РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 10.04.2014 № 40

Про затвердження Порядку з організації діловодства за розглядом запитів на публічну інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах

З метою дотримання вимог Законів України «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію» та розпорядження міського голови «Про заходи по забезпеченню доступу до публічної інформації» від 06.05.2011 № 1988 (зі змінами), керуючись ст.ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Порядок з організації діловодства за розглядом запитів на публічну інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах (додається).

2. Заступникам міського голови, заступникам міського голови - директорам департаментів, директорам департаментів, головам адміністрацій районів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

2.1. Забезпечити неухильне дотримання у підпорядкованих підрозділах вимог, викладених у зазначеному Порядку.

2.2. До 15 квітня 2014 року ознайомити з цим розпорядженням під особистий підпис усіх посадових осіб підпорядкованих підрозділів, які залучаються до розгляду запитів на публічну інформацію.

2.3. З 16 квітня 2014 року забезпечити ознайомлення з цим розпорядженням під особистий підпис усіх посадових осіб, які прийматимуться на роботу до підпорядкованих підрозділів.

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. Кернес

Харківська міська рада

ПОРЯДОК

з організації діловодства за розглядом запитів на публічну інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах

м. Харків

2014 рік

Додаток

до розпорядження міського голови

від 10.04.2014 № 40

ПОРЯДОК

з організації діловодства за розглядом запитів на публічну інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблений з метою дотримання вимог Законів України «Про доступ до публічної інформації» (далі - Закон), «Про інформацію» та визначає основні засади організації діловодства за розглядом запитів на публічну інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах.

1.2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному у Законі України «Про доступ до публічної інформації».

1.3. Діловодство за запитами на інформацію (далі - Запити) у Харківській міській раді та її виконавчих органах здійснюється окремо від інших видів діловодства Департаментом діловодства Харківської міської ради та виконавчими органами Харківської міської ради.

1.4. Запити, які подані у встановленому порядку, підлягають обов'язковій реєстрації та розгляду.

1.5. Дія цього Порядку не поширюється на запити щодо отримання інформації суб'єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом.

2. Прийом та первинна обробка Запитів

2.1. Відділ забезпечення доступу до публічної інформації Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі - Відділ) та виконавчі органи Харківської міської ради (далі - Виконавчі органи) організовують прийом Запитів в усній, письмовій або іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача, а також надають консультації запитувачам під час оформлення Запитів.

2.2. Первинна обробка усіх Запитів здійснюється у Відділі (Виконавчому органі).

2.3. Метою первинної обробки є відокремлення Запитів від інших видів вхідної кореспонденції.

2.4. Кореспонденція рекламного характеру, а також листи, пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги, які не можуть бути ідентифіковані як Запит, прийому та реєстрації не підлягають.

2.5. У разі надходження до Харківської міської ради усного або телефонного Запиту з питання, відповідь на яке може бути надана відразу, посадова особа надає таку відповідь усно, якщо запитувач не вимагає відповіді в письмовій або іншій формі.

2.6. Якщо запитувач вимагає відповіді в іншій, ніж усна, формі, посадова особа Відділу (Виконавчого органу) рекомендує запитувачу скласти Запит письмово або переносить його зміст до відповідного бланку, обов'язково фіксуючи ім'я (найменування) запитувача, контактні дані для зворотнього зв'язку, опис запитуваної інформації чи документа та дату оформлення Запиту.

2.7. Якщо зміст запитуваної інформації при поданні усного Запиту після додаткових уточнень залишається незрозумілим, посадова особа Відділу (Виконавчого органу) рекомендує запитувачу надати Запит у письмовій формі.

2.8. При надходженні Запиту електронною поштою весь текст Запиту із супровідними даними (адреса електронної пошти, з якої його одержано, час надходження та інші) друкується та в подальшому опрацьовується у встановленому порядку.

2.9. При надходженні електронною поштою Запиту з питання, відповідь на яке може бути надана відразу, та якщо запитувач не вимагає письмової відповіді, допускається надання такої відповіді відразу на адресу електронної пошти запитувача.

2.10. Скринька електронної пошти Відділу (Виконавчого органу) перевіряється посадовою особою не рідше, ніж двічі на день (на початку і наприкінці кожного робочого дня).

2.11. Листи, які надійшли до Відділу (Виконавчого органу) електронною поштою або факсом та не містять прохання надати певну інформацію чи документ, передаються до відповідного структурного підрозділу, відповідального за роботу зі зверненнями громадян (юридичних осіб), для реєстрації та подальшого розгляду відповідно до Закону України «Про звернення громадян» Ñ‚Ð° Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах.

2.12. У разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий Запит, його на вимогу запитувача має оформити посадова особа Відділу (Виконавчого органу), обов'язково зазначивши в Запиті своє ім'я, контактний телефон та надати копію Запиту особі, яка його подала.

2.13. Виправлення у тексті Запиту вносяться шляхом проставлення запитувачем запису «ВИПРАВЛЕНОМУ ВІРИТИ», який завіряється його особистим підписом із зазначенням дати виправлення та скріплюється печаткою, якщо Запит поданий юридичною особою.

2.14. З метою запобігання розголошенню конфіденційної інформації про особу запитувач подає Запит про себе лише в письмовій формі особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

2.15. Якщо Запит про особу подає уповноважена ним особа, до Запиту додаються копії документів, які підтверджують її повноваження відповідно до чинного законодавства.

3. Реєстрація Запитів

3.1. Загальні положення

3.1.1. У Відділі реєструються Запити, які надійшли до Харківської міської ради як розпорядника інформації або на ім'я міського голови, секретаря міської ради, голів постійних комісій та депутатів Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови.

3.1.2. Запити, які надійшли факсом або на адресу електронної пошти Відділу та адресовані на ім'я керівників Виконавчих органів, без реєстрації передаються за належністю для розгляду та подальшої роботи.

3.1.3. Усі Запити реєструються в день їх надходження в журналах (додаток 1) або за допомогою автоматизованої системи діловодства «ДокПроф 2.0» (далі - АСД). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із Запитами.

3.1.4. Журнальна форма реєстрації Запитів допускається у Виконавчих органах з річним обсягом надходження до 600 Запитів.

3.1.5. Реєстрація в АСД проводиться шляхом набору тексту з клавіатури та за допомогою скануючих пристроїв, оптичного олівця тощо.

3.1.6. Якщо Запит надійшов після 18.00 (факсом або електронною поштою), він підлягає реєстрації наступного робочого дня.

3.1.7. Автоматизована реєстрація Запитів здійснюється шляхом введення до АСД таких елементів: дата надходження Запиту; ім'я (найменування) запитувача, поштова адреса або адреса електронної пошти; номер засобу зв'язку, якщо такий є; індекс, відмітка про контроль; порушені питання, які визначені у Класифікаторі звернень громадян, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858; короткий зміст; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець (виконавці), термін виконання; дата передачі на виконання, індекс і зміст документа, прийняті рішення; дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

3.1.8. Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений.

3.1.9. Реєстраційний індекс Запиту зазначається у реєстраційному штампі або за допомогою нанесення штрих-коду. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Штрих-код наноситься на нижньому полі першого аркуша документа на вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

3.1.10. При поданні Запиту особисто або через кур'єра особі, яка здійснює передачу Запиту розпоряднику інформації, на її вимогу повертається копія Запиту зі штампом (додаток 2), у якому вписується дата надходження, номер Запиту при реєстрації та здійснюється власноручний підпис посадовою особою, яка прийняла документ.

3.1.11. На вільному місці першого аркуша ставиться штамп «Запит на інформацію/Запрос на информацию» (додаток 3).

3.1.12. Після реєстрації Запитів виконується їх сканування. Сканований образ цього документа приєднується до реєстраційно-контрольної картки відповідного Запиту.

3.2. Реєстрація Запитів фізичних осіб

3.2.1. Реєстраційний індекс Запиту фізичної особи (об'єднання громадян без статусу юридичної особи) складається з початкової літери прізвища запитувача (для колективних - «Ко»), індексу виду отримання Запиту, показника району мешкання запитувача, порядкового номера Запиту, номера картотеки для реєстрації та року надходження.

3.2.2. Індекс виду отримання Запиту відокремлюється дефісом та зазначається цифрою: 0 - отримано персонально, 1 - поштою, 2 - телефоном, 3 - електронною поштою, 4 - факсом, 5 - отримано на особистому прийомі (усно).

3.2.3. Показник району мешкання запитувача відокремлюється дефісом та відображається такими цифрами: Дзержинський - 1, Київський - 2, Комінтернівський - 3, Ленінський - 4, Московський - 5, Жовтневий - 6, Орджонікідзевський - 7, Фрунзенський - 8, Червонозаводський - 9, інші міста - 10, електронна пошта - 11, без підпису (анонімні) - 12.

3.2.4. Наступні цифри, які вказуються через дріб, означають порядковий номер Запиту.

3.2.5. Цифри, які вказуються через дріб, означають: перша - номер картотеки для реєстрації, дві цифри після дефіса вказують рік надходження.

Наприклад: О-1-3/10/180-14, де О - початкова літера прізвища запитувача, 1 - отримано поштою, 3 - показник району, 10 - порядковий номер Запиту, 180 - номер картотеки для реєстрації, 14 - рік надходження.

3.2.6. Реєстраційні індекси Запитів фізичних осіб можуть бути доповнені іншими позначками, які забезпечують систематизацію, пошук, аналіз та зберігання Запитів.

3.3. Реєстрація Запитів юридичних осіб

3.3.1. Реєстраційний індекс Запиту юридичної особи складається з індексу виду отримання Запиту, його порядкового номера, номеру картотеки для реєстрації та року надходження.

3.3.2. Індекс виду отримання Запиту зазначається цифрою: 0 - отримано персонально, 1 - поштою, 2 - телефоном, 3 - електронною поштою, 4 - факсом, 5 - на особистому прийомі (усно).

3.3.3. Порядковий номер Запиту вказується цифрами через дріб.

3.3.4. Цифри, які вказуються через дріб, означають таке: перша - номер картотеки для реєстрації, дві цифри після дефіса вказують рік надходження.

Наприклад: 1/10/181-14, де 1 - отримано поштою, 10 - порядковий номер Запиту, 181 - номер картотеки, 14 - рік надходження.

3.3.5. Реєстраційні індекси Запитів юридичних осіб можуть бути доповнені іншими позначками, які забезпечують систематизацію, пошук, аналіз та зберігання Запитів.

4. Попередній розгляд Запитів

4.1. Усі Запити, що надійшли до Харківської міської ради, підлягають обов'язковому попередньому розгляду посадовими особами Відділу (Виконавчого органу).

4.2. Метою попереднього розгляду Запитів є їх перевірка на предмет дотримання вимог статей 2 та 19 Закону, потреби обов'язкового розгляду керівництвом, визначення розпорядника інформації, що запитується, а також встановлення терміну надання відповіді.

4.3. Під час попереднього розгляду Запиту посадова особа Відділу (Виконавчого органу) перевіряє наявність усіх передбачених Законом реквізитів, які має містити Запит. Якщо певні обов'язкові реквізити відсутні, посадова особа повинна здійснити заходи зі з'ясування відсутньої інформації в робочому порядку.

4.4. Запит вважається таким, що не відповідає вимогам пункту 5 статті 19 Закону, якщо:

1) в ньому не вказано прізвище та ім'я (ініціали або ініціал) запитувача - фізичної особи або найменування юридичної особи, об'єднання громадян;

2) в ньому не вказано поштової адреси або адреси електронної пошти запитувача;

3) із Запиту не зрозуміло, яка інформація чи документ запитується;

4) Запит є письмовим і не містить дати (крім надісланих факсом);

5) письмовий Запит не містить особистого підпису запитувача (крім Запитів, складених у порядку частини 7 статті 19 Закону, від імені осіб з обмеженими фізичними можливостями).

4.5. У випадках, якщо Запит оформлено без дотримання вимог пункту 5 статті 19 Закону, а також відсутню інформацію в робочому порядку з'ясувати не вдалося, посадова особа Відділу (Виконавчого органу) протягом п'яти робочих днів з дня отримання Запиту оформлює та надає запитувачу відповідь про відмову в задоволенні Запиту відповідно до вимог пункту 4 частини 1 статті 22 Закону.

4.6. Якщо Харківська міська рада не володіє і не зобов'язана відповідно до її компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено Запит, посадова особа Відділу (Виконавчого органу) оформлює та протягом п'яти робочих днів з дня отримання Запиту направляє запитувачу відповідь про відмову в задоволенні Запиту.

4.7. У разі, якщо Харківська міська рада не володіє запитуваною інформацією, але посадовій особі Відділу (Виконавчого органу) відомо про належного розпорядника запитуваної інформації, вона в термін не більше п'яти робочих днів з дня отримання Запиту направляє цей Запит належному розпоряднику інформації, про що повідомляє запитувача.

4.8. Не є Запитом документ, який незалежно від назви або наявності посилання на Закон не містить прохання надати певну інформацію чи документ. Такий лист вважається зверненням та подальший його розгляд здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян» Ñ‚Ð° Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах.

4.8.1. Про прийняте рішення, яке попередньо погоджено з Юридичним департаментом Харківської міської ради, посадова особа Відділу (Виконавчого органу) протягом п'яти робочих днів з дня отримання листа повідомляє запитувача та передає звернення разом з копією другого примірника цього повідомлення для перереєстрації: до структурного підрозділу міської ради, відповідального за роботу зі зверненнями громадян (юридичних осіб) - якщо Запит надійшов до Відділу; до відповідного структурного підрозділу Виконавчого органу - якщо Запит надійшов до Виконавчого органу.

4.8.2. Зареєстроване відповідним чином звернення на повторний розгляд керівництву не передається, а направляється відповідальному виконавцю згідно з раніше наданим дорученням.

4.8.3. Другий примірник повідомлення з відміткою про погодження зберігається у Відділі (Виконавчому органі).

1.8.4. Терміном, з якого починається розгляд звернення, вважається день його надходження до Відділу (Виконавчого органу).

5. Встановлення терміну надання відповіді

5.1. Посадова особа Відділу (Виконавчого органу) стосовно Запитів, які не вказані в пунктах 4.5 - 4.8.4, повинна визначити строки їх розгляду.

5.2. Розпорядник інформації має надати відповідь не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання Запиту. Першим днем п'ятиденного строку вважається перший робочий день після дати надходження Запиту.

5.3. У разі, якщо Запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання Запиту. Клопотання про термінове опрацювання Запиту має бути обгрунтованим. Перебіг цього скороченого строку не переривається вихідними, святковими чи неробочими днями.

5.4. У випадку коли Запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, виконавець може продовжити строк розгляду Запиту до 20 робочих днів з обгрунтуванням такого продовження. Про продовження строку виконавець повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання Запиту.

5.5. На вільному місці першого аркуша проставляється штамп «Виконати доручення до/Выполнить поручение до «__» ____20__ » із вказівкою дати, до кінця якої виконавець зобов'язаний відправити (надіслати) відповідь запитувачу (додаток 4).

6. Передача Запитів на розгляд керівництву

6.1. Після попереднього розгляду Запити передаються на розгляд керівництву в день їх надходження, а у разі їх надходження в неробочий час -не пізніше наступного робочого дня.

6.2. Посадовою особою Відділу або Виконавчого органу на розгляд керівництву передаються:

1) Запити, які надійшли на ім'я міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови - відповідним керівникам через Службу помічників Харківської міської ради;

2) Запити, які надійшли на ім'я заступників міського голови - директорів департаментів, голів адміністрацій районів, директорів департаментів, керівників управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради -керівнику відповідного Виконавчого органу.

6.3. До кожного Запиту додається анотація, яка складається посадовими особами Відділу (Виконавчого органу) за результатами його попереднього розгляду (додаток 5).

6.4. Обов'язковими елементами резолюцій керівників по розгляду Запитів повинні бути: прізвище виконавця (виконавців), визначення відповідального виконавця, зміст доручення щодо розгляду Запиту та обов'язкового погодження з Юридичним департаментом Харківської міської ради (крім випадків, коли відповідальним виконавцем визначено керівника Юридичного департаменту Харківської міської ради), підпис керівника та дата.

6.5. Резолюція оформлюється на спеціальному бланку, на якому проставляються реєстраційні реквізити документа, до якого вона належить.

6.6. В окремих випадках резолюція може розміщуватися безпосередньо на Запиті на вільному від тексту місці.

7. Передача Запитів на виконання

7.1. Запити, які надійшли на ім'я голів постійних комісій та депутатів Харківської міської ради, передаються відповідним головам постійних комісій та депутатам Харківської міської ради для розгляду та подальшої роботи.

7.2. Посадовою особою Відділу Запити, що надійшли з резолюціями керівників, відпрацьовуються в АСД за таким порядком:

1) інформація, яка міститься в резолюціях керівників міської ради, вноситься до реєстраційно-контрольної картки Запиту;

2) бланки резолюцій або аркуші, на яких розміщені резолюції, скануються та їх відсканований примірник приєднується до відповідної реєстраційно-контрольної картки.

7.3. Якщо в резолюції до Запиту вказано декілька виконавців, відповідальних за виконання доручення, посадові особи Відділу направляють оригінал Запиту та доручення виконавцю, вказаному в резолюції першим, або який визначений «відповідальним», а співвиконавцям надсилаються копії Запиту та відповідного доручення.

7.4. Передача Запитів на виконання здійснюється у Відділі спеціально призначеним посадовим особам виконавчих органів міської ради під особистий підпис.

7.5. Якщо термін розгляду Запиту складає 48 годин або має позначку «терміново», посадові особи Відділу запрошують працівників відповідних виконавчих органів міської ради для отримання документів невідкладно.

7.6. Запити, які зареєстровані (маркування штрих-кодом на першому аркуші листа) у Відділі, у разі надходження їх з дорученнями керівників, приймаються до роботи департаментами, адміністраціями районів, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради через картотеку поточної роботи в АСД та не підлягають повторній реєстрації.

8. Розгляд Запитів безпосередніми виконавцями та підготовка відповідей на них

8.1. Департаменти, адміністрації районів, управління, відділи та інші виконавчі органи міської ради отримують Запити з дорученнями керівництва у Відділі.

8.2. Після отримання Запиту безпосередній виконавець повинен встановити чи володіє відповідний виконавчий орган як розпорядник інформації такою інформацією відповідно до своєї компетенції, а також досконало вивчити суть викладених у Запиті питань, доручення керівництва і скласти план заходів щодо надання інформації в повному обсязі у встановлений строк.

8.3. Якщо після вивчення Запиту виконавцем встановлено, що доручення керівника потребує уточнення, виконавець у день отримання Запиту повертає його керівнику, який надав доручення, для внесення змін, про що інформує Відділ.

8.4. У тому разі, якщо в дорученні керівника вказано кілька осіб, відповідальних за надання інформації на Запит, контроль за строком виконання та підготовкою відповіді автору Запиту здійснює виконавець, вказаний у резолюції першим, або той, проти прізвища якого зроблена позначка «Збір» або «Відповідальний».

8.5. Відповідальний виконавець узагальнює надані співвиконавцями матеріали, надає інформацію на всі викладені у Запиті питання. Для виконання доручення він має право залучати до виконання завдань, не обумовлених резолюцією керівництва, посадових осіб інших галузевих підрозділів, у разі необхідності включення їх інформації в узагальнений документ, координувати дії співвиконавців щодо своєчасного та якісного виконання завдань, а також ініціювати проведення нарад для виконання спільного завдання.

8.6. Термін виконання наданих доручень щодо розгляду Запитів співвиконавцям визначається на один робочий день меншим, ніж відповідальному виконавцю.

8.7. У разі, якщо лист одночасно складається із Запиту і звернення, його розгляд здійснюється паралельно з урахуванням порядків, встановлених у відповідних Законах: у частині, яка є Запитом - відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»; в частині, що є зверненням (скаргою, клопотанням, пропозицією) - відповідно до Закону України «Про звернення громадян». Про порядок розгляду такого листа його автор інформується виконавцем під час надання відповіді, яка попередньо погоджена з Юридичним департаментом Харківської міської ради, в частині, що є Запитом.

8.7.1. Перереєстрація листа в частині, що є зверненням, здійснюється на підставі копії другого примірника інформації автору: структурним підрозділом міської ради, відповідальним за роботу зі зверненнями громадян (юридичних осіб) - якщо Запит надійшов до Відділу; відповідним структурним підрозділом Виконавчого органу - якщо Запит надійшов до Виконавчого органу.

8.7.2. Другий примірник повідомлення з відміткою про погодження зберігається у Відділі (Виконавчому органі).

8.7.3. Терміном, з якого починається розгляд звернення, вважається день його надходження до Відділу (Виконавчого органу).

8.7.4. Зареєстроване відповідним чином звернення на повторний розгляд керівництву не передається, а направляється відповідальному виконавцю згідно з раніше наданим дорученням.

8.8. Якщо Запит стосується довідкових, інформаційних, статистичних, аналітичних та інших матеріалів, які були раніше створені і якими Харківська міська рада та її виконавчі органи володіють, такі матеріали надаються на Запит. Якщо це потребує пошуку серед значної кількості даних, то відповідальний виконавець може продовжити строк надання відповіді згідно із Законом.

8.9. Якщо Запит стосується інформації, яка в узагальненому та систематизованому вигляді в Харківській .міській раді та її виконавчих органах відсутня або якою Харківська міська рада та її виконавчі органи як розпорядники інформації не володіють, а для задоволення Запиту необхідне створення нового документу, в тому числі шляхом аналітичної роботи, то в задоволенні такого Запиту може бути відмовлено.

8.10. У разі, якщо встановлено, що інформація, щодо якої зроблено Запит, належить до інформації з обмеженим доступом (є конфіденційною, таємною або службовою), виконавець розглядає Запит та готує відповідь запитувачу з урахуванням вимог статті 6 Закону.

8.11. У разі, якщо обсяг запитуваної інформації складає більше ніж 10 сторінок, інформація надається запитувачу, в тому числі на його електронну адресу, після відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк.

8.11.1. Плата за друк (копіювання) документів, що надаються за Запитом, стягується, починаючи з першої сторінки.

8.11.2. При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання або друк не стягується. Належність інформації до такої, що становить суспільний інтерес, встановлюється судом, якщо інше не передбачено законом.

8.11.3. Виконавець не пізніше п'яти робочих днів, а у випадку продовження строку розгляду Запиту - не пізніше 20 робочих днів з дня реєстрації Запиту повідомляє запитувача про обсяг запитуваної інформації, необхідність внесення плати за її отримання, розмір та порядок оплати рахунка на відшкодування фактичних витрат, пов'язаних з копіюванням або друком документів, а також направляє йому платіжний документ для фінансової установи.

8.11.4. Надання копій документів за Запитом здійснюється після підтвердження сплати вартості фактичних витрат, пов'язаних з копіюванням або друком документів, протягом двох тижнів з дня відправлення запитувачу платіжного документа.

8.11.5. Надання копій документів здійснюється протягом трьох робочих днів після отримання документа, що підтверджує оплату вартості фактичних витрат, пов'язаних з копіюванням або друком документів.

8.12. Відповідь про те, що інформація може бути одержана із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті Запиту не допускається.

8.13. Тексти відповідей на Запити готуються у двох примірниках та друкуються. Перший примірник обов'язково виготовляється на бланку.

8.14. Усі відповіді на Запити, у тому числі які надійшли до департаментів, адміністрацій районів, управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, обов'язково погоджуються з Юридичним департаментом Харківської міської ради.

8.14.1. Погодження здійснюється шляхом направлення до Юридичного департаменту Харківської міської ради копії відповіді на Запит із супровідним листом та необхідними для погодження документами не пізніше дня, який передує останньому дню розгляду Запиту.

8.15. Керівником підписуються два примірники відповіді на Запит. Після реєстрації перший примірник відповіді відповідальним виконавцем надається (відправляється) запитувачу, а другий з відміткою про погодження направляється до Відділу (Виконавчого органу) для сканування, зняття з контролю та формування у справу. Копія другого примірника зберігається у справі, яка формується у Виконавчому органі, до якого на виконання був направлений Запит.

9. Реєстрація відповідей на Запити та їх відправлення

9.1. Відповіді за результатами розгляду Запитів в обов'язковому порядку надаються тим органом, який отримав такі Запити і до компетенції якого входить вирішення порушених у Запитах питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов'язки.

9.2. Департаменти, адміністрації районів, управління, відділи та інші виконавчі органи міської ради проводять реєстрацію відповідей на Запити у реєстраційно-контрольних картках відповідних картотек в АСД.

9.3. Для полегшення ідентифікації Запитів, порядковий номер Запиту вказується на всіх документах, які направляються запитувачу у зв'язку з опрацюванням його Запиту.

9.4. Індекси вихідних листів та відповідей на Запити складаються з індексів Запитів та через точку індексів справ за номенклатурою.

Наприклад: О-1-3/10/180-14.08-49, де О-1-3/10/180-14 - реєстраційний індекс Запиту, 08-49 - індекс справи за номенклатурою.

9.5. Після реєстрації відповіді на Запит виконується її сканування разом з копіями документів, що надаються за Запитами. Скановані образи цих документів приєднується до реєстраційно-контрольної картки відповідного Запиту.

9.6. Інформація на Запити направляється виконавцем особі, яка подала Запит, у спосіб, який обрав запитувач інформації.

9.7. У випадках, коли Запит має бути задоволений протягом 48 годин, відповідь за попереднім погодженням із запитувачем може надаватися усно, електронною поштою, факсом або кур'єром.

9.8. Відповіді, які направляються на адресу електронної пошти, готуються безпосередніми виконавцями у паперовому вигляді та після їх підпису і реєстрації відповідальним виконавцем відправляються на електронні адреси запитувачів у сканованому вигляді.

9.8.1. Відправлення здійснюється:

1) відповідей за підписом міського голови, секретаря міської ради, голів постійних комісій та депутатів міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови - з адреси електронної пошти Відділу;

2) відповідей за підписом заступників міського голови - директорів департаментів, голів адміністрацій районів, директорів департаментів, керівників управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради -з адреси електронної пошти відповідного Виконавчого органу.

9.8.2. Посадова особа, яка здійснила відправлення, на зворотньому боці відповіді проставляє відмітку та ставить свій підпис.

Наприклад: «Відповідь відправлено 01.04.2014 на електронну адресу muster@mail.uа. (підпис) Борисенко».

9.8.3. Оригінали таких відповідей формуються у справу у Відділі (Виконавчому органі).

9.9. Відповіді, які за проханням запитувача, викладеному у Запиті, повинні надаватися йому особисто, надаються розпорядником інформації.

9.9.1. Посадовою особою в установлений Законом строк здійснюються заходи щодо письмового інформування запитувача про готовність відповіді та його запрошення для її отримання. Інформування також може здійснюватися у спосіб, який обрано запитувачем під час прийому Запиту.

9.9.2. Під час отримання відповіді на її другому примірнику запитувач проставляє відмітку про отримання, дату та підпис.

Наприклад: «Відповідь отримав 01.04.2014 (підпис) Борисенко».

9.9.3. У випадку, якщо протягом чотирьох днів з дня відправлення повідомлення запитувач для отримання відповіді не з'явився, посадовою особою складається відповідний акт, другий примірник якого з відповіддю на Запит направляється на адресу запитувача поштою (електронною поштою, факсом тощо). Відмітка про відправлення проставляється посадовою особою на другому примірнику відповіді.

Наприклад: «Відповідь відправлено поштою 01.04.2014. Головний спеціаліст архівного відділу (підпис) Борисенко».

9.9.4. Перший примірник акта зберігається у справі.

10. Відмова та відстрочка в наданні інформації

10.1. Відмова в задоволенні Запиту допускається у випадках, якщо:

1) розпорядник інформації не володіє і не зобов'язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено Запит;

2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

3) особа, яка подала Запит, не оплатила передбачені Законом фактичні витрати, пов'язані з копіюванням або друком;

4) не дотримано вимог до Запиту, передбачених Законом.

10.2. Відповідь про відмову в задоволенні Запиту надається в письмовій формі.

10.3. У відповіді про відмову має бути зазначено: прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, відповідальної за розгляд Запиту; мотивована підстава відмови; порядок оскарження відмови; підпис посадової особи.

10.4. Відстрочка в задоволенні Запиту допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачений Законом строк.

10.5. Відповідь про відстрочку надається в письмовій формі.

10.6. У відповіді про відстрочку має бути зазначено: прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, відповідальної за розгляд Запиту; дата надсилання або вручення повідомлення про відстрочку; причини, у зв'язку з якими Запит не може бути задоволений у встановлений Законом строк; строк, у який буде задоволений Запит; підпис посадової особи.

11. Контроль за розглядом Запитів

11.1. Контроль за своєчасним та якісним розглядом Запитів у Харківській міській раді та її виконавчих органах здійснюють:

1) посадові особи Відділу;

2) посадові особи департаментів, адміністрацій районів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, які призначені відповідальними з питань забезпечення доступу до публічної інформації у виконавчих органах міської ради;

3) один із заступників директорів департаментів, голів адміністрацій районів, начальників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, на якого згідно з наказом відповідного керівника покладені ці обов'язки.

11.2. Персональну відповідальність за несвоєчасне, неякісне та неповне виконання доручень керівництва міської ради з розгляду Запитів несуть керівники виконавчих органів міської ради та безпосередні виконавці згідно з чинним законодавством.

11.3. З метою забезпечення своєчасного виконання доручень керівництва з розгляду Запитів посадові особи Відділу (Виконавчого органу) зобов'язані:

11.3.1. попереджати відповідальних виконавців (по телефону або за допомогою АСД) про закінчення терміну надання відповіді на Запит не пізніше дня, який передує останньому дню розгляду Запиту;

11.3.2. направляти відповідальним виконавцям нагадування на паперових носіях у випадках, якщо до кінця дня надання відповіді до Відділу (Виконавчого органу) не передані всі документи щодо розгляду та надання відповіді на Запит (додаток 6).

11.4. З метою оперативного усунення порушень термінів розгляду Запитів та інших недоліків у цій роботі посадовими особами Відділу (Виконавчого органу) вживаються такі заходи:

1) щоденно аналізується стан виконавської дисципліни з розгляду Запитів та інформується керівництво про існуючі тенденції для вжиття заходів впливу до осіб, що допустили порушення термінів розгляду та надання інформації;

2) постійно аналізується хід виконання доручень керівництва, наданих за Запитами, і за кожним фактом порушення терміну надання інформації або ненадання інформації в повному обсязі інформуються керівники, які надали доручення;

3) щоквартально аналізується стан роботи із Запитами та надаються службові записки керівництву з пропозиціями щодо вдосконалення роботи у цьому напрямі.

11.5. Запити, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються.

12. Зняття Запитів з контролю

12.1. Запити знімаються з контролю після надання остаточної відповіді та повернення всіх матеріалів до Відділу (Виконавчого органу).

13. Облік і формування справ

13.1. Запити з документами щодо їх розгляду та надання відповіді формуються у справи.

13.2. Копії документів, що додаються до відповідей на Запити, до справ не залучаються.

13.3. Кожен Запит та усі документи щодо його розгляду формуються у самостійну справу і вміщуються в спеціальну обкладинку. Документи у цих справах розміщуються в хронологічному або алфавітному порядку.

13.4. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи та їх комплектність.

13.5. Для централізованого формування справ із Запитами виконавець (виконавці) після надання інформації запитувачу зобов'язаний передати всі документи до Відділу або у разі реєстрації Запиту у виконавчому органі міської ради - до Виконавчого органу в строк не пізніше дня надання інформації запитувачу.

13.6. Формування й зберігання справ у виконавців не допускається.

14. Зберігання Запитів

14.1. Відділ (Виконавчі органи) забезпечують зберігання Запитів.

14.2. Термін зберігання документів за Запитами визначається переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі діяльності департаментів, адміністрацій районів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, затвердженими керівниками цих виконавчих органів.

Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради Т.М. Чечетова-Терашвілі

Додаток 1

до пункту 3.1.3

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ

запитів на публічну інформацію Харківської міської ради

Додаток 5

до пункту 6.3

АНОТАЦІЯ

НАГАДУВАННЯ

01.04.2014                                                        Ð”епартамент транспорту

Л-0-5/13/180-14

На Вашу адресу 25.03.2014 направлено для розгляду запит на інформацію Лисенко В.К., що мешкає за адресою: м. Харків, вул. Гацева, 14, кв. 9. Кінцевий термін виконання - 01.04.2014. Однак відповідь запитувачу на вказаний запит на цей час не надіслана.

Просимо терміново надати відповідь заявнику та направити до відділу забезпечення доступу до публічної інформації Департаменту діловодства міської ради всі документи щодо розгляду та надання відповіді на Запит.

Начальник відділу                                                        Ð“.В. Шевченко