• Ведення бухгалтерського обліку в електронній формі

Бухгалтерський облік на підприємстві ведеться в
електронній формі. Чи обов’язково дублювати його
на паперових носіях?
(м. Рівне)

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться всіма юридичними особами, створеними відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм i форм власності, а також представництвами іноземних суб’єктів господарської діяльності. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, грунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів i звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник або уповноважений орган, який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Підприємство самостійно визначає облікову політику, обирає форму організації бухгалтерського обліку та форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку i способу реєстрації та узагальнення інформації в них із додержанням єдиних засад, встановлених Законом України від 16.07.99 р. № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон № 996-ХІV) та з урахуванням особливостей своєї діяльності й технології обробки облікових даних, розробляє систему i форми внутрішньогосподарського обліку, звітності та контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів, затверджує правила документообороту i технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків i регістрів аналітичного обліку, може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші підрозділи, які зобов’язані вести бухгалтерський облік, з наступним включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які складаються в момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили та доказовості.
Документи, виготовлені машинним способом, мають бути записані на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлені й розміщені за вимогами відповідного стандарту i закодовані згідно із затвердженою системою кодифікації. Первинні документи на паперових i машинозчитуваних носіях інформації повинні мати обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
  
• дату i місце його складання;
  
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
  
• зазначення змісту та обсягу господарської операції, одиниці виміру господарської операції;
  
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
  

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку. Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому їх було здійснено.

Відповідно до п. 6 ст. 9 Закону № 996-XIV у разі складання та зберігання первинних документів i регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовляти їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів i відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Фінансова звітність суб’єктів підприємницької діяльності складається на основі даних бухгалтерського обліку.

Відповіді підготовлено за сприяння начальника Управління методології бухгалтерського обліку, заступника голови Методологічної ради з бухгалтерського обліку Міністерства фінансів України, академіка АЕН України, доцента Валерія ПАРХОМЕНКА

ВІСНИК ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ № 44 ЛИСТОПАД 2002 року