обращения) в компетенции Единого центра, порядок их взаимодействия с субъектами обращений, организацию документооборота и порядок осуществления контроля за рассмотрением обращений.

1.2. Порядок взаимодействия, устанавленный настоящим Положением, является обязательным к исполнению для всех участников Единого центра.

1.3. В случае, если действующим законодательством предусмотрен другой порядок рассмотрения обращений, чем тот, который определен настоящим Положением, применяются нормы действующего законодательства.

1.4. Целью создания Единого центра является обеспечение качественного и оперативного рассмотрения обращений, максимального упрощения организации и технологий их выполнения, открытости и прозрачности условий при рассмотрении обращений.

1.5. Единый центр обеспечивает централизованный учет и рассмотрение обращений, адресованных городскому совету, исполнительному комитету городского совета, а также городскому голове, секретарю городского совета, первому заместителю городского головы, заместителю городского головы - управляющему делами исполнительного комитета городского совета, заместителям городского головы (далее -руководство), а также директорам Департамента жилищного хозяйства, Департамента коммунального хозяйства и Департамента строительства и дорожного хозяйства (далее - Департаменты), председателям администраций районов Харьковского городского совета (далее - администрации районов).

2. Принципы работы Единого центра

2.1. Общие принципы работы Единого центра:

2.1.1 доступность обращений;

2.1.2 направленность на защиту интересов субъекта обращения;

2.1.3 организационное единство;

2.1.4 открытость и прозрачность;

2.1.5 понятность процесса;

2.1.6 качество и оперативность в решении вопросов;

2.2. Принципы сотрудничества участников Единого центра:

2.2.1 строгое соблюдение законодательных и других нормативно-правовых актов, регулирующих порядок рассмотрения обращений;

2.2.2 принятие мер по функционированию Единого центра по принципу «единого окна»;

2.2.3 обеспечение равенства прав субъектов обращений;

2.2.4 соблюдение принципа организационного единства;

2.2.5 информирование всех участников Единого центра об изменениях, которые произошли в законодательных и других нормативно-правовых актах о процедурах рассмотрения обращений;

2.2.6 оперативное реагирование и устранение выявленных недостатков, которые могут стать причиной нарушения при рассмотрении обращений, ухудшать качество их рассмотрения;

2.2.7 содействие в налаживании прозрачных отношений сотрудничества участников Единого центра и субъектов обращений.

3. Организационное обеспечение работы Единого центра

3.1. Координацию деятельности Единого центра по взаимодействию с исполнительными органами городского совета осуществляет первый заместитель городского головы.

3.2. Координацию деятельности Единого центра по организационным вопросам осуществляет заместитель городского головы - управляющий делами исполнительного комитета городского совета.

3.3. Обеспечение деятельности Единого центра возлагается на отдел по обеспечению работы Единого центра обращений по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства (далее - Отдел) Департамента делопроизводства Харьковского городского совета (далее - Департамент).

3.4. Единый центр возглавляет руководитель, который по должности является заместителем директора департамента - начальником отдела (далее - руководитель Единого центра).

3.5. График работы Единого центра утверждается руководителем Единого центра по согласованию с первым заместителем городского головы.

3.6. Прием обращений, их рассмотрение и предоставление ответов на обращения осуществляется исключительно Единым центром.

Предоставление ответов за подписями директоров департаментов, председателей администраций районов на обращения по вопросам ремонта и эксплуатации объектов жилищно-коммунального и дорожного хозяйства запрещается.

3.7. Информация о работе Единого центра размещается в информационных терминалах в помещении Единого центра, на официальном сайте Харьковского городского совета, городского головы и исполнительного комитета.

3.8. Единый центр использует в работе бланки и штамп со своим наименованием.

4. Требования по размещению информации в Едином центре

4.1. В Едином центре размещается и является общедоступной информация о:

- режим работы Единого центра;

- перечень вопросов, обращения по которым принимаются и рассматриваются в Едином центре;

- адрес Единого центра;

- номера справочных телефонов Единого центра;

- факс, электронная обратная связь с Единым центром.

4.2. Формуляры (бланки), необходимые для оформления обращений, размещаются на стендах-накопителях.

4.3. Единый центр обеспечивает предоставление информации на официальный сайт Харьковского городского совета, городского головы, исполнительного комитета.

Информация должна быть актуальной, полной, а также удобной для поиска.

4.4. В Едином центре обеспечивается доступ к предоставлению обращений лицам с ограниченными возможностями.

5. Основные задачи и функции Единого центра

5.1. Основными задачами Единого центра является:

5.1.1 обеспечение централизованного учета, обработки и контроля за прохождением и своевременным и полным решением обоснованных обращений, адресованных городскому совету, его исполнительному комитету и руководителям, Единому центру, а также директорам Департаментов и председателям администраций районов;

5.1.2 обеспечение выполнения требований законодательства относительно рассмотрения обращений, адресованных городскому совету, его исполнительному комитету и руководителям, а также директорам Департаментов, председателям администраций районов;

5.2. Функциями Единого центра является:

5.2.1 осуществление приема граждан и представителей юридических лиц с целью приема от них обращений, предоставление консультационной и разъяснительной информации;

5.2.2 прием, регистрация обращений и направление их для рассмотрения и получения необходимой информации в соответствующие исполнительные органы городского совета, коммунальные предприятия, учреждения и организация в соответствии с их компетенцией;

5.2.3 подготовка ответов по итогам рассмотрения обращений на основании предоставленной исполнительными органами городского совета информации;

5.2.4 осуществление контроля за своевременным и полным выполнением поручений руководителей исполнительными органами городского совета, коммунальными предприятиями, учреждениями, организациями, данных по обращениям;

5.2.5 ведение реестров вопросов граждан и юридических лиц, изложенных в обращениях, о включении их в титульные списки или планировании выполнения работ в будущем;

5.2.6 взаимодействие при выполнении возложенных на него функций с органами исполнительной власти, депутатами, постоянными комиссиями, временными контрольными комиссиями и другими органами, образованными городским советом, департаментами, администрациями районов и другими исполнительными органами Харьковского городского совета, предприятиями, учреждениями, организациями, объединениями граждан.

6. Порядок рассмотрения обращений в Едином центре

6.1. Прием обращений в Едином центре

6.1.1. Прием обращений в Едином центре осуществляют специалисты Отдела согласно полномочиям, определенным положениями о секторах и должностными инструкциями.

6.1.2. При приеме обращений специалистами Отдела проводится предварительное рассмотрение и первичная обработка обращений, во время которых выясняется наличие приложений, фотоматериалов.

6.1.3. Если в обращениях граждан и юридических лиц в другие исполнительные органы есть вопросы, касающиеся жилищно-коммунального и дорожного хозяйства, то копии таких обращений направляются в Единый центр для рассмотрения с сопроводительным письмом и копией ответа заявителю о том, что вопросы жилищно-коммунального и дорожного хозяйства, изложенные в обращении, в соответствии с компетенцией будут рассмотрены Единым центром.

6.1.4. Обращения граждан и юридических лиц по другим вопросам, адресованные директорам Департаментов, председателям администраций районов, принимаются и регистрируются непосредственно в указанных исполнительных органах городского совета.

6.2. Регистрация обращений в Едином центре

6.2.1. Регистрацию обращений, поступивших в Единый центр, осуществляют специалисты Отдела в автоматизированной системе документооборота «Док. Проф. 2.0».

6.2.2. При регистрации обращения выполняется запрос на формирование аннотации на обращение, целью которого является проверка обращения на повторность, состояние обработки указанного вопроса, проверка поступления аналогичных обращений от заявителя в других базах.

Аннотация распечатывается на листе формата А5 и прилагается к оригиналу обращения для сканирования.

6.3. Передача обращений из Единого центра на рассмотрение руководству

6.3.1. Обращения, зарегистрированные в Едином центре, ежедневно в 10.00 и 14.00 часов готовятся на рассмотрение городского головы, первого заместителя городского головы, заместителя городского головы управляющего делами исполнительного комитета городского совета и передаются специалистами Отдела в отделы по вопросам обращений граждан и юридических лиц Департамента для дальнейшего направления в Службу помощников городского совета.

6.3.2. Обращения, поступившие из центральных органов законодательной и исполнительной власти, с установленными сроками контроля в течение часа регистрируются и передаются помощникам соответствующих руководителей.

6.3.3. Обращения передаются на рассмотрение:

6.3.3.1 городскому голове - поступившие в адрес городского головы, городского совета, исполнительного комитета городского совета, а также центральных органов законодательной и исполнительной власти, правоохранительных, судебных и контролирующих органов;

6.3.3.2 первому заместителю городского головы - поступившие в адрес первого заместителя городского головы, а также обращения, направленные на рассмотрение по поручению городского головы;

6.3.3.3 заместителю городского головы - управляющему делами исполнительного комитета городского совета - поступившие в адрес заместителя городского головы - управляющего делами исполнительного комитета городского совета, повторные обращения, а также обращения, поступившие на электронный адрес городского совета;

6.3.3.4 руководителю Единого центра - поступившие в адрес Единого центра, Департаментов, администраций районов.

6.3.4. Ответственным исполнителем за рассмотрение обращений является руководитель Единого центра.

6.3.5. Все соисполнители по обращениям для подготовки обобщенного ответа предоставляют информацию в Единый центр на имя руководителя Единого центра.

6.3.6. В случае, если обращение адресовано непосредственно в Единый центр, руководитель Единого центра за получением необходимой информации обращается в соответствующие исполнительные органы городского совета, коммунальные предприятия учреждения, организации (далее - исполнители).

При поступлении информации от исполнителей руководитель Единого центра предоставляет ответ автору обращения.

6.3.7. В резолюциях даются поручения руководителю Единого центра дать ответ за его подписью, если иное не оговорено письменным указанием руководителя, который дал поручение.

6.3.8. В случае, если в обращениях изложены вопросы, отнесенные к компетенции других исполнительных органов городского совета, в резолюции для рассмотрения указанных вопросов назначаются соисполнителями профильные исполнительные органы.

6.3.9. Обращения передаются на рассмотрение руководителям специалистами Службы помощников городского совета не позднее следующего дня после получения в Едином центре.

6.4. Передача обращений на выполнение

6.4.1. После рассмотрения руководителями обращения передаются в Единый центр в течение того же дня, но не позднее следующего рабочего дня в случае их получения после 17.00.

6.4.2. Специалисты Отдела устанавливают контрольные сроки рассмотрения обращений в соответствии с нормами действующего законодательства, требований Инструкции по делопроизводству в Харьковском городском совете и его исполнительных органах, Порядка по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в Харьковском городском совете и его исполнительных органах и вносят на бланки резолюций руководителей.

6.4.3. Специалисты Отдела вносят резолюции и контрольные сроки в регистрационно-контрольные карточки на обращения, сканируют резолюции, в которых изложены поручения относительно обращений, копируют материалы и направляют их исполнителям для рассмотрения в соответствии с данными поручениями.

6.4.4. Оригиналы обращений передаются руководителю Единого центра для последующей работы, координации действий с исполнителями, подготовки проектов ответов на обращения.

6.5. Рассмотрение обращений исполнителями

6.5.1. Исполнители получают корреспонденцию в Едином центре, осуществляют рассмотрение обращений в установленный срок, составляют акты обследования объектов, фотографируют их и предоставляют информацию в Единый центр на имя руководителя Единого центра.

6.5.2. В случае, если исполнители не могут предоставить полную информацию для подготовки ответа на обращение в установленный срок, за 2 дня до истечения срока рассмотрения обращения в Единый центр направляется письменное обращение на имя руководителя Единого центра с просьбой продления срока рассмотрения обращения с соответствующим обоснованием и определением даты предоставления информации.

В случае поступления от исполнителей предложений о продлении срока рассмотрения обращений руководителем Единого центра предоставляется промежуточный ответ заявителю.

6.5.3. Исполнители проверяют наличие запланированных работ по конкретному объекту, виду работ по каждому обращению в электронном реестре запланированных работ, после чего готовят конкретную информацию о включении работ в проект титульного списка или обоснованный отказ по решению вопроса.

6.5.4. Информация от исполнителей должна быть полной, отвечать на все поставленные в обращении вопросы.

6.6. Подготовка ответов заявителям

6.6.1. Информация, поступающая от исполнителей, принимается, регистрируется и сканируется в Едином центре.

6.6.2. После получения информации от исполнителей специалисты Отдела проверяют наличие информации на все вопросы, изложенные в обращении, полноту выполнения поручений руководителей и готовят проект ответа на обращение.

6.6.3. При подготовке ответа на обращение по соответствующим формам формируются предложения о включении в реестр запланированных работ на текущий и последующие годы, о чем информируется заявитель.

6.6.4. В случае, если выполнение работ, указанных в обращении, было запланировано на текущий или следующий годы по предыдущим обращениям, с целью уменьшения документооборота, уменьшение отвлечения специалистов исполнительных органов на повторное рассмотрение вопросов, руководителем Единого центра предоставляется согласованный ответ.

6.7. Проверка качества предоставляемой исполнителями информации

6.7.1. Если предоставленная исполнителями информация нуждается в проверке качества выполнения данного поручения, противоречит выводам, которые предоставлялись по предварительным обращениями граждан и юридических лиц, руководителем Единого центра на имя городского головы направляется служебная записка о необходимости проведения Департаментом контроля проверки материалов по обращению с соответствующим обоснованием такой проверки.

В случае, если информация по обращениям направляется на проверку в Департамент контроля, руководителем Единого центра предоставляется заявителям промежуточный ответ о продлении срока рассмотрения обращения.

6.7.2. Срок контроля по обращениям, информация на которые направляется на проверку в Департамент контроля, продлевается специалистами Отдела.

6.7.3. Если предоставленная исполнителями информация не отвечает на все поставленные в обращении вопросы или поручения руководителей выполнены не в полном объеме, руководитель Единого центра возвращает ее на доработку с сопроводительным письмом с предоставлением замечаний и определением срока предоставления полной информации.

6.7.4. Материалы проверки Департамента контроля по информации о рассмотрении обращений направляются в Единый центр для учета при подготовке ответа.

6.7.5. Ответы на обращения визируются руководителем Единого центра и передаются в Службу помощников городского совета на подпись городскому голове, первому заместителю городского головы, заместителю городского головы - управляющему делами исполнительного комитета городского совета в соответствии с требованиями действующего законодательства или если были даны поручения подготовить ответы за их подписью.

6.7.6. Ответы предоставляются за подписью руководителя Единого центра, если другое не оговорено письменным указанием руководителей, которым дано поручение.

6.8. Регистрация и отправка ответов на обращения

6.8.1. Подписанные ответы на обращения передаются Службой помощников городского совета в Единый центр для регистрации и сканирования в автоматизированной системе документооборота.

6.8.2. При регистрации окончательного ответа на обращение поручение руководителей по данному обращению снимается с контроля.

6.8.3. Специалисты Отдела направляют ответы на обращения заявителей средствами почтовой связи, а также выдают заявителю лично или на адрес электронной почты (если заявитель требует предоставления ответа таким способом).

6.8.4. Специалисты Отдела обеспечивают формирование реестров по предоставленным (зарегистрированным) ответам.

6.9. Работа с реестрами обращений

6.9.1. Доступ к соответствующим реестрам имеют исполнители в администрациях районов, формируют проекты титульных списков, Департаменты и коммунальные предприятия, учреждения и организации.

6.9.2. Ежегодно после утверждения титульных списков или внесения изменений к ним Департаменты предоставляют информацию для заполнения реестра запланированных работ на текущий год.

6.9.3. Не допускается внесение изменений в титульные списки на объектах, по которым заявителям руководителями гарантированно выполнение работ.

6.10. Консультационная работа Единого центра

Консультационная работа Единого центра заключается в следующем:

6.10.1 предоставление консультации гражданам по вопросам оформления, прохождения и сроков рассмотрения обращений по вопросам, касающихся жилищного, коммунального и дорожного хозяйства;

6.10.2 предоставление консультации гражданам о компетенции органов, которые должны рассматривать обращения по вопросам, не относящимся к полномочиям Единого центра;

6.10.3 ознакомления граждан по требованию с результатами рассмотрения обращений, находящихся на хранении в Едином центре, предоставление копий документов в установленном порядке.

Заместитель городского головы –

управляющий делами исполнительного

комитета городского совета А.Л. Тимчук

Приложение 2

к распоряжению городского головы от 24.04.2013 № 37

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе по обеспечению работы Единого центра обращений

по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства

Департамента делопроизводства Харьковского городского совета

I. Общие положения

1.1. Отдел по обеспечению работы Единого центра обращений по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства Департамента делопроизводства Харьковского городского совета (далее - Отдел) является структурным подразделением Департамента делопроизводства Харьковского городского совета (далее - Департамент).

1.2. Отдел подчиняется директору Департамента.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией и законами Украины, постановлениями Верховного Совета Украины, декретами, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Украины, актами Президента Украины, решениями городского совета и его исполнительного комитета, распоряжениями городского головы, приказами директора Департамента, Положением о Департаменте, настоящим Положением и другими нормативными актами.

1.4. На должность начальника, его заместителей и работников Отдела назначаются лица, имеющие высшее образование и необходимый стаж работы по специальности. Все работники Отдела принимаются на должности и освобождаются с должностей городским головой.

1.5. Департамент создает условия для нормальной работы и повышения квалификации работников Отдела, обеспечивает их отдельным помещением, мебелью, транспортом для выполнения служебных обязанностей, телефонной связью, современными средствами оргтехники, законодательными и иными нормативными актами и справочными материалами, другими пособиями и литературой по вопросам делопроизводства.

2. Цели и задачи Отдела

2.1. Целью и основными задачами Отдела является обеспечение работы Единого центра обращений по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства (далее - Единый центр).

2.2. Задачами Отдела являются:

2.2.1 обеспечение централизованного учета обращений граждан и юридических лиц по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства (далее - обращений), адресованных городскому совету, исполнительному комитету городского совета, а также городскому голове, секретарю городского совета, первому заместителю городского головы, заместителю городского головы - управляющему делами исполнительного комитета городского совета, заместителям городского головы (далее -руководители), а также адресованных руководителю Единого центра, директорам Департаментов жилищного хозяйства, коммунального хозяйства, строительства и дорожного хозяйства (далее - Департаменты), председателям администраций районов Харьковского городского совета (далее - администрации районов), которые направлены ими в Единый центр;

2.2.2 обеспечение выполнения требований законодательства относительно рассмотрения обращений, адресованных городскому совету, его исполнительному комитету и руководителям, а также директорам Департаментов, председателям администраций районов;

2.2.3 осуществление приема граждан и представителей юридических лиц с целью приема от них обращений, предоставление консультационной и разъяснительной информации;

2.2.4 прием, регистрация обращений и направления их для рассмотрения и получения необходимой информации в соответствующие исполнительные органы городского совета, коммунальных предприятий, учреждений и организаций в соответствии с их компетенцией;

2.2.5 подготовка ответов по итогам рассмотрения обращений на основании предоставленной исполнительными органами городского совета информации;

2.2.6 осуществление контроля за своевременным и полным выполнением поручений руководителей исполнительными органами городского совета, коммунальными предприятиями, учреждениями, организациями, данных по обращениям;

2.2.7 ведение реестров вопросов граждан и юридических лиц, изложенных в обращениях, о включении их в титульные списки или планировании выполнения работ в будущем;

2.2.8 взаимодействие при выполнении возложенных на него функций с органами исполнительной власти, депутатами, постоянными комиссиями, временными контрольными комиссиями и другими органами, образованными городским советом, департаментами, администрациями районов и другими исполнительными органами Харьковского городского совета, предприятиями, учреждениями, организациями, объединениями граждан.

3. Функции Отдела в соответствии с задачами и полномочиями

3.1. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1.1 обрабатывает обращения и направляет их для рассмотрения и получения необходимой информации в соответствующие исполнительные органы городского совета, коммунальные предприятия, учреждения и организации в соответствии с предоставленными поручениями руководителей;

3.1.2 при поступлении письменных обращений готовит на каждое обращение подробную аннотацию относительно предыдущих обращений по этому вопросу, зарегистрированных во всех базах, созданных в городском совете;

3.1.3 по итогам предоставленной исполнителями информации готовит проекты ответов на обращения за подписью соответствующих руководителей;

3.1.4 ведет реестр вопросов, изложенных в обращениях, предложенных для включения в титульные списки, и реестр по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства, выполнение которых планируется в будущем;

3.1.5 предоставляет разъяснения и консультационную помощь гражданам и юридическим лицам по вопросам рассмотрения их обращений;

3.1.6 привлекает контрольно-аналитический отдел Департамента для осуществления контроля за своевременным и качественным выполнением ремонтных работ на объектах жилищно-коммунального и дорожного хозяйства по обращениям;

3.1.7 инициирует привлечение Департамента контроля Харьковского городского совета в случае, если предоставленная исполнителями информация требует осуществления проверки качества выполнения предоставленного поручения или противоречит выводам, которые предоставлялись по предыдущим обращениям;

3.1.8 анализирует и обобщает проблемы, затронутые гражданами и юридическими лицами в письменных обращениях, вносит предложения по их решению;

3.1.9 вносит предложения по отчетности перед городским головой, исполнительным комитетом городского совета руководителей исполнительных органов городского совета, коммунальных предприятий, учреждений и организаций по вопросам своевременного и качественного выполнения поручений руководителей по обращениям;

3.1.10 вносит предложения руководству Департамента по улучшению работы по рассмотрению обращений, устранению причин, порождающих обоснованные жалобы;

3.1.11 участвует в заседаниях исполнительного комитета, аппаратных совещаниях, семинарах и других мероприятиях, которые проводились исполнительными органами городского совета по вопросам жилищно-коммунального и дорожного хозяйства;

3.1.12 готовит проекты решений исполнительного комитета городского совета и распоряжений городского головы о состоянии работы с обращениями;

3.1.13 готовит для средств массовой информации материалы по информированию территориальной общины города о результатах рассмотрения обращений;

3.1.14 обеспечивает защиту персональных данных физических лиц при их обработке в соответствии с действующим законодательством Украины.

3.2. Отдел имеет право:

3.2.1 получать в установленном порядке от исполнительных органов городского совета, коммунальных предприятий, учреждений, организаций и должностных лиц документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения возложенных на него задач;

3.2.2 использовать системы связи и коммуникации городского совета;

3.2.3 организовывать проведение совещаний, семинаров, конференций, обучения по вопросам, относящимся к его компетенции;

3.2.4 привлекать специалистов, ученых, экспертов для решения задач, относящихся к компетенции Отдела;

3.2.5 осуществлять по поручению руководителей или по собственной инициативе проверку отдельных обращений с выездом на место.

4. Структура Отдела

4.1. В структуру Отдела входят сектора, положение о которых утверждается заместителем городского головы - управляющим делами исполнительного комитета городского совета.

4.2. Работники Отдела действуют в пределах полномочий, определенных должностными инструкциями, которые утверждаются заместителем городского головы - управляющим делами исполнительного комитета городского совета.

5. Руководство Отделом

5.1. Отдел возглавляет заместитель директора департамента - начальник отдела, который назначается на должность и освобождается с должности городским головой по представлению директора Департамента, согласованного заместителем городского головы - управляющим делами исполнительного комитета городского совета.

5.2. Заместитель директора департамента - начальник отдела по должности является руководителем Единого центра.

5.3. Заместитель директора департамента - начальник отдела:

5.3.1 осуществляет руководство деятельностью Отдела;

5.3.2 организовывает работу Отдела, обеспечивает выполнение возложенных на Отдел задач;

5.3.3 распределяет обязанности между секторами и специалистами Отдела;

5.3.4 подписывает письма на бланках Единого центра;

5.3.5 несет персональную ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на него задач, реализацию своих полномочий, соблюдение трудовой дисциплины;

5.3.6 обеспечивает в пределах своей компетенции выполнение решений городского совета и его исполнительного комитета, распоряжений городского головы, приказов и поручений директора Департамента;

5.3.7 информирует директора Департамента о выполнении его поручений и о других вопросах, касающихся деятельности Отдела;

5.3.8 осуществляет другие полномочия по поручению директора Департамента.

6. Заключительные положения

6.1. Прекращение деятельности Отдела осуществляется в установленном порядке в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины.

6.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся в порядке, установленном для его принятия.

Заместитель городского головы –

управляющий делами исполнительного

комитета городского совета А.Л. Тимчук

А.В. Хохлов