РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 31.12.2013 № 157

Про затвердження положень про відділи Служби помічників

На підставі рішення 1 сесії Харківської міської ради 6 скликання від 24.11.2010 № 07/10 «Про затвердження положень виконавчих органів Харківської міської ради 6 скликання» (зі змінами та доповненнями), розпорядження міського голови від 30.12.2013 № 153 «Про затвердження структури апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету», керуючись ст. ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити положення про відділи Служби помічників:

1.1. Положення про відділ виконання доручень міського голови (додаток 1).

1.2. Положення про відділ виконання доручень заступників міського голови (додаток 2).

1.3. Положення про відділ протокольних заходів міського голови (додаток 3).

2. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Тимчук А.Л.

Міський голова Г.А Кернес

Додаток 1

до розпорядження міського голови

від 31.12.2013 № 157

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ виконання доручень міського голови

Служби помічників

1. Загальні положення

1.1. Відділ виконання доручень міського голови Служби помічників (далі - Відділ) є структурним підрозділом Служби помічників (далі - Служба).

1.2. Відділ підпорядкований начальнику Служби.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про Службу помічників.

1.4. На посаду начальника та працівників Відділу призначаються особи, які мають повну вищу освіту та відповідний стаж роботи.

Усі працівники Відділу призначаються на посади і звільняються з посад міським головою та діють у межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

1.5. Служба створює належні умови для роботи та підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки для виконання службових обов'язків, відповідно обладнаними місцями для збереження документів, законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань організаційної роботи, а також безперервним доступом до мережі Internet, системи електронного документообігу «Док Проф».

2. Мета та завдання Відділу

2.1. Метою роботи Відділу є забезпечення діяльності міського голови відповідно до його доручень та розпоряджень.

2.2. Завданнями Відділу є:

2.2.1. Здійснення попереднього розгляду документів, що надходять на ім'я міського голови.

2.2.2. Взаємодія з виконавчими органами міської ради з питань підготовки документів, що виходять за підписом міського голови, та підготовки необхідних матеріалів та пропозицій.

3. Повноваження Відділу

3.1. Відділ:

3.1.1. Забезпечує виконання заходів з організації роботи з документами, що надходять на ім'я міського голови та виходять за його підписом, а також забезпечує їх своєчасний, повний та об'єктивний розгляд.

3.1.2. Здійснює контроль за належним виконанням доручень міського голови щодо пропозицій, заяв та скарг, що надійшли на ім'я міського голови.

3.1.3. Бере участь в організації виїзних заходів (особистих прийомів) міського голови.

3.1.4. За дорученням керівництва бере участь у нарадах, засіданнях та інших заходах з питань, що відносяться до компетенції Відділу.

3.2. Відділ має право:

3.2.1. Отримувати у встановленому порядку від посадових осіб виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, установ і організацій комунальної власності територіальної громади міста Харкова документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Відділ завдань.

3.2.2. Інформувати керівництво Служби про випадки ненадання або несвоєчасного надання посадовими особами виконавчих органів міської ради документів та інших матеріалів, а також про створення перешкод для виконання завдань, покладених на Відділ.

3.2.3. Вносити пропозиції щодо організації роботи Відділу.

4. Керівництво Відділом

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою за поданням начальника Служби.

4.2. Начальник Відділу:

4.2.1. Здійснює керівництво діяльністю Відділу.

4.2.2. Організовує, забезпечує та контролює належне виконання покладених на Відділ завдань і повноважень.

4.2.3. Несе персональну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію своїх повноважень, дотримання трудової дисципліни.

4.2.4. Інформує керівництво Служби про виконання відповідних доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу.

4.2.5. Здійснює інші повноваження за дорученням керівництва Служби.

4.3. Начальник Відділу має заступника.

Під час відсутності начальника Відділу його повноваження виконує заступник начальника Відділу.

5. Заключні положення

5.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється за розпорядженням міського голови або у встановленому порядку відповідно до вимог чинного законодавства України.

5.2. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його затвердження.

Додаток 2

до розпорядження міського голови

від 31.12.2013 № 157

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ виконання доручень заступників міського голови

Служби помічників

1. Загальні положення

1.1. Відділ виконання доручень заступників міського голови Служби помічників (далі - Відділ) є структурним підрозділом Служби помічників (далі - Служба).

1.2. Відділ підпорядкований начальнику Служби.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про Службу помічників.

1.4. На посаду начальника та працівників Відділу призначаються особи, які мають повну вищу освіту та відповідний стаж роботи.

Усі працівники Відділу призначаються на посади і звільняються з посад міським головою та діють у межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

1.5. Служба створює належні умови для роботи та підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки для виконання службових обов'язків, відповідно обладнаними місцями для збереження документів, законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань організаційної роботи, а також безперервним доступом до мережі Internet, системи електронного документообігу «Док Проф».

2. Мета та завдання Відділу

2.1. Метою роботи Відділу є забезпечення діяльності заступників міського голови, секретаря міської ради відповідно до їх доручень та розпоряджень.

2.2. Завданнями Відділу є:

2.2.1. Здійснення попереднього розгляду документів, що надходять на ім'я заступників міського голови, секретаря міської ради.

2.2.2. Взаємодія з виконавчими органами міської ради з питань підготовки документів, що виходять за підписом заступників міського голови, секретаря міської ради, підготовка необхідних матеріалів та пропозицій.

3. Повноваження Відділу

3.1. Відділ:

3.1.1. Забезпечує виконання заходів з організації роботи з документами, що надходять на ім'я заступників міського голови, секретаря міської ради та виходять за їх підписами, а також забезпечує їх своєчасний, повний та об'єктивний розгляд.

3.1.2. Здійснює контроль та облік пропозицій, заяв та скарг, що надійшли на ім'я заступників міського голови, секретаря міської ради а також спільно з виконавчими органами міської ради готує необхідні матеріали та пропозиції за результатами звернень.

3.1.3. Бере участь в організації виїзних заходів (особистих прийомів) заступників міського голови, секретаря міської ради.

3.1.6.3а дорученням керівництва бере участь у нарадах, засіданнях та інших заходах з питань, що відносяться до компетенції Відділу.

3.1.4. Організовує роботу з документами відповідно до чинного законодавства.

3.2. Відділ має право:

3.2.1. Отримувати у встановленому порядку від посадових осіб виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, установ і організацій комунальної власності територіальної громади міста Харкова документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Відділ завдань.

3.2.2. Інформувати керівництво Служби про випадки ненадання або несвоєчасного надання посадовими особами виконавчих органів міської ради документів та інших матеріалів, а також про створення перешкод для виконання завдань, покладених на Відділ.

3.2.3. Вносити пропозиції щодо організації роботи Відділу.

4. Керівництво Відділом

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою за поданням начальника Служби.

4.2. Начальник Відділу:

4.2.1. Здійснює керівництво діяльністю Відділу.

4.2.2. Організовує, забезпечує та контролює належне виконання покладених на Відділ завдань і повноважень;

4.2.3. Несе персональну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію своїх повноважень, дотримання трудової дисципліни.

4.2.4. Інформує керівництво Служби про виконання відповідних доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу.

4.2.5. Здійснює інші повноваження за дорученням керівництва Служби.

4.3. Начальник Відділу має заступника.

Під час відсутності начальника Відділу його повноваження виконує заступник начальника Відділу.

5. Заключні положення

5.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється за розпорядженням міського голови або у встановленому порядку відповідно до вимог чинного законодавства України.

5.2. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його затвердження.

Додаток 3

до розпорядження міського голови

від 31.12.2013 № 157

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ протокольних заходів

міського голови Служби помічників

1. Загальні положення

1.1. Відділ протокольних заходів міського голови служби помічників (далі - Відділ) є структурним підрозділом Служби помічників (далі - Служба).

1.2. Відділ підпорядкований начальнику Служби.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про Службу помічників.

1.4. На посаду начальника та працівників Відділу призначаються особи, які мають повну вищу освіту та відповідний стаж роботи.

Усі працівники Відділу призначаються на посади і звільняються з посад міським головою та діють у межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

1.5. Служба створює належні умови для роботи та підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки для виконання службових обов'язків, відповідно обладнаними місцями для збереження документів, законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань організаційної роботи, а також безперервним доступом до мережі Internet.

2. Мета та завдання Відділу

2.1. Метою діяльності Відділу є забезпечення належного проведення протокольних заходів за участю міського голови.

2.2. Завданнями Відділу є:

2.2.1. Організаційне забезпечення офіційних прийомів міського голови та інших офіційних заходів за участю міського голови, застосування єдиної протокольної практики при проведенні зазначених заходів.

2.2.2. Забезпечення взаємодії Харківської міської ради з Харківською обласною державною адміністрацією та Харківською обласною радою з питань підготовки та проведення офіційних урочистих заходів.

2.2.3. Взаємодія з виконавчими органами міської ради з питань підготовки та проведення офіційних урочистих заходів.

3. Повноваження Відділу

3.1. Відділ:

3.1.1. Забезпечує виконання заходів з організації проведення нарад, урочистих прийомів за участю міського голови, застосовує єдину протокольну практику при проведенні зазначених заходів.

3.1.2. Взаємодіє з виконавчими органами міської ради з питань підготовки та проведення нарад, урочистих прийомів за участю міського голови, а саме:

- з Департаментом адміністративно-господарської діяльності щодо визначення кількості квіткової продукції, якщо урочистий прийом передбачає нагородження;

- з Департаментом організаційної роботи щодо узагальнення списків осіб для поздоровлення із загальнодержавними та загальноміськими святами;

- з Департаментом у справах інформації та зв'язків з громадськістю щодо надання текстів виступів на наради, урочисті прийоми або виїзні заходи за участю міського голови, оформлення телеграм, вітальних листівок, іменних конвертів від імені міського голови;

- з представниками виконавчих органів міської ради, відповідальними за проведення виїзних заходів за участю міського голови (узгодження сценарного плану проведення заходу, внесення змін до нього).

3.1.3. Бере участь в організації виїзних заходів за участю міського голови, опрацьовує запрошення щодо участі міського голови у виїзних урочистих заходах та нарадах, що надійшли на його ім'я, застосовує єдину протокольну практику при проведенні зазначених заходів.

3.1.4. Бере участь в організації взаємодії Харківської міської ради з Харківською обласною державною адміністрацією та Харківською обласною радою, іншими установами та організаціями з питань підготовки та проведення нарад, виїзних урочистих заходів за участю міського голови в межах повноважень, покладених на Відділ.

3.1.5. За дорученням керівництва бере участь у нарадах, засіданнях та інших заходах з питань, що відносяться до компетенції Відділу.

3.1.6. Організовує роботу з документами відповідно до чинного законодавства.

3.2. Відділ має право:

3.2.1. Отримувати у встановленому порядку від посадових осіб виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, установ і організацій комунальної власності територіальної громади міста Харкова документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Відділ завдань.

3.2.2. Інформувати керівництво Служби про випадки ненадання або несвоєчасного надання посадовими особами виконавчих органів міської ради документів та інших матеріалів, а також про створення перешкод для виконання завдань, покладених на Відділ.

3.2.3. Залучати, за погодженням з керівництвом міської ради, відповідних фахівців для якісної підготовки та проведення протокольних заходів.

3.2.4. Вносити пропозиції щодо організації запрошення осіб на урочисті заходи за участю міського голови.

4. Керівництво Відділом

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою за поданням начальника Служби.

4.2. Начальник Відділу:

4.2.1. Здійснює керівництво діяльністю Відділу.

4.2.2. Організовує, забезпечує та контролює належне виконання покладених на Відділ завдань та повноважень.

4.2.3. Несе персональну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію своїх повноважень, дотримання трудової дисципліни.

4.2.4. Інформує керівництво Служби про виконання відповідних доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу.

4.2.5. Здійснює інші повноваження за дорученням керівництва Служби.

4.3. Начальник Відділу має заступника.

Під час відсутності начальника Відділу його повноваження виконує заступник начальника Відділу.

5. Заключні положення

5.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється за розпорядженням міського голови або у встановленому порядку відповідно до вимог чинного законодавства України.

5.2. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його затвердження.