Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12) , Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 16.10.95 N 47 (z0393-95) і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01.11.95 за N 393/929, та на підставі Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 30.12.97 N 1396/97, з метою впорядкування роботи судів зі зберігання судових справ та документів суду НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок передавання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передавання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, що додається.

2. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, головам Верховного суду Автономної Республіки Крим, обласних, Київського і Севастопольського міських судів, військових судів регіонів, Військово-Морських Сил, гарнізонів, районних (міських) судів організувати вивчення Інструкції спеціалістами управлінь юстиції, суддями, працівниками судів, забезпечити її дотримання та неухильне виконання в практичній роботі.

3. Вважати такою, що не застосовується на території України, "Инструкцию о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов", затверджену наказом Міністра юстиції СРСР 17.09.80 N 13, схвалену Центральною експертно-перевірною комісією Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР 18.04.80.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Хандуріна М.І.

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок передавання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передавання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду

1. Загальні положення

Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12) , Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 16.10.95 N 47 (z0393-95) та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01.11.95 за N 393/929, та на підставі Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 30.12.97 N 1396/97.

Вона визначає порядок підготовки і оформлення судових справ та документів суду для зберігання в архіві суду, порядок зберігання в ньому, відбору їх для включення до Національного архівного фонду та для знищення, порядок передавання судових справ та документів суду до державних архівних установ.

2. Експертиза цінності судових справ та документів суду

2.1. Щорічно, після закінчення календарного року, у суді слід проводити попередню експертизу наукової та практичної цінності документів, метою якої є добір судових справ та документів діяльності суду для постійного зберігання у відповідних державних архівних установах.

2.2. Для організації цієї роботи в суді утворюється постійно діюча експертна комісія (далі - ЕК), що призначається головою суду.

До складу комісії входить не менше 5 осіб. Головою ЕК призначається заступник голови суду або один із суддів, секретарем - завідуючий архівом суду або особа, яка відповідає за роботу архіву.

До складу комісії залучаються досвідчені працівники суду, а також представник тієї місцевої державної архівної установи, до якої будуть передаватись судові справи та документи суду.

розглядає номенклатуру справ поточного діловодства суду;

перевіряє правильність визначення термінів, протягом яких належить зберігати кримінальні, цивільні справи, справи про адміністративні правопорушення, наряди та справи, які перебувають у загальному діловодстві;

щорічно спільно з працівниками канцелярії суду та завідуючим архівом добирає судові справи та документи для постійного зберігання в державних архівних установах та для знищення;

розглядає ті річні розділи описів на судові справи, наряди постійного зберігання та ті справи загального діловодства, які підлягають передаванню до місцевої державної архівної установи, а також описи справ щодо особового складу працівників суду, приймає рішення про подання описів на затвердження і погодження експертно-перевірній комісії (далі - ЕПК) державної архівної установи;

розглядає акти про добір для знищення судових справ, справ загального діловодства, нарядів та інших документів, що не потребують подальшого зберігання, погоджує з ЕПК державної архівної установи акти про знищення кримінальних та цивільних справ;

погоджує термін передавання судових справ до місцевої державної архівної установи з ЕПК державної архівної установи.

2.4. Засідання ЕК проводяться за потреби, але не рідше двох разів на рік. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів і оформляються відповідним протоколом, який підписується головою і секретарем комісії. Якщо голоси членів комісії розділились нарівно, то спір розглядається головою суду. ЕК керується в своїй роботі Типовим положенням про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації (z0173-96) , затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 13.03.96 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10.04.96 за N 173/1198.

3. Підготовка та оформлення судових справ та документів суду для подальшого зберігання в архіві суду

3.1. Усі закінчені провадженням судові справи та документи для передавання до архіву суду повинні бути належним чином оформлені та підготовлені секретарем суду (колегії).

3.2. У кожній кримінальній, цивільній та іншій судовій справі секретар суду (колегії) повинен підшити та пронумерувати всі долучені до справи документи та скласти внутрішній опис справи.

3.3. Дозвіл на передавання судової справи до архіву суду повинен давати суддя, під головуванням якого справу розглянуто, або голова суду після детальної перевірки справи, особливо щодо виконання вироку, рішення, ухвали, постанови суду, що набрали законної сили.

При цьому слід керуватись такими правилами:

а) кримінальна справа, за якою особа засуджена і тому підлягає взяттю під варту, уважається закінченою після отримання від відповідного органу (установи) виконання покарань підтвердження про те, що засуджена особа, яка перебувала на волі, узята під варту;

б) кримінальна справа, за якою особа, що перебуває на волі, засуджена умовно до позбавлення волі з обов'язковим залученням до праці, уважається закінченою після отримання від відповідного органу (установи) виконання покарань повідомлення про прибуття засудженого до місця відбування покарання;

в) кримінальна справа, за якою особа засуджена умовно, уважається закінченою, коли особу взято на облік для встановлення контролю за її поведінкою, а при направленні до місць позбавлення волі для відбуття покарання - після одержання від відповідного органу (установи) виконання покарань довідки про узяття під варту;

г) у випадках застосування до засудженого відстрочки виконання вироку справа уважається закінченою після вирішення питання про звільнення засудженого від покарання, а при направленні до місць позбавлення волі для відбуття покарання - після одержання від відповідного органу (установи) виконання покарань довідки про узяття під варту;

ґ) кримінальна справа, за якою оголошено розшук особи, що уникає відбуття покарання після винесення вироку, уважається закінченою після отримання повідомлення про затримання особи і виконання винесеного щодо даної особи вироку;

д) кримінальна справа, за якою особу засуджено до виправних робіт, уважається закінченою після отримання від органу(установи) виконання покарань повідомлення про отримання копії вироку;

е) кримінальна справа, за якою особу засуджено до штрафу або з особи стягнуто грошові суми на користь держави, передається до архіву суду після повернення (з відміткою державного виконавця про виконання або долучення до справи квитанції банківської установи про оплату вказаної у вироку суми) виконавчого листа;

є) кримінальна справа, за якою постановлено виправдувальний вирок, уважається закінченою після набрання вироком законної сили;

ж) кримінальна справа, за якою особа звільнена від покарання, але до неї застосовано примусові заходи медичного характеру, уважається закінченою після отримання повідомлення про влаштування такої особи до лікувальної установи;

з) кримінальна справа, закрита судом на підставі статей 7, 7-1, 7-2, 7-3, 8, 9, 10 Кримінально-процесуального кодексу України (1001-05) , уважається закінченою після набрання чинності ухвалою або постановою суду про закриття справи;

и) кримінальна справа, закрита судом у зв'язку з притягненням особи до адміністративної відповідальності, вважається закінченою після отримання судом документа про оплату штрафу, про відбуття адміністративного арешту або про прийняття відповідним органом (установою) виконання покарань до виконання ухвали чи постанови суду про відбуття виправних робіт;

і) кримінальна справа, закрита в зв'язку з переданням матеріалів на розгляд товариського суду або комісії у справах неповнолітніх, уважається закінченою після отримання повідомлення про результат їх розгляду;

ї) кримінальна справа, за якою із засуджених стягнуто суми як відшкодування матеріальних та моральних збитків, завданих злочином, уважається закінченою після надіслання виконавчих листів про провадження стягнення та після повідомлення про це стягувача і при солідарному стягненні - заведення зведеного виконавчого провадження;

й) матеріали про направлення особи до лікувально-трудового профілакторію (ЛТП) для примусового лікування від наркоманії чи алкоголізму уважаються закінченими після отримання повідомлення про направлення особи до ЛТП;

к) цивільна справа, розглянута судом із задоволенням позову, уважається закінченою після отримання позивачем виконавчого листа, надіслання виконавчого листа на прохання стягувача або з власної ініціативи суду на виконання, видачі копії судового рішення заявнику щодо справ окремого провадження, справ про розірвання шлюбу та щодо інших категорій справ, де видача виконавчого листа не передбачена, після отримання повідомлення про спростування щодо справи про захист честі та гідності;

л) цивільна справа, за якою у позові відмовлено, уважається закінченою після набрання рішенням чинності;

м) якщо судом винесено рішення, постанову або ухвалу про накладення штрафу, стягнення державного мита чи інших сум, то цивільна справа уважається закінченою після отримання документа про сплату цих сум на користь держави;

н) справа про адміністративне правопорушення уважається закінченою за наявності даних про отримання відповідним органом копії постанови для виконання та за умови надходження документа про виконання постанови.

3.4. Перевіривши стан провадження у справі, суддя, який головує у справі, або голова суду дозволяє її передати до архіву суду, засвідчивши це своїм підписом із зазначенням дати в лівому верхньому кутку обкладинки справи. На обкладинці цієї справи суддя або голова суду, керуючись Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 20.07.98 N 41 (z0576-98) і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016, Переліком судових справ та документів діяльності суду із зазначенням строків їх зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 07.07.2000 N 27/5 (z0396-00) і зареєстрованим у Міністерстві юстиції 07.07.2000 за N 396/4617 (далі - Переліки), зобов'язані також зазначити дату (рік), до якої (включно) справа повинна зберігатися в архіві суду, або зробити напис "постійно", якщо справа згідно з Переліками підлягає постійному зберіганню.

3.5. При перевірці стану провадження у кримінальних справах слід звернути увагу на те, чи вказані на обкладинках кримінальних справ, що зберігаються постійно, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові засудженого і повна назва та номер статті Кримінального кодексу, за якою особа засуджена.

3.6. Підготовку і оформлення нарядів, справ, які перебувають у загальному діловодстві, для передавання до архіву суду проводять працівники канцелярії суду відповідно до розподілу функціональних обов'язків згідно з наказом голови суду.

3.7. У закінчених нарядах, справах загального діловодства підшиваються та нумеруються всі аркуші, на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис. На обкладинці наряду, справи вказуються найменування суду, номери наряду, справи згідно з номенклатурою, дата його початку і закінчення, термін зберігання, кількість аркушів.

До заголовків тих нарядів та справ, у яких уміщено розпорядчі документи (накази, протоколи, постанови), записуються їх номери та зазначаються в оригіналі чи в копії вміщені документи. Термін зберігання нарядів указується відповідно до Переліків. Наряди, справи постійного зберігання повинні бути підшиті в тверду обкладинку та оформлені за формою згідно з додатком 1. Кількість аркушів у наряді, справі не повинна перевищувати 250.

3.8. У нарядах, справах з документами щодо особового складу працівників суду слід зробити внутрішній опис за формою згідно з додатком 2, із зазначенням діловодного індексу, дати, заголовка документа і номера аркуша в наряді, справі.

Аркуші, на яких зроблено внутрішній опис, нумеруються окремо. Кількість аркушів внутрішнього опису вказується в засвідчувальному написі після загальної кількості аркушів у наряді, справі через знак плюс (+).

3.9. Наряди, справи тимчасового зберігання (до 5 років) не підшиваються, а можуть зберігатися в папках та швидкозшивачах.

3.10. Журнали реєстрації вхідної кореспонденції та інші журнали, картотеки готуються для передавання до архіву суду секретарем суду (колегії), який зазначає на обкладинці журналу термін зберігання, кількість аркушів та на зворотному боці останнього чистого аркуша робить засвідчувальний напис. Картотеки передаються до архіву, як правило, у ящиках або підшитими в тверду обкладинку. Картотеку слід здавати до архіву разом з алфавітним покажчиком до неї. Перед передаванням до архіву картотек секретар суду (колегії) перевіряє в них наявність обліково-статистичних карток та заповнення в них всіх належних реквізитів. На окремій чистій обліково-статистичній картці робить засвідчувальний напис.

4. Нумерація аркушів та складання засвідчувального напису

4.1. Аркуші у справах та нарядах нумеруються з дотриманням таких правил:

Аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому кутку, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором.

Аркуші справи, розділеної на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо.

Фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому кутку.

Якщо до справи долучений конверт з документами, то на конверті вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо укладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі.

Якщо при нумерації аркушів була допущена велика кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються.

При невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, відповідно до кожного номера аркуша, починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.

4.2. У засвідчувальному написі вказуються цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду (колегії) із зазначенням посади та дати складання напису.

5. Порядок визначення термінів зберігання

5.1. Термін зберігання судових справ, нарядів, справ загального діловодства, визначається відповідно до Переліків.

Якщо термін зберігання не визначений Переліками, то він установлюється ЕК з урахуванням наукової і практичної цінності документа за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи.

5.2. Термін зберігання, указаний в Переліках, визначається за цивільними справами з дня, коли рішення, ухвала, постанова суду набрали законної сили.

5.3. Термін зберігання, указаний в Переліках, визначається за кримінальними справами:

а) з дня закінчення терміну відбування покарання, визначеного вироком суду, що набрав законної сили;

б) з дня набрання чинності виправдувальним вироком, а також ухвалою чи постановою суду про закриття справи;

в) з дня звільнення засудженого від покарання - у разі умовно-дострокового звільнення;

г) з дня закінчення відстрочки виконання вироку чи випробувального терміну - при умовному засудженні, а в разі скасування відстрочки виконання вироку чи умовного засудження - з дня відбуття терміну покарання;

ґ) з моменту винесення судом ухвали про припинення застосування заходів медичного характеру до осіб, які вчинили суспільно небезпечні діяння в стані неосудності.

Для кримінальних справ, за якими задоволено цивільний позов, ураховується термін виконання вироку в частині цивільного позову.

5.4. За нарядами і справами, які перебувають у загальному діловодстві і ведуться в суді, термін зберігання визначається з 1 січня року, наступного після року закінчення справи в діловодстві.

6. Складання описів судових справ, нарядів постійного зберігання, справ, які перебувають у загальному діловодстві, та справ щодо особового складу працівників суду

6.1. Перед передаванням до архіву суду, на всі судові справи, наряди та справи, які перебувають у загальному діловодстві і підлягають постійному зберіганню, складаються описи справ. Кожний опис складається з річних розділів і охоплює певну групу документів. Форми річного розділу опису справ постійного зберігання наведені в додатку 3.

6.2. У районних (міських) судах та військових судах гарнізонів складаються два описи: опис N 1 - на справи постійного зберігання та опис N 2 - на справи щодо особового складу працівників суду.

6.3. До опису N 1 входять:

а) наряди з управлінською документацією суду. Вони вносяться в опис у порядку розміщення їх у номенклатурі нарядів;

б) наряд з оригіналами вироків та наступними ухвалами і постановами судів вищого рівня щодо цих вироків;

в) наряд з оригіналами рішень та наступними ухвалами і постановами суду вищого рівня щодо них.

6.4. Оскільки наряди з оригіналами вироків і рішень, вилученими зі справ, які знищуються, на момент складання опису ще не сформовані, то для них в кінці річного розділу опису залишаються резервні порядкові номери. Порядок формування нарядів з оригіналами вироків і рішень, вилучених з відібраних до знищення справ, визначений в пунктах 9.3, 9.4 даної Інструкції.

Розрахунок належної кількості резервних порядкових номерів проводиться шляхом поділу загальної кількості кримінальних справ, які розглянуті у відповідному році, на 25 (у кожному томі наряду розміщуються вироки не більше ніж за 25 справами). Частка, отримана в результаті поділу, є числом резервних порядкових номерів, що залишається в річному розділі опису.

Аналогічно проводиться розрахунок резервних порядкових номерів для нарядів з оригіналами рішень. Але загальна кількість розглянутих цивільних справ поділяється на 50, тому що в кожному томі наряду розміщуються рішення не більше ніж за 50 справами.

6.5. Справи та наряди, що включаються до опису N 1, підлягають передаванню на зберігання до державних архівів через 75 років.

Річні розділи цього опису повинні затверджуватись ЕПК відповідної державної архівної установи.

6.6. До опису N 2 включаються документи суду щодо особового складу працівників суду (книга наказів щодо особового складу працівників суду, особові справи або картки звільнених працівників в алфавітному порядку).

6.7. У Верховному суді Автономної Республіки Крим, обласних, міжобласному, Київському і Севастопольському міських судах, військових судах регіонів та Військово-Морських Сил України складаються три описи на справи постійного зберігання (описи N 1, N 2, N 3) і опис N 4 на справи щодо особового складу працівників суду.

6.8. До опису N 1 входять наряди з управлінською документацією суду. Вони вносяться в опис у порядку розміщення їх в номенклатурі нарядів.

6.9. До опису N 2 входять:

а) кримінальні справи, які згідно з Переліками повинні зберігатись постійно. Вони розміщуються в опису в алфавітному порядку;

б) наряд з оригіналами вироків, постановлених у суді першої інстанції, з наступними ухвалами та постановами суду вищого рівня.

6.10. До опису спочатку вносяться кримінальні справи, а потім включається вищезазначений наряд.

Для наряду з оригіналами вироків і наступними ухвалами та постановами судів вищого рівня, який буде сформовано пізніше, в кінці річного розділу опису залишається декілька резервних порядкових номерів.

Розрахунок належного числа резервних порядкових номерів, що залишається в опису N 2, проводиться таким чином: від загальної кількості розглянутих у певному році кримінальних справ віднімається кількість справ, які включені в річний розділ цього опису. Різниця чисел ділиться на 10 (у кожному томі наряду розміщуються вироки не більше ніж за 10 справами). Частка, отримана в результаті поділу, є числом резервних порядкових номерів, які залишаються в кінці річного розділу опису.

6.11. До опису N 3 входить наряд з оригіналами рішень і наступними ухвалами та постановами судів вищого рівня.

6.12. Для цього наряду, який буде сформовано пізніше, у кінці річного розділу опису залишається декілька резервних порядкових номерів. Розрахунок належної кількості резервних порядкових номерів проводиться шляхом ділення загальної кількості цивільних справ, розглянутих у першій інстанції в певному році, на 20 (у кожному томі наряду розміщуються рішення не більше ніж за 20 справами). Частка, отримана в результаті ділення, є числом резервних порядкових номерів, які залишаються в кінці річного розділу опису.

6.13. До опису N 4 входять документи щодо особового складу працівників суду. Порядок їх включення до опису визначено в пункті 6.6 цієї Інструкції.

6.14. Документи, унесені до описів N 1, 2, 3, підлягають передаванню на зберігання до державних архівних установ. Річні розділи цих описів затверджуються ЕПК відповідної державної архівної установи, опис N 4 погоджується з відповідною державною архівною установою.

6.15. Річні розділи описів на справи постійного зберігання в усіх судах складаються секретарем суду (колегії) за формою згідно з додатком 3. Після закінчення опису складається засвідчувальний аркуш за формою, наведеною на сторінці 2 додатка 3.

При внесенні справ до опису слід мати на увазі таке:

кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів, то кожний том уноситься до опису під самостійним порядковим номером;

кожний опис ведеться з єдиною валовою нумерацією протягом декількох років і завершується за згодою відповідної державної архівної установи. У зв'язку з цим порядкові номери в річному розділі опису повинні продовжувати нумерацію річного розділу опису попереднього року;

при заповненні в описах графи "індекси нарядів і номери справ" для кримінальних справ зазначаються їхні реєстраційні номери, а для нарядів - індекси за номенклатурою нарядів;

графа "заголовки нарядів і справ" заповнюється на підставі запису, зробленого на обкладинці справи або наряду; заголовок з обкладинки переноситься до опису без змін та скорочень.

Якщо до опису повинні бути внесені підряд справи з однорідним змістом і однаковими заголовками, то вноситься повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словом "те саме".

У графі "дата" вказуються число, місяць та рік постановлення вироку за кримінальною справою.

6.16. Річний розділ кожного опису закінчується підсумковим записом, який повинен містити такі дані: кількість, перший та останній номери справ та нарядів, які включені до опису, посада та прізвище упорядника опису. Підсумковий запис засвідчується підписами старшого секретаря суду, голови ЕК і узгоджується з головою суду.

6.17. Після внесення наряду або справи до опису на його обкладинці поряд з відміткою "постійно" проставляються номер опису і номер справи за описом.

6.18. При першій передачі справ і нарядів до державної архівної установи до кожного опису складаються титульний лист за формою згідно з додатком 4 і передмова, а після закінчення опису - засвідчувальний аркуш.

У передмові коротко викладається історія суду: коли він створений, дата і причини перейменування; принципи добору справ на постійне зберігання і порядок систематизації справ та нарядів в опису.

У засвідчувальному аркуші до закінченого опису зазначаються кількість аркушів опису, загальна кількість справ, унесених до опису, а також роки початку і закінчення опису. Засвідчувальний аркуш підписується особою, яка склала опис.

Засвідчувальний аркуш розміщується в кінці опису за його останньою сторінкою.

7. Порядок подання описів до затвердження

7.1.Річні розділи описів справ та нарядів, які підлягають передаванню на державне зберігання, повинні подаватись на затвердження ЕПК відповідної державної архівної установи не пізніше ніж через 2 роки після закінчення справи або наряду в діловодстві.

Перед направленням опису на затвердження перевіряється наявність справ та нарядів, які включені до цих описів.

7.2. Описи справ постійного зберігання друкуються в 4-х примірниках, всі вони подаються на затвердження.

Перші примірники після затвердження залишаються в державній архівній установі як контрольний документ, згідно з яким проводитиметься передавання справ на державне зберігання, а інші примірники описів повертаються до суду і зберігаються в особи, яка відповідає за архів, у спеціальній справі.

При першому поданні описів на затвердження до них додається історична довідка, яка складається з двох розділів.

У першому розділі слід відобразити такі дані:

коли був створений суд, його організаційна структура, на яку територію поширюється дія суду, його функції;

зміна назви, структури і підвідомчості суду - з посиланням на відповідні нормативні акти;

система діловодства суду і її зміни;

дата і причини ліквідації або реорганізації суду - з посиланням на відповідний нормативний акт, а також найменування суду, який успадкував його функції.

У другому розділі відображаються відомості про історію архівного фонду та його склад:

за які роки в архіві суду зберігаються документи;

відомості про передавання справ з інших судів - у разі злиття або реорганізації суду;

чи проводилась раніше науково-технічна обробка справ і експертиза цінності документів;

чи передавались справи до державної архівної установи і за які роки. Якщо в суді збережені не всі документи, які підлягають зберіганню, то слід указати, з якої причини, а також перерахувати основні категорії справ, які не збереглися.

Історична довідка підписується головою суду.

7.3. Після затвердження річних розділів описів державною архівною установою суд отримує право самостійно вирішувати питання про знищення документів (за винятком кримінальних та цивільних справ), за якими сплинув строк зберігання, установлений Переліками. Акти про виділення документів до знищення погоджуються з відповідною державною архівною установою.

8. Передавання справ і документів до архіву суду та порядок їх зберігання в архіві суду

8.1 Підготовлені та оформлені судові справи та інші документи суду передаються канцелярією суду до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду. Передавання проводиться не пізніше 1 квітня поточного року за рік, що минув.

8.2. Судові справи передаються до архіву за обліково-статистичними картками. Про передавання їх до архіву в картці проставляється відмітка із зазначенням дати передавання.

Передавання до архіву справ та документів проводиться за актами, у яких указуються дата передавання, номери справ, їх кількість. Акт підписують старший секретар суду, який передає справи, та архіваріус суду, що приймає справи, або особа, яка відповідає за роботу архіву суду, та затверджує голова суду.

8.3. Наряди, справи про адміністративні правопорушення, журнали та картотеки передаються до архіву суду відповідно до здавального опису за формою згідно з додатком 5.

8.4. У графі "номер справи, індекс наряду" зазначаються номер справи, присвоєний їй при реєстрації в суді, або індекс наряду згідно з номенклатурою, журнали відповідно до номера форми.

У графі опису "заголовок справи, наряду" для наряду проставляється його найменування за номенклатурою.

У графі "термін зберігання" зазначається рік, у якому закінчується термін зберігання. Якщо за Переліками визначено постійний термін зберігання, то в опису робиться відмітка "постійно".

У графі "примітки" згодом проставляються відмітки про передавання документів до державного архіву або про вилучення їх для знищення.

8.5. Описи друкуються в трьох примірниках, два з яких зберігаються у завідуючого архівом суду або особи, яка відповідає за роботу архіву, а один - у старшого секретаря суду. Описи підписуються особами, які передають та які приймають документи, схвалюються ЕК суду і затверджуються головою суду.

8.6. Судові справи та наряди, що надійшли до архіву суду, зберігаються за роками в порядку зростання номерів. Кримінальні й цивільні справи залежно від об'єму вміщуються в картонажі або систематизуються у в'язки (10-50 справ в одній в'язці). На кожну в'язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший та останній номери справ, які містяться у в'язці.

8.7. Справа може бути видана або надіслана з архіву суду за потреби для тимчасового користування. Дозвіл на видання або надіслання справи з архіву дає голова суду або його заступник.

Для видачі справ ведеться спеціальний журнал, у якому зазначаються дата видачі або надіслання справи, номер справи, мета видачі чи надіслання, одержувач, підпис про отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи до суду. Одночасно робиться відмітка в обліково-статистичній картці.

Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються в контрольній папці до повернення справи до суду.

9. Відбір документів і їх оформлення для знищення

9.1. Судові справи та документи, термін зберігання яких відповідно до Переліків закінчився, відбираються для знищення. Відбір справ та документів для знищення здійснюють секретарі суду (колегій) спільно з завідуючим архівом суду або особою, яка відповідає за роботу архіву.

9.2. Відбір справ та інших документів для знищення оформляється актами, які складаються за формою згідно з додатком 6. Акти розглядаються ЕК, підписуються головою та членами ЕК, затверджуються головою суду або його заступником. Акти про відбір для знищення кримінальних та цивільних справ узгоджуються з відповідною державною архівною установою.

9.3. Відбір кримінальних та цивільних справ для знищення проводиться спочатку за обліково-статистичними картками, у правому верхньому кутку кожної з яких слід указати кінцевий рік зберігання справи, а потім відбираються справи, термін зберігання яких закінчився. З відібраних для знищення справ для постійного зберігання вилучаються оригінали вироків, рішень, ухвал, постанов судів та наступних ухвал і постанов судів вищого рівня. На оригіналах вироків, рішень, ухвал, постанов суду та наступних ухвал і постанов судів вищого рівня вказуються реєстраційні номери відповідних судових справ, з яких вилучено ці оригінали.

Вироки, ухвали, постанови суду та наступні ухвали і постанови судів вищого рівня в кримінальних справах зберігаються окремо від рішень, ухвал, постанов суду та наступних ухвал і постанов судів вищого рівня в цивільних справах.

9.4. Після закінчення терміну зберігання останніх справ, розглянутих у певному році, наявність оригіналів вироків і рішень звіряється з обліково-статистичними картками. Потім вироки і рішення підшиваються в порядку номерів справ, нумеруються, обшиваються твердою обкладинкою.

У районних (міських) судах у кожному томі наряду розміщуються документи, вилучені не більше ніж з 25 кримінальних або 50 цивільних справ; у судах вищого рівня - не більше ніж з 10 кримінальних або 20 цивільних справ.

На обкладинці кожного тому розміщується напис "Оригінали вироків (рішень), ухвал, постанов у кримінальних (цивільних) справах, розглянутих у ______ році. Том N _____, справи з N _______ до N _______ (включно)".

9.5. При складанні акта про відбір справ для знищення слід дотримуватися таких правил:

справи вписуються до акта за роками їх розгляду та в порядку реєстраційних номерів;

у графі "заголовок справи" зазначаються номер справи, прізвище та ініціали засудженого, стаття Кримінального кодексу, прізвище та ініціали позивача та відповідача з відміткою про суть позову. У графі "дата справи (документа)" вказується рік розгляду справи (документа);

у кінці акта слід указати, що зі справ вилучено оригінали вироків, рішень, ухвал, постанов суду з наступними ухвалами та постановами судів вищого рівня.

9.6. В обліково-статистичній картці робиться відмітка про те, що справа знищена, зазначається дата складання акта.

9.7. Одночасно з кримінальними і цивільними справами, розглянутими в певному році, для знищення відбираються справи з управлінською документацією суду, а також справи, пов'язані з виконанням вироку, про зняття судимості, справи про адміністративні правопорушення, матеріали про направлення до ЛТП, реєстраційні книги і журнали, картотеки, термін зберігання яких відповідно до Переліків закінчився.

Вилучення для знищення вищезазначених документів оформляється окремим актом.

Кожна група документів включається до акта під одним заголовком згідно зі статтями Переліків із зазначенням номерів (індексів) тих нарядів, справ, проваджень, що знищуються.

9.8. У графі "дата справи (документа)" для нарядів, реєстраційних книг і журналів, інших проваджень зазначається рік заведення їх у діловодстві, для справ і матеріалів - рік їх розгляду.

Акти про виділення для знищення судових справ та документів, що утворюються в діяльності судів, підшиваються до окремої справи в хронологічній послідовності.

9.9. Зі справ, що підлягають знищенню, залишаються на зберігання особисті документи, які повинні бути укладеними до окремої папки, що містить внутрішній опис документів. До опису включаються прізвище, ініціали власника документа, найменування документа і номер справи, з якої він вилучений, рік розгляду справи, номер і дата акта про знищення справи. Незапитані особисті документи зберігаються в архіві суду 50 років.

9.10. Судові справи та інші документи, що підлягають знищенню, передаються у подрібненому вигляді, що унеможливлює прочитання документа, на паперопереробні підприємства чи в організації, які займаються заготівлею вторинної сировини, або ж спалюються.

Передавання оформляється приймально-здавальними накладними або іншими супровідними документами, де вказуються характер документів, що підлягають знищенню, та їх вага. Використання відібраних для знищення кримінальних справ з господарською метою забороняється.

10. Терміни та порядок передавання справ на зберігання до державного архіву

10.1. Справи постійного зберігання передаються до відповідної державної архівної установи згідно з термінами, установленими Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи, організації, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 16.10.95 N 47 (z0393-95) і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 01.11.95 за N 393/929.

10.2. Після закінчення терміну зберігання останньої справи, розглянутої в певному році, у затверджених державною архівною установою річних розділах описів заповнюються резервні номери, залишені для нарядів з оригіналами вироків і рішень.

10.3. Перед передаванням справ та документів суду до державної архівної установи ЕК районного (міського) суду перевіряє наявність та стан нарядів і судових справ, які включено до описів постійного зберігання.

10.4. Справи та документи районних (міських) судів передаються відповідно до архівних відділів районних державних адміністрацій (міських державних архівів); справи та документи Верховного суду Автономної Республіки Крим - до Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим; обласних, Київського та Севастопольського міських судів - до державних архівів областей, Київського і Севастопольського міських державних архівів.

10.5. Передавання справ та документів до державної архівної установи оформляється актом про приймання-передавання, який складається у двох примірниках за формою згідно з додатком 7. Акт про приймання-передавання підписують завідуючий архівом суду або особа, що відповідає за роботу архіву, та той представник державної архівної установи, який приймає справи.

Опис справ та примірник акта залишаються в державній архівній установі, один примірник акта та опису справ повертається до суду.

11. Обладнання архіву суду та режим його роботи

11.1. Для належного зберігання судових справ і документів та створення сприятливих умов для роботи архіву суду надається окреме приміщення. Приміщення архіву повинно бути ізольованим від інших приміщень суду, санітарно-технічних комунікацій, сухим, гарантовано убезпеченим від затоплення і пожежобезпечним. Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то вікна в ньому обладнуються металевими гратами. Двері до архівних приміщень установлюються металеві. Приміщення архіву повинно бути обладнаним витяжною вентиляцією та пожежною сигналізацією.

В архівних приміщеннях не дозволяється встановлювати пічне опалення та димоходи. З різновидів (способів) штучного освітлення дозволяється тільки електричне, електролампочки слід розміщувати в спеціальних плафонах.

Використання горищ або інших непристосованих для архівних кімнат приміщень не дозволяється.

11.2. Архівосховище обладнується спеціальними стелажами. Стелажі слід розташовувати на відстані 75 см від стіни. Установлені на стелажах справи не повинні торкатися стіни. Відстань від підлоги до нижньої полиці стелажа повинна становити не менше 10-15 см. Висота стелажів не повинна перевищувати 2,2 метра, відстань між полицями - 40 см. Ширина проходів між стелажами повинна становити щонайменше 75 см.

11.3. У приміщенні архівосховища слід підтримувати постійну температуру повітря (+ 14 ... + 20 град.C), а відносну вологість повітря - від 45 до 60 відсотків.

11.4. Двері до архівосховища в неробочий час зачиняються на замок, опечатуються або опломбовуються, підключаються до сигналізації. Печатка або пломбіратор зберігається у завідуючого архівом суду чи особи, яка відповідає за роботу архіву. Архів відкривається і зачиняється за їх присутності.

11.5. У разі пожежі, повені або іншого стихійного лиха, а також при виявленні зловмисного проникнення до архіву сторонніх осіб складається акт за участю представників відповідних органів (пожежної охорони, внутрішніх справ, технічного нагляду, державного архіву тощо) і вживаються заходи з метою порятунку та охорони архівних матеріалів.

11.6. У разі звільнення завідуючого архівом суду чи особи, яка відповідає за роботу архіву, передавання судових справ та інших документів суду іншому працівникові проводиться за актом про передання, який затверджує голова суду або його заступник.

N з/п	Діловодний індекс	Дата документа	Заголовок документа	Номери аркушів в справі, наряді	Примітки
1	2	3	4	5	6

N з/п	Індекс наряду, номер справи (тому, частини)	Заголовок наряду, справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі, наряді, (томі, частині)	Примітки
1	2	3	4	5	6

N з/п	Номер справи, індекс наряду (тому, частини)	Заголовок справи, наряду (тому, частини)	Дата справи, наряду (тому, частини)	Кількість аркушів у справі, наряді, (томі, частині)	Термін зберіган- ня справи, наряду (тому, частини), стаття за переліком*	Примітки
1	2	3	4	5	6	7

N з/п	Заголовок справи (доку- мента) або спіль- ний заго- ловок справ (докумен- тів)	Дата справи (доку- мента) або грани- чні дати справ (доку- ментів)	Номери описів (номен- кла- тур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за номенк- латурою або номер справи за описом	Кількість справ (томів, частин)	Строк збері- гання справи (тому, частини) і номери статей за пере- ліком	При- мітки
1	2	3	4	5	6	7	8

N з/п	Назва, номер опису	Кількість примірників опису	Кількість справ (один. зберіган.)	Кількість страхових копій	Примітки
1	2	3	4	5	6