Інвентаризація

1. Законодавче регулювання

Обов’язковість інвентаризації встановлено Законом № 996-ХІV. Згідно зі ст. 10 цього Закону для забезпечення достовірність даних бухгалтерського обліку i фінансової звітності підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів i фінансових зобов’язань, під час якої перевіряються й документально підтверджуються їхня наявність, стан i оцінка. Об’єкти й періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим відповідно до законодавства.
Порядок проведення інвентаризації й відображення її результатів регулюють такі нормативні акти:
Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів i документів та розрахунків, затверджена наказом № 69;
Інструкція про порядок одержання, використання, обліку та зберігання дорогоцінних металів i дорогоцінного каміння, затверджена наказом № 84;
Положення про інвентаризацію майна приватизованих державних підприємств, а також майна державних підприємств i організацій, переданих в оренду, затверджене постановою № 158;
Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою № 116;
Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань i господарських операцій підприємств та організацій, затверджена наказом № 291;
постанова Держкомстату СРСР № 241.
Положення (стандарти) бухгалтерського обліку не містять норми щодо обов’язкового проведення інвентаризації, проте сам її факт є необхідним для виконання інших вимог. Зокрема, згідно з ПБО 9 у бухгалтерському обліку i фінансовій звітності запаси відображаються за найменшою оцінкою: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації; згідно з ПБО 7 підлягають переоцінці об’єкти основних засобів, якщо залишкова вартість на дату балансу відрізняється від справедливої більш ніж на 10%.
Відповідальність за проведення інвентаризації несе керівник.

2. Періодичність i терміни

Інвентаризації підрозділяються на раптові та планові. До планових відносяться обов’язкові інвентаризації. Випадки, коли інвентаризація є обов’язковою, визначені п. 3 Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів i документів та розрахунків:
перед складанням річної бухгалтерської звітності. Інвентаризація будинків, споруд може проводитися один раз на три роки, бібліотечних фондів — один раз на п’ять років;
при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство;
при зміні матеріально відповідальних осіб;
при встановленні фактів крадіжки, псування цінностей;
за приписом судово-слідчих органів;
у випадку пожежі або стихійного лиха;
у випадку ліквідації підприємства.

3. Документальне оформлення

Для забезпечення інвентаризаційної роботи на підприємстві наказом керівника створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. Якщо склад комісії не змінюється, щорічне видання наказу недоцільне. Обмежень щодо термінів повноважень членів інвентаризаційної комісії чинні нормативні акти не містять. До складу цієї комісії необхідно включити керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера. Очолює комісію керівник підприємства або його заступник. Зразок наказу наведено нижче.

Наказ. Файл PDF (11 kb)

Безпосередньо перед проведенням інвентаризації необхідно видати наказ про терміни її проведення. Далі наведено зразок такого наказу.

Наказ. Файл PDF (11 kb)

До початку інвентаризації необхідно вивести залишки цінностей на день інвентаризації, опломбувати місця зберігання цінностей, що мають окремі входи i виходи, перевірити правильність усіх ваговимірювальних приладів. Матеріальні цінності повинні бути розсортовані, згруповані й розкладені в порядку, зручному для проведення підрахунку. Інвентаризація повинна проводитись у присутності матеріально відповідальних осіб. До початку інвентаризації матеріально відповідальні особи повинні надати розписку про те, що всі видаткові й прибуткові документи здано до бухгалтерії, а всі цінності оприбутковано. Зразок розписки наведено нижче.

При проведенні інвентаризації комісія зобов’язана визначити наявність i стан об’єктів перевірки шляхом підрахунку, вимірювання, зважування, огляду, аж до лабораторних вимірів i аналізу. Потім слід зіставити облікові дані й фактично отримані при інвентаризації, зафіксувати надлишки i нестачі, якщо такі виявлено.
Мають бути перевірені:
реальність вартості основних засобів, нематеріальних активів, запасів, цінних паперів i фінансових вкладень, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів;
реальність дебіторської i кредиторської заборгованостей;
наявність сум коштів у касі, на рахунках у банку, коштів у дорозі, витрат i платежів.
При перевірці коштів у касі готівка перевіряється шляхом поаркушного перерахування грошей у касі, чекових книжок тощо, оформляється актом відповідно до форми № інв-15. Інвентаризація готівкової валюти оформляється окремим актом, в якому відображаються суми інвалюти за видами із зазначенням сум у національній валюті за курсом Нацбанку України на дату зняття залишків.
Приклад заповнення акта інвентаризації каси наведено нижче.

Файл PDF (24 kb)

При інвентаризації основних засобів

необхідно перевірити фактичну їх наявність, ступінь їх фактичного зносу й відкоригувати залишок за субрахунком 131 «Знос основних засобів» (за необхідності). Орендовані основні засоби підлягають інвентаризації орендарем i відображаються в окремому описі, один примірник якого надсилається орендодавцеві до складання річного звіту. Підсумки інвентаризації основних засобів оформляються за формою інвентаризаційного опису № інв-1, фрагмент якого наведено нижче.

Файл PDF (22 kb)

При інвентаризації запасів необхідно здійснити їх обмірювання, підрахунок, перезважування. Окремі інвентаризаційні відомості складаються по запасах, які перебувають:
у дорозі;
на відповідальному зберіганні;
на комісії;
в переробці.
Результати інвентаризації запасів відображаються у формах № інв-3, № інв-4, № інв-5, № інв-6.
При інвентаризації нематеріальних активів їх наявність установлюється шляхом перевірки документів, що є підставою для їх оприбуткування, а також документів, якими підтверджуються майнові права. Необхідно перевірити наявність наказу керівника про затвердження терміну корисного використання i норми зносу кожного об’єкта. Результати інвентаризації нематеріальних активів відображаються аналогічно інвентаризації основних засобів за формою № інв-1.
Інвентаризація документів суворої звітності передбачає звіряння фактичної наявності з обліковими даними. Оформляється за формою № інв-16, фрагмент якої наведено нижче.

Файл PDF

При інвентаризації незавершеного виробництва

слід виявити фактичну наявність i визначення його правильної оцінки (вартості). Оцінка незавершеного виробництва здійснюється за плановою виробничою собівартістю. Питання конкретної оцінки незавершеного виробництва регулюються галузевими інструкціями з обліку i калькулювання собівартості продукції, робіт i послуг. Результати інвентаризації оформляються за формою № інв-7.
При інвентаризації дебіторської i кредиторської заборгованостей комісія зобов’язана перевірити виписки з аналітичного обліку розрахунків i наявність актів звіряння. За підсумками інвентаризації на рахунках обліку розрахунків з покупцями i замовниками, постачальниками i підрядниками, іншими дебіторами i кредиторами повинні залишатися лише погоджені суми. Заборгованості з термінами позовної давності, що минули, підлягають списанню з рахунків обліку. До акта інвентаризації за такою заборгованістю слід додати довідку із зазначенням назви й адреси контрагента, суми, дати, причини виникнення заборгованості, винних у закінченні терміну позовної давності. Результати оформляються за формою № інв-17, фрагмент заповнення якої наведено нижче.

Файл PDF (17)

Інвентаризація витрат майбутніх періодів полягає в перевірці правильності відображення в бухобліку сум витрат майбутніх періодів. Результати відображаються за формою № інв-11.
При інвентаризації фінансових інвестицій комісія зобов’язана перевірити в касі наявність цінних паперів i зазначити в описі назви цінних паперів, їхніх емітентів, номери й серії, номінальні та балансові вартості. У підтвердження сум внесків до статутного фонду інших підприємств необхідно перевірити засновницькі та статутні документи, їх реєстрацію i наявність документів, що підтверджують внесення внеску до статутного фонду.

4. Результати інвентаризації

За підсумками інвентаризації комісія складає інвентаризаційні описи (акти інвентаризації). Помарки i підчистки в них неприпустимі. Виправлення помилок повинні бути зроблені в усіх примірниках коректурним способом, обумовлені i підписані всіма членами комісії. На підставі інвентаризаційних описів i даних бухгалтерського обліку складаються порівнювальні відомості, в яких поряд з іншими показниками відображаються нестачі й надлишки в кількісному i сумарному виразі, регулювання пересортиці, регулювання за рахунок записів в обліку.
Рішення за результатами інвентаризації комісія приймає на своєму засіданні i фіксує їх у протоколі.

Файл PDF (19)

До протоколу додаються всі документи інвентаризації i відомість результатів інвентаризації. Підсумки інвентаризації повинні бути оформлені у Відомості результатів інвентаризації, зразок якої наведено нижче.

Файл PDF

Матеріали інвентаризаційної комісії протягом п’яти днів повинні бути розглянуті керівником підприємства i затверджені для прийняття до виконання зауважень i пропозицій комісії. Надлишки цінностей, включаючи кошти, повинні бути оприбутковані зі збільшенням доходу підприємства. Нестача цінностей понад норми природного убутку, втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб. Якщо конкретних винуватців не встановлено, ці суми списуються на витрати. Затверджені результати i пропозиції щодо врегулювання різниць відображаються у бухобліку того місяця, в якому закінчено інвентаризацію, а інвентаризації станом на 1 січня — у регістрах бухобліку за грудень місяць.
Постановою № 158 підприємствам рекомендовано до затвердження нових форм первинного обліку застосовувати типові форми, затверджені постановою № 241. Нижче в таблиці наведено перелік типових форм, застосування яких можливе при проведенні інвентаризації. Бланки можуть бути заповнені як вручну, так i засобами обчислювальної й іншої оргтехніки.

Файл PDF (17)

5. Регулювання інвентаризаційних різниць

Бажаним завершенням інвентаризації є повна відповідність даних інвентаризації даним бухгалтерського обліку. Але на практиці нерідко в результаті інвентаризації можуть бути виявлені надлишки або нестачі. Відхилення даних інвентаризації від облікових одержали назву інвентаризаційних різниць. Бухгалтер зобов’язаний відобразити ці різниці в обліку.
Виявлені надлишки повинні бути оприбутковані на відповідних рахунках з віднесенням на доходи.
Надлишки необоротних активів (основних засобів, нематеріальних активів тощо) формують доходи від іншої звичайної діяльності, для обліку яких Планом рахунків передбачено субрахунок 746 «Інші доходи від звичайної діяльності».
Надлишки оборотних активів формують дохід від операційної діяльності, що обліковується на субрахунку 719 «Інші доходи від операційної діяльності».
Нижче наведено можливі схеми бухгалтерських записів.

Нестачі цінностей списуються на витрати за балансовою (обліковою) вартістю:
при обліку витрат з використанням рахунків класу 8 — на рахунок 85 «Інші витрати»;
при обліку витрат з використанням рахунків класу 9 — на субрахунок 947 «Нестачі i збитки від псування цінностей».
Якщо очікується відшкодування втрачених необоротних активів або запасів за рахунок винних осіб, то до ухвалення рішення про конкретних винних осіб сума нестачі обліковується на забалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані втрати від псування цінностей». Лише після встановлення винних осіб відображається їхня заборгованість на субрахунку 375 «Розрахунки по відшкодуванню заподіяних збитків» з віднесенням до доходу. При відшкодуванні збитків від втрати необоротних активів дохід відображається на субрахунку 746 «Інші доходи від звичайної діяльності», від втрати оборотних — на субрахунку 716 «Відшкодування раніше списаних активів».

6. Відповідальність у разі порушень у проведенні інвентаризації

За несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації коштів i матеріальних цінностей передбачено адміністративну відповідальність (ст. 1642 Кодексу України про адміністративні порушення) — штраф від восьми до п’ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.