Невозврат неиспользованного остатка командировочных средств
Работник предприятия согласно распоряжению направлен в
командировку сроком на 3 дня, с 14 января по 16 января
включительно. Перед выездом из кассы предприятия выданы
средства на сумму 2500 грн. После возвращения из командировки
работник предоставил 22 января в бухгалтерию предприятия
авансовый отчет об использовании средств на сумму 2000 грн.
Неиспользованный остаток средств работник до конца месяца не
возвратил.
В связи с нововступившим Законом Украины "О налоге с доходов
физических лиц" прошу разъяснить, какую ответственность будет
нести работник за невозврат подотчетных сумм, которые
предоставлялись на его командировку.
* * *
С 1 января 2004 года в соответствии с нормами п.п. 4.3.2
п. 4.3 ст. 4 Закона Украины "О налоге с доходов физических лиц"
от 22.05.2003г. № 889-IV ( 889-15 ) (далее - Закон) суммы средств,
полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет, не
включаются в состав месячного или годового налогооблагаемого
дохода работника в случае, если работник своевременно отчитается
за израсходованные средства, возвратит остаток или предоставит
документы о перерасходовании средств и доплате собственных денег.
Получив от работодателя суммы средств на командировку или под
отчет во исполнение отдельного гражданско-правового действия по
поручению и за счет лица, которое предоставило средства под отчет,
налогоплательщик должен предоставить отчетов использовании средств
до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, которым
у налогоплательщика заканчивается командировка или завершается
выполнение гражданско-правового действия, на которые были
предоставлены под отчет средства. Отчет направляется в бухгалтерию
предприятия по форме, установленной центральным налоговым органом
(Приказ ГНА Украины от 19.09.2003 г. № 440 ( z0915-03 ) "Об
утверждении формы Отчета об использовании средств, предоставленных
на командировку или под отчет, и порядка составления указанного
Отчета). При наличии излишне израсходованных средств их сумма
возвращается налогоплательщиком в кассу до или во время
предоставления указанного отчета или зачисляется на банковский
счет лица, которое их предоставило.
Подотчетные лица обязаны подать в бухгалтерию работодателя
вместе с неиспользованным остатком средств отчет об использовании
средств.
В случае приобретения работником предприятия за собственные
средства товаров (продукции, услуг) или использования этих средств
в командировке для нужд предприятия он отчитывается за
израсходованные средства в вышеупомянутом порядке.
Если налогоплательщик возвращает сумму излишне израсходованных
средств позднее предельного срока, т. е. после окончания третьего
банковского дня, но не позднее отчетного месяца, на который
приходится последний день такого предельного срока, то такой
налогоплательщик уплачивает штраф в размере 15% от суммы таких
излишене израсходованных средств, который взыскивается налоговым
агентом, т. е. лицом, предоставившим такие суммы под отчет.
Если налогоплательщик не возвращает излишне израсходованную
сумму средств в течение отчетного месяца, на который приходится
такой предельный срок, то такая сумма подлежит обложению налогом с
доходов физических лиц.
Следует отметить, что согласно п.п. 9.10.3 п. 9.10 ст. 9
Закона возврат денежных средств налогоплательщиком в дальнейшем не
ведет к возврату налога или суммы штрафа. Штраф и налог
удерживается предприятием за счет любого налогооблагаемого дохода
подотчетного лица за соответствующий месяц (за месяц, в котором
должен быть подан отчет).
При определении объекта налогообложения для сумм излишне
израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на
командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок,
следует руководствоваться положениями п. 3.4 ст. 3 Закона.
Согласно этому пункту объект налогообложения определяется в том же
порядке, что и для доходов в любых неденежных формах, а именно как
стоимость такого начисления, определенная по обычным ценам,
умноженная на коэффициент, который рассчитывается по формуле:
К = 100 : (100 -СП),
где К - коэффициент;
СП - ставка налога, установленная для таких доходов на момент
такого перечисления.
Следовательно, в данном случае работник обязан уплатить штраф
в размере 15 процентов, а также налог с доходов физических лиц,
поскольку авансовый отчет он подал в бухгалтерию предприятия
позднее предельного срока и до конца месяца (января) не возвратил
сумму средств.
Теперь рассмотрим этот случай на числовом примере:
Предположим, что в январе месяце работнику начислена
заработная плата в размере 1000 грн.
Так, как работник подал авансовый отчет позднее предельного
срока, он обязан уплатить штраф в размере 15% от суммы
невозвращенных средств:
(2500 грн. - 2000 грн.) х 15% = 75 грн.
Эта сумма удерживается с заработной платы января месяца. Сумма
штрафа, составляющая 75 грн., указывается в Отчете об
использовании средств, выданных на командировку или под отчет.
До конца месяца средства работником не были возвращены. Сумма
невозвращенных средств дополнительно к штрафу облагается еще
налогом с доходов физических лиц по ставке 13%. Причем сумма
налога удерживается с заработной платы за январь. Для определения
дохода, с которого удерживается налог, применяется "натуральный
коэффициент":
500 грн. х 100 : (100 - 13) = 574 грн. 71 коп.
Таким образом, сумма начисленного дохода будет составлять 574
грн. 71 коп.
Сумма налога с доходов физических лиц:
574 грн. 71 коп. х 13% = 74 грн. 62 коп.
Следовательно, с заработной платы за январь месяц необходимо
дополнительно удержать 149 грн. 62 коп. (75 грн. + 74 грн. 62
коп.).
Делаем удержание налога с доходов физических лиц с заработной
платы за январь:
(1000 грн. - 20 грн. - 5 грн. - 5 грн.) х 13% = 126 грн. 10
коп.
20 грн. - взнос на общеобязательное государственное пенсионное
страхование (2%);
5 грн. - взнос на социальное страхование по временной
нетрудоспособности (0,5%);
5 грн. - взнос на социальное страхование от безработицы
(0,5%);
Сумма, которая выдается на руки работнику, будет составлять:
1000 грн. - 126 грн. 10 коп. - 149 грн. 62 коп. - 20 грн. - 5
грн. - 5 грн. = 694 грн. 28 коп.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтерия. Налоги. Бизнес"
№ 5(420), стр. 38
[05.02.2004]
Анна Мудрик
Ст. гос. налоговый инспектор ГНИ в Деснянском районе г. Киева
------------------------------------------------------------------