Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» перед складанням річної фінансової звітності підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію. В інших періодах періодичність проведення і об'єкти інвентаризації (основні фонди, нематеріальні активи, сировина, матеріали, незавершене виробництво, готова продукція, товари, готівка, розрахунки тощо) визначаються власником (керівником) підприємства (крім випадків обов'язкового проведення інвентаризації).
За постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 р. № 419 проведення інвентаризації є обов'язковим у таких випадках:
— при передаванні майна державних підприємств в оренду або його приватизації;
— перед складанням річного бухгалтерського звіту;
— при зміні матеріально відповідальних осіб;
— при встановлені фактів крадіжок;
— після пожеж, стихійних явищ і техногенних аварій;
— за приписом судово-слідчих органів.
Без інвентаризації не обійтися в разі зміни керівника (бригадира) колективу з колективною матеріальною відповідальністю, а також при ліквідації підприємства, при передачі підприємства, структурних підрозділів до складу інших органів управління (інших підприємств). Характерною ознакою інвентаризації є те, що їхнім об'єктом стає майно підприємства, а також майно, що не належить підприємству на правах власності та перебуває в його користуванні (майно в оренді, давальницька сировина, товари на комісії тощо). На такі об'єкти і майно складаються окремі інвентаризаційні описи, один примірник кожного з яких надсилається власникові.
Завдання інвентаризації полягають у:
— встановленні фактичної наявності, якості, стану і вартості матеріальних цінностей, грошових коштів, незавершеного виробництва і будівництва, дебіторської заборгованості, зобов'язань і забезпечень, інших активів, витрат і доходів майбутніх періодів, у визначенні розбіжностей;
— встановленні за письмовими поясненнями відповідальних за збереження і використання цінностей, за облік дебіторської заборгованості, зобов'язань і забезпечень осіб, причин та умов виникнення розбіжностей;
— розробленні пропозицій щодо врегулювання розбіжностей і впорядкування порядку приймання, зберігання, відпуску і використання цінностей та поліпшення обліку і контролю на підприємстві;
— перевірці обґрунтованості записів на рахунках і в регістрах обліку розрахунків з працівниками, бюджетом,
— державними цільовими позабюджетними фондами, покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами тощо;
— дотриманні порядку врегулювання інвентаризаційних різниць.
За характером проведення інвентаризації бувають повними і вибірковими, плановими (передбачуваними) і раптовими.
Повні інвентаризації охоплюють їхні об'єкти повністю (вид майна, місце зберігання).
Вибіркові інвентаризації мають на меті встановити стан і наявність окремих цінностей у місці зберігання. Наприклад, вибіркову інвентаризацію слід проводити за тими цінностями, за якими підприємством від постачальника отримано відмову задовольнити претензію щодо їх недовантаження або від покупців отримано такі претензії.
Строки планових інвентаризацій на підприємствах попередньо затверджуються, а підготовка до них полягає в проведенні комплексу підготовчих робіт з групування, розміщення матеріальних цінностей у порядку, зручному для підрахунку, вимірювання та зважування. Кожна раптова інвентаризація починається виконанням підготовчої роботи в присутності інвентаризаційної комісії. Підготовча робота полягає також у завершенні опрацювання документів щодо руху цінностей, визначенні їхніх залишків на початок інвентаризації.
Керівник підприємства має організувати проведення інвентаризації в якнайоптимальніші строки і з якнайменшими затратами — призначити кваліфікованих фахівців, виділити потрібну кількість робітників для пересування цінностей при зважуванні, вимірюванні тощо.
Безпосередньо інвентаризаційну роботу проводять постійно діюча інвентаризаційна комісія, а також робочі інвентаризаційні комісії для інвентаризації на конкретних об'єктах і конкретного майна. Склад цих комісій затверджується керівником підприємства, а склад комісії для інвентаризації в процесі приватизації або передання в оренду об'єкта державної власності затверджується, відповідно, державним органом приватизації або орендодавцем. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії в тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того самого працівника два роки поспіль. При неповному складі інвентаризаційних комісій та відсутності матеріально відповідальних осіб інвентаризація не проводиться. При цьому слід пам'ятати, що матеріально відповідальні особи до складу інвентаризаційних комісій не входять.
Усі відомості про об'єкти інвентаризації інвентаризаційна комісія відображає в інвентаризаційних описах (актах інвентаризації). Найменування і кількість цінностей наводяться у номенклатурі та одиницях виміру, що застосовуються в обліку.
Члени інвентаризаційної комісії несуть відповідальність за внесення до опису неправильних даних про відмітні ознаки (тип, сорт, розмір), кількість, суму і стан (придатні, непридатні, ступінь зносу) проінвентаризованих об'єктів. Наявність і стан об'єктів інвентаризації мають установлюватися шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, вимірювання, огляду, а за потреби — і лабораторних замірів, аналізів. Установлення ваги (обсягу) навалочних матеріалів може проводитися на основі вимірювань і технічних розрахунків. До опису забороняється вносити дані про залишки цінностей зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку, але без перевірки їхньої фактичної наявності, тобто проводити інвентаризацію «кабінетним методом».
Аби унеможливити проникнення на об'єкти інвентаризації будь-яких сторонніх осіб під час відсутності інвентаризаційної комісії, матеріально відповідальна особа в присутності всіх членів комісії відчиняє і зачиняє приміщення, де проводиться інвентаризація, а голова комісії зобов'язаний при закритті опечатати його одержаним контрольним пломбіром.
Під час перерв (обід, неробочий час) в роботі інвентаризаційних комісій описи (акти) інвентаризації мають залишатися тільки в приміщенні, де вона проводиться. Для виключення можливості внесення без відома інвентаризаційної комісії будь-яких змін до опису на кожній його сторінці прописом зазначаються порядкові номери і загальна кількість (у натуральних вимірниках) усіх цінностей, записаних на цій сторінці,— незалежно від того, в яких одиницях (штуки, кілограми, метри погонні, квадратні, кубічні тощо) їх відображено.
Виправлення помилок мають бути зроблені в усіх примірниках опису (закресленням неправильних записів і написанням над ними правильних), обов'язково обумовлені та підписані всіма членами інвентаризаційної комісії.
Серед нових об'єктів інвентаризації на підприємствах в останні роки з'явилися нематеріальні активи.
Інвентаризація нематеріальних активів як таких, що не мають матеріально-фізичних ознак, вимагає нетрадиційних підходів. їхня наявність установлюється за документами, що були підставою для їхнього оприбуткування на баланс підприємства, а також за документами, якими оформлено, тобто підтверджено майнові права. Програмне забезпечення обчислювальної техніки перевіряють наявністю відповідних носіїв, пояснень та інструкцій щодо їхнього застосування, а також його експлуатаційним випробуванням у роботі. Інвентаризація таких нематеріальних активів, як секрети технологій, має підтвердити наявність на підприємстві документа, де докладно описано суть і порядок їхнього використання. За всіма нематеріальними активами інвентаризаційною комісією встановлюється наявність письмового розпорядження керівника підприємства про затвердження термінів використання нематеріальних активів, з чого визначаються норми їхньої амортизації. Під час інвентаризації потрібну для перевірки інформацію беруть з Акта введення в господарський оборот (ф. НА-3), Акта вибуття (ліквідації) (ф. НА-2), інвентарної картки (ф. НА-3) об'єктів інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 22.11.2004 р. № 732. Результат інвентаризації нематеріальних активів оформляють на бланках Інвентаризаційного опису об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. НА-4).
При інвентаризації основних засобів, а також малоцінних і швидкозношуваних предметів встановлюються не тільки їхня наявність, а й фактичний фізичний стан (ступінь спрацювання), правильність зарахування до відповідної групи активів підприємства (оборотних і необоротних). Якщо інвентаризацією встановлено факти віднесення необоротних активів (будівель, споруд, устаткування) до складу предметів в обороті, а також наявність об'єктів, за якими немає записів у регістрах синтетичного і аналітичного обліку, або робіт капітального характеру (добудови, прибудови), то комісія з'ясовує, коли, за чиїм розпорядженням, за рахунок яких джерел збудовано (придбано, оплачено) такі об'єкти (роботи), з відображенням цих відомостей у протоколі засідання комісії з пропозицією про внесення змін до облікових даних.
Виявивши придатні для використання об'єкти основних засобів, залишкова вартість яких дорівнює нулю, інвентаризаційна комісія має оформити пропозицію про визначення їхньої справедливої та ліквідаційної вартості, Такі показники вже забезпечать уникнення нульової залишкової вартості та відображення реальної вартості активів і витрат підприємства.
Основні засоби, що на час інвентаризації перебуватимуть поза межами підприємства, має бути проінвентаризовано до моменту їхнього тимчасового вибуття.
Основні засоби, малоцінні предмети і матеріали, що перебувають в оренді, у ремонті, пранні, переробленні тощо, вносяться до інвентаризаційного опису на підставі накладних, квитанцій та інших документів, котрі засвідчують приймання названих цінностей переробними, ремонтними, обслуговуючими та іншими підприємствами. На основні засоби і предмети в обороті, не придатні для використання, інвентаризаційні комісії складають акти списання (ліквідації).
Останнім часом також новим об'єктом інвентаризації стали фінансові інвестиції. Вони являють собою затрати підприємства на внески до статутних фондів спільно створених підприємств у формі нової юридичної особи. Це також затрати на придбання акцій, облігацій та інших цінних паперів з метою одержання по них доходу. Інвентаризація фінансових вкладень у цінні папери проводиться перевіркою наявності свідоцтв про їхнє придбання (з унесенням до інвентаризаційного опису назви емітента, номера, серії, номінальної та балансової вартостей кожного цінного паперу). Коли цінні папери перебувають на зберіганні в спеціальних організаціях, інвентаризація проводиться за документами цих організацій, що складені на дату, наближену до інвентаризації, та підтверджують їхнє приймання на зберігання. Інвентаризаційна комісія зобов'язана перевірити правильність визначення балансової вартості цінних паперів. При цьому слід виходити з того, що вона складається з фактичних затрат на їхнє придбання, збільшених або зменшених на суму, визначену за методом участі в капіталі, а щодо фінансових інвестицій, що утримуються до їхнього погашення,— з фактичних затрат, які періодично (за термінами одержання за ними доходу) зменшуються (або збільшуються) за методом ефективної ставки відсотка з таким розрахунком, щоб на дату погашення їхня балансова вартість дорівнювала номінальній.
Інвентаризація вкладень підприємства у статутні фонди спільно створених підприємств полягає в перевірці наявності засновницьких і статутних документів, свідоцтв про державну реєстрацію, документів (накладних на передання цінностей і майна, виписок банку про сплату), які засвідчують і підтверджують внески до статутного фонду.
Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей (сировини, матеріалів, товарів, готової продукції тощо), як правило, вимагає більш тривалого часу. Зовсім припинити приймання і видавання у виробництво сировини і матеріалів під час інвентаризації — хоч би як завчасно до неї не готуватися,— мабуть, не вдасться. Тому слід передбачити дії членів інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальних осіб під час приймання та видавання матеріальних цінностей у ході проведення інвентаризації з тим, аби запобігти перекрученню даних інвентаризації та не переривати виробничий процес.
Товарно-матеріальні цінності, що надходять під час інвентаризації, приймаються матеріально відповідальною особою в присутності членів інвентаризаційної комісії та вносяться до окремого інвентаризаційного опису під назвою «Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, що надійшли під час інвентаризації». В описі за кожною з них зазначаються дата надходження, постачальники, кількість, ціна і вартість.
Під час тривалої інвентаризації на великих складах у виняткових випадках товарно-матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії. Такі цінності вносяться до окремого інвентаризаційного опису під назвою «Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, що відпущені під час інвентаризації».
Під час інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, що перебувають у дорозі, або відвантажені покупцям, перевіряється обґрунтованість сум, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку (20, 28 тощо). Такі суми може бути визнано, якщо їх підтверджено: щодо товарно-матеріальних цінностей, що перебувають у дорозі,— рахунками постачальників; щодо товарів, відвантажених покупцям,— роз-рахунково-відвантажувальними документами.
Під час інвентаризації незавершеного виробництва визначаються фактична наявність не закінчених обробкою виробів, комплектність і собівартість незавершеного виробництва, залишок за анульованими замовленнями. Остаточно забраковані деталі до незавершеного виробництва не включаються. За незавершеним виробництвом у вигляді неоднорідної суміші в інвентаризаційному описі слід навести два кількісних показники: кількість суміші та кількість сировини, що входить до її складу.
Наявність готівки, грошових документів (сплачених лікувально-туристичних путівок тощо) і бланків суворої звітності встановлюється їхнім перерахунком. Жодні інші документи або розписки до залишку готівки не включаються. Заяви касира про наявність у касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, до уваги не беруться. В акті інвентаризації наявності готівки називають фактичний залишок за даними обліку, а також визначається результат у вигляді нестачі або надлишку.
Наявна іноземна валюта вноситься до акта інвентаризації із зазначенням назви і суми іноземної валюти, курсу Національного банку України на дату інвентаризації та суми іноземної валюти в перерахунку в грошову одиницю України (гривню).
До інвентаризаційного опису грошових документів і бланків суворої звітності вносяться дані про їхню назву («путівка», «квиток», «квитанція»), номер, серію і номінальну вартість.
Кошти, що перебувають у дорозі, інвентаризують за квитанціями банківських установ і поштових відділень або копіями супровідних відомостей та документів про здавання виручки інкасаторам банку. Так само за відповідними касово-розрахунковими документами інвентаризується сума коштів за реалізовані товари, оплачені з використанням покупцями банківських платіжних карток, яка (сума) ще не зарахована на рахунок підприємства в установах банків.
Залишки коштів на розрахунковому, валютному та інших спеціальних рахунках в установах банку, а також за розрахунками з бюджетом мають підтверджуватись взаємним актом звіряння. Залишати на балансі на таких рахунках обліку неврегульовані суми не дозволяється.
У полі уваги інвентаризаційної комісії мають перебувати кошти в дебіторській і кредиторських заборгованостях, у розрахунках за невідфактуровані поставки, за нестачами і втратами. При цьому слід установити наявність рішень про відшкодування всіх нестач і проконтролювати відправлення матеріалів про їхнє стягнення до відповідних органів.
Дебіторську заборгованість на час інвентаризації має бути підтверджено витягами з аналітичного обліку розрахунків, направленими дебіторам, і векселями підприємства. Дебітори зобов'язані протягом 10 днів з дня отримання цих відомостей підтвердити свою заборгованість або надіслати власні заперечення з цього приводу. Форму акта звіряння розрахунків затверджено спільним наказом Мінекономіки, Мінфіну і Держкомстату України від 10.11.98 р. № 148/234/383.
У результаті інвентаризації на рахунках обліку розрахунків з покупцями і замовниками, постачальниками і підрядчиками, іншими дебіторами і кредиторами мають залишатися тільки суми, погоджені звірянням розрахунків. В окремих випадках, коли до кінця звітного року розбіжності залишилися неврегульованими, допускається відображення розрахунків з дебіторами і кредиторами кожною з сторін у своєму балансі в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку. Заінтересована сторона (тобто підприємство-кредитор) зобов'язана вжити заходів до урегулювання таких розбіжностей у встановленому порядку. З даними про дебіторську і кредиторську заборгованість з простроченим терміном позовної давності, що підлягає списанню з балансу, до акта інвентаризації додається довідка про назву дебіторів і кредиторів, суму заборгованості, дату і підстави її виникнення, а також про причини її виникнення і осіб, винних у простроченні терміну позовної давності.
За результатами інвентаризації резервів (забезпечень) має бути встановлено суму, що підлягає додатковому нарахуванню або зменшенню.
За даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) бухгалтерська служба разом з робочими інвентаризаційними комісіями складає звіряльні відомості за тими цінностями і розрахунками, де встановлено відхилення від облікових даних. За всіма фактами пересортиці, нестачі і надлишку, а також за втратами, пов'язаними з простроченням терміну позовної давності, від службових осіб, відповідальних за зберігання цінностей і стан розрахунків, має бути одержано письмові пояснення.
Робоча інвентаризаційна комісія у протоколі свого засідання фіксує пропозиції з урегулювання інвентаризаційних розбіжностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання псуванню, нестач цінностей і розходжень надалі.
Пропозиції про врегулювання інвентаризаційних розбіжностей Мають базуватися на таких підходах:
— надлишки цінностей (у тому числі кошти в розрахунках) мають бути включені до балансу із збільшенням доходів підприємства;
— взаємний залік нестач і надлишків унаслідок пересортиці може бути проведено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування, однієї і тієї самої групи товарно-матеріальних цінностей у тотожній кількості та в однієї й тієї самої матеріально відповідальної особи. Цінності, що входять до складу однієї групи,— це ті, що мають схожість за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару, мають однакові характерні для них основні відмітні ознаки, схожі за своїми фізичними характеристиками, мають одну країну походження і виробника.
Коли за взаємного заліку нестач і надлишків унаслідок пересортиці вартість цінностей, що виявилися в надлишку, перевищує вартість цінностей, яких не вистачає, ця різниця додається до облікової вартості цінностей із збільшенням операційних доходів. Перевищення вартості цінностей, що виявилися в нестачі, над вартістю надлишкових цінностей (взаємозалік кількісних розходжень не припустимий), розглядають як вартісну нестачу, списують на операційні витрати підприємства з одночасним визнанням операційного доходу за вартістю, щодо якої встановлено конкретних винуватців її виникнення. За сумовими (вартісними) розбіжностями, не віднесеними на винуватих осіб, у протоколах інвентаризаційної комісії має бути наведено вичерпні пояснення щодо цього. Після взаємного заліку внаслідок пересортиці до нестач застосовуються норми природного убутку; застосування таких норм можливе тільки в разі виявлення фактичних нестач.
Після виконання наведеного порядку врегулювання інвентаризаційних розбіжностей нестача цінностей для відшкодування винуватими особами оцінюється відповідно до законодавства про обчислення шкоди від розкрадання, нестачі, знищення і псування матеріальних цінностей.
Усі факти нестач і надлишків відображаються списанням і оприбуткуванням відповідних активів з відображенням операційних (інших) витрат і доходів. Суми нестач, що підлягають відшкодуванню винними особами, відображаються за дебетом субрахунка 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» і кредитом рахунків обліку доходів. Розбіжності (кількісні, сумові) на рахунках обліку цінностей, витрат і доходів майбутніх періодів, зобов'язань і забезпечень, розрахунків з дебіторами тощо мають усуватися за результатами інвентаризації і ухваленого рішення про їхнє врегулювання. Керівник підприємства, враховуючи особливості утворення сумових розбіжностей, якщо інших заходів для запобігання (попередження) їхнього утворення вжити неможливо, для більш оперативного розгляду і врегулювання таких розбіжностей установлює зменшену періодичність проведення інвентаризації певних об'єктів обліку.
Записи в бухгалтерському обліку, пов'язані з урегулюванням інвентаризаційних розбіжностей, роблять у тому місяці, коли завершено інвентаризацію, а щодо розбіжностей, установлених інвентаризацією, котра проводилася за станом на кінець року,— в грудні.
Результати інвентаризаційної роботи мають висвітлюватися в примітках (пояснювальній записці) до річного фінансового (бухгалтерського) звіту, що дасть змогу його зовнішнім користувачам дістати відповідну аналітичну інформацію.