Посади і органи, час роботи в яких зараховується до стажу державної служби, визначено Порядком обчислення стажу державної служби та додатком до нього, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 03.05.94 р. №283. Згідно з п.2 цього Порядку до стажу державної служби зараховують період роботи (служби) на посадах керівних працівників і спеціалістів в апараті Міністерства внутрішніх справ, обласних, міських управлінь і районних відділів внутрішніх справ, а також період служби працівників МВС, які мають спеціальні звання, на посадах середнього та старшого начальницького складу, визначених у відповідних штатних розкладах (штатах) апарату МВС, обласних, міських і районних управлінь і відділів внутрішніх справ. До апарату цих органів не належать відділи (відділення) позавідомчої охорони, частини й загони пожежної охорони, медвитверезники, лікувально-трудові установи, колонії, ізолятори, батальйони патрульно-постової служби, дивізіони дорожнього нагляду та інші частини й підрозділи, що підпорядковані і діють при цих органах внутрішніх справ.
Згідно з цим Порядком (у редакції постанов Кабінету Міністрів України від 28.12.94 р. №878 і від 06.05.2001 р. №428) до стажу державної служби зараховується також робота на посадах спеціалістів кримінально-виконавчої системи (виправно-трудові установи, слідчі ізолятори, інспекції виправних робіт), які не мають спеціальних звань. Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 06.05.2001 р. №174-р до відповідних категорій посад державних службовців віднесено таких спеціалістів кримінально-виконавчої системи: начальник фінансового відділу та його заступник, головний бухгалтер та його заступник, заступник начальника відділу спеціального обліку, спеціалісти з бухгалтерського обліку, спеціалісти відділу (групи) оперативного, інтендантського та господарського забезпечення, фінансового, спеціального обліку, з роботи з особовим складом, інформаційного, а також планово-виробничого (лише для контрагентських установ).
Документом для визначення стажу державної служби є трудова книжка та послужний список з особової справи працівника. Обов'язок з обчислення стажу державної служби покладено на кадрову службу органу, де працює особа, яка на підставі трудової книжки та інших наданих документів мав зробити конкретний висновок щодо зарахування певних періодів роботи працівника до стажу державної служби. Скарги, пов'язані з визначенням стажу роботи державних службовців, розглядаються згідно з чинним законодавством.
Оскільки копії трудових книжок дописувачами не надано, зробити конкретний висновок щодо зарахування певних періодів їхньої роботи (служби) згідно з наведеною в листах інформацією неможливо.