Відповідно до пунктів 9, 10 Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 липня 2014 року № 280 (280-2014-п) (зі змінами), правління Пенсійного фонду України

Затвердити Порядок проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України та його органах, що додається.

Директору Департаменту внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України Шуляк А. П. забезпечити методологічний супровід впровадження процедур проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту в головних управліннях Пенсійного фонду України в областях та м. Києві.

Начальнику Управління організаційної роботи, зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації Швець Г. П. забезпечити розміщення цієї постанови на інформаційній сторінці вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Постанова правління

Пенсійного фонду України

09.02.2021 № 4-2

Цей Порядок розроблено відповідно до статті 26 Бюджетного кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001 "Деякі питання здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту" (1001-2011-п) , Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 липня 2014 року № 280 (280-2014-п) , Кодексу етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29 вересня 2011 року № 1217 (z1195-11) , зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 жовтня 2011 року за № 1195/19933 (z1195-11) (далі - Кодекс етики), Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247 (z1219-11) , зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 року за № 1219/19957 (z1219-11) (далі - Стандарти внутрішнього аудиту).

Цей Порядок визначає механізм і методологію організації і проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту (далі - внутрішня оцінка якості) в апараті Пенсійного фонду України, головних управліннях Пенсійного фонду України в областях та м. Києві (далі - головні управління), а також основні вимоги до складання за її результатами програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

Внутрішня оцінка якості проводиться з метою встановлення відповідності стану діяльності з внутрішнього аудиту в апараті Пенсійного фонду України, головних управліннях вимогам нормативно-правових документів з питань внутрішнього аудиту, визначення аспектів діяльності, які потребують удосконалення, та розроблення заходів щодо підвищення ефективності функції внутрішнього аудиту.

Реалізація внутрішньої оцінки якості здійснюється на двох рівнях:

постійний моніторинг діяльності з внутрішнього аудиту в ході організації, проведення та реалізації результатів аудиторських досліджень (далі - постійний моніторинг);

проведення періодичної оцінки якості (періодичного аналізу діяльності) підрозділів внутрішнього аудиту.

Внутрішня оцінка якості здійснюється за такими аспектами діяльності з внутрішнього аудиту:

організаційно-правові засади функціонування підрозділів внутрішнього аудиту;

кадрова політика підрозділів внутрішнього аудиту; внутрішні документи з питань внутрішнього аудиту; планування діяльності з внутрішнього аудиту; організаційні аспекти проведення внутрішніх аудитів; проведення внутрішніх аудитів, документування ходу та результатів внутрішнього аудиту;

реалізація результатів внутрішніх аудитів, моніторинг врахування рекомендацій та результатів їх впровадження;

звітування про діяльність підрозділів внутрішнього аудиту; взаємодія підрозділів внутрішнього аудиту з іншими структурними підрозділами, територіальними органами та з органами державної влади; заходи із забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

Організацію та проведення внутрішньої оцінки якості, складання та впровадження програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту забезпечують директор Департаменту внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України, керівники управлінь (відділів) внутрішнього аудиту головних управлінь (далі - керівники підрозділів внутрішнього аудиту).

Програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту включає в себе щорічний план заходів, спрямованих на покращення якості внутрішнього аудиту, виправлення і попередження недоліків, встановлених за результатами внутрішньої і зовнішньої (у разі проведення) оцінок якості та інших заходів з удосконалення функції внутрішнього аудиту.

Метою складання такої програми є постійний розвиток, удосконалення діяльності підрозділу внутрішнього аудиту та підвищення ефективності реалізації функції внутрішнього аудиту в Пенсійному фонді України.

Внутрішня оцінка якості проводиться з дотриманням принципів об'єктивності, незалежності, достовірності, доступності, прозорості, взаємодії та поваги до державних службовців.

Керівник підрозділу внутрішнього аудиту звітує відповідно Голові правління Пенсійного фонду України, начальнику головного управління про результати внутрішньої оцінки якості та розроблені заходи щодо вдосконалення діяльності з внутрішнього аудиту.

Керівник підрозділу внутрішнього аудиту ознайомлює (з документальним оформленням) із результатами внутрішньої оцінки якості всіх працівників відповідного підрозділу внутрішнього аудиту.

Постійний моніторинг полягає в оцінюванні загальних організаційних аспектів діяльності підрозділів внутрішнього аудиту, перевірки виконання аудиторських завдань у ході організації і проведення аудиторських досліджень, заходів з професійного розвитку працівників підрозділів внутрішнього аудиту тощо.

Постійний моніторинг здійснюється керівником підрозділу внутрішнього аудиту, керівником аудиторської групи, працівниками підрозділу внутрішнього аудиту в процесі виконання аудиторських завдань.

На рівні планування і виконання аудиторського завдання працівник підрозділу внутрішнього аудиту (член аудиторської групи) забезпечує:

професійну ретельність для якісного виконання аудиторського завдання;

дотримання Стандартів внутрішнього аудиту, Кодексу етики, вимог інших нормативно-правових актів з питань внутрішнього аудиту.

На рівні керівника аудиторської групи (при плануванні та здійсненні аудиторського дослідження) обов'язковим є моніторинг щоденної аудиторської діяльності, який включає:

обговорення перед початком внутрішнього аудиту з членами аудиторської групи результатів попереднього вивчення об'єкта аудиту (визначення цілей, обсягу і питань внутрішнього аудиту, критеріїв оцінки), розподілу завдань між членами аудиторської групи та визначення аудиторських прийомів та процедур збору інформації (за потреби - їх коригування);

визначення порядку та періодичності робочого звітування про стан виконання аудиторського завдання;

нагляд за виконанням членами групи завдань та систематична перевірка отриманих результатів на кожному етапі проведення аудиторського дослідження для отримання гарантій того, що здійснені аудиторські процедури та зібрані аудиторські докази є достатніми для підтвердження аудиторських висновків;

обговорення з членами аудиторської групи проблемних питань, що виникають при проведенні аудиторського дослідження, надання методологічної та консультаційної підтримки членам аудиторської групи;

інформування керівника підрозділу внутрішнього аудиту про необхідність залучення до виконання окремих питань аудиторського завдання спеціалістів інших структурних підрозділів/експертів, отримання інформації від третіх осіб, необхідної для виконання аудиторського завдання;

систематичне інформування (після завершення кожного етапу аудиторського дослідження) керівника підрозділу внутрішнього аудиту про результати дослідження;

вжиття в межах повноважень заходів для забезпечення об'єктивності і незалежності членів аудиторської групи, оперативного інформування керівника підрозділу внутрішнього аудиту в разі виникнення факторів, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність членів аудиторської групи;

розгляд, повернення на доопрацювання або схвалення робочої документації про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту;

обговорення з членами аудиторської групи проєкту аудиторських рекомендацій щодо їх відповідності аудиторським висновкам, надання вказівок щодо необхідності доопрацювання рекомендацій;

обговорення проєкту аудиторського звіту з керівником підрозділу внутрішнього аудиту, у разі необхідності - його доопрацювання;

забезпечення своєчасного надання проєкту аудиторського звіту для обговорення відповідальним за діяльність особам об'єкта аудиту, внесення за результатами обговорення (за потреби) коректив до проєкту аудиторського звіту;

розробку пропозицій щодо реалізації матеріалів проведеного внутрішнього аудиту та контроль за їх виконанням тощо.

На рівні керівника підрозділу внутрішнього аудиту моніторинг включає:

складання зведених стратегічного та операційного планів з внутрішнього аудиту (в Пенсійному фонді України), стратегічного та операційного планів діяльності з внутрішнього аудиту (в головних управліннях);

організацію щоквартального моніторингу своєчасності та повноти виконання підрозділами внутрішнього аудиту зведеного операційного плану діяльності з внутрішнього аудиту;

підготовку, опрацювання, візування/підписання документів, які стосуються організації внутрішніх аудитів (проєкту наказу на проведення внутрішнього аудиту, програми аудиту, запитів щодо збору інформації для попереднього вивчення об'єкту внутрішнього аудиту тощо);

аналіз завантаженості працівників підрозділів внутрішнього аудиту та забезпечення рівномірності навантаження;

опитування працівників підрозділів внутрішнього аудиту щодо наявності конфлікту інтересів перед визначенням складу аудиторської групи;

проведення інструктажу з членами аудиторської групи перед початком виконання аудиторського завдання;

ініціювання перед Головою правління (начальником головного управління) необхідності залучення до виконання окремих питань аудиторського завдання спеціалістів структурних підрозділів Пенсійного фонду України (головних управлінь) (у разі недостатності загальної кваліфікаційної спроможності підрозділів внутрішнього аудиту);

контроль за виконанням програми аудиту на підставі інформації керівника аудиторської групи про хід проведення аудиту;

обговорення з керівником аудиторської групи проблемних питань, що виникають при проведенні аудиторського дослідження, та їх вирішення;

систематичне (після завершення кожного етапу аудиторського дослідження) заслуховування членів аудиторських груп про стан виконання аудиторських завдань;

розгляд проєкту аудиторського звіту, його обговорення з керівником аудиторської групи, надання конкретних вказівок щодо необхідності доопрацювання;

проведення моніторингу виконання (врахування) рекомендацій за результатами здійснення внутрішніх аудитів;

координацію діяльності підрозділів внутрішнього аудиту головних управлінь (у Пенсійному фонді України), розроблення заходів щодо забезпечення якості здійснення внутрішнього аудиту цими підрозділами;

аналіз основних показників діяльності підрозділів внутрішнього аудиту;

звітування про результати діяльності з внутрішнього аудиту відповідно Голові правління, начальнику головного управління;

підготовку зведеного звіту про результати діяльності підрозділів внутрішнього аудиту Голові правління для забезпечення подання зведеного звіту Міністерству фінансів України.

Документування процесу здійснення постійного моніторингу та підтримки реалізації функції внутрішнього аудиту в ході виконання аудиторських завдань здійснюється шляхом складання:

інформації про хід виконання аудиторського завдання (додаток 1) - кожним членом аудиторської групи у вигляді таблиці в електронному вигляді в процесі виконання аудиторського завдання, що містить оперативну інформацію про виконаний етап завдання;

анкети для здійснення заходів постійного моніторингу під час проведення внутрішнього аудиту (додаток 2) - керівником аудиторської групи на всіх етапах проведення внутрішнього аудиту;

висновку до матеріалів внутрішнього аудиту (додаток 3) - керівником підрозділу внутрішнього аудиту протягом 3 робочих днів після підписання аудиторського звіту.

Документальним підтвердженням такого моніторингу також можуть бути письмові доручення, протоколи нарад, доповідні/службові записки, інші документи, а також візи, підписи, гриф затвердження на документах тощо.

Періодична внутрішня оцінка якості (періодичний аналіз

діяльності)

Періодична оцінка якості (періодичний аналіз діяльності) проводяться шляхом:

періодичної самооцінки діяльності працівників;

періодичного аналізу та оцінки якості діяльності підрозділу внутрішнього аудиту.

Самооцінка здійснюється кожним працівником підрозділу внутрішнього аудиту щорічно до 01 лютого року, наступного за звітним роком.

Самооцінка проводиться шляхом самостійного аналізу власної діяльності з внутрішнього аудиту (за напрямами діяльності з внутрішнього аудиту, до реалізації яких вони залучались) та можливостей її покращення. При проведенні самооцінки враховуються підсумки щорічного оцінювання результатів службової діяльності державних службовців відповідно до вимог законодавства з питань державної служби та проведеного анкетування відповідальних за діяльність об'єкта аудиту.

Результати проведеної самооцінки оформлюються працівником підрозділу внутрішнього аудиту за переліком питань, визначених у додатку 4 до цього Порядку.

Керівником підрозділу внутрішнього аудиту за результатами проведених самооцінок визначаються завдання, спрямовані на підвищення професійного рівня працівників, які включаються до програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

Періодичний аналіз діяльності та внутрішня оцінка якості проводиться керівником підрозділу внутрішнього аудиту щорічно до 01 березня року, наступного за звітним роком.

При їх проведенні обов'язково враховуються результати постійного моніторингу якості реалізації функції внутрішнього аудиту, а також результати проведених працівниками підрозділу внутрішнього аудиту самооцінок.

Періодичний аналіз діяльності та внутрішня оцінка якості охоплюють аспекти діяльності з внутрішнього аудиту, зазначені в пункті 4 розділу І цього Порядку. Основними методами їх проведення є:

дослідження основних внутрішніх документів з питань внутрішнього аудиту та інших внутрішніх розпорядчих документів;

аналіз матеріалів (справ) внутрішніх аудитів.

Періодичний аналіз діяльності та оцінка якості проводиться за визначеними критеріями (кількісними та/або якісними вимірюваними індикаторами), які базуються на цілях внутрішнього аудиту та відображають результати, досягнуті відповідно цілей.

Критерії, за якими оцінюється якість реалізації функції внутрішнього аудиту за результатами їх щорічного перегляду, поділяються на два типи:

ключові критерії оцінки (К) - невідповідність такому критерію суттєво впливає на підсумкову оцінку;

другорядні критерії оцінки (Д) - невідповідність такому критерію впливає на підсумкову оцінку за наявності декількох випадків невідповідності.

Перелік критеріїв оцінювання якості реалізації функції внутрішнього аудиту наведено у додатку 5 до цього Порядку.

Оцінка якості здійснюється за кожним із аспектів діяльності з внутрішнього аудиту та передбачає надання висновку щодо відповідності або невідповідності критерію.

За результатами дослідження кожного з аспектів діяльності визначається підсумковий загальний рівень діяльності з внутрішнього аудиту, який оцінюється за п'ятибальною шкалою, залежно від отриманих результатів оцінювання (відповідності/невідповідності) визначених критеріїв:

рівень 1 "Становлення" - невідповідність діяльності з внутрішнього аудиту за дослідженим аспектом встановленим вимогам (повністю не відповідає всім або більшості з визначених критеріїв оцінки);

рівень 2 "Розвиток" - діяльність з внутрішнього аудиту за дослідженим аспектом суттєво не відповідає встановленим вимогам (суттєва невідповідність за багатьма критеріями) та потребує налагодження;

рівень 3 "Діяльність" - діяльність з внутрішнього аудиту за дослідженим аспектом частково не відповідає встановленим вимогам (часткова невідповідність за декількома критеріями), що перешкоджає повноті реалізації та розвитку функції внутрішнього аудиту;

рівень 4 "Зрілість" - діяльність з внутрішнього аудиту за дослідженим аспектом загалом здійснюється на належному рівні, проте мають місце окремі несуттєві випадки недоліків або невідповідності встановленим вимогам (які не є критичними та не впливають суттєво на ефективність реалізації функції);

рівень 5 "Приклад" - діяльність з внутрішнього аудиту за дослідженим аспектом повністю відповідає як встановленим вимогам, так і найкращій практиці.

У разі суттєвої невідповідності діяльності з внутрішнього аудиту встановленим вимогам за одним або більше ключовими критеріями підсумкова оцінка не може бути вище рівня 3.

Після оцінювання за відповідними рівнями кожного з досліджуваних аспектів діяльності може бути визначено також загальний рівень розвитку діяльності з внутрішнього аудиту (виходячи з найнижчої отриманої оцінки або ж як середнє значення оцінок за кожним з аспектів). У ході проведення наступних періодичних внутрішніх оцінок якості здійснюється порівняння оцінок (рівнів) як за кожним досліджуваним аспектом, так і за загальним рівнем розвитку з метою встановлення динаміки покращення/погіршення діяльності з внутрішнього аудиту та отримання підтвердження того, що відбувається постійний розвиток функції внутрішнього аудиту.

За результатами оцінки якості визначаються основні характеристики діяльності з внутрішнього аудиту за відповідним аспектом (сильні та слабкі сторони). За результатами оцінки кожного з аспектів визначаються завдання щодо вдосконалення роботи, які включаються до програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

Результати щорічних внутрішніх оцінок якості діяльності з внутрішнього аудиту оформлюються у формі, наведеній у додатку 6 до цього Порядку.

Вивчення позиції зацікавлених сторін

Вивчення позиції зацікавлених сторін (керівництво Пенсійного фонду України, головних управлінь, керівники структурних підрозділів, відповідальні за діяльність об'єкта внутрішнього аудиту осіб) щодо якості проведених внутрішніх аудитів, відповідності результатів аудиторських досліджень очікуванням відповідних сторін здійснюється шляхом:

обговорення питань, що стосуються внутрішніх аудитів, на нарадах у Голови правління (начальників головних управлінь), виробничих нарадах;

спілкування з відповідальними за діяльність об'єкта внутрішнього аудиту особами в процесі погодження проєкту аудиторського звіту;

аналізу інформації відповідальних за діяльність об'єкта внутрішнього аудиту осіб про результати реалізації аудиторських рекомендацій;

аналізу скарг на дії працівників підрозділів внутрішнього аудиту;

анкетування відповідальних за діяльність об'єктів аудиту осіб (додаток 7 до цього Порядку).

Анкетування відповідальних за діяльність об'єктів аудиту осіб проводиться керівником аудиторської групи у терміни, що не перевищують 5 робочих днів після узгодження аудиторського звіту.

Програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту

Програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту складається за формою, наведеною у додатку 8 до цього Порядку, щорічно до 10 березня року, наступного за звітним, керівником підрозділу внутрішнього аудиту та затверджується Головою правління (начальником головного управління).

Програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту включає завдання, визначені за результатами внутрішньої оцінки якості (в розрізі аспектів внутрішнього аудиту, які потребують вдосконалення), самооцінки працівників із зазначенням строків, відповідальних виконавців та очікуваних результатів від їх реалізації, заходи із виконання рекомендацій, наданих за результатами зовнішніх оцінок якості, налагодження системи внутрішнього контролю в підрозділі внутрішнього аудиту, проведення в підрозділі внутрішнього аудиту фахових навчань, впровадження інших заходів з удосконалення функції внутрішнього аудиту.

Не включаються до програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту завдання, які визначені нормативно-правовими документами у сфері внутрішнього аудиту та є поточною діяльністю підрозділу внутрішнього аудиту (формування планів діяльності з внутрішнього аудиту, проведення внутрішніх аудитів, складання звітності про результати діяльності підрозділу тощо).

Керівник підрозділу внутрішнього аудиту в межах компетенції забезпечує виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, здійснює щоквартальний моніторинг виконання визначених завдань, щороку до 01 березня року, наступного за звітним, звітує Голові правління (начальнику головного управління) про стан її виконання.

Задокументовані матеріали внутрішніх оцінок якості, щорічна програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, звіт про її виконання зберігаються у підрозділі внутрішнього аудиту протягом 5 років.