Кабінет Міністрів України постановляє:

Затвердити Типове положення про архівний відділ районної державної адміністрації (додається).

ЗАТВЕРДЖЕНО

постановою Кабінету Міністрів України

від 28 грудня 1998 р. N 2086

1. Архівний відділ районної державної адміністрації (далі - відділ) є структурним підрозділом районної державної адміністрації, створюється головою районної державної адміністрації і підзвітний та підконтрольний голові районної державної адміністрації та відповідно Державному архіву при Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, державному архіву області, Держкомархіву.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України (254к/96-ВР) , законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, рішеннями голови обласної та районної державної адміністрації, актами відповідного органу місцевого самоврядування, а в Автономній Республіці Крим - також актами Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, наказами Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим.

3. Основними завданнями відділу є:

реалізація державної політики в галузі архівної справи, здійснення управління архівною справою на території району;

координація діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи і діловодства;

забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами місцевого походження, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) складає і за погодженням з Державним архівом при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, з державним архівом області подає на затвердження до районної державної адміністрації плани розвитку архівної справи в районі та забезпечує їх виконання;

2) забезпечує зберігання, облік і охорону:

документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території району, державних органів, підприємств, установ і організацій;

документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об'єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу;

документів особового походження, що надійшли до відділу в установленому порядку;

фотодокументів (негативів і позитивів) та фонодокументів, що мають значення для вивчення історії району;

документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об'єднаннями громадян;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів і довідкового апарату до документів;

3) організовує роботу з включення документів до Національного архівного фонду або виключення документів з нього незалежно від місця їх зберігання на території району і форм власності на них;

4) готує матеріали для проведення Державним архівом при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державним архівом області державної реєстрації документів Національного архівного фонду незалежно від місця їх зберігання на території району і форм власності на них;

5) контролює збирання на території району документальних пам'яток;

6) за дорученням Держкомархіву контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи;

7) інформує Державний архів при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

8) складає і за погодженням з Державним архівом при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державним архівом області подає на затвердження до районної державної адміністрації список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку;

9) приймає в установленому порядку на державне зберігання документи від підприємств, установ, організацій району та громадян;

10) контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, в установах і організаціях району незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів;

11) веде зведений облік архівних документів, що зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях району, подає належні відомості про них Державному архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державному архіву області;

12) організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам і організаціям з упорядкування документів та використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

13) розглядає номенклатури справ, подані підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об'єднаннями громадян, та підготовлені ними описи справ постійного зберігання і справ з особового складу, акти про знищення документів, що не підлягають зберіганню, подає їх на розгляд експертно-перевірній комісії Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву області;

14) розглядає анотовані переліки документів, які підлягають віднесенню до унікальних документальних пам'яток, подає їх на затвердження експертно-перевірній комісії Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву області;

15) передає Державному архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державному архіву області у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

16) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі;

17) інформує органи державної влади, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає можливість ознайомлюватися з ними користувачам, організовує використання інформації архівних документів на виставках, у радіо- і телепередачах, пресі тощо;

18) видає підприємствам, установам і організаціям в установленому порядку архівні довідки, копії та витяги з документів, що перебувають на зберіганні у відділі, а громадянам - довідки соціально-правового характеру;

19) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

5. Відділ має право:

одержувати в установленому порядку від інших підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і упорядкування документів Національного архівного фонду та ведення діловодства, а від місцевих органів державної статистики - безоплатно статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

давати у межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям району вказівки щодо роботи їхніх архівів (архівних підрозділів) та ведення діловодства;

вимагати від власника документів подання їх на експертизу в разі загрози знищення або значного погіршення стану цих документів;

подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду права власності на ці документи, якщо він не забезпечує належне їх зберігання або порушує вимоги державної реєстрації;

обмежувати в установленому порядку доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі;

одержувати в дарунок матеріальні цінності та кошти, обмінювати, надавати в користування на договірних засадах або позичати інвентар та інші матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу в установленому порядку (за винятком архівних і бібліотечних фондів);

скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції.

Працівники відділу мають право для виконання покладених на них службових обов'язків відвідувати архіви (архівні підрозділи) і діловодні служби підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

6. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.

7. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації за погодженням відповідно з директором Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву області.

8. Начальник відділу:

здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

затверджує функціональні обов'язки працівників відділу;

видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

розпоряджається коштами відділу в межах затвердженого кошторису витрат на його утримання;

призначає на посади і звільняє з посад працівників відділу.

9. Для проведення експертизи цінності документів, підготовки їх до включення до Національного архівного фонду, виключення документів з нього, а також віднесення їх до унікальних документальних пам'яток відділ створює експертну комісію.

Склад і положення про експертну комісію затверджує начальник відділу на підставі типового положення, затвердженого Держкомархівом.

10. Відділ утримується за рахунок коштів Державного бюджету України.

Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників та видатки на утримання відділу затверджує голова районної державної адміністрації.

Кошторис доходів і видатків на утримання відділу та штатний розпис відділу затверджуються головою районної державної адміністрації в межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників відділу.

11. Відділ є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням.