Мобильный телефон
------------------------------------------------------------------
Сегодня мобильным телефоном никого не удивишь. Ими пользуются
не только бизнесмены, но и "вооружены" практически все сотрудники,
перемещающиеся в течение дня по роду своей работы: руководители,
менеджеры, водители, курьеры, экспедиторы и т. д. Мобильный
телефон перестал быть символом достатка и превратился в насущную
необходимость, как и телефон местной связи. Кроме того, цены на
сами аппараты и услуги связи значительно снизились. И только
проблемы бухгалтера, связанные с учетом мобильной связи, не стали
меньше.
1. Приобретение мобильного телефона
Мобильный телефон как объект необоротных активов ничем не
отличается от телефонного аппарата местной связи. Поэтому в
зависимости от стоимости его следует учесть в составе основных
средств или малоценных необоротных активов. Не следует смущаться,
если телефон приобретен в период одной из многочисленных акций за
одну гривню. Учет телефонных аппаратов описан в статье "Телефон в
офисе".
2. Подключение мобильного телефона
Подключение мобильного телефона можно осуществить двумя
способами:
контрактным подключением:
подключением на условиях предоплаты (предоплаченного сервиса).
При контрактном подключении юридическое лицо заключает договор
с выбранным оператором мобильной связи на определенных условиях.
Оплата услуг связи состоит из фиксированной суммы ежемесячной
абонплаты и оплаты за фактическое время телефонных переговоров
согласно установленным тарифам. Оператор ежемесячно выставляет
счета на оплату, в которых разделены суммы оплаты за оказанные
услуги и аванса на следующий месяц.
При подключении на условиях предоплаченного сервиса
приобретается так называемый стартовый пакет на определенное
количество единиц связи. В дальнейшем для пополнения счета
приобретаются скретч-карты разной стоимости. Отличие второго
способа состоит в следующем:
предоплаченный сервис не требует заключения договора;
абонплата не взимается;
поскольку абонент не идентифицируется, детализированные
счета (так называемые распечатки с номерами абонентов) не
предоставляются.
3. Учет услуг связи
В бухгалтерском учете расходы на услуги связи являются
расходами текущего периода. Как правило, эти расходы относятся к
административным расходам, например, расходы на услуги мобильной
связи админперсонала. В некоторых случаях они могут быть признаны
расходами на сбыт, например, расходы по мобильным телефонам
менеджеров, экспедиторов, продавцов и т. д. Для учета
административных расходов Планом счетов предназначен счет 92
"Административные расходы", для расходов на сбыт - счет 93
"Расходы на сбыт". Если для учета расходов применяются счета
класса 8, то и те и другие расходы отражаются на счете 84 "Прочие
операционные расходы". При необходимости к счету 84 можно
открывать субсчета. При наличии налоговой накладной сумма НДС
относится к налоговому кредиту. Пенсионный сбор, отраженный в
счетах оператора, отдельно не учитывается, а списывается на
расходы в составе стоимости услуг связи.
Контрактное подключение
Расчеты с оператором связи при контрактном подключении
учитываются на субсчете 631 "Расчеты с отечественными
поставщиками" или 685 "Расчеты с другими кредиторами". Расчеты,
как правило, осуществляются в безналичном порядке.
При осуществлении предоплаты (аванса) формируется дебетовое
сальдо на этом счете. В дальнейшем оно уменьшается на
сумму фактически полученных услуг связи. Бухгалтерские записи
осуществляются на основании счетов оператора с указанием
использованной суммы, остатка аванса и рекомендуемого платежа: Так
называемая залоговая сумма, уплачиваемая при заключении договора,
фактически является ни чем иным, как авансом за услуги связи.
При наличии задолженности перед оператором - сальдо
кредитовое. Случается такое нечасто, поскольку при отсутствии
денежных средств оператор просто блокирует связь. Но абонплату при
этом продолжает начислять, тем самым увеличивая сумму
задолженности за тот период, когда телефоном абонент не
пользовался. Во избежание таких неоправданных расходов необходимо
своевременно расторгнуть договор с оператором. При этом если сумма
предварительной оплаты использована не полностью, остаток вам
обязаны вернуть.
Пример 1. Предприятие заключило договор с оператором мобильной
связи на оказание ряда услуг. Согласно условиям договора в январе
при подключении к мобильной связи перечислена сумма аванса 1260
грн., в т. ч. НДС - 200 грн., сбор в пенсионный фонд - 60 грн.
Фактически полученные за январь услуги составили 504 грн., в т. ч.
НДС - 80 грн., сбор в пенсионный фонд - 16 грн. На эту же сумму
оператором выставлен счет, оплаченный предприятием в феврале.
Услуги за февраль составили 756 грн., в т. ч. НДС - 120 грн., сбор
в пенсионный фонд - 36 грн. Счет, выставленный на эту сумму,
предприятие не оплатило. Договор с оператором расторгнут по
инициативе предприятия. Остаток аванса возвращен на счет
предприятия.
По факту предварительной оплаты оператором выданы налоговые
накладные, при возврате аванса - расчет корректировки (приложение
2 к налоговой накладной).
Предоплаченный сервис
Приобретение скретч-карты осуществляется за наличный расчет
работниками предприятия, пользующимися мобильным телефоном, то
есть подотчетными лицами. Расчеты с ними отражаются в
бухгалтерском учете на субсчете 372 "Расчеты с подотчетными
лицами".
Оплата скретч-карты тоже является по сути авансом, т. е.
оплата услуг связи осуществляется предварительно. Но при этом
дебитор отсутствует. Отразить сумму предоплаты можно по-разному.
Если сумма невелика и использование её предполагается в течение
отчетного периода, то можно сразу списать сумму с подотчетного
лица на расходы. Основанием является авансовый отчет с документом
об оплате карточки.
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| № | Содержание операции | Дт | Кт |Сумма |
|п/п| | | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 1 |Перечисление аванса | 631 | 311 | 1260 |
| |оператору при подключении | "Расчеты | "Текущие | |
| |по контракту (с НДС) | с отечест- | счета в | |
| | | венными | националь- | |
| | | поставщи- | ной валюте" | |
| | | ками" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 2 |НДС в сумме перечисленного| 641 | 644 | 200 |
| |аванса | "НДС" | "Налоговый | |
| | | "Расчеты | кредит" | |
| | | по налогам"| | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 3 |Списание полученных за | 92 | 631 | 424 |
| |январь услуг с учетом | "Админист- | "Расчеты | |
| |сбора в пенсионный фонд | ративные | с отечест- | |
| |400 x 1,06 | расходы" | венными | |
| | | | поставщика- | |
| | | | ми" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 4 |НДС в стоимости услуг за | 644 | 631 | 80 |
| |январь, оплаченных ранее | "Налоговый | "Расчеты с | |
| |400 х 20% | кредит" | отечествен- | |
| | | | ными постав-| |
| | | | щиками" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 5 |Перечисление оператору | 631 | 311 | 504 |
| |аванса на февраль согласно| "Расчеты с | "Текущие | |
| |счету в сумме услуг за | отечествен-| счета в | |
| |январь (с НДС) | ными | национальной| |
| | | поставщика-| валюте" | |
| | | ми" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 6 |НДС в сумме аванса на | 641 | 644 | 80 |
| |февраль | "НДС" | "Налоговый | |
| | | "Расчеты по| кредит" | |
| | | налогам" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 7 |Списание полученных за | 92 | 631 | 636 |
| |февраль услуг с учетом | "Админист- | "Расчеты с | |
| |сбора в пенсионный фонд | ративные | отечествен- | |
| |600 x 1,06 | расходы" | ными постав-| |
| | | | щиками" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 8 |НДС в стоимости услуг за | 644 | 631 | 120 |
| |февраль, оплаченных ранее | "Налоговый | "Расчеты с | |
| |600 х 20% | кредит" | отечествен- | |
| | | | ными постав-| |
| | | | щиками" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 9 |Возврат остатка аванса | 311 | 631 | 504 |
| |после расторжения договора| "Текущие | "Расчеты с | |
| |1260 - 756 | счета в | отечествен- | |
| | | националь- | ными постав-| |
| | | ной валюте"| щиками" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 10|Уменьшение налогового |641 "сторно"| 644 "сторно"| 80 |
| |кредита согласно расчету | "Расчеты по| "Налоговый | |
| |корректировки | налогам" | кредит" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 11|Списание административных | 791 | 92 | 1060 |
| |расходов по итогам | "Результат | "Админист- | |
| |отчетного периода (в | основной | ративные | |
| |общей сумме расходов) | деятельнос-| расходы" | |
| | | ти" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
Если интенсивность разговоров такова, что использование
карточки длится несколько месяцев, то уплаченную сумму следует
учесть в составе расходов будущего периода на счете 39 "Расходы
будущих периодов".
Право на налоговый кредит возникает исключительно при наличии
налоговой накладной. Если карточка приобретена у плательщика НДС,
но накладная не выдана, то сумма НДС в бухгалтерском учете
включается в состав расходов.
Пример 2. Сотрудником представлен авансовый отчет об
использовании денежных средств на приобретение скретч-карты в
сумме 50 грн. у неплательщика НДС. Согласно представленным
документам об осуществленных разговорах карточка использована в
месяце приобретения.
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| № | Содержание операции | Дт | Кт |Сумма |
|п/п| | | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 1 |Списание расходов на | | | |
| |услуги связи согласно | | | |
| |приобретенной подотчетным | | | |
| |лицом карточки: | | | |
| |при учете расходов с | 84 | 372 | 50 |
| |использованием счетов | "Прочие | "Расчеты с | |
| |класса 8 | операцион- | подотчетными| |
| | | ные | лицами" | |
| | | расходы" | | |
| | | | | |
| |при учете расходов с | 92 | 372 | 50 |
| |использованием счетов | "Админист- | "Расчеты с | |
| |класса 9 | ративные | подотчетными| |
| | | расходы" | лицами" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 2 |Выдача денежных средств в | 372 |301 | 50 |
| |погашение задолженности | "Расчеты с |"Касса в | |
| | | подотчетны-|национальной | |
| | | ми лицами" |валюте" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 3 |Списание расходов по | 791 | 84 | 50 |
| |итогам отчетного периода | "Результат | "Прочие | |
| |(в общей сумме расходов) | основной | операционные| |
| | | деятель- | расходы" | |
| | | ности" | | |
| | | | | |
| | | 791 | 92 | |
| | | "Результат | "Админист- | 50 |
| | | основной | ративные | |
| | | деятель- | расходы" | |
| | | ности" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
Пример 3. Сотруднику выдано из кассы в подотчет 600 грн. В
установленный срок предоставлен авансовый отчет об использовании
денежных средств на приобретение скретч-карты в сумме 500 грн. у
неплательщика НДС. Остаток денежных средств возвращен в кассу в
установленный срок.
В соответствии с представленными документами об осуществленных
разговорах карточка в месяце приобретения использована в сумме 130
грн.
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| № | Содержание операции | Дт | Кт |Сумма |
|п/п| | | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 1 |Получение под отчет | 372 | 301 | 600 |
| |денежных средств из кассы | "Расчеты с | "Касса в | |
| |в национальной валюте | подотчет- | национальной| |
| | | ными | валюте" | |
| | | лицами" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 2 |Оприходование приобретен- | 39 | 372 | 500 |
| |ной подотчетным лицом | "Расходы | "Расчеты с | |
| |скретч-карты | будущих | подотчетными| |
| | | периодов" | лицами" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 3 |Возврат неиспользованной | 301 | 372 | 100 |
| |подотчетной суммы в кассу | "Касса в | "Расчеты с | |
| | | националь- | подотчетными| |
| | | ной валюте"| лицами" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 4 |Списание расходов на | | | |
| |полученные услуги | | | |
| |мобильной связи: | | | |
| | | | | |
| |при учете расходов с | 84 | 39 | 130 |
| |использованием счетов | "Прочие | "Расходы | |
| |класса 8 | операцион- | будущих | |
| | | ные | периодов" | |
| | | расходы" | | |
| | | | | |
| |при учете расходов с | 92 | 39 | 130 |
| |использованием счетов | "Админист- | "Расходы | |
| |класса 9 | ративные | будущих | |
| | | расходы" | периодов" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 5 |Списание расходов по | 791 | 84 | 130 |
| |итогам отчетного периода | "Результат | "Прочие | |
| |(в общей сумме расходов) | основной | операционные| |
| | | деятельнос-| расходы" | |
| | | ти" | | |
| | | | | |
| | | 791 | 92 | 130 |
| | | "Результат | "Админист- | |
| | | основной | ративные | |
| | | деятельнос-| расходы" | |
| | | ти" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
4. Налоговый учет
Как уже отмечалось, мобильная телефонная связь в целях
налогообложения ничем не отличается от других видов связи. Она
выполняет те же функции. Поэтому включение в валовые расходы
абсолютно законно при одном условии: услуги связи используются в
хозяйственной деятельности. При достаточном обосновании связи с
хозяйственной деятельностью вся сумма расходов (в том числе суммы
сбора в пенсионный фонд) включается в состав валовых расходов.
НДС, включенный в стоимость услуг, при условии подтверждения
налоговой накладной расходов относится к налоговому кредиту.
5. Документальное оформление услуг мобильной связи
Для того чтобы не возникало проблем с контролирующими органами
по вопросам включения расходов на услуги мобильной связи в состав
валовых расходов и, соответственно, НДС в их стоимости в состав
налогового кредита, необходимо тщательно оформить соответствующие
документы.
Обязательность наличия документов, описываемых далее, никаким
нормативным документом не предусмотрена. Тем не менее именно они
позволят подтвердить связь расходов на мобильную связь с
хозяйственной деятельностью. Законом Украины "О налогообложении
прибыли предприятий" обязанность доказывать связь расходов с
хозяйственной деятельностью возложена на налогоплательщика.
Наиболее полный "комплект" включает в себя:
правила пользования мобильной связью, утвержденные руководите-
лем предприятия. В них необходимо отразить производственную
необходимость мобильной связи: для оперативного принятия
управленческих решений, для непрерывного контроля за исполнением
заказов вне производственных помещений, для связи в период
командировок, для гибкого реагирования на изменения условий
доставки грузов и т. д. Все зависит от того, кто пользуется
мобильным телефоном. Другим пунктом приказа необходимо запретить
использование мобильной связи в личных и других непроизводственных
целях. Можно включить в приказ пункт о том, что в случае такого
использования мобильной связи работник обязан возместить стоимость
понесенных предприятием расходов;
перечень сотрудников, обеспечиваемых мобильными телефонами в
связи с производственной необходимостью. Этот перечень тоже
следует утвердить приказом руководителя. Он должен содержать не
фамилии конкретных физических лиц, а должности работников,
нуждающихся в мобильной связи;
детализированные счета от оператора с указанием номеров
абонентов и времени разговоров (при контрактном подключении);
журналы учета звонков с указанием целей звонков и их
продолжительности (при оплате услуг связи путем приобретения
карточек). Как уже отмечалось, при таком способе подключения
оператор мобильной связи не идентифицирует абонента и не выдает
детализированный счет. Журнал может быть любой формы, но вести его
нужно на каждый номер, т. е. практически каждым пользователем
телефона.
Если кто-то из сотрудников имеет несколько мобильных
телефонов, то и это тоже можно обосновать производственной
необходимостью. Например, если телефоны подключены к разным
операторам: UMS и Киев-стар. Разговоры между абонентами одного
оператора значительно дешевле, чем разговоры между абонентами
разных. В приказе можно приблизительно так и сформулировать:
"В целях снижения расходов на услуги связи обеспечить
менеджера по продажам Иванова И. И. двумя мобильными
телефонами с подключением к разным операторам. В дальнейшем
Иванову И. И. осуществлять переговоры с контрагентами только с
использованием соответствующих мобильных телефонов. Главному
бухгалтеру Петровой А. Н. анализировать выполнение этого
приказа ежемесячно при получении детализированных счетов.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".
Это бюрократическая работа, но и единственный способ
вооружиться против попыток исключить расходы из валовых расходов.
Особое внимание следует уделить такой услуге, как роуминг. В
детализированных счетах она выделена отдельно и сразу привлекает
самое пристальное внимание со стороны работников налоговой службы.
Если сотрудник в зарубежной командировке не был, экспортно-
импортные операции предприятие не осуществляет, то отстоять
связь международных переговоров с хозяйственной деятельностью
достаточно проблематично. Подтверждением связи с хозяйственной
деятельностью междугородних и международных телефонных переговоров
является наличие деловых связей с адресатом, подтвержденных
договором или любым другим соответствующим документом: протоколом
о намерениях, соглашением о сотрудничестве, письмом с проектом
договора и т. д.
------------------------------------------------------------------
"Вестник налоговой службы Украины"
№ 29/02, стр. 57
[31.07.2002]
Лариса Церетели
Директор АФ "Мираж", г. Запорожье
------------------------------------------------------------------