Проверяющая по результатам проверки кассовых, банковских
операций и учета подотчетных сумм в нашем предприятии
записала, как нарушение, опоздание работника со сдачей
авансового отчета на пять дней, с чем мы полностью согласны.
Также она записала, что невозвращенную подотчетную сумму
необходимо добавлять к фактическому остатку наличных в кассе
предприятия и сравнивать с суммой установленного лимита с
применением штрафных санкций на сумму превышения, с чем мы не
можем согласиться. Хотим по этому решению проверяющей узнать
Ваше мнение.
* * *
Вы не указали случай, при котором проверяющая невозвращенную
подотчетную сумму добавила к фактическому остатку наличных в кассе
предприятия и сравнила их с суммой установленного лимита. По этой
причине мы затрудняемся дать однозначный ответ: правы Вы или права
проверяющая. Разберем случаи, которые возникают при обращении с
наличными.
В своей консультации мы будем использовать "Положение о
ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине",
утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 года № 72
( z0237-01 ) (в дальнейшем Положение № 72), Указ Президента
Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по
регулированию обращения наличности" от 12 июня 1995 г. № 436/95
( 436/95 ) (в дальнейшем Указ № 436), "О нормах возмещения
командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж",
постановление КМУ от 23 апреля 1999 г. № 663 ( 663-99-п ) (в
дальнейшем Постановление № 663).
В п. 2.3 ст. 2 Положения № 72 ( z0237-01 ) указано, что в
случае осуществления предприятиями наличных расчетов с другими
предприятиями свыше установленной предельной суммы средств (свыше
3 тыс. грн.) в размере превышения установленной суммы расчетов
прибавляются к фактическим остаткам наличности в кассе на конец
дня плательщика наличности одноразово в день осуществления этой
операции, с дальнейшим сравнением полученной расчетной суммы с
утвержденным лимитом кассы.
В Указе 436 в п. 1, абзаце первом записано:
- за превышение лимитов остатка наличности в кассах -
в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности
за каждый день. В изменениях от 26 июля 2000 г. № 920/2000
( 920/2000 ):
"... и в размерах, действующих на день завершения проверок
органами государственной налоговой службы".
В абзаце четвертом этого пункта Указа № 436 ( 436/95 )
записано:
- за превышение установленных сроков использования выданной
под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет
без полного отчета по ранее выданным средствам - в размере 25
процентов, выданных под отчет сумм, в размерах, действующих на
день завершения проверок органами государственной налоговой
службы.
В связи с тем, что за несвоевременный возврат
неизрасходованной наличности применяется специальная 25%-ная
санкция (Указ № 436 ( 436/95 ) действует с середины 1995 г.),
действовавший ранее порядок, в соответствии с которым
невозвращенные своевременно подотчетные суммы добавлялись к
фактическому остатку наличных в кассе предприятия, теперь
нормативными документами не предусмотрен.
В ходе обычной деятельности предприятия возникает
необходимость послать сотрудника с производственным заданием
закупить товарно-материальные ценности, заказать и оплатить
услуги, в командировку. Все эти поручения требуют материального
обеспечения со стороны предприятия. Чаще всего наличные денежные
средства (аванс) выдаются работнику под отчет в кассе предприятия
или в учреждении банка по денежному чеку с текущего или валютного
счета предприятия. Впоследствии использование работником
полученных сумм должно быть подтверждено документально. Возможен и
другой вариант, когда все расходы в пользу предприятия
осуществляются работником за счет собственных средств с
последующим их возвратом из кассы предприятия на основании
подтверждающих документов. Обе эти схемы предусматривают
обязательные операции предприятия с наличными - по выдаче
работнику и возможному приему остатка неизрасходованных средств.
В настоящее время начали часто использовать и третий вариант -
корпоративные платежные (пластиковые) карточки (КПК). Рассмотрим
операции с КПК.
Для работника, имеющего в своем распоряжении корпоративные
платежные (пластиковые) карточки, доступны сразу две формы
расчетов - безналичная и наличная (после снятия наличных с
карт-счета предприятия через банкомат).
Работник может:
- получать наличность в гривнях для осуществления расчетов,
связанных с производственными (хозяйственными) потребностями, в
том числе для оплаты командировочных расходов в пределах Украины.
Для предприятия-работодателя будет действовать ограничение на
осуществление наличных расчетов с другими предприятиями не более
3000 грн. в течение одного дня;
- по безналичной форме в гривнях осуществлять расчеты,
связанные с уставной и хозяйственной деятельностью предприятия, а
также командировочные расходы в пределах Украины.
Для всех этих операций действует общее правило - такие
средства считаются выданными работнику под отчет и их
использование должно быть подтверждено соответствующими отчетными
документами (чеками банкомата или квитанциями торгового
терминала). Поскольку ни валовой доход, ни валовые затраты не
могут возникать без подтверждения соответствующими документами
(чек, накладная, налоговая накладная), то датой их возникновения
считается дата поступления этих документов на предприятие и
подтверждение связи осуществления затрат с деятельностью
предприятия - дата утверждения авансового отчета лица, которое
осуществляло затраты средств из карточного счета, руководителем.
Рассмотрим пример:
|-----|------------------------|------------------|--------------|
| Дата| Содержание операции |Бухгалтерский учет|Налоговый учет|
| | |-----|-----|------|------|-------|
| | | Дт | Кт |Сумма,| ВД | ВВ |
| | | | | грн. | | |
|-----|------------------------|-----|-----|------|------|-------|
|25.10| Открыт карточный счет | 313 | 311 | 10000| - | - |
| | в национальной валюте | | | | | |
| | Украины | | | | | |
|-----|------------------------|-----|-----|------|------|-------|
|26.10| Уплачено банку | 92 | 311 | 50| - | 50 |
| | комиссионное | | | | | |
| | вознаграждение за | | | | | |
| | открытие картсчета и | | | | | |
| | получение корпоративной| | | | | |
| | карточки | | | | | |
|-----|------------------------|-----|-----|------|------|-------|
|28.10| Снята денежная | 372 | 313 | 3200| - | - |
| | наличность через | | | | | |
| | банкомат для | | | | | |
| | осуществления закупок | | | | | |
|-----|------------------------|-----|-----|------|------|-------|
|29.10| Отображена закупка | 20 | 372 | 2640| - | 2200 |
| | запасов (материалов) | | | | | |
| | с НДС в авансовом | | | | | |
| | отчете | | | | | |
| |------------------------|-----|-----|------|------|-------|
| | Сумма НДС при наличии | 641 | 372 | 440| | |
| | налоговой накладной | | | | | |
|-----|------------------------|-----|-----|------|------|-------|
| | Неиспользованную сумму | 301 | 372 | 560| - | - |
| | работник возвратил в | | | | | |
| | кассу предприятия | | | | | |
|-----|------------------------|-----|-----|------|------|-------|
В п.п. 2.16 Положения № 72 ( z0237-01 ) указано, что
физические лица - доверенные лица юридических лиц, получившие
наличность с карточного счета с применением корпоративной карточки
для решения производственных (хозяйственных) вопросов или на
командировку, используют ее по целевому назначению без
оприходования в кассе предприятия. Если работник по КПК получил на
хозяйственные нужды предприятия 3200 грн., а на следующий день
сделал закупки материальных ценностей на 2640 грн., в том числе
НДС 440 грн., составил авансовый отчет на использование 2640 грн.
и сдал в кассу неизрасходованные денежные средства в сумме
560 грн. (лимит кассы установлен в 60 грн.). Поступившие денежные
средства сдаются в учреждение банка или выдаются в подотчет
другому работнику на хозяйственные нужды.
Рассмотрим варианты:
1. Работник оставшиеся 560 грн. и авансовый отчет на 2640 грн.
сдал в кассу не на следующий рабочий день, как показано в примере,
а через три рабочих дня. Работник превысил установленные сроки
выданной под отчет наличности. Штраф в размере 25% начисляется на
всю сумму - 3200 грн. и будет равен 800 (3200 х 25%) грн. за день,
а за два дня 1600 (800 х 2) грн. (отчет необходимо было сдать на
следующий день, а сдан через три дня).
2. Работник получил по КПК 3200 грн. на хозяйственные нужды и,
ничего не купив, сдал деньги в кассу через три дня. За эти
действия начисляется также штраф в размере 25% от всей снятой
денежной наличности через банкомат, или 1600 грн.
И в первом, и во втором случае полученные с опозданием в кассу
денежные средства с установленным лимитом кассы не сравниваются, а
применяется штраф в размере 25% за дни, в течение которых превышен
установленный срок использования выданной под отчет наличности.
3. Денежные средства, сданные в кассу (560 грн.), не были
сданы в учреждение банка и не выданы в подотчет. Сумма в
кассе сравнивается с лимитом кассы и на полученную сумму 500
(560 - 60) грн. применяется штраф в двукратном размере.
В случае командировки за границу (п. 1.15 части второй
Инструкции № 59 ( z0218-98 )) сроки представления отчета
соответствуют аналогичным срокам, которые установлены для
командировок в пределах Украины (п. 4 Постановления № 663
( 663-99-п )). Срок возврата остатка неиспользованных средств в
иностранной валюте дифференцированы. В случае выдачи наличности -
не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки; в
случае применения корпоративных пластиковых карточек международных
платежных систем - не позднее 10, а с разрешения руководителя
(при наличии уважительных причин) - 20 рабочих дней. При
нарушении сроков возврата иностранной валюты применяется санкция
в сумме, эквивалентной тройной сумме (стоимости) указанных
валютных ценностей, пересчитанных в валюту Украины по обменному
курсу НБУ на день погашения задолженности (основание ст. 2 Закона
Украины "Об определении размера убытков, причиненных предприятию,
учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей),
недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и
валютных ценностей" от 6 июня 1995 г. № 217/95-ВР ( 217/95-ВР ) с
изменениями и дополнениями). В этом случае штраф за нарушение
сроков возврата иностранной валюты применяется в соответствии с
другим законодательным документом.
В Положении № 72 ( z0237-01 ) установлены только сроки
представления отчета о командировке и возврата неизрасходованных
командировочных расходов. Период между выдачей аванса на
командировку и отъездом работника действующими нормативными
документами не регламентирован, следовательно, и оснований для
применения финансовой санкции в этом случае нет. Сдачу наличности
в кассу необходимо сделать в день, когда работнику сообщили о
невыезде в командировку.
Работнику под отчет выдаются из кассы денежные средства, но за
работником числится задолженность. Например, задолженность в
течение двух рабочих дней 80 грн., и получено под отчет на третий
день 100 грн. Штраф начисляется при проверке. Проверяющая
обнаружила этот случай на второй день после выдачи в подотчет
100 грн. (авансовый отчет об израсходовании 100 грн. в бухгалтерию
от работника не поступил). Проверяющая вправе начислить штраф в
сумме 85 ((80 х 25% х 3) + (100 х 25% х 1)) грн.
Необходимо иметь в виду, что сравнение суммы наличных денежных
средств в кассе с лимитом кассы проводится при снятии остатков
кассы, за исключением случаев в дни выдачи заработной платы и, как
отмечалось выше, при расчете наличными более 3000 грн. в день с
предприятием, расчеты с которым законодательно запрещены (имеются
операции, по которым операции с наличными более 3000 грн.
разрешены).
Вывод: деньги, полученные работником предприятия под отчет (а
работник может получить наличные непосредственно из кассы
предприятия, по чеку из банка или из банкомата с помощью КПК) и не
сданные в установленное время, авансовые отчеты и неиспользованная
сумма наличных денег, считаются как возвращенные с опозданием, и
ко всей сумме, полученной под отчет, применяется штраф в размере
25%.
Порядок отнесения выручки в сфере торговли к сверхлимитным
операциям определен в п. 4.16 ст. 4 "Инструкции организации работы
по наличному обращению учреждениями банков Украины", утвержденной
Постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 69 ( z0216-01 ).
Вы абсолютно правы, что не согласились с мнением проверяющей,
если имелись в виду операции с подотчетными суммами, за
исключением операций, предусмотренных п.п. 2.3 ст. 2 Положения
№ 72 ( z0237-01 ), или образовавшегося сверхлимитного остатка
непосредственно в кассе.
------------------------------------------------------------------
"Ориентир"
№43/02, стр. 15
[22.11.2002]
Д. Величко, В. Крушенко
Аудитор, бухгалтер-эксперт
------------------------------------------------------------------