Учет разменной монеты
------------------------------------------------------------------
Практически каждый из нас при осуществлении покупок на рынках,
в киосках и других торговых точках хотя бы раз сталкивался с такой
ситуацией: если вам не хватает при оплате покупки 1 - 2 копеек, то
продавец товар не продаст, если же у продавца нет 1 - 2 копеек, то
он, в лучшем случае, извинится, вы махнёте рукой и уйдете.
Продавца можно понять: сто покупателей - 1 грн. недостачи, но с
другой стороны: сто покупателей - 1 грн. лишняя. А больше
покупателей - еще больше лишних гривен.
Поэтому Национальный банк Украины в процессе регулирования
наличного обращения особое место отводит контролю за деятельностью
банков по обеспечению субъектов предпринимательской деятельности,
осуществляющих деятельность в сфере торговли, общественного
питания и услуг (далее - СПД), разменной монетой, т. е. денежными
купюрами малого достоинства и мелочью.
Основными документами, регулирующими наличное обращение СПД,
являются Положение о ведении кассовых операций ( z0237-01 ) и
Инструкция № 69 ( z0216-01 ). В пп. 2.11 п. 2 данного Положения
указано, что СПД при осуществлении кассовых операций с наличностью
должны обеспечивать постоянное наличие в своих кассах разменной
монеты различных номиналов для выдачи сдачи гражданам.
Несоблюдение этой нормы является нарушением порядка ведения
кассовых операций, и влечет за собой ответственность,
предусмотренную ст. 164 Админкодекса ( 80731-10 ). В частности, за
у казанные нарушения налагается админштраф в размере от 8 до 15
необлагаемых минимумов доходов граждан (от 136 грн. до 255 грн.).
Те же действия, совершенные лицом, оштрафованным за это же
правонарушение в течение года, влекут за собой наложение
админштрафа от 10 до 20 необлагаемых минимумов доходов граждан (от
170 грн. до 340 грн.).
Положением о ведении кассовых операций ( z0237-01 ), в отличие
от действовавшего прежде, каких-либо требований относительно
количества наличия разменной монеты в кассе не установлено. Это
говорит о том, что разменная монета должна быть в нужном
количестве в кассе в течение всего периода осуществления кассовых
операций и СПД должен самостоятельно определить ее необходимое
количество.
На практике в большинстве случаев наличие разменной монеты на
предприятии в местах проведения расчетов с покупателями и в кассе
обеспечивается следующими способами:
- в обслуживающий банк направляется работник (кассир,
бухгалтер), там он меняет собственные (или позаимствованные) 10 -
20 грн. бумажными купюрами на мелочь, приносит продавцу в магазин
и обменивает мелочь на бумажные купюры. При этом такая операция не
оформляется никакими документами;
- при сдаче сменной выручки продавец не сдает в кассу
определенную сумму мелочи, оставляя ее на остатке (сумма которой в
совокупности с остатком кассы не должна превышать установленный
лимит) в ящике РРО, и обеспечивает тем самым ею следующую смену.
Кроме того, следует отметить, что операции, связанные с учетом
разменной монеты, не влияют на налоговые обязательства и в
налоговом учете не отражаются. В первом случае такая операция в
бухучете не отразится и ее успех полностью зависит от наличия
бумажных купюр и расположения банка. Во втором - остаток денежных
средств уже будет зафиксирован в учете, что выглядит следующим
образом.
Пример 1. Отражение в бухучете остатка разменной монеты
|---|-------------------------|---------------|-------|----------|
| № | Содержание операции | Бухгалтерский | Сумма,| Налоговый|
|п/п| | учет | грн. | учет |
| | |-------|-------| |----|-----|
| | | Д-т | К-т | | ВД | ВР |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| 1 | Отражена дневная сумма |301/рро| 702 | 6000|5000| - |
| | выручки через РРО | 702 |641/ндс| 1000| | |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| 2 | Оприходована выручка в |301/кпр|301/рро| 5990| - | - |
| | кассу предприятия | | | | | |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
Оставшиеся 10 грн. и являются той разменной монетой, с которой
будет работать следующая смена.
В книге учета расчетных операций (КУРО) остаток денег на конец
дня (смены) не отражается. Он фигурирует в 2-отчете РРО,
составляемом в конце дня или смены, и перед началом работы
следующей смены заносится в память РРО как "служебное внесение" и
указывается в гр. 3 КУРО.
Согласно пп.1.2 п. 1 Положения о ведении кассовых ( z0237-01 )
операций кассой считается помещение или место, предназначенное
для приема, выдачи и хранения наличности, других ценностей, где,
как правило, ведется кассовая книга. Подпунктом 2.10 п. 2 этого
Положения установлено, что вся наличность, поступающая в кассы
предприятий, должна своевременно и в полной сумме оприходоваться в
их кассах. Это говорит о том, что в ящике РРО или в другом месте
проведения наличных расчетов с покупателями нельзя оставлять на
остатке наличность из выручки, в т. ч. для формирования разменной
монеты, и второй рассмотренный нами способ является ошибочным. При
этом видим, что в Положении о ведении кассовых операций ( z0237-01
) под кассой понимается не только "помещение, где как правило,
ведется кассовая книга" но и другие места, связанные с проведением
расчетов наличными (магазины, ларьки и т. п.), хотя в самом
определении термина "касса" об этом не говорится.
Разменная монета для кассы предприятия должна получаться в
кассе банка. Согласно пп. 2.13 п. 2 Положения о ведении кассовых
операций ( z0237-01 ) сдача наличных в кассу банка и их получение
в банке должно осуществляться строго в соответствии с целевым
назначением. Сдача денег в кассу банка, в т. ч. и для размена,
должна оформляться расходным кассовым ордером. В объявлении на
сдачу наличных в банк указывается код целевого назначения 02 -
торговая выручка (05 - выручка от оказания услуг) или 32 - прочие
поступления, а именно наличные на размен. Чтобы получить мелочь,
нужно оформить чек на получение наличных денег в банке и указать
код целевого назначения 61 - на прочие цели: подкрепление
магазинов разменной монетой.
Пример 2. Получение в банке разменной монеты
|---|-------------------------|---------------|-------|----------|
| № | Содержание операции | Бухгалтерский | Сумма,| Налоговый|
|п/п| | учет | грн. | учет |
| | |-------|-------| |----|-----|
| | | Д-т | К-т | | ВД | ВР |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| 1 | Отражена дневная |301/рро| 702 | 6000|5000| - |
| | выручка РРО | 702 |641/ндс| 1000| | |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| 2 | Оприходована выручка в |301/кпр|301/рро| 6000| - | - |
| | кассу предприятия | | | | | |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| 3 | Сдана выручка в банк | 311 |301/кпр| 6000| - | - |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| 4 | Оприходована полученная |301/кпр| 311 | 20| - | - |
| | в кассе банка разменная | | | | | |
| | монета | | | | | |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| 5 | Выдана разменная монета |301/рро|301/кпр| 10| - | - |
| | в магазин | | | | | |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
Следовательно, разменная монета в достаточных количествах
(естественно, в пределах лимита) должна быть в наличии не только в
кассе предприятия (помещении, где ведется кассовая книга) и из нее
выдаваться в торговые точки, но и непосредственно в местах
проведения расчетов с покупателями. Поэтому движение наличности из
мест проведения расчетов с покупателями в кассу предприятия,
связанное с разменом купюр и мелочи большего номинала на меньший,
должно осуществляться только через (или в) кассу (кассе)
предприятия и отражаться в бухучете.
Пример 3. Размен денег в кассе предприятия
|---|-------------------------|---------------|-------|----------|
| № | Содержание операции | Бухгалтерский | Сумма,| Налоговый|
|п/п| | учет | грн. | учет |
| | |-------|-------| |----|-----|
| | | Д-т | К-т | | ВД | ВР |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| 1 | Оприходована выручка в |301/рро|301/рро| 10| - | - |
| | кассу предприятия для | | | | | |
| | размена | | | | | |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| В торговой точке через РРО осуществляется операция "служебная |
| выдача", чек подклеивается в КУРО и данная сумма учитывается |
| при осуществлении записи в гр. 4 КУРО. В кассе предприятия |
| оформляется приходный кассовый ордер |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| 2 | Выдана разменная монета |301/рро|301/кпр| 10| - | - |
| | в магазин | | | | | |
|---|-------------------------|-------|-------|-------|----|-----|
| В кассе предприятия оформляется расходный кассовый ордер. В |
| торговой точке через РРО осуществляется операция "служебное |
| внесение", чек вклеивается в КУРО и данная сумма учитывается |
| при осуществлении записи в гр. 3 КУРО |
|----------------------------------------------------------------|
Согласно нормам Положения о ведении кассовых операций
( z0237-01 ) (пп. 2.15, пп. 3.3) выдача денег из кассы должна быть
подтверждена расходным кассовым ордером, а ее использование -
отчетом с указанием, куда и на какие цели потрачены наличные, что
должно подтверждаться соответствующим документом. В данном случае
возникает вопрос: как в данной ситуации составить отчет об
использовании наличных и нужен ли он вообще? Эта ситуация в
Положении о ведении кассовых операций ( z0237-01 ) не рассмотрена.
Поскольку деньги (разменная монета) используются внутри
предприятия, то за ее использование составлять авансовый отчет (в
привычной нам форме) не нужно, хотя и выдаются они конкретному
лицу и на конкретные нужды.
Такая ситуация побуждает, по сути, к необходимости более
четкого определения такой статьи расходов из кассы, как выдача
наличных на хозяйственные (производственные) нужды. Ведь подобная
ситуация, с отчетом за использование наличных, возникает при
скупке вторсырья у населения, лома драгоценных металлов и
драгоценных камней, когда эти операции осуществляются в специально
оборудованных местах, вдали от кассы предприятия с использованием
РРО или КУРО. В начале дня наличные деньги при этом выдаются лицу,
уполномоченному на проведение такой скупки, а неиспользованная
наличность возвращается в конце дня в кассу. В данном случае также
необходимо отчитаться за использование наличности. Но
отчитываться, по мнению автора, можно не только составлением
авансового отчета (в привычной нам форме), но и по самостоятельно
утвержденной предприятием форме отчета, которая отражала бы
основные операции: всего получено из кассы, всего истрачено и
возвращено в кассу. Если предприятие использует в ходе
осуществления таких операций РРО или КОРО и РК, то отчетом об
использовании наличных на такие нужды вполне могут служить данные
дневных отчетов, составляемых ежедневно по результатам работы и
использования РРО и КУРО, в которых эти основные операции и
отражены.
Перечень сокращенных обозначений нормативных документов,
использованных в данной консультации:
1. Инструкция № 69 - Инструкция об организации работы по наличному
обращению учреждениями банков Украины, утвержденная
постановлением Правления Национального банка Украины
от 19.02.2001 г. № 69, с изменениями и дополнениями.
2. Положение о ведении кассовых операций - Положение о ведении
кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное
постановлением Правления Национального банка Украины
от 19.02.2001 г. № 72 с изменениями и дополнениями.
3. Порядок ведения КУРО - Порядок регистрации и ведения книг учета
расчетных операций и расчетных книжек, утвержденный приказом
Государственной налоговой администрации Украины от 01.12.2000
№ 614, с изменениями и дополнениями.
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
№27/02, стр. 50
[08.07.2002]
Дмитрий Кучерак
Бухгалтер-консультент АФ "ГлавБух-Аудит"
------------------------------------------------------------------