Невозврат подотчетных сумм: что ждет работника
Работник предприятия согласно приказу директора направлен в
командировку сроком на 3 дня - с 14 января по 16 января
включительно. Перед выездом из кассы предприятия ему были
выданы средства на сумму 2500 грн. По возвращении из
командировки работник представил 22 января в бухгалтерию
предприятия авансовый отчет об использовании средств на сумму
2000 грн. Неиспользованный остаток средств работник до конца
месяца не возвратил. В связи с принятием Закона Украины "О
налоге с доходов физических лиц" прошу разъяснить на примере:
какую ответственность несет работник за невозврат подотчетных
сумм, предоставленных на его командировку?
* * *
С 1 января 2004 года в соответствии с нормами п.п. 4.3.2
п. 4.3 ст. 4 Закона Украины от 22.05.2003 г. № 889-IV ( 889-15 )
"О налоге с доходов физических лиц" (далее - Закон) суммы средств,
полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, не
включаются в состав месячного или годового налогооблагаемого
дохода работника в случае, если работник своевременно отчитается
за израсходованные средства, возвратит остаток или предоставит
документы о перерасходовании средств и доплате собственных денег.
Получив от работодателя суммы средств на командировку или под
отчет, во исполнение отдельного гражданско-правового действия по
поручению и за счет лица, предоставившего средства под отчет,
плательщик налога должен представить отчет об использовании
средств до окончания третьего банковского дня, следующего за днем,
в который у плательщика налога заканчивается командировка или
завершается исполнение гражданско-правового действия, на которые
были предоставлены под отчет средства. Отчет представляется в
бухгалтерию предприятия по форме, установленной приказом ГНА
Украины от 19.09.2003 г. № 440 ( z0915-03 ) "Об утверждении формы
Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку
или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета". При
наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается
плательщиком налога в кассу до или во время представления
указанного отчета либо зачисляется на банковский счет лица, их
предоставившего.
Подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию
работодателя вместе с неиспользованным остатком средств отчет об
использовании средств.
В случае приобретения работником предприятия за собственные
средства товаров (продукции, услуг) или использования этих средств
в командировке для нужд предприятия, он отчитывается за
израсходованные средства в вышеупомянутом порядке.
Если плательщик налога возвращает сумму излишне
израсходованных средств позднее предельного срока, т. е. после
окончания третьего банковского дня, но не позднее отчетного
месяца, на который приходится последний день такого предельного
срока, то такой плательщик налога уплачивает штраф в размере 15%
от суммы такого излишне израсходованного средства, который
взимается налоговым агентом, т. е. лицом, предоставившим такие
суммы под отчет.
Если плательщик налога не возвращает излишне израсходованную
сумму средств в течение отчетного месяца, на который приходится
такой предельный срок, то такая сумма подлежит обложению налогом с
доходов физических лиц. Следует заметить, что согласно п.п. 9.10.3
п. 9.10 ст. 9 Закона возврат средств плательщиком налога в
дальнейшем не влечет возврата налога или суммы штрафа. Штраф и
налог удерживаются предприятием за счет любого налогооблагаемого
дохода подотчетного лица за соответствующий месяц (за месяц, в
котором должен был быть представлен отчет).
При определении объекта налогообложения для сумм излишне
израсходованных средств, полученных плательщиком налога на
командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок,
следует руководствоваться положениями п. 3.4 ст. 3 Закона.
Согласно этому пункту объект налогообложения определяется в том же
порядке, что и для доходов в любых неденежных формах, а именно как
стоимость такого начисления, определенная по обычным ценам,
умноженная на коэффициент, рассчитанный по формуле:
К = 100 : (100 - Сн), где
К - коэффициент;
Сн - ставка налога, установленная для таких доходов на момент
такого начисления.
Таким образом, в данном случае работник обязан уплатить штраф
в размере 15 процентов, а также налог с доходов физических лиц,
поскольку авансовый отчет он представил в бухгалтерию предприятия
позднее предельного срока и до конца месяца (января) не возвратил
сумму средств.
Рассмотрим этот случай на примере.
Предположим, что в январе работнику начислена заработная плата
в размере 1000 грн. Так как работник представил авансовый отчет
позднее предельного срока, он обязан уплатить штраф в размере 15
процентов от суммы невозвращенных средств:
(2500 - 2000) х 15% = 75 (грн.).
Эта сумма удерживается из заработной платы января. Сумма
штрафа, которая составляет 75 грн., указывается в Отчете об
использовании средств, выданных на командировку или под отчет.
До конца месяца средства работником не были возвращены. Сумма
невозвращенных средств дополнительно к штрафу облагается еще
налогом с доходов физических лиц по ставке 13 процентов. Причем
сумма налога удерживается из заработной платы за январь. Для
определения дохода, с которого удерживается налог, применяется
"натуральный коэффициент":
500 х 100 : (100 - 13) = 574,71 (грн.).
Таким образом, сумма начисленного дохода будет составлять
574 грн. 71 коп.
Рассчитаем сумму налога с доходов физических лиц:
574,71 х 13% = 74,71 (грн.).
Итак, из заработной платы за январь необходимо дополнительно
удержать 149 грн. 71 коп. (75 + 74,71).
Удержание налога с доходов физических лиц из заработной платы
за январь составит:
(1000 - 20 - 5 - 5) х 13% = 126,1 (грн.),
где
20 грн. - 2% взнос на общеобязательное государственное
пенсионное страхование;
5 грн. - 0,5% взнос на социальное страхование по временной
потере трудоспособности;
5 грн. - 0,5% взнос на социальное страхование на случай
безработицы.
Сумма, выдаваемая на руки работнику, будет составлять:
1000 - 126,1 - 149,71 - 20 - 5 - 5 = 634,19 (грн.).
------------------------------------------------------------------
"Налоги и бухгалтерский учет"
№ 14(676), стр. 46
[16.02.2004]
Анна Мудрик
Ст. гос. налоговый инспектор ГНИ в Деснянском районе г. Киева
------------------------------------------------------------------