Часто працівника відряджають для виконання обов'язків поблизу населеного пункту, який є місцем його постійного проживання. Працівник має можливість щодня (час від часу) повертатися додому. Але навіть у такому випадку працівнику необхідно виплачувати добові у повному обсязі, тобто 18 грн. Це визначено абзацом 3 пункту 1.5 розділу 1 Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон, в редакції наказу Мінфіну України від 19 червня 1999 р.
Порядок видачі грошей під звіт у гривнях регулює Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ № 72 від 19.02.2001 р.
Згідно п. 2.15 цього документа працівники, які одержали в касі аванс на відрядження, зобов'язані відзвітувати про його використання і повернути невитрачений залишок до каси протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження. Перевищення зазначеного строку є порушенням встановленого порядку операцій з готівкою, за яке підприємство має сплатити штраф. Його розмір визначено ст. 1 Указу Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з урегулювання обігу готівки" № 436/95 від 12.06.95 р. і становить 25 відсотків виданої під звіт суми.
Крім фінансових санкцій, за порушення правил ведення касових операцій можуть бути застосовані і адміністративні, які передбачені статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Отже, щоб уникнути невиправданих витрат, необхідно пильно стежити за дотриманням строків повернення підзвітних сум.
Згідно до ст. 121 КЗпП України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями. Протягом усього часу відрядження за ними зберігаються місце роботи (посада) і середній заробіток.
Відрядженим працівникам виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, гроші на проїзд до місця призначення і на зворотний шлях, витрати по найму жилого приміщення в порядку і у розмірах, встановлених законодавством.
Відрядження оформлюється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди прямує працівник, строку й мети відрядження. Строк відрядження не може перевищувати 30 календарних днів, а для працівників, які направляються для виконання монтажних, пусконалагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.
Днем відбуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем повернення з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем відбуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і далі — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт чи ін. розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібен для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.
Фактичний термін перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо відбуття з місця постійної роботи й повернення туди ж. Якщо працівник відряджений до декількох населених пунктів України, то відмітки про день прибуття й день відбуття проставляються в кожному пункті окремо. Відповідно до п. 1 постанови № 663 Кабінету Міністрів України для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів) установлені такі граничні норми добових витрат: у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України'— 18 грн.; у разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на одноразове харчування — 14 грн. 40 коп., дворазове харчування — 10 гривень 80 коп., триразове харчування — 7 грн. 20 коп. За кожний день (день від'їзду та приїзду рахуються як два дні) перебування у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові, неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), працівнику виплачуються зазначені добові. При відрядженні строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Але добові не виплачуються, коли в посвідченні про відрядження будуть відсутні відповідні відмітки щодо приїзду (від'їзду) працівника у населений пункт.
На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до законодавства про працю. При відбутті працівника у відрядження, що Івипадає на вихідний день, йому після повернення надають Інший день відпочинку.
Відшкодування витрат відрядженому працівнику провадиться підприємством за наявності відповідних документів (в оригіналі) у розмірі фактичних витрат, пов'язаних з найманням приміщення, враховуючи побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу); за користування холодильником, телевізором; відшкодовується також плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за добу; витрати на проїзд до місця відрядження і назад в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.
Перед від'їздом у відрядження працівнику видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення і добові. Після повернення з відрядження він протягом трьох робочих днів зобов'язаний подати авансовий звіт про витрачену суму та здати посвідчення про відрядження разом з оригіналами всіх необхідних документів.
Згідно зі ст. 127 КЗпП України, якщо аванс не було витрачено працівником чи він не повернув його у визначений вище термін, то за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу, виданого не пізніше одного місяця з дня закінчення строку повернення авансового звіту, може бути проведено відрахування із заробітної плати працівника відповідної суми боргу.
Відповіді підготував ВАСИЛЬ МОРОЗ, юрист
Інформаційно-довідкова газета ЮРИСТ КОНСУЛЬТУЄ 22/2003