МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
Н А К А З
|
N 470/7 від 05.07.99
м.Київ
|
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах державної виконавчої служби
З метою забезпечення виконання Закону України "Про державну виконавчу службу" (
202/98-ВР)
та Закону України "Про виконавче провадження" (
606-14)
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в органах державної виконавчої служби (додається).
2. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції забезпечити вивчення працівниками відділів державної виконавчої служби зазначеної Інструкції, здійснювати систематичний контроль за її виконанням та надавати практичну допомогу в організації діловодства.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра юстиції України - директора Департаменту державної виконавчої служби Тертичного В.Г.
Затверджено
наказом Міністерства
юстиції України
від 5 липня 1999 р. N 470/7
Інструкція з діловодства в органах державної виконавчої служби
1. Загальні положення
1.1. Державна виконавча служба входить до системи органів Міністерства юстиції України і здійснює виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб) відповідно до законів України.
1.2. Інструкція з діловодства в органах державної виконавчої служби (далі - Інструкція) встановлює єдиний порядок прийому, реєстрації, розподілу та подальшого передання для виконання виконавчих документів та іншої кореспонденції, методику складання документів, які регламентують діяльність відділу примусового виконання рішень Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції України, підрозділу примусового виконання рішень відділів державної виконавчої служби Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) відділів державної виконавчої служби (далі - відділ (підрозділ).
1.3. Інструкція визначає порядок загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має конфіденційного характеру. Порядок діловодства з документами, які містять конфіденційну інформацію, виконання судових вироків, рішень, ухвал, постанов визначається чинним законодавством.
1.4. Викладені в Інструкції правила грунтуються на вимогах законодавства, що регулює порядок виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб), та Законі України "Про звернення громадян" (
393/96-ВР)
.
1.5. Відповідальність за організацію роботи органу ДВС в цілому, в тому числі і роботи посадової особи, що відповідає за діловодство (далі - діловода), покладається на начальника цього органу ДВС державної виконавчої служби.
Начальник органу ДВС має право в разі службової потреби перерозподіляти обов'язки між працівниками органу ДВС залежно від штатної чисельності працівників та обсягу роботи.
2. Розподіл основних обов'язків
2.1. Начальник органу ДВС здійснює загальне керівництво роботою органу ДВС, безпосередньо контролює роботу канцелярії органу ДВС, стан діловодства, зберігання і використання документів, своєчасно вживає заходів до усунення недоліків і недоглядів у роботі.
2.2. На начальника органу ДВС, крім безпосереднього виконання рішень, покладається:
2.2.1. Розподіл обов'язків між працівниками органу ДВС та контроль за їх виконанням;
2.2.2. Розподіл кореспонденції, що надійшла до органу ДВС;
2.2.3. Контроль за веденням документів первинного обліку, номенклатурних справ, реєстрації та обліку звернень громадян і юридичних осіб, строками їх вирішення;
2.2.4. Організація роботи з обліку і збереження виконавчих проваджень та інших документів, що забезпечують функціонування органу ДВС;
2.2.5. Ведення статистичної звітності;
2.2.6. Контроль та перевірка стану депозитного рахунку;
2.2.7. Контроль за дотриманням термінів виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб);
2.2.8. Контроль за веденням фінансово-господарської діяльності;
2.2.9. Контроль за веденням зведених виконавчих проваджень;
2.2.10. Упровадження науково-технічних засобів у роботу працівників органу ДВС.
2.3. На час відсутності начальника органу ДВС його обов'язки виконує заступник начальника або особа, на яку ці обов'язки покладаються начальником органу ДВС.
2.4. На діловода покладаються:
2.4.1. Прийом, реєстрація і підготовка для розгляду начальником органу ДВС вхідної кореспонденції;
2.4.2. Реєстрація, облік і зберігання виконавчих проваджень, передача їх на виконання державним виконавцям;
2.4.3. Ведення довідково-облікової картотеки;
2.4.4. Ведення зведених виконавчих проваджень;
2.4.5. Ведення реєстраційно-облікових книг, журналів та номенклатурних справ;
2.4.6. Підготовка та передача до архіву виконавчих проваджень та інших документів органу ДВС;
2.4.7. Облік і зберігання актів передачі та актів знищення виконавчих проваджень, переданих до архіву;
2.4.8. Контроль за наявністю довідкової інформації у органі ДВС: покажчиків кабінетів, графіків прийому громадян;
2.4.9. Виконання разових доручень начальника органу ДВС, його заступника.
3. Реєстрація кореспонденції та діловодство з виконання рішень
3.1. Реєстрація виконавчих документів та іншої кореспонденції забезпечує організацію належного обліку, контролю та оперативного їх пошуку. Кожен документ реєструється у органі ДВС лише один раз.
3.2. Приймання всіх виконавчих документів і кореспонденції, що надійшла до органу ДВС, відправлення виконавчих документів та іншої кореспонденції покладаються на діловода органу ДВС, який переглядає всю кореспонденцію в день її надходження, реєструє і передає її начальнику органу ДВС не пізніше наступного дня з моменту надходження.
3.3. Кореспонденція, що надійшла поштою або з прийому, крім звернень громадян, реєструється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції за встановленою формою (додаток 1). На першій сторінці кожного вхідного документа ставиться вхідний реєстраційний номер, який повинен відповідати порядковому номеру запису в журналі.
3.4. Не реєструються в журналі, а додаються до справи з написом про надходження до органу ДВС:
3.4.1. Виклики (додаток 15), постанови про відкриття виконавчого провадження, що повернулися до органу ДВС через відсутність адресата;
3.4.2. Розписки про одержання викликів, постанов про відкриття виконавчого провадження.
3.5. Начальник органу ДВС не пізніше наступного робочого дня з дня надходження до нього кореспонденції розглядає та повертає її діловоду з відповідною резолюцією і встановленим терміном для виконання. Діловод, того ж дня, під розписку передає цю кореспонденцію конкретному виконавцю.
3.6. Виконавчі документи, які підлягають примусовому виконанню, реєструються в книзі передачі виконавчих документів, яка заводиться на кожного державного виконавця і зберігається у діловода органу ДВС (додаток 2).
3.7. На кожний переданий державному виконавцю виконавчий документ діловод органу ДВС заводить виконавче провадження (обкладинку) за тим же номером, за яким зареєстрований цей документ, складає обліково-статистичну картку, яка зберігається у виконавчому провадженні. Крім цього, всі виконавчі документи записуються в алфавітний покажчик виконавчих документів, який зберігається у діловода органу ДВС (додаток 3).
3.8. Книги обліку повинні мати номенклатурний номер, бути прошнуровані, пронумеровані, засвідчені підписом начальника органу ДВС та скріплені печаткою органу ДВС.
3.9. Державний виконавець, після одержання виконавчого провадження, у встановлений Законом України "Про виконавче провадження" (
606-14)
(далі - Закон) строк приймає рішення щодо відкриття виконавчого провадження чи відмови у його відкритті.
Про всі виконані дії по відкритому виконавчому провадженню державний виконавець робить відмітки на зворотній стороні обкладинки виконавчого провадження.
Усі документи, що надходять до державного виконавця у зв'язку з виконанням рішень, накопичуються у виконавчих провадженнях (обкладинках) у хронологічному порядку за датами їх надходження (додаток 4).
3.10. Органом ДВС з метою об'єднання всіх виконавчих документів щодо одного й того самого боржника формується зведене виконавче провадження. Контроль за зведеним виконавчим провадженням здійснює посадова особа, визначена начальником органу ДВС. Ця особа веде облікову картку про зведене виконавче провадження (додаток 5).
3.11. Виконавчі документи для відправлення передаються державним виконавцем діловоду органу ДВС під розписку в книзі обліку виконавчих документів.
3.12. Державним виконавцем у виконавчому документі робиться відмітка про розмір виплачених сум стягувачеві, після якої зазначається його посада, прізвище та ініціали і ставиться його підпис, який скріплюється печаткою органу ДВС.
У супровідних листах (постановах) до виконавчих документів, повернутих державним виконавцем стягувачеві, у всіх випадках робиться відповідний запис про причини повернення документа. Супровідний лист (постанова) підписується начальником органу ДВС, державним виконавцем та скріплюється печаткою органу ДВС.
3.13. Якщо виконавчий документ про стягнення штрафу, держмита та інших сум у бюджет держави повертається після виконання до органу ДВС, то готується довідка із зазначенням номера квитанції банку про здавання коштів у бюджет держави. Довідка засвідчується підписом начальника органу ДВС та печаткою.
3.14. Після виконання рішення виконавчий документ повертається до суду або іншого органу (посадовій особі), який його видав, про що робиться відмітка в книзі обліку виконавчих документів.
Виконаним слід вважати виконавчий документ, за яким указані в ньому вимоги виконані в повному обсязі, оформлені відповідним актом та записом у виконавчому документі.
3.15. Вихідна кореспонденція, у тому числі виконавчі документи, відсилається через діловода органу ДВС. Для обліку таких документів ведеться журнал реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 6). Якщо кореспонденція передається іншим установам, організаціям через розсильного, то вона записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції й здається за призначенням під розписку в цій книзі (додаток 7).
Подання державних виконавців, що направляються в порядку, передбаченому Законом, реєструються також в журналі обліку подань державних виконавців (додаток 16).
3.16. На кожному виконавчому провадженні, що передане на зберігання до архіву, повинна бути резолюція начальника органу ДВС про передачу виконавчого провадження до архіву, яку він накладає після ретельної перевірки всіх документів у виконавчому провадженні.
Без такої резолюції діловод органу ДВС не приймає виконавче провадження від державного виконавця.
3.17. Передачі до архіву підлягає виконавче провадження, у разі:
3.17.1. Відмови у відкритті виконавчого провадження згідно із статтею 26 Закону (
606-14)
.
3.17.2. Закінчення виконавчого провадження згідно із статтею 37 Закону;
3.17.3. Повернення виконавчого документа стягувачу згідно із статтею 40 Закону (
606-14)
;
3.17.4. Повернення виконавчого документа до суду або іншого органу (посадовій особі), який його видав, згідно із статтею 40-1 Закону (
606-14)
.
3.18. Виконавчі провадження, передані до архіву органу ДВС, зберігаються відповідно до хронології у пачках по сто справ, де обов'язково має бути зроблений опис переданих до архіву проваджень (додаток 8).
Передача виконавчих проваджень до архіву органу ДВС проводиться державним виконавцем один раз у півріччя за описом після складення статистичного звіту. Опис переданих до архіву виконавчих проваджень з підписом діловода органу ДВС зберігається у справі, визначеній номенклатурою органу ДВС.
3.19. Строк зберігання переданих до архіву виконавчих проваджень становить 3 роки від дати відмови у відкритті виконавчого провадження або дати завершення виконавчого провадження.
Виконавчі провадження після закінчення терміну їх зберігання підлягають знищенню.
У тому разі, коли органу ДВС повідомлено про розгляд у суді справи, до якої можуть бути залучені матеріали виконавчого провадження, або в разі оскарження в судовому порядку дій (бездіяльності) державного виконавця та інших посадових осіб органу ДВС по виконанню рішення суду чи іншого органу (посадової особи) або відмови у здійсненні передбачених Законом (
606-14)
дій, виконавче провадження може бути знищено лише після розгляду судом відповідної справи та набрання рішенням по цій справі законної сили.
3.20. Знищення виконавчих проваджень, які передано до архіву, здійснюється комісією один раз у півріччя, про що складається акт у двох примірниках за встановленою формою (додаток 17).
Склад комісії затверджується наказом керівника органу юстиції.
До складу комісії входить не менше п'яти осіб: керівник органу юстиції, начальник органу ДВС, державний виконавець, працівник цього органу ДВС та працівник іншого структурного підрозділу органу юстиції.
Знищення виконавчих проваджень, переданих до архіву, здійснюється паперорізальними машинами або шляхом спалення, про що зазначається в акті.
Акти знищення виконавчих проваджень, переданих до архіву, зберігаються у номенклатурній справі.
3.21. Не завершені виконавчі провадження на кінець звітного року підлягають перереєстрації діловодом органу ДВС на наступний рік у книзі обліку (додаток 2) із присвоєнням відповідного порядкового номеру та із зазначенням дати первинного надходження виконавчого документа до органу ДВС.
4. Реєстрація та облік звернень громадян. Організація особистого прийому громадян
4.1. У відповідності до Закону України "Про звернення громадян" (
393/96-ВР)
під зверненнями слід уважати викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.
4.2. Усі письмові звернення, які надходять до органу ДВС поштою чи здаються особисто, приймаються та реєструються діловодом органу ДВС в день їх надходження в єдиному журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 9) або в реєстраційно-контрольних картках, придатних для опрацювання персональним комп'ютером (додаток 10). Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з листами.
Окремо діловодом органу ДВС ведуться журнали щодо розгляду судами та начальником органу ДВС скарг, пред'явлених в порядку, передбаченому статтею 85 Закону (
606-14)
, на дії (бездіяльність) державного виконавця та інших посадових осіб органу ДВС по виконанню рішення або відмову у здійсненні передбачених цим Законом дій, а також щодо розгляду судами позовів, пред'явлених до органу ДВС (додатки 18, 19).
4.3. Письмові звернення громадян після їх реєстрації передаються на розгляд начальнику органу ДВС не пізніше наступного дня після їх надходження. Розглянуте, не пізніше наступного робочого дня, начальником органу ДВС звернення передається того ж дня через діловода державному виконавцю під розписку, а діловод виставляє картку контролю за виконанням у визначений термін. Якщо начальник органу ДВС не визначив термін виконання, то звернення повинно бути розглянуте і вирішено по суті у строки, передбачені Законом України "Про звернення громадян" (
393/96-ВР)
.
На кожне звернення повинна даватися письмова відповідь за підписом начальника органу ДВС.
4.4. Особистий прийом громадян проводять начальник органу ДВС, його заступник та державні виконавці. Прийом проводиться регулярно у визначені дні та години відповідно до графіка, затвердженого начальником органу ДВС. Облік особистого прийому громадян ведеться у спеціальному журналі (додаток 11).
4.5. У органі ДВС має бути спеціальне місце і створені належні умови для ознайомлення громадян щодо складання заяв, скарг, пропозицій. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації в журналі або реєстраційно-контрольній картці.
4.6. Графік прийому громадян має бути вивішений в приміщенні органу ДВС на видному місці.
4.7. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несе начальник органу ДВС.
4.8. Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться шляхом заповнення визначених реквізитів.
4.9. Автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом уведення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я та по батькові, категорія (соціальний стан заявника); звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.
4.10. Автоматизована або журнальна реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я та по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання; прийняті рішення, дата одержання відповіді.
Склад зазначених елементів за потреби може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатися органом ДВС.
4.11. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а в разі потреби - на принтер.
4.12. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги складається з першої літери прізвища, порядкового номера за алфавітом та індексу державного виконавця і зазначається у реєстраційному штампі (додаток 12). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
4.13. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.
4.14. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "повторно" і підбирається все попереднє листування.
4.15. Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного і того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї самої організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Д-201/1, Д-201/2, Д-201/3.
При потребі ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.
Якщо про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги потрібно повідомити іншу організацію, то всі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "контроль" або літерою "К".
4.16. Пропозиції, заяви, скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.
Якщо за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді, то здійснюється відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та в документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.
4.17. Індекс письмової відповіді відповідає номеру вхідної кореспонденції і складається з реєстраційного індексу та номера справи, до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.
4.18. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку.
4.19. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток 13).
У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.
4.20. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на начальника органу ДВС, інших посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків.
Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими начальниками органами ДВС переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.
Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архіву за рішенням начальника органу ДВС.
5. Складання і оформлення службових документів
5.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір відповідних форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
5.2. Як правило всі службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки документів повинні мати поля: ліве - 20 мм, верхнє - не менше 10 мм, праве і нижнє - не менше 8 мм.
5.3. При складанні і оформленні документів слід дотримуватися таких основних правил: документи повинні бути викладені стисло, зрозуміло, не мати перекреслень і виправлень, їх зміст повинен бути повним і унеможливлювати повторне листування з цього самого питання.
5.4. Кожний вид документів повинен мати конкретно визначений комплекс реквізитів (складових частин) і відповідний порядок їх розташування.
5.5. При зазначенні адресата додержуються таких правил: якщо документи адресуються організації, установі і підприємству або конкретній службовій особі - указується найменування організації, установи, підприємства в називному відмінку, а посада і прізвище адресата в давальному відмінку, поштова адреса вказується послідовно - країна, республіка, поштовий індекс, місто, вулиця, номер будинку. При адресуванні документа приватній особі зазначається поштова адреса, прізвище та ініціали одержувача.
5.6. У відповідях на запити на початку тексту вказуються номер і дата документа, на який дається відповідь.
5.7. До тексту документа повинен бути заголовок - короткий виклад змісту документа. Заголовок повинен відповідати на питання "про що". Якщо в документі йдеться про кілька питань, то заголовок повинен бути узагальнений.
5.8. Текст документа може бути друкований, рукописний або змішаний.
5.9. Дати підписання, затвердження документа, а також дати в тексті повинні оформлятися цифровим способом, трьома парами цифр (12.05.99 або 01.04.99), а документів, що містять відомості фінансового характеру - словесно-цифровим способом (30 червня 1999 року).
Дата підписання документа проставляється на спеціально відведеному для цього місці бланка, не на бланку дата проставляється нижче підпису, ліворуч.
5.10. Унизу на останньому аркуші вказуються прізвище та телефон виконавця.
5.11. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та скріплення печаткою.
До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ, її особистий підпис, ініціали і прізвище.
Печатка проставляється таким чином, щоб її відтиск захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
5.12. Копія з документа відтворюється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії.
У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч проставляється відмітка "копія".
5.13. Якщо надсилається документ кільком адресатам, то підписуються всі примірники, що надсилаються.
Супровідний лист до справ та документів, що надсилаються, повинен бути належно оформлений.
У супровідному листі після слова "додаток" повинно бути зазначено найменування справи (документа), її номер, кількість аркушів.
Назва додатка в супровідному листі повинна відповідати назві справи (документа). За наявності великої кількості додатків на них складається опис. Слово "додаток" друкується нижче тексту супровідного листа через три інтервали.
Посада службової особи, яка підписує супровідний лист, її прізвище друкуються розбірливо.
При оформленні документів на кількох сторінках друга та інші сторінки повинні бути пронумеровані.
5.14. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, відправляються за наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв магнітної та іншої інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
5.15. Телеграфне листування допускається тільки в термінових випадках.
5.16. Усі підписані документи відправляються тільки через діловода.
5.17. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені як виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, то відповідальним за виконання (складання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Строки виконання документів вираховуються в календарних днях від дати підписання або затвердження - для виготовлених у органі ДВС документів та від дати надходження - для вхідних документів або строки зазначаються в документі чи встановлюються керівником.
5.18. Документи формуються в справи згідно з номенклатурою.
6. Складання номенклатури та формування справ
6.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік (список) найменування справ, створюваних в канцелярії органу ДВС. Номенклатура справ розробляється діловодом на підставі пропозицій державних виконавців і підписується начальником органу ДВС.
6.2. Усі документи (за винятком виконавчих проваджень) повинні групуватися після їх розгляду в окремих справах, яким даються найменування (заголовки), що в стислій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.
6.3. Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються чи перебувають на контролі. Як правило, першими розміщуються постанови законодавчих урядових органів інструкції, розпорядження органів Міністерства юстиції та листування з ними.
6.4. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати порядковий номер. За наявності в справі декількох томів, після номера справи проставляється номер тому.
6.5. При формуванні справ слід дотримуватися таких правил:
6.5.1. Справи відкриваються аркушем внутрішнього опису документів;
6.5.2. У справах групуються тільки оригінали виконаних, правильно оформлених документів без чорнових записів;
6.5.3. У справу включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань;
6.5.4. Документи, справи групуються у хронологічній послідовності.
Наприкінці року кожна номенклатурна справа закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість документів. Цей запис робиться на останній сторінці, підписується діловодом та начальником органу ДВС, скріплюється печаткою органу ДВС.
До номенклатурних справ органу ДВС належать:
1. Постанови законодавчих органів, інструкції, накази та розпорядження органів Міністерства юстиції та листування з ними.
2. Накази начальника органу ДВС.
3. Плани роботи органу ДВС і документи щодо їх виконання. Протоколи оперативних нарад.
4. Акти перевірок органу ДВС, доповідні записки, узагальнення, інші матеріали з перевірки роботи державних виконавців.
5. Акти перевірок державними виконавцями установ, підприємств та організацій про виконання ними рішень.
6. Звернення громадян, довідки та узагальнення щодо розгляду пропозицій, заяв і скарг за результатами вивчення цієї роботи.
7. Листування з установами, організаціями, підприємствами.
8. Статистичні звіти органу ДВС, листи та роз'яснення до них.
9. Фінансові документи про надходження депозитних сум.
10. Листування з кадрових питань (резерв на висунення, навчання кадрів, інше).
11. Опис справ, переданих до архіву.
12. Накази та акти про знищення виконавчих проваджень та інших документів органу ДВС.
Примітка. Наведений перелік з такою самою нумерацією є обов'язковим для кожного органу ДВС. Він може доповнюватись іншими справами на підставі пропозицій працівників органу ДВС).
Додаток 1
до пункту 3.3 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 1
Журнал реєстрації вхідної кореспонденції
|
N
п/п
|
Дата
надход-
ження і
номер
доку-
мента
|
Від кого
надійшов
документ,
адреса
автора
|
Кількість
аркушів
|
Короткий
зміст
документа
|
Кому і
коли
передано
документ,
з якою
вказівкою
|
Розписка
виконавця
про
одержання
документа
|
Термін
виконання
|
Дата і
результат
виконання
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Примітка. Дата надходження документа пишеться щоденно через усю сторінку.
Додаток 2
до пункту 3.6 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 2
Книга обліку виконавчих документів, переданих державному виконавцеві
|
N
п/п
|
Дата
надход-
ження
вико-
навчого
доку-
мента
|
Найменуван-
ня органу
(посадової
особи),
яким видано
документ,
номер
виконавчого
документа
та дата
видання
документа
|
Боржник
|
Стягу-
вач
|
Характер
стягнення
|
Дата
передачі
документа
державному
виконавцю
|
Підпис про
одержання
документа
|
Дата
виконання
|
Дата
передачі
державним
виконавцем
документа в
канцелярію
|
Адресат,
якому
надсилається
документ
|
Дата
передачі
виконавчого
провадження
до архіву
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток 3
до пункту 3.7 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 3
Алфавітний покажчик до виконавчих документів
|
Номер виконавчого
провадження
|
Боржник
|
Стягувач
|
Характер
стягнення
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
|
|
|
Додаток 4
до пункту 3.9 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 4
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
__________________________________
(найменування органу ДВС)
__________________________________
__________________________________
Виконавче провадження N _______ індекс ______
Справа N _________ від "___" ____________________
_________________________________________________________________
(орган, що постановив рішення)
Боржник ____________________________________________________
Адреса ______________________________________________________
Стягувач ___________________________________________________
Адреса ______________________________________________________
Суть виконання ______________________________________________
_____________________________________________________________
Почато "___" ___________________
Закінчено "___" _________________
Наслідок виконання.
Виконано реально.
Повернуто з актом про неможливість стягнення.
Надіслано за місцем роботи, за місцем ув'язнення.
Повернуто без виконання
(підкреслити)
В архів "___" ____________________
Начальник органу ДВС
____________________ (_______)
Хід виконання
|
N
з/п
|
Дата
|
Відмітки про виконавчі дії
|
|
1
|
2
|
3
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток 5
до пункту 3.10 Інструкції з діловодства в
органах державної виконавчої служби
Форма N 5
Облікова картка на зведене виконавче провадження
|
N
з/п
|
Номер
виконавчого
документа,
коли та ким
виданий
|
Боржник
|
Стягувач
|
Сума, що
підлягає
стягненню
|
Від кого
надійшов
виконавчий
документ
|
Куди
надіслано
виконавчі
документи
|
Стягнуті
суми
|
Залишок
нестягну
тих сум
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток 6
до пункту 3.15 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 6
Журнал реєстрації вихідної кореспонденції
|
N
з/п
|
Дата
відправ-
лення
|
Короткий
зміст
|
Кількість аркушів
|
Кому
адресовано
|
Виконавець
|
Справи, в
яких
містяться
матеріали
|
|
основного
документа
|
додатка
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток 7
до пункту 3.15 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 7
Розносна книга для місцевої кореспонденції
|
Поряд-
ковий
номер
|
Наймену-
вання
кореспон-
денції
|
Кому
надіслано
|
Вихідний
номер і
дата
листування
|
Дата
одержання
|
Прізвище,
ім'я та по
батькові
особи, яка
одержала
кореспон-
денцію
|
Розписка в
одержанні
|
Примітка
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток 8
до пункту 3.18 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 8
Опис справ та інших матеріалів, переданих до архіву проваджень
|
N
з/п
|
Номер справи або
матеріалу
|
Найменування
справи,
матеріалу
|
Кількість
аркушів
|
Строк
зберігання
|
Інші
відмітки
|
|
реєстра-
ційний
|
архівний
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток 9
до пункту 4.2 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 9
Журнал реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян
|
N
з/п
|
Дата
надход-
ження
|
П.І.Б.
автора
звернення,
його
адреса
|
Короткий
зміст
звернення
|
Категорія
(пропозиція,
заява,
скарга)
|
Зміст
резолюції,
термін
виконання
|
Викона-
вець
|
Дата
отримання,
підпис
виконавця
|
Результат
розгляду
|
Примітка
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток 10
до пункту 4.2 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 10
Реєстраційно-контрольна картка
(Лицьовий бік)
----------------------------------------------------------------------------------------
| Реєстраційно-контрольна картка | Відмітка про контроль
-----------------------+----------------------------------------+-----------------------
Кореспондент | | Адреса | |
|-----------------------+----------------+-----------------------
| | | Пропозиція, |
| | | заява, скарга |
|-----------------------+----------------+------------------+----
| | | Колективна |
----------------------------------------------------------------+------------------+----
Дата | Реєстра- | Звідки | Дата | Індекс | Одержано поштою, |
надход- | ційний індекс |одержана |надіслання |документа| на особистому |
ження | | | | |прийомі, передано |
кореспон- | | | | | через |
денції | | | | | уповноважену |
| | | | | особу |
----------------------------------------------------------------+-----------------------
Попередні звернення від N від N | Індекси
----------------------------------------------------------------+-----------------------
|1. | Питання | Підпитання
|----------------------------------------------+-----------+-----------
Короткий зміст |----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------+-----------+-----------
|2. | |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------+-----------+-----------
|3. | |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------| |
-----------------+----------------------------------------------+-----------------------
| | Категорія (соціальний
Резолюція | | стан) заявника
|----------------------------------------------+-----------------------
|----------------------------------------------+-----------------------
----------------------------------------------------------------+-----------------------
Автор резолюції |
----------------------------------------------------------------+-----------------------
Термін виконання |Виконано за ______ днів
----------------------------------------------------------------------------------------
(Зворотний бік)
Хід виконання
Дата передачі Виконавець Записи про продовження Контрольні
на виконання терміну, попередню відмітки
відповідь або
додаткові питання
Перевірено на місці "___"____________ 2___ р. працівником
апарату ______
Дата, індекс, виконання ____________________ Адресат ________
Вирішено
___________________
Результати 1.
розгляду питань 2.
3.
З контролю зняв _____________________________________________
Справа __________ Том _________ Аркушів _______ Фонд ________
Опис ____________ Справа ____________
Додаток 11
до пункту 4.4 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 11
Журнал (картка) обліку особистого прийому громадян
|
N
з/п
|
Дата
прийому
|
Хто
приймає
|
П.І.Б.
громадянина
|
Короткий
зміст
звернення
|
Категорія
звернення
|
Кому
доручено
перевірку,
термін
виконання
|
Наслідки
розгляду,
дата
направ-
лення
відповіді
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток 12
до пункту 4.12 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 12
Форма реєстраційного штампа
--------------------------
| Найменування |
| організації |
|------------------------|
| Дата |
|------------------------|
| Індекс |
--------------------------
Розмір 41,6 х 16 мм
Додаток 13
до пункту 4.20 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 13
Форма обкладинки провадження за зверненням громадян
_____________________________________________________________
(найменування органу ДВС)
Провадження за зверненням N _________________________________
_____________________________________________________________
(П.І.Б. заявника, його адреса)
Розпочато "___" _______________ 2___ р.
Закінчено "___" _______________ 2___ р.
Додаток 14
до Інструкції з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 14
Контрольна картка на підприємство, організацію, установу
|
Найменування підприємства,
організації, установи
|
Адреса N
телефону
|
|
Виконавчі документи
|
N
з/п
|
Період, за який проводиться
перевірка
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Виконавчі
документи про
відшкодування
збитків,
завданих
злочинами
|
Кількість
виконавчих
документів, що
перебувають на
контролі на
момент
перевірки
|
1
|
|
|
|
|
|
Сума збитків, що
підлягала
відшкодуванню з
боржників
|
2
|
|
|
|
|
|
Утримано з
боржників
|
3
|
|
|
|
|
|
Залишок
невідшкодованих
сум збитків
|
4
|
|
|
|
|
|
Виконавчі
документи про
стягнення
аліментів
|
Кількість
виконавчих
документів, що
|
5
|
|
|
|
|
|
у т. ч.
перевірено
правильність
утримання із
зарплати за
виконавчими
документами
|
6
|
|
|
|
|
|
Оштрафовано посадових осіб та
суть порушень порядку виконання
(найбільш характерних)
|
7
|
|
|
|
|
|
Сума штрафу (загальна)
|
8
|
|
|
|
|
|
Підпис посадової особи
(керівника, гол. бухгалтера)
|
9
|
|
|
|
|
|
Підпис державного виконавця
|
10
|
|
|
|
|
Додаток 15
до пункту 3.4 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 15
Виклик у відповідності зі статтею 5 Закону України "Про виконавче провадження"
__________________________________ Куди
(найменування органу ДВС)
__________________________________ ____________________________
__________________________________ ____________________________
____________________________
(місто) ____________________________
викликає Вас як Кому
___________________
на ____ год "___"_________ 2___ р. ____________________________
у зв'язку ____________________________
__________________________
Адреса органу ДВС Слід подати документи
_____________________
__________________________________ ____________________________
__________________________________ ____________________________
__________________________________ ____________________________
Державний
виконавець _______________________
Додаток 16
до пункту 3.15 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 16
Журнал обліку подань державних виконавців
|
N
з/п
|
Дата
направ-
лення
та
вих. N
|
Прізвище
державного
виконавця,
який
направив
подання
|
N
виконав-
чого
провад-
ження
|
Суть
подання
|
До якого
органу
направ-
лено
|
Дата
розгляду
подання
|
Дата
надход-
ження
повідом-
лення
про
наслідки
розгляду
|
Наслідки
розгляду
подання
|
Примітка
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10"
|
Додаток 17 до пункту 3.20
Інструкції з діловодства
в органах державної
виконавчої служби
Форма N 17
"ЗАТВЕРДЖУЮ"
____________________________
(найменування посади
____________________________
керівника органу юстиції)
____________________________
(підпис, прізвище та
ініціали)
"___" ____________ 2___ р.
АКТ
про знищення виконавчих проваджень та інших документів органу ДВС
від "___" ____________ 2___ р.
Нами, ___________________________________________________________
(посади, прізвища, ініціали кожної особи,
__________________________________________________________________
яка була присутня під час знищення)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,
складено цей акт про те, що _________________________ проведено
(дата)
знищення виконавчих проваджень (документів) ______________________
__________________________________________________________________
(найменування органу ДВС)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
|
N
з/п
|
Номер та
дата
виконавчого
провадження,
на скількох
аркушах
|
Найменування
боржника
|
Найменування
стягувача
|
Характер
виконання
|
Примітки
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
Знищення проведено ______________________________________________
(найменування і місцезнаходження підприємства)
на підставі таких документів: ____________________________________
Технологія знищення _____________________________________________
Участь у знищенні брали:
_________________________ _________________________
(прізвище та ініціали) (підпис)
_________________________ _________________________
(прізвище та ініціали) (підпис)
_________________________ _________________________
(прізвище та ініціали) (підпис)
_________________________ _________________________
(прізвище та ініціали) (підпис)
_________________________ _________________________
(прізвище та ініціали) (підпис)
Додаток 18
до пункту 4.2 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 18
ЖУРНАЛ
обліку щодо розгляду судами позовів, пред'явлених до органу ДВС, а також скарг на дії (бездіяльність) державного виконавця та інших посадових осіб органу ДВС по виконанню рішення або відмову у здійсненні передбачених Законом України "Про виконавче провадження" дій
|
N
з/п
|
Найменува-
ння
судового
органу,
до якого
подано
скаргу
(позов),
дата та
номер
рішення,
ухвали
суду,
прізвище
та
ініціали
судді
|
Дата
слухання
|
Корот-
кий
зміст
скарги
(позову)
|
Номер та
дата
виконавчо-
го
проваджен-
ня та
виконавчо-
го
документа,
найменува-
ння
стягувача
та
боржника
|
Прийня-
те по
справі
рішення
|
Оскарження
рішення суду
|
При-
мітки
|
|
|
|
|
|
|
|
апеля-
ційне
|
каса-
ційне
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Додаток 19
до пункту 4.2 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 19
ЖУРНАЛ
обліку щодо розгляду начальником органу ДВС скарг на дії (бездіяльність) державного виконавця та інших посадових осіб органу ДВС по виконанню рішення або відмову у здійсненні передбачених Законом України "Про виконавче провадження" дій
|
N
з/п
|
Ким
подано
скаргу
|
Дата
подання
скарги
|
Короткий
зміст
скарги та
прізвище
державного
виконавця,
посадової
особи
органу
ДВС, дії
(бездіяль-
ність) якої
оскаржується
|
Номер та
дата
виконавчого
провадження
та
виконавчого
документа,
найменування
стягувача
та боржника
|
Результати
розгляду
скарги
|
Примітки
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|