УВАГА! ДОКУМЕНТ ВТРАЧАЄ ЧИННІСТЬ.
ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ
П О С Т А Н О В А
N 296 від 28.09.99
м. Київ
vd990928 vn296
( Постанова втратила чинність на підставі Постанови
Центральної виборчої комісії
N 46 ( v0046359-01 ) від 20.11.2001 )
Про примірну номенклатуру справ
територіальної виборчої комісії
по виборах Президента України
Відповідно до пункту 1 частини другої статті 15, частини
другої статті 51 Закону України "Про вибори Президента України"
( 474-14 ), статей одинадцятої, дванадцятої, пунктів 7, 9 статті
13 Закону України "Про Центральну виборчу комісію" ( 733/97-ВР )
та за погодженням з Головархівом України Центральна виборча
комісія П О С Т А Н О В Л Я Є:
Затвердити примірну номенклатуру справ територіальної
виборчої комісії по виборах Президента України на 1999 рік та
роз'яснення до неї (додатки 1, 2).
Голова Центральної виборчої комісії М.РЯБЕЦЬ
Додаток 1
до постанови Центральної виборчої комісії
від 28 вересня 1999 року N 296
Примірна номенклатура справ
територіальної виборчої комісії по
виборах Президента України на 1999 рік
------------------------------------------------------------------
Індекс| Заголовки справ | Кіль- | Термін | Примітки
справ | | кість | зберігання |
| | справ | справ |
| |(томів, | (томів, |
| |частин) | частин) |
------+-----------------------+--------+------------+-------------
1 | 2 | 3 | 4 | 5
------------------------------------------------------------------
1. Конституція України, - До На державне
закони України "Про завершення зберігання не
вибори Президента роботи передаються
України", "Про комісії
Центральну виборчу
комісію" тощо
2. Постанови, протокольні - До На державне
рішення Центральної завершення зберігання не
виборчої комісії роботи передаються
(копії) комісії
3. Рішення Верховної Ради - До На державне
Автономної Республіки завершення зберігання не
Крим, обласних, роботи передаються
Київської та комісії
Севастопольської
міських рад про
утворення
територіальної
виборчої комісії
(копії)
4. Рішення територіальної - Постійно -
виборчої комісії про
утворення виборчих
дільниць
5. Рішення (копії) - До На державне
сільських, селищних, завершення зберігання не
міських (міст, де роботи передаються
немає районних рад), комісії
районних у місті рад
про утворення
дільничних виборчих
комісій
6. Рішення територіальної - 5 років -
виборчої комісії про
утворення дільничних
виборчих комісій у
разі, якщо ради в
установлений Законом
України "Про вибори
Президента України"
термін не утворять
дільничних виборчих
комісій
7. Протокол - 5 років -
територіальної
виборчої комісії про
підрахунок виборчих
бюлетенів, прийнятих
від Центральної
виборчої комісії
(другий примірник)
8. Протокол - 5 років -
територіальної
виборчої комісії про
підрахунок і видачу
виборчих бюлетенів
дільничним виборчим
комісіям (перший
примірник)
9. Списки виборців - 5 років -
10. Протоколи дільничних - Постійно -
виборчих комісій про
підсумки голосування
по виборах Президента
України (другий
примірник)
11. Виборчі бюлетені та - 5 років -
контрольні талони до
них
12. Протоколи засідань - Постійно -
територіальної
виборчої комісії
13. Протокол - Постійно -
територіальної
виборчої комісії про
підсумки голосування
по територіальному
виборчому округу
14. Листування з - 3 роки ЕПК -
державними органами
влади, підприємствами,
організаціями та
установами з питань
організації та
проведення виборів
Президента України
15. Документи нарад, - 3 роки -
семінарів із членами
дільничних виборчих
комісій,
представниками органів
місцевого
самоврядування та
органів виконавчої
влади з питань
проведення виборів
Президента України
(плани, протоколи,
методичні рекомендації
тощо)
16. Журнал обліку - 3 роки -
особистого прийому
громадян у
територіальних та
дільничних виборчих
комісіях
17. Журнали реєстрації - 3 роки -
документів у
територіальних та
дільничних виборчих
комісіях
18. Трудові та - 3 роки * Після
господарські угоди на закінчення
транспортне терміна
обслуговування угоди
виборчої комісії між
виборчою комісією та
виконавцем робіт
19. Фінансовий звіт - 3 роки * За умови
територіальної закінчення
виборчої комісії про ревізій
надходження, витрату
коштів Державного
бюджету України, що
виділяються на
підготовку та
проведення виборів
Президента України
20. Акти перевірок - 5 років -
використання коштів
Державного бюджету
України, проведених
контрольно-ревізійною
службою Міністерства
фінансів України та
органами Державної
податкової
адміністрації України
21. Бухгалтерська - 3 роки * За умови
документація закінчення
(включаючи документи ревізій
первинного обліку)
22. Акт передачі - Постійно -
документів до
державної архівної
установи
23. Акт знищення - Постійно -
документів
------------------
* Примітки:
1. Номенклатура справ кожної територіальної виборчої комісії
складається відповідно до "Примірної номенклатури справ
територіальної виборчої комісії по виборах Президента України
на 1999 рік".
2. Терміни зберігання справ у номенклатурах справ територіальних
виборчих комісій відповідають термінам, зазначеним у
"Примірній номенклатурі справ територіальної виборчої комісії
по виборах Президента України на 1999 рік".
Секретар Центральної виборчої комісії Я.ДАВИДОВИЧ
Додаток 2
до постанови Центральної виборчої комісії
від 28 вересня 1999 року N 296
РОЗ'ЯСНЕННЯ
до номенклатури справ територіальної виборчої
комісії по виборах Президента України
1. Загальні положення
1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік
заголовків справ, що формуються в кожній територіальній виборчій
комісії, із зазначенням термінів їх зберігання.
1.2. Номенклатура справ територіальної виборчої комісії
підписується секретарем територіальної виборчої комісії,
погоджується з місцевою державною архівною установою,
затверджується головою територіальної виборчої комісії.
1.3. Сформовані нові справи, не передбачені Примірною
номенклатурою, додатково вносяться до затвердженої номенклатури
справ. Усі зміни та доповнення, внесені до номенклатури справ,
погоджуються із головою територіальної виборчої комісії.
2. Порядок формування справ територіальної
виборчої комісії
2.1. Виконані документи формує у справи секретар
територіальної виборчої комісії відповідно до номенклатури справ
комісії.
2.2. При формуванні справи перевіряються правильність
віднесення документів до даної справи, якість їх оформлення та
наявність на документах підписів, віз, дат, облікових
(реєстраційних) номерів, довідок або оцінок щодо виконання, напис
"До справи" тощо. Невідповідне оформлені документи мають бути
дооформлені та долучені до справи. Не допускається розміщення у
справі документів, зміст яких не відповідає назві справи.
2.3. При формуванні справ:
окремо групуються у справи документи постійного та
тимчасового зберігання;
оригінали (перші примірники) документів розміщуються окремо
від їх копій;
невиконані та незареєстровані документи у справи не
підшиваються, а повертаються виконавцю для їх виконання та
відповідного оформлення;
кожна справа не повинна перевищувати 250 сторінок. У разі
більшого обсягу документів у справі формується кілька томів
(частин).
2.4. Рішення комісії групуються у справи в межах одного
протоколу засідання у хронологічному порядку разом з відповідними
документами до них.
2.5. Протоколи засідань комісії розміщуються у справі в
хронологічному порядку.
2.6. Справи з оригіналами протоколів засідань комісії формує
секретар територіальної виборчої комісії.
2.7. До переліку документів, об'єднаних одним засіданням,
належать:
протокол засідання територіальної виборчої комісії,
підписаний головою, секретарем і членами комісії;
рішення, що додаються до протоколу, з відповідними додатками
та матеріалами до них. Сторінки названих документів нумеруються.
2.8. На кожний комплект документів у межах одного засідання
складається засвідчувальний аркуш, що містить відомості про
загальну кількість сторінок протоколу з додатками та матеріалами
до них.
2.9. До справи з листуванням документи підшиваються в
хронологічному порядку виконання, при цьому вихідний (відповідний)
документ розміщується після вхідного (ініціативного).
2.10. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду
формуються у справи окремо від листування з інших питань.Кожне
звернення і всі документи щодо його розгляду складають у справі
самостійну групу і систематизуються в алфавітному порядку прізвищ
авторів звернень.
3. Оформлення справ
3.1. Справи, що підлягають передачі на зберігання до
відповідних місцевих державних архівних установ, повинні бути
відповідним чином оформлені.
Роботу з підготовки виборчої документації для зберігання у
відповідній місцевій державній архівній установі проводить
секретар територіальної виборчої комісії.
Оформлення справи складається з визначення назви справи
відповідно до номенклатури справ, винесеної на титульний аркуш,
складення внутрішнього опису, нумерації аркушів, оформлення
засвідчувального аркуша.
3.2. Перед формуванням справи та її підшивкою перевіряється
правильність оформлення документів, наявність підписів відповідних
осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання, а також додатків.
Підшивка робиться так, щоб можна було вільно читати текст
документа, візи та резолюції.
3.3. Титульний аркуш справи оформляється згідно із
встановленим зразком (додаток 1). На нього переносяться відомості
відповідно до номенклатури справ з уточненнями, що відбивають
фактичний склад розміщених у справі документів.
Усі написи на титульному аркуші виконуються розбірливо, без
скорочень.
3.4. Нумерація аркушів робиться чорним графічним олівцем у
правій верхній частині аркуша документа.
3.5. У справах постійного зберігання складається внутрішній
опис, що містить зведення про документ або групу документів з
одного питання (додаток 2) та знаходиться на початку справи.
3.6. У кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш, у
якому зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих
аркушів, а також обумовлюються особливості нумерації аркушів і
фізичного стану справи (додаток 3).
Засвідчувальний аркуш складає секретар територіальної
виборчої комісії.
3.7. Документи тимчасового зберігання містяться в папках
(швидкозшивачах) різного типу.
4. Упорядкування й оформлення опису справ
4.1. Після припинення повноважень територіальної виборчої
комісії на всі завершені й оформлені справи постійного та
тимчасового зберігання складаються відповідні описи справ згідно
із встановленою формою. Описи справ постійного зберігання
складаються у трьох примірниках, а тимчасового зберігання - у двох
(додатки 4, 5).
4.2. Описи справ складає секретар територіальної виборчої
комісії.
4.3. Перед складанням описів справ секретар територіальної
виборчої комісії повинен отримати у відповідній місцевій державній
архівній установі номер фонду та номери описів справ.
4.4. До опису справ вносяться заголовки всіх справ відповідно
до номенклатури справ.
У кінці опису складається підсумковий запис про кількість
внесених до опису справ. Опис підписує секретар територіальної
виборчої комісії та затверджує голова територіальної виборчої
комісії.
5. Передача виборчої документації територіальної
виборчої комісії на зберігання до місцевої
державної архівної установи
5.1. Передача виборчої документації територіальної виборчої
комісії здійснюється за описами справ. Два примірники опису
постійного зберігання надсилаються до відповідної місцевої
державної архівної установи, третій - до Центральної виборчої
комісії.
5.2. Передача документів здійснюється за актом встановленого
зразка.
5.3. Відповідна державна архівна установа забезпечує доступ
до виборчої документації по виборах Президента України в порядку,
встановленому законодавством України.
6. Порядок знищення виборчої документації
територіальної виборчої комісії, що не підлягає
зберіганню у відповідній місцевій державній
архівній установі
Документи, що втратили практичне значення, і такі, що не
підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі,
після закінчення строку повноважень територіальної виборчої
комісії підлягають знищенню відповідно до акта, що складається
територіальною виборчою комісією, підписується секретарем,
затверджується головою відповідної територіальної виборчої комісії
та погоджується з відповідною місцевою державною архівною
установою.
До затвердження такого акта знищення справ і документів
забороняється.
Знищення справ і документів здійснюється шляхом спалення.
Секретар Центральної виборчої комісії Я.ДАВИДОВИЧ
Додаток 1
до пункту 3.3 Роз'яснення до
номенклатури справ
територіальної виборчої комісії
по виборах Президента України
ТЕРИТОРІАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ
ТЕРИТОРІАЛЬНОГО ВИБОРЧОГО ОКРУГУ N ________
Фонд N _________________
Опис N _________________
Одиниця
зберігання
(за описом) N __________
СПРАВА N _________, ТОМ _________
Почато __________________________ 1999 р.
Закінчено _______________________ 1999 р.
На _______________ аркушах
ЗБЕРІГАТИ ____________________
Додаток 2
до пункту 3.5 Роз'яснення до
номенклатури справ територіальної
виборчої комісії по виборах
Президента України
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів, що знаходяться у справі N ____, том ____
------------------------------------------------------------------
N | Назва та короткий зміст документа | Дата | Номери
п.п.| | документа | аркушів
----+-----------------------------------+-----------+-------------
1 | 2 | 3 | 4
------------------------------------------------------------------
"___"_______________ 1999 р.
Секретар територіальної виборчої
комісії територіального виборчого
округу
N _______ ___________________________ ______________
(прізвище, ініціали) (підпис)
Додаток 3
до пункту 3.6 Роз'яснення до
номенклатури справ територіальної
виборчої комісії по виборах
Президента України
У цій справі прошито та
пронумеровано (__________)
___________________________________
(прописом)
___________________________ аркушів
Секретар територіальної виборчої
комісії територіального виборчого
округу N _______________________
_________________________________
(прізвище, ініціали)
Підпис ___________ _________ 1999 р.
(писати розбірливо)
Додаток 4
до пункту 4.1 Роз'яснення до
номенклатури справ територіальної
виборчої комісії по виборах
Президента України
ТЕРИТОРІАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ
________________________________________________________
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова територіальної виборчої комісії
___________ _________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
ОПИС N ______
справ постійного зберігання за 1999 р.
------------------------------------------------------------------
N | Індекс | Заголовок справи | Дата | Кількість | Примітка
п.п. | справи | (тому, частини) | справи | аркушів у |
| | | (тому, | справі |
| | | частини) | (томі, |
| | | | частині) |
-----+--------+------------------+----------+-----------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6
------------------------------------------------------------------
До даного розділу опису внесено __________________________________
(цифрами та прописом)
справ з N _________ до N____________
Секретар __________ ______________________ _________
територіальної (підпис) (прізвище, ініціали) (дата)
виборчої комісії
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол ЕПК державної
архівної установи
від __________ N ______
Додаток 5
до пункту 4.1 Роз'яснення до
номенклатури справ територіальної
виборчої комісії по виборах
Президента України
ТЕРИТОРІАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ
____________________________________________________________
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова територіальної
виборчої комісії _____________ _________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
ОПИС N _____
справ тимчасового зберігання за 1999 р.
------------------------------------------------------------------
N | Індекс | Заголовок | Дата | Строк | Кількість | Примітка
п.п.| справи | справи | справи | збері-| аркушів у |
| | (тому, | (тому, | гання | справі |
| | частини) | частини) | | (томі, |
| | | | | частині) |
----+--------+-----------+----------+-------+-----------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7
------------------------------------------------------------------
До даного розділу опису внесено___________________________________
(цифрами та прописом)
справ з N _________ до N ____________
Секретар __________ ____________________ _________
територіальної (підпис) (прізвище, ініціали) (дата)
виборчої комісії