Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

31 травня 2021 р.

за № 716/36338

Відповідно до частини третьої статті 11 Закону України "Про державну охорону органів державної влади України та посадових осіб" (160/98-ВР) , статті 13 Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) , Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 (109/2008) "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (348-97-п) , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, та з метою організації ведення діловодства за зверненнями громадян в Управлінні державної охорони України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в Управлінні державної охорони України, що додається.

2. Департаменту забезпечення діяльності Управління державної охорони України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Управління державної

охорони України

20 квітня 2021 року № 306

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

31 травня 2021 р.

за № 716/36338

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян в Управлінні державної охорони України (далі - УДО України).

2. Ця Інструкція розроблена відповідно Конституції України (254к/96-ВР) , Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) (далі - Закон), Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 (109/2008) "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (348-97-п) "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858 (858-2008-п) "Про затвердження Класифікатора звернень громадян" (далі - Класифікатор), Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (55-2018-п) , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (z0736-15) , затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.

3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, визначених у Законі (393/96-ВР) .

4. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому законодавством порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

5. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на підрозділ діловодства УДО України, до компетенції якого належать питання забезпечення роботи за зверненнями громадян (далі - підрозділ діловодства).

1. Усі звернення, що надійшли до УДО України, приймаються та реєструються у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час,- наступного після нього робочого дня в Журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян України, які надійшли до УДО України (далі - Журнал реєстрації) за формою згідно з додатком 1.

2. Попередній розгляд здійснюється з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

дотримання вимог до звернень громадян, визначених статтею 5 Закону (393/96-ВР) ;

форми надходження та виду звернень громадян;

суті та стислого змісту звернень громадян, належності порушених питань до компетенції УДО України та визначення підрозділу, до компетенції якого належать питання, порушені у зверненні;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону (393/96-ВР) не підлягають розгляду та вирішенню;

звернень, отриманих і вирішених під час особистого прийому, результати розгляду яких повідомлені громадянину усно та він не вимагав письмової відповіді.

3. Усі звернення громадян підлягають обов’язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону (393/96-ВР) та Класифікатора (858-2008-п) , а саме пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) чи скарги.

4. Звернення може подавати як окрема особа (індивідуальне), так і група осіб (колективне). Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним.

5. УДО України отримує наступні звернення громадян: усні - викладені на особистому прийомі, письмові - надіслані поштою, передані особисто або залишені у скриньці, яка розміщена на контрольно-пропускному пункті адмінбудівлі УДО України (м. Київ, вул. Богомольця, 8) або електронні - надіслані за допомогою засобів електронного зв’язку.

В електронному зверненні має зазначатися електронна поштова адреса, на яку може надсилатися відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку із заявником. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається. У разі відсутності електронної поштової адреси у зверненні, відповідь надсилається на ту електронну поштову адресу, з якої було надіслане звернення.

Електронне звернення приймається на визначену електронну поштову адресу, яка розміщується на офіційному веб-сайті УДО України.

6. Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на електронну поштову адресу УДО України або дата її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну поштову адресу у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

7. У зверненні мають зазначатися прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, мають викладатися суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги та має зазначатися дата його подання.

Для письмового звернення є обов’язковим підпис автора звернення.

У разі недотримання цих вимог звернення не пізніше як через десять днів від дня його надходження повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями за умови наявності поштової чи електронної адреси або відомостей про інші засоби зв’язку з ним.

8. Не підлягають розгляду та вирішенню:

повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішене по суті, про що повідомляють особі, яка подала звернення;

письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, за якими не можна встановити авторство (анонімні звернення);

скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону (393/96-ВР) , окрім випадків порушення строків з поважних причин.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає начальник УДО України або особа, яка виконує його обов’язки, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

9. Реєстрація звернень громадян, встановлення строків виконання (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) та попереднє опрацювання здійснюються у день надходження звернення.

10. Конверти (вирізки з них) зберігаються і додаються до документів у разі, якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення та отримання документа або якщо у конверті (пакеті) відсутні окремі документи.

11. Реєстрація звернень громадян в УДО України здійснюється в журналі реєстрації.

Реєстраційний індекс звернень громадян зазначається у реєстраційному штампі за формою згідно з додатком 2. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов’язкові частини:

перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, перша частина індексу повинна містити позначку "КО". У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу має містити позначку "Б/П";

друга частина - порядковий реєстраційний номер.

Звернення одного й того ж громадянина з одного і того ж питання обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-40/1, Д-40/2, Д-40/3.

У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі Журналу реєстрацій реєстраційний номер першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч та у реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

12. На вимогу громадянина, який подав звернення до УДО України, на першому аркуші копії звернення проставляється реєстраційний штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

13. Письмові та усні звернення громадян, що надійшли під час особистого прийому, реєструються в журналі обліку особистого прийому громадян та в Журналі реєстрації.

14. В разі надходження письмового звернення за допомогою мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), таке звернення перед реєстрацією роздруковується на папері.

15. За результатами попереднього опрацювання звернень громадян готуються проекти резолюцій до звернень громадян, які відправляються на розгляд начальнику УДО України або особі, яка його заміщує, для накладення резолюції про виконання.

1. Звернення громадян розглядає керівництво УДО України.

2. Після накладення резолюції начальником УДО України або особою, яка його заміщує, документ передається підрозділом діловодства на опрацювання керівникам самостійних структурних підрозділів, які зазначені в резолюції. Керівники самостійних структурних підрозділів призначають виконавців відповідно до їх компетенції.

3. Опрацювання звернень громадян самостійними структурними підрозділами УДО України згідно з резолюцією спрямовується на об’єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку, супроводження, прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз’яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки на місцях викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.

4. Виконавці опрацьовують звернення відповідно до резолюції та у визначені Законом (393/96-ВР) та цією Інструкцією строки.

5. Після погодження керівниками самостійних структурних підрозділів УДО України підготовлений проект відповіді підписується керівництвом УДО України.

6. Письмові відповіді на звернення громадян складаються виконавцями у двох примірниках та реєструються в журналі обліку підготовлених документів. Відправка відповідей заявникам здійснюється через поштові відділення зв’язку, за допомогою засобів електронного зв’язку або передаються заявнику під особистий підпис (із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові та дати) на другому примірнику відповіді.

7. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі порушені в них питання, вжито заходів для їх вирішення і надані вичерпні відповіді.

8. На звернення громадян, які надійшли під час особистого прийому, не надається письмова відповідь, якщо порушені громадянином питання вирішені по суті, надано роз’яснення та заявник не вимагає письмової відповіді.

Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання на особистому прийомі неможливо, воно реєструється, як звернення, що надійшло під час особистого прийому, та розглядається в тому самому порядку, що і письмове звернення.

9. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення надсилається тому громадянину, підпис якого у зверненні проставлено першим, або адресу якого зазначено.

10.Оригінали вхідних звернень та примірники відповіді до них зберігаються в підрозділі діловодства.

1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи від дня надходження таких звернень. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації відповіді на нього.

2. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у строки, встановлені Законом (393/96-ВР) .

3. У разі, коли за результатами розгляду звернень даються письмові або усні відповіді, про це робиться відповідний запис у Журналі реєстрації та у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки).

1. На контролі в УДО України перебувають усі зареєстровані звернення громадян, за винятком звернень, що не підлягають розгляду.

2. Загальний контроль за опрацюванням звернень у самостійних структурних підрозділах УДО України здійснює підрозділ діловодства.

3. Безпосередній контроль за опрацюванням звернень у самостійних структурних підрозділах УДО України здійснюють їх керівники.

4. Звернення громадян, що надходять на розгляд до УДО України, ставляться на контроль зі встановленням контрольних строків виконання.

5. Якщо вирішити порушені у зверненні питання в термін, визначений Законом (393/96-ВР) , неможливо, начальник УДО України або особа, яка його заміщує, встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

6. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення звернення. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг покладається на підрозділ діловодства.

1. Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті виконавцями в підрозділ діловодства для формування номенклатурної справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

2. Розглянуті звернення розміщуються у справі в хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів, вони підшиваються до даної групи документів.

3. Під час формування справи перевіряється правильність спрямування документів до неї та їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

4. Строк зберігання документів за зверненнями громадян встановлюється відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (z0571-12) , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.

Після закінчення визначених строків зберігання документи з пропозиціями, заявами і скаргами знищуються за актом у встановленому порядку.

Додаток 1

до Інструкції з діловодства

за зверненнями громадян

в Управлінні державної охорони України

(пункт 1 розділу II)

Додаток 2

до Інструкції з діловодства

за зверненнями громадян

в Управлінні державної охорони України

(пункт 11 розділу II)