З метою зміцнення договірної дисципліни, визначення взаємодії підрозділів Держмитслужби України (інших митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій) при укладанні договорів і під час контролю за їх виконанням НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок опрацювання, реєстрації й обліку договорів, а також контролю за їх виконанням у Держмитслужбі України (інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях), що додається.

2. Контроль за виконання цього наказу покласти на заступника Голови Служби Шейка О.П.

ПОРЯДОК

опрацювання, реєстрації й обліку договорів, а також контролю за їх виконанням у Держмитслужбі України (інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях)

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає загальні засади з питань організації договірної роботи в Держмитслужбі України (інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях) і механізм взаємодії окремих структурних підрозділів при укладанні договорів, їх реєстрації та виконанні.

1.2. До договірної роботи належить:

підготовка та оформлення документів, потрібних для укладання договорів;

підготовка проектів договорів;

урегулювання розбіжностей, що виникають при укладанні договорів;

розгляд договорів у частині дотримання вимог законодавства України;

робота з укладання договорів;

реєстрація та облік договорів;

контроль за виконанням договорів;

виконання договірних зобов'язань;

аналіз й узагальнення практики укладання договорів, підготовка висновків та пропозицій щодо її вдосконалення в митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях.

2. Особливості укладання договорів за результатами проведених процедур, передбачених Законом України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" ( 1490-14 )

2.1. Підготовка проектів договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг, які підпадають під сферу застосування Закону України від 22.02.00 N 1490-III (1490-14) "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" (далі - Закон), та їх укладання здійснюються з урахуванням вимог цього Закону.

2.2. Не допускається укладання договорів, які передбачають витрачання державних коштів та/або оплату Держмитслужбою України (іншими митними органами, спеціалізованими митними установами й організаціями) товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур, передбачених Законом (1490-14) , крім випадків, передбачених ст. 2 цього Закону.

2.3. При застосуванні процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа або організація) у строк не раніше ніж через три робочих дні з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам про результати здійснення процедури та не пізніше 14 робочих днів з дня визначення переможця укладає договір про закупівлю з тим учасником-переможцем, який подав пропозицію, що відповідає вимогам замовника та має найнижчу ціну.

2.4. З учасником, тендерну пропозицію якого було акцептовано, Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) укладає договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації у строк не раніше ніж через п'ять робочих днів з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам процедур відкритих торгів із зменшенням ціни, двоступеневих торгів, торгів з обмеженою участю і редукціону про їх результати, але не пізніше ніж через 21 робочий день з дня акцепту.

При застосуванні процедури запиту цінових пропозицій договір про закупівлю укладається не раніше чим через три робочих дні з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам про результати здійснення процедури і не пізніше 14 робочих днів з дня визначення переможця.

При застосуванні процедури закупівлі в одного учасника договір про закупівлю укладається після проведення з учасником переговорів, які оформлюються протоколом довільної форми.

2.5. Будь-які витрати, понесені учасником - переможцем процедури закупівлі у зв'язку з участю в тендері та укладенням договору, у тому числі пов'язані з його нотаріальним посвідченням на вимогу Держмитслужби України (іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації), не вважаються збитками і не підлягають відшкодуванню учаснику.

Усі витрати, пов'язані з укладанням договору (у тому числі витрати, пов'язані з його нотаріальним посвідченням), можуть покладатися на учасника - переможця процедури закупівлі виключно на умовах, визначених у тендерній документації, та відповідно до положень Цивільного кодексу України (435-15) з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України (436-15) , іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів. Нотаріальне посвідчення договору не є обов'язковим, але на вимогу Держмитслужби України (іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації) договір про закупівлю підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню.

2.6. Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від умов тендерної (цінової) пропозиції учасника - переможця процедури закупівлі, крім випадків зменшення ціни тендерної пропозиції у порядку, передбаченому Законом (1490-14) , та не повинні змінюватися після підписання договору про закупівлю, крім випадків коригування ціни договору в разі отримання відповідного позитивного висновку Міжвідомчої комісії з питань державних закупівель (далі - Комісія).

Істотною умовою договору про закупівлю є можливість зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування видатків.

2.7. Дія договору про закупівлю може продовжуватися на строк, достатній для проведення процедури закупівлі в наступному бюджетному періоді на суму коштів не більше 15 відсотків вартості договору, укладеного в попередній бюджетний період, що не перевищує відповідного призначення в попередньому бюджетному періоді.

2.8. У договорах, укладених за результатами процедур закупівлі товарів і послуг, Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) може передбачати здійснення попередньої оплати на строк, що не може перевищувати 90 календарних днів, а в разі закупівлі робіт - на строк, що не може перевищувати 180 календарних днів, за умови одержання відповідного позитивного висновку Комісії.

2.9. Укладений договір вважається недійсним (нікчемним) якщо:

Держмитслужбою України (іншим митним органом, спеціалізованою митною установою й організацією) не дотримано вимог частини сьомої статті 12 або частини другої статті 29 Закону (1490-14) ;

договір було укладено в період зупинення процедури закупівлі в разі подання скарги замовнику або вповноваженому органу;

договір було укладено всупереч вимогам тендерної документації та визначеним у ній основним умовам, які повинні були бути обов'язково включені до договору про закупівлю;

договір було укладено за результатами процедури закупівлі, проведеної з порушенням вимог статей 4-1, 4-2, 8, 17, 18-1, 19, 26, 29, 29-1 Закону (1490-14) ;

договір за результатами торгів з обмеженою участю або процедури закупівлі в одного учасника було укладено з порушенням вимог частини другої статті 14 Закону (1490-14) .

Дія пункту 2.9 цього Порядку не поширюється на застосування процедур запиту цінових пропозицій (котирувань) та закупівлі в одного учасника.

2.9. У разі відмови учасника - переможця процедури закупівлі від виконання договору Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) має право в односторонньому порядку розірвати договір і зобов'язана провести нову процедуру закупівлі.

2.10. Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) зобов'язана надіслати Комісії інформацію щодо укладеного договору та його виконання протягом п'яти робочих днів з моменту укладення.

Інформація щодо укладеного договору повинна містити: повне найменування та місцезнаходження замовника; джерело фінансування закупівлі; предмет закупівлі; дату проведення процедури закупівлі; дату акцепту; дату укладення та ціну договору; інформацію про переможця торгів (повне найменування, місцезнаходження, телефон, ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (для юридичних осіб), прізвище, ім'я та по батькові, місце реєстрації, телефон, ідентифікаційний код за державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (для фізичних осіб).

3. Особливості укладання договорів, які не підпадають під сферу застосування Закону ( 1490-14 )

3.1. При укладанні договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг, які не підпадають під сферу застосування Закону (1490-14) , застосовуються положення частин 2-8 ст. 181 Господарського кодексу України (436-15) .

3.2. До проекту договору повинні додаватися: копія свідоцтва про державну реєстрацію постачальника (виконавця), копія статуту (витяг) постачальника (виконавця), документ, який підтверджує повноваження осіб на підписання договору з боку постачальника (виконавця).

4. Загальні вимоги до господарських договорів

4.1. Господарські договори укладаються за правилами, установленими Цивільним кодексом України (435-15) , з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України (436-15) , іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів.

4.2. Договори про закупівлю товарів, робіт і послуг укладаються після затвердження відповідного бюджету.

4.3. Проект договору повинен містити такі умови:

місце укладання договору;

повне найменування сторін договору;

повноваження осіб, які представляють сторони, на підписання договору із зазначенням документів, що свідчать про такі повноваження;

предмет договору;

ціну договору;

права й обов'язки сторін;

вимоги до якості товарів (робіт, послуг);

порядок розрахунків за договором;

порядок прийняття-передання товарів (робіт, послуг);

гарантійні зобов'язання;

порядок внесення змін і доповнень до договору, його розірвання, припинення;

відповідальність сторін;

порядок вирішення спорів;

обставини непереборної сили (у разі потреби);

строк дії договору;

місцезнаходження, банківські та поштові реквізити сторін.

5. Порядок опрацювання, узгодження та реєстрації договорів

5.1. Посадові особи структурного підрозділу Держмитслужби України, митного органу (спеціалізованої митної установи або організації), на яких покладено відповідальність за здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг та контроль за виконанням укладених договорів, візують кожну сторінку обох примірників проекту договору, а також додатки до нього та передають проект на погодження до відповідних структурних підрозділів Держмитслужби України.

5.2. Опрацювання та погодження проектів договорів проводиться в такому порядку:

а) митним органом або структурним підрозділом Держмитслужби України, що вносить проект договору:

у частині відповідності умовам тендерної (цінової) пропозиції учасника - переможця процедури закупівлі;

у частині відповідності цін ринковим цінам (при укладанні договорів, які не підпадають під дію Закону (1490-14) );

б) Фінансово-економічним управлінням (службою фінансів, бухгалтерського обліку та звітності іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації):

у частині відповідності видатків кошторисним призначенням;

в) Управлінням бухгалтерського обліку та звітності:

у частині відповідності нормативним актам щодо порядку розрахунків за договором і правильності проведення розрахунків у додатках до проекту договору (протоколі погодження договірної ціни, тарифах, специфікації).

г) Юридичним департаментом (юридичною службою іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації):

у частині відповідності договору чинному законодавству.

Проект договору з додатками до нього опрацьовується Юридичним департаментом і за відсутності заперечень до нього та наявності віз керівників відповідних структурних підрозділів візується директором Юридичного департаменту (у митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях - відповідно начальником юридичної служби митного органу, спеціалізованої митної установи чи організації після візування головним бухгалтером).

У разі невідповідності проекту договору законодавству Юридичний департамент (юридична служба іншого митного органу, спеціалізованої митної установи чи організації), не візуючи проект, надає письмові пропозиції та зауваження до нього.

Після внесення зроблених Юридичним департаментом зауважень та врахування пропозицій проект договору візується директором Юридичного департаменту (начальником юридичної служби іншого митного органу, спеціалізованої митної установи чи організації).

У ході опрацювання (розгляду) проекту договору юридична служба має право в установленому порядку отримувати від інших структурних підрозділів додаткові матеріали й консультації, що стосуються предмета договору та інших його умов.

5.3. Строк узгодження проекту договору не повинен перевищувати трьох робочих днів з дня його отримання відповідним структурним підрозділом.

5.4. Завізований керівником відповідального структурного підрозділу, керівниками відповідних структурних підрозділів (Управління бухгалтерського обліку та звітності, Фінансово-економічного управління, Юридичного департаменту тощо) договір підписується Головою Держмитслужби України або посадовою особою Держмитслужби, визначеною наказом Держмитслужби України, яким затверджується список посадових осіб, що мають право підпису договорів (контрактів), в інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях - відповідно начальником митного органу, спеціалізованої митної установи й організації після візування головним бухгалтером та юридичною службою.

5.5. Після підписання договору він реєструється в Управлінні бухгалтерського обліку та звітності (або іншому структурному підрозділі, що визначається начальником митного органу, спеціалізованої митної установи й організації). Перший примірник договору зберігається в Управлінні бухгалтерського обліку та звітності (відділі фінансів та бухгалтерського обліку митного органу, спеціалізованої митної установи й організації), а його копії - у структурному підрозділі, на який покладено контроль за виконанням договору, та в одержувача товарів, робіт і послуг з боку Держмитслужби України, визначеного умовами договору.

Другий примірник договору передається чи надсилається постачальнику (виконавцю), з яким укладено договір.

5.6. Опрацювання, узгодження та укладання договорів (угод), які не містять фінансових зобов'язань, покладаються на той структурний підрозділ, який є основним розробником договору (угоди) та/або здійснює його супроводження.

Посадова особа такого структурного підрозділу візує кожну сторінку обох примірників проекту договору (угоди) та передає його на погодження до Юридичного департаменту Держмитслужби України (в іншому митному органі, спеціалізованій митній установі чи організації - до юридичної служби).

Реєстрація договорів (угод), які не містять фінансових зобов'язань, здійснюється у загальному відділі Управління справами Держмитслужби України (загальному відділі митного органу, спеціалізованої митної установи чи організації).

6. Виконання умов договорів і контроль за їх виконанням

6.1. Оплата за договорами проводиться у строк й на умовах, визначених у них.

6.2. Під час оплати за договорами, укладеними за результатами процедур закупівель, Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) до звіту про результати здійснення процедури закупівлі обов'язково додає:

копії оголошення про заплановану закупівлю (оголошення про проведення попередньої кваліфікації, оголошення щодо цінових пропозицій (котирувань), оголошення про результати торгів, що були опубліковані в спеціалізованому друкованому засобі масової інформації, завірені цим друкованим засобом, та в інформаційному бюлетені, що видає Тендерна палата України, завірені Тендерною палатою України, а у випадках, якщо вартість договору перевищує суму, передбачену частиною третьою статті 8 Закону (1490-14) , також копії оголошення про заплановану закупівлю та про результати торгів, що були опубліковані в міжнародному інформаційному бюлетені, що видає Тендерна палата України, завірені Тендерною палатою України);

копію документа, що підтверджує розміщення документів, передбачених статтею 4-1 цього Закону (1490-14) , завірену інформаційною системою в мережі Інтернет.

6.3. Протягом трьох робочих днів після проведення оплати за договором Управлінням бухгалтерського обліку та звітності (службою фінансів, бухгалтерського обліку та звітності іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації) подається до відповідного митного органу чи структурного підрозділу, на який покладено контроль за виконанням договору, службова записка з повідомленням про оплату, на підставі якої здійснюється контроль за своєчасністю й повнотою поставки товарів, виконання робіт, надання послуг згідно з умовами договору. Форма службової записки наведена в додатку 1 до цього Порядку.

6.4. Для своєчасного проведення розрахунків за укладеним договором посадові особи, на яких покладено контроль за його виконанням, протягом трьох робочих днів після поставки товару, виконання робіт чи надання послуг або в разі здійснення попередньої оплати подають до Управління бухгалтерського обліку та звітності та Фінансово-економічного управління Держмитслужби України (відділу фінансів та бухгалтерського обліку іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації) службову записку про необхідність оплати, рахунки та копії актів про прийняття-передання або інші документи, що підтверджують поставку товарів, виконання робіт чи надання послуг. Форма зазначеної службової записки наведена в додатку 2 до цього Порядку.

6.5. Контроль за виконанням умов договору згідно з цим Порядком здійснює керівник митного органу органу (спеціалізованої митної установи чи організації), що за своїми функціональними обов'язками несе відповідальність за централізовану закупівлю товарів, робіт і послуг для потреб митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій, або керівник структурного підрозділу, який виходить з пропозицією закупівлі товарів, робіт або послуг для потреб митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій.

Після виконання сторонами зобов'язань за договором відповідальний за виконання умов укладеного договору відповідний митний орган чи структурний підрозділ Держмитслужби України проводить взаємне звірення розрахунків з постачальником товарів (виконавцем робіт, послуг) зі складанням акта звірення і подає на підпис до Управління бухгалтерського обліку та звітності (головного бухгалтера іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації).

7. Застосування заходів за невиконання або неналежне виконання договорів

7.1. У разі невиконання або неналежного виконання постачальником (виконавцем) зобов'язань за договором відповідний митний орган чи структурний підрозділ Держмитслужби України, на який покладено контроль за виконанням умов договору, направляє до Юридичного департаменту (а в іншому митному органі, спеціалізованій митній установі чи організації - до юридичної служби) службову записку разом з усіма документами про необхідність пред'явлення претензії до контрагента за договором і розрахунок штрафних санкцій, а також підстави для такого пред'явлення. Юридичний департамент за погодженням з Управлінням бухгалтерського обліку та звітності Держмитслужби України (в інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях - юридична служба за погодженням зі службою фінансів, бухгалтерського обліку та звітності) пред'являє постачальнику (виконавцю) відповідну претензію (щодо сплати заборгованості, штрафних санкцій, передбачених умовами договору, тощо).

У разі відхилення постачальником (виконавцем) повністю або частково пред'явленої Держмитслужбою України претензії Юридичний департамент виносить це питання на розгляд Голови Держмитслужби України або заступника Голови відповідно до розподілу обов'язків (в інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях - начальника митниці, спеціалізованої митної установи й організації) для прийняття відповідного рішення.

Після прийняття Головою Держмитслужби України або його заступником рішення щодо стягнення належної суми Юридичний департамент за погодженням з Управлінням бухгалтерського обліку та звітності (в інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях - юридична служба за погодженням зі службою фінансів, бухгалтерського обліку та звітності) готує позовну заяву до суду щодо стягнення заборгованості, штрафних санкцій тощо з постачальника (виконавця).

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

Примітка. За наявності розбіжностей щодо обсягів оплачених товарів, робіт, послуг або їх. цінових чи якісних показників, передбачених у договорі, а також при невідповідності поставки специфікації, порушенні строків поставки товарів (виконання робіт, надання послуг) надається письмове пояснення.