Відповідно до Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України № 260 від 08.06.2001 року, укладений трудовий договір між працівником і суб'єктом підприємницької діяльності, останній повинен подати на реєстрацію до державної служби зайнятості за місцем свого проживання.
Якщо строк дії трудового договору закінчився або припинення його дії відбувається достроково, суб'єкт підприємницької діяльності у трудовому договорі робить запис про підстави його припинення з посиланням на відповідні статті КЗпП України, про що сторони сповіщають державну службу зайнятості, яка зареєструвала трудовий договір.
Тільки за наявності записів про реєстрацію та зняття з реєстрації трудового договору підприємець може вносити записи до трудової книжки працівника про прийняття та звільнення його з роботи. Ці записи відповідно до п.9 названого Порядку підтверджуються особистим підписом посадової особи центру зайнятості та печаткою цього органу.
Відповідно до пункту 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженої наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення № 58 від 29.07.1993 року, у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві засвідчуютьс підписом керівника підприємства або спеціально уповноважною ним особої та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів. При цьому для осіб працездатного віку необхідно вказати час, тривалість та місце проходження підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням. При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Крім того, п. 2.8 вказаної Інструкції передбачено, якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а при її відсутності — обласним архівом, державним архівом м. Києва, державним архівом м. Севастополя і державним архівом при Раді міністрів АРК.