Відповідно до пп. 4.3.2 п. 4.3 ст. 4 Закону № 889-ІV до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку не включається сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням норм п. 9.10 ст. 9 цього Закону, а згідно з пп. 4.2.1 5 п. 4.2 ст. 4 Закону № 889-ІV до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої розраховується відповідно до п. 9.10 ст. 9 цього Закону.
Сума витрат платника податку на відрядження, що не включається до загального оподатковуваного доходу, тобто не підлягає обкладанню податком з доходів фізичних осіб, розраховується згідно з пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР постановою № 663, Інструкцією № 59 та іншими нормативними документами з цих питань.
Пунктом 2.1 5 Положення № 72 визначено, що видача готівкових коштів під звіт на відрядження здійснюється відповідно до чинних нормативно-правових актів України, зокрема наведених вище.
Видача готівкових коштів під звіт із каси підприємства на закупівлю сільськогосподарської продукції, продукції її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби - на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.
Положенням № 72 внесено зміни до розділу першого Інструкції № 337, які, зокрема, полягають у тому, що готівкові кошти під звіт працівникам банків на виробничі (господарські) потреби видаються на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.
Якщо підзвітній особі одночасно видано готівку як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань, то строк, на який видано готівку під звіт, може бути продовжено до завершення строку відрядження.
Звітування за одержані під звіт кошти здійснюється відповідно до чинного законодавства, зокрема Закону № 889-ІV (пп. 9.10.2 п. 9.10 ст. 9).
Видача готівки під звіт провадиться із кас підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто уразі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.
Щодо сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не підтверджених (не оформлених) документами, що засвідчують вартість цих витрат (пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР), і не повернутих у встановлені законодавством строки, то згідно з пп. 4.2.15 п. 4.2 ст. 4 Закону № 889-ІV такі суми, розраховані з урахуванням положень п. 9.10 ст. 9 цього Закону, є об'єктом оподаткування та включаються до складу загального місячного оподатковуваного доходу такого платника податку й оподатковуються податковим агентом у порядку, визначеному пп. 9.10.1 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-ІV.
Згідно з пп. 9.10.2 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-ІV звіт про використання коштів, отриманих на відрядження або під звіт, подається особі, яка надала такі кошти, до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт. При цьому відповідно до підпунктів 9.10.1 та 9.10.3 п. 9.10 ст. 9 цього Закону штраф стягується лише за фактами порушення граничного строку повернення надміру витрачених коштів та неповернення суми надміру витрачених коштів, а не за фактом перевищення витрат над граничними нормами. Однак базою для нарахування цього штрафу в обох випадках буде наявна сума надміру витрачених коштів.
Статтею 121 КЗпП визначено, що працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями. Згідно зі ст. 13 КЗпП у колективному договорі встановлюються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема встановлення гарантій, компенсацій, пільг.
На підставі колективного договору або наказу працедавець може встановлювати норми добових витрат, які перевищують норми, встановлені Кабінетом Міністрів України (п. 1 постанови № 663). Однак суми добових витрат можуть бути віднесені до складу валових витрат підприємства лише в межах установлених граничних норм. Якщо працівника направляють у відрядження без отримання авансу, працедавець відповідно до п. 11 постанови № 663 відшкодовує йому фактичні витрати (за умови, що вони підтверджені відповідними документами), у тому числі добові витрати в межах, установлених колективним договором або наказом. При цьому різниця між нормою добових витрат, установленою колективним договором або наказом, та граничною нормою, встановленою постановою № 663, не вважається сумою перевищення (базою) для нарахування штрафу працівнику.
Таким чином, якщо платник податку своєчасно подав звіт про використання коштів, наданих на відрядження (у строк, зазначений у пп. 9.10.2 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-IV), у тому числі в сумі, що перевищує норми, встановлені Кабінетом Міністрів України (але в межах сум, установлених працедавцем), то штраф у розмірі 15% не нараховується.
Щодо суми фактичних витрат працівника в частині, що перевищує граничну норму (суму), встановлену постановою № 663, то вона приймається працедавцем як витрати працівника на відрядження. Однак частина витрат, що перевищує граничну норму, фінансується (покривається) за рахунок прибутку підприємства, та із суми такого перевищення утримується податок з доходів фізичних осіб за ставкою, визначеною п. 7.1 ст. 7 з урахуванням п. 22.3 ст. 22 Закону № 889-ІV.