Згідно зі ст. 1 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі — Закон) юридичні особи (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), які здійснюють операції з розрахунків у готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо), при наданні послуг у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг мають застосовувати реєстратори розрахункових операцій (далі — РРО).
Статтею 17 Закону встановлено фінансові санкції за не-застосування РРО в розмірі п'ятикратної вартості послуги. Водночас ст. 9 Закону передбачено, що РРО та розрахункові книжки (далі — РК) можуть не застосуватись, зокрема:
Крім того, згідно з п. 20 та п. 24 Переліку окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2000 р. № 1336, дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО, але з використанням РК та книг обліку розрахункових операцій (далі — КОРО) при:
Таким чином, суб'єкт господарювання при здійсненні розрахунків з надання послуг обов'язково повинен застосовувати РРО (крім зазначених вище випадків, а також у разі, коли фізична чи юридична особа провадить розрахунки з агентством не через агентство, а через установу банку, тобто коли агентство самостійно розрахунків з покупцями не здійснює).
Слід також мати на увазі, що РРО підлягають реєстрації і опломбуванню, а також їх тип має бути включений до Державного реєстру РРО. Крім того, РРО мають застосовуватись у порядку та відповідати вимогам, що визначені наказом ДПА України «Про затвердження нормативно-правових актів до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 1 грудня 2000 р. № 614 із змінами та доповненнями. Пунктами 6 та 7 ст. З Закону передбачено ведення та зберігання КОРО та РК, а також подання до органів державної податкової служби звітності, пов'язаної із застосуванням РРО та РК, не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця. У зв'язку з цим пристрої, які встановлюються банками для прийняття платіжних карток та видають відповідні квитанції про використання платіжної картки та здійснення платежу, самі по собі не є РРО, але їх можна з'єднати чи поєднати з РРО.
Звернемо увагу на таку обставину. Згідно зі ст. 23 Закону до суб'єктів підприємницької діяльності, які не виставили тарифи на послуги, що надаються, використовують цінники та прейскуранти, котрі містять ціни і тарифи в іноземній валюті або в інших одиницях, які не є гривнею,— застосовується фінансова санкція у розмірі одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян за кожний невиставлений цінник на товар (меню, прейскурант або тариф на послугу) або вис-, тавлений цінник на товар (меню, прейскурант або тариф на послугу) в іноземній валюті чи в інших одиницях. У зв'язку з цим підприємства під час продажу відповідних послуг мають використовувати прейскуранти у гривнях та виставляти їх.
Окрім дотримання порядку застосування РРО, підприємство при здійсненні розрахунків із фізичними та юридичними особами повинно дотримуватись і порядку ведення касових операцій. Так, згідно з п. 2.10 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Національним банком України 13 лютого 2001 p., (далі — Положення) уся готівка, що надходить до кас підприємств, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися в цих касах. Оприбуткуванням готівки в касах підприємств, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення такими підприємствами обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням цих операцій у встановленому порядку прибутковим касовим ордером з видачею відповідної квитанції та відображенням у касовій книзі в день одержання підприємством готівкових коштів. У разі проведення готівкових розрахунків юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, а також страховими агентами, заготівельниками сільськогосподарської продукції, розповсюджувачами лотерей під час продажу товарів (надання послуг) із застосуванням РРО або використанням РК у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг оприбуткуванням готівки є реєстрація через РРО або фіксування в РК операцій з приймання від покупця готівкових коштів (з видачею йому розрахункового документа) та щоденне відображення їх у повній сумі в КОРО. Після оприбуткування відокремленими підрозділами, страховими агентами, заготівельниками сільськогосподарської продукції, розповсюджувачами лотерей готівки вони здають її до кас юридичних осіб або банків чи підприємств поштового зв'язку в установлені юридичною особою строки.
Відповідно до п. 2.8 Положення підприємства — юридичні особи наказом (розпорядженням) повідомляють своїм відокремленим підрозділам розмір установленого ліміту каси та строки здавання готівкової виручки до кас таких юридичних осіб, банків, підприємств поштового зв'язку (виручка здається не пізніше наступного робочого дня після дня надходження готівки до кас відокремлених підрозділів).
Таким чином, при здійсненні розрахунків з підприємством (філією, іншим відокремленим підрозділом) готівкою воно має видавати відповідний касовий ордер, крім випадку, коли підприємство при прийманні готівки використовує РРО або РК (в цьому разі підприємство щоденно відображує повну суму в КОРО, а потім готівка здається в касу, де відповідним чином оприбутковується, або в банк).
Підприємствам відповідним наказом необхідно визначати, яким чином здійснюється дотримання ними порядку ведення касових операцій при отриманні готівки від інших осіб за надані послуги:
а) застосовується РРО або РК з наступною передачею відповідних сум в банк; або
б) здійснюється видача прибуткових касових ордерів; або
в) готівка не приймається, а розрахунки здійснюються через банк.
При цьому про приймання готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, і касира, засвідчена печаткою підприємства (п. 3.2 Положення). З метою забезпечення здійснення розрахунків готівкою підприємство повинно мати касу, а його керівники мають обладнати касу та забезпечити надійне зберігання у ній готівкових коштів (п. 4.1 Положення). Пунктом 4.6 Положення визначено, що за наявності на підприємстві кількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типова форма КО-5, затверджена наказом Мінстату). Касири в кінці робочого дня зобов'язані скласти звіт в одержанні авансу і готівки, прийнятих (виданих) за прибутковими (видатковими) документами, і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.
Таким чином, підприємство, яке здійснює прийом готівки без застосування РРО, повинно дотримуватись встановленого порядку здійснення касових операцій та відповідними внутрішніми документами (в т. ч. по філіях та інших відокремлених підрозділах) визначати:
З метою створення належних умов для контролю за отриманням виручки від продажу авіаквитків, залізничних квитків, страхових полісів тощо підприємству рекомендується в окремих випадках запроваджувати звітування агентів в межах свого підрозділу у формі:
Запровадження такого звітування надасть можливість забезпечити контроль за використанням бланків проїзних документів, отриманням виручки та упередить порушення, оскільки без такого звітування підприємству іноді неможливо встановити та документально зафіксувати особу, яка: втратила бланк; невірно заповнила бланк, внаслідок чого його довелось замінити; видала квиток без отримання виручки; видала квиток, а виручку присвоїла тощо.