1. Схвалити Концепцію проекту Закону України "Про справочинство", що додається.

2. Мін'юсту разом з Держкомархівом, МКТ, Мінекономіки, Мінфіном, Мінпраці, Держкомстатом і Головдержслужбою розробити проект Закону України "Про справочинство" з урахуванням положень Концепції, схваленої цим розпорядженням, і подати його до 1 грудня 2006 р. на розгляд Кабінету Міністрів України.

СХВАЛЕНО

розпорядженням Кабінету Міністрів України

від 26 липня 2006 р. N 426-р

Справочинство є сукупністю процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами в державних органах і органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, незалежно від форми власності (далі - установа).

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної діяльності. Однак згаданим Законом (3814-12) визначено лише загальні напрями організації справочинства, у зв'язку з чим необхідно законодавчо закріпити функції з організації справочинства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і справочинства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, архівних відділів міських рад, а також служб справочинства установ (далі - суб'єкти організації справочинства).

В Україні поряд з традиційним справочинством поступово впроваджуються системи електронного справочинства та електронного документообігу. Питання організації електронного справочинства законодавчо врегульовані. Водночас загальні правила організації справочинства законодавчо не унормовані. Електронні та паперові службові документи повинні функціонувати в системі справочинства на єдиних організаційних та правових засадах.

Законодавством не передбачено відповідальності за порушення вимог щодо організації та здійснення справочинства, а також за умисне псування, знищення, підроблення, приховання і незаконну передачу службових документів.

Вилучення оригіналів службових документів з документаційного фонду установи судово-слідчими та іншими компетентними органами, неповернення їх або повернення не в повному обсязі призводить до втрати документів, що можуть бути використані для захисту прав та законних інтересів громадян.

Застосування державної та інших мов у справочинстві потребує додаткового законодавчого врегулювання. Відсутність належної законодавчої бази призводить до безсистемного розроблення проектів нормативно-правових актів і недоліків в організації та здійсненні справочинства.

Мета проекту Закону України "Про справочинство" (далі - Закон) полягає у визначенні правових засад організації справочинства в Україні та єдиних вимог щодо підготовки службових документів і організації роботи з такими документами, що зафіксовані на папері, кіно-, відео- і фотоплівці, електронних, інших носіях.

Завданнями проекту Закону є:

визначення основних принципів державної політики із справочинства;

забезпечення застосування єдиних підходів до правового регулювання організації справочинства, архівної справи, електронного документообігу та інформаційної діяльності;

розмежування повноважень суб'єктів організації справочинства;

забезпечення виконання установами нормативно-правових актів з питань справочинства;

впровадження єдиних вимог щодо підготовки службових документів та організації роботи з ними в умовах застосування електронного справочинства і систем електронного документообігу для запобігання втраті службової інформації;

встановлення відповідальності за порушення законодавства про справочинство з метою запобігання втраті та несанкціонованому знищенню службових документів, зокрема у процесі ліквідації або реорганізації установ;

врегулювання питань застосування державної та інших мов у справочинстві.

У проекті Закону визначатимуться:

принципи, відповідно до яких реалізуватиметься державна політика із справочинства;

повноваження суб'єктів організації справочинства; загальні вимоги щодо оформлення службових документів, організації документообігу, формування і зберігання документаційного фонду, зокрема стосовно встановлення порядку формування такого фонду, дотримання строків зберігання службових документів та правил їх знищення;

відповідальність керівника установи за збереження службових документів, функціонування системи захисту документаційного фонду установи від незаконного доступу;

положення стосовно внесення змін до Кодексу України про адміністративні правопорушення (80731-10, 80732-10) щодо відповідальності за умисне псування, знищення, підроблення, приховання і незаконну передачу службових документів.

Прийняття Закону сприятиме реалізації державної політики із справочинства, підвищенню рівня нормативно-правового забезпечення організації справочинства, оптимізації процесів документотворення та документообігу в установах і створить умови для забезпечення збереження документаційного фонду.