ЗАСВІДЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ІНОЗЕМНОГО ПОХОДЖЕННЯ
Україна крок за кроком долає тернистий шлях до світового співтовариства. Одним із таких кроків став прийнятий на останній сесії Верховної Ради України 10 січня 2002 р. Закон "Про приєднання України до Конвенції, то скасовує легалізацію іноземних офіційних документів" № 2933-ІМ.
Оцінити важливість такого акта зможуть, у першу чергу, ті суб'єкти підприємницької діяльності, які мають справу з іноземними партнерами або ж самі є суб'єктами зовнішньоекономічної діяльності. Однак факт приєднання нашої країни до зазначеної Конвенції не повинен залишитися поза увагою і з боку пересічних громадян, оскільки цей міжнародний документ відтепер має значно полегшити процедуру оформлення їх особистих документів, які направляються в іноземні держави чи, навпаки, виходять від владних органів останніх.
Консульська легалізація
Загальновідомо, що документи, які видані і мають юридичну силу на території однієї держави, можуть бути використані на території іншої держави тільки після їх легалізації в установленому порядку, якщо інше не передбачено законодавством держав або положеннями міжнародних договорів, які скасовують процедуру легалізації, учасниками яких є держави. Зараз набрали поширення два способи такого посвідчення — консульська легалізація та проставляння апостилю. Кінцева мета такого посвідчення — встановлення аутентичності докуменів, тобто їх тотожності оригіналу.
Консульська легалізація означає підтвердження того, що документи, які виходять від владних органів держави або складені за їх участю, відповідають законодавству держави їх походження. Легалізація полягає у посвідченні справжності підпису посадової особи, яка підписала документ, її статусу і, у необхідних випадках, печатки уповноваженого державного органу. Практична мета здійснення легалізації документів — їх використання в іншій державі.
До цього часу юридична сила документів, виданих і засвідчених органами влади іноземної держави, на території України підтверджувалася шляхом консульської легалізації за правилами, встановленими Віденською конвенцією "Про консульські зносини", до якої Українська РСР приєдналась ще 24 березня 1963 р. Порядок здійснення консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном регулюється наказом МЗС України від 15.07.97 р. № 98-од. Офіційні документи держави посвідчуються за місцем їх видачі, перекладаються на українську чи російську мову та лігалізуються в консульській установі України. Вони можуть бути також засвідчені у посольстві відповідної держави в Україні та легалізовані Міністерством закордонних справ України.
Треба зазначити, що процедура легалізації досить складна і потребує значних витрат. Крім цього, вона недосконала, адже документ, що проходить таку багатоступеневу і трудомістку процедуру, виявляється дійсним лише для держави, консульська служба якої його легалізувала.
Апостипь
З метою спрощення процесу визнання іноземних документів у 1961 р. у Гаазі (Нідерланди) була підписана конвенція, яка скасовувала вимогу легалізації іноземних офіційних документів.
Основна суть цього міжнародного договору полягає у тому, що документи, видані в країні-учасниці Конвенції і призначені для подання до офіційних органів інших країн (учасниць Гаазької конвенції), засвідчуються в особливому, спрощеному порядку. Підтвердження юридичної сили таких документів здійснюється шляхом проставлення спеціального штампу-ішостиля.
Завдяки цьому та значній кількості учасників Конвенції (приблизно 100 країн світу), істотно спрощується документообіг між країнами, в цілому, та в сфері економічних відносин зокрема. Адже правильно оформлений апостиль є підставою для безумовного визнання іноземних документів в усіх державах-учасницях Конвенції. Для цього не потрібно більше ніяких додаткових процедур, у тому числі пов'язаних з консульською легалізацією.
Офіційні документи
Згідно зі ст. 1 Гаазької конвенції скасування вимоги легалізації іноземних документів поширюється на офіційні документи, які видані на території однієї з договірних держав і повинні бути подані на території іншої договірної держави.
За змістом Конвенції під офіційними документами розуміють:
— документи, що виходять від органу чи посадової особи, які підлягають юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від прокуратури, секретаря суду чи судового виконавця;
— адміністративні документи;
— нотаріальні акти;
— офіційні написи, що зроблені на документах, підписаних приватними особами, такі, як офіційні посвідчення, що підтверджують реєстрацію документа або факту, які мали місце на певну дату, офіційне та нотаріальне засвідчення підписів.
Дія Гаазької конвенції поширюється також на документи про освіту, громадянський стан, трудовий стаж, свідоцтва про знаходження в живих, довідки, довіреності, судові рішення та матеріали з цивільних, сімейних і кримінальних справ та ін.
Положення Гаазької конвенції не поширюються на документи, видані дипломатичними або консульськими агентами, а також адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційної або митної операції. До них відносяться довіреності на вчинення угод, переміщення товарів через кордон, договори (контракти) про поставки товарів та надання послуг, про виконання різних робіт і розрахунків за ними тощо.
У тих випадках, коли це передбачено внутрішнім законодавством країни, на території якої будуть використовуватися ці документи, вони повинні легалізуватися звичайним шляхом, тобто застосовується консульська легалізація, що включає послідовне проставлення посвідчувального напису в декількох установах. Вважається, що збереження багатоступінчастості при легалізації такого роду документів дозволяє здійснювати більш суворий контроль за діяльністю комерційних підприємств.
У той же час апостиль проставляється на статутах та установчих документах; на документах, що підтверджують надання суб'єктам підприємницької діяльності спеціальних дозволів на заняття певними видами підприємницької діяльності, на сертифікатах якості продукції, виданих органами державної влади; свідоцтвах про реєстрацію як платників податків; патентній та іншій документації, що виходить від органу державної влади або управління (свідоцтва про реєстрацію, ліцензії тощо).
Як було зазначено, апостиль є спеціальним штампом, вимоги щодо розміру, форми та змісту якого визначені Гаазькою конвенцією. Так, спеціальний штамп повинен мати форму квадрата з довжиною сторони як мінімум 9 см. Проставляється він на прохання будь-якого пред'явника документа безпосередньо па вільному від текста місці документа або на його зворотньому боці чи на окремому аркуші паперу. Витрати на його отримання залежно від країни можуть становити від 150 до 300 доларів США.
Заповнення штампу
Заповнення штампу має відбуватися у відповідності до вимог Конвенції і повинно включати внесення до нього інформації про те, в якій країні та якою посадовою особою було підписано відповідний документ, коли, в якій країні та яким органом його посвідчено, за яким реєстраційним номером. Апостиль є документом, щодо якого будь-який відступ від встановленої форми не допускається і може потягти його недійсність. На вже заповненому апостиді проставляється печатка органу чи посадової особи, які уповноважені на вчинення відповідної дії.
Згідно з Конвенцією кожна з держав у ході процедури набрання законної сили її положень зобов'язана повідомити Міністерство закордонних справ Нідерландів про органи чи посадових осіб, які наділяються повноваженнями проставляння апостилю. У свою чергу, зазначене міністерство Нідерландів має поінформувати про цей перелік держа-ви-учасниці Конвенції. У Росій-
ській Федерації апостиль, наприклад, проставляють у межах наданих повноважень цілий ряд установ: органи юстиції та ЗАГСу суб'єктів федерації Росії; відповідний відділ документально-довідкової роботи Росархі-ву; архівні органи республік, автономних утворень, країв та областей; управління справами Генеральної прокуратури РФ, Міністерство освіти РФ. У Гібралтарі ж єдиною уповноваженою. на проставляння апостилю особою є губернатор.
Україна, враховуючи незначний час з моменту набрання юридичної сили Законом про приєднання до Гаазької конвенції, органи, уповноважені на проставляння апостилів, ще не визначила.
Слід зауважити, що у країнах-учас-ницях Конвенції проставляння апостилю не складає жодних труднощів.
Сподіваємося, що і Україна, набувши статусу учасника Гаазької конвенції, також не стане винятком з цього правила, а навпаки — сприятиме подальшому розвитку процесу реалізації реформ в економічній та соціальній сферах.
Тетяна КАРНАУХ, Український фонд підтримки підприємництва
По материалам газеты "Юридичний вісник України" № 26 від 29 червня - 5 липня 2002 року;