З метою подальшого удосконалення роботи центрального апарату Головного управління державної служби України відповідно до вимог системи управління якістю НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок підготовки комунікативних заходів у Головдержслужбі України (далі - Порядок).

2. Ліквідувати методику процесу "Організація проведення комунікативних заходів з питань державної служби".

3. Першому заступнику, заступникам Начальника Головдержслужби України, керівникам структурних підрозділів забезпечити неухильне виконання вимог Порядку.

4. Управлінню організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю (Греку В.В.) ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора Центру сприяння інституційному розвитку державної служби, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування та керівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Начальника Головдержслужби України Ткача В.Д.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

16.02.2009  N 53

1.1. Порядок проведення комунікативних заходів в Головдержслужбі України (надалі - Порядок) визначає загальні засади та основні вимоги до організації підготовки та проведення комунікативних заходів у Головдержслужбі України.

1.2. Порядок розроблений з метою підвищення рівня організації підготовки та проведення комунікативних заходів, що проводяться Головдержслужбою України, забезпечення чіткого розподілу повноважень між відповідальними за організацію їх проведення.

1.3. Організацію підготовки та проведення комунікативних заходів забезпечують структурні підрозділи Головдержслужби в межах компетенції.

1.4. Організація комунікативного заходу в Головдержслужбі здійснюється відповідно до цього Порядку.

1.5. Структурний підрозділ, відповідальний за організацію комунікативного заходу, складає орієнтовний план його підготовки та проведення, який затверджується Начальником Головдержслужби.

1.6. Матеріально-технічне забезпечення проведення комунікативних заходів здійснюється відповідно до затвердженого орієнтовного плану.

1.7. Комунікативні заходи проводяться, як правило, у наступних приміщеннях адмінбудівлі Головдержслужби: зала засідань (кімната 405), прес-центр (кімната 409) та Конференц-зал Школи вищого корпусу державної служби (6 поверх).

1.8. Після проведення комунікативного заходу його організатори проводять вивчення очікувань споживачів шляхом анкетування за формою, затвердженою Начальником Головдержслужби України.

1.9. Інформаційне повідомлення про проведення комунікативного заходу розміщується на офіційному веб-сайті Головдержслужби України та за необхідності - оприлюднюється в засобах масової інформації.

У Головдержслужбі України чи за її участю можуть проводитись наступні види комунікативних заходів:

1) Внутрішні - проводяться в центральному апараті Головдержслужби України чи територіальних органах (семінари, консультативні і робочі групи та ін.).

Семінар - форма групової роботи за участю запрошених, мета якої - обмін інформацією з певної теми. Процеси планування та проведення конференцій і семінарів досить схожі між собою. Єдина різниця - тривалість обговорення, а відтак - кількість проблем/питань, винесених для дискусії. Якщо на конференції учасників залучено до обговорення комплексної проблеми (яку оцінюють з погляду правових, інституційних та організаційних аспектів), то на семінарі тему дискусії сформульовано вужче. Заходи мають досить обмежені результати (і в основному спрямовані на інформування про певну проблему, аніж на вироблення спільного рішення (варіантів)).

Консультативні групи - вибрані учасники беруть участь в обговоренні для ухвалення рішень з визначеної теми. Завдання групи мають бути чітко визначені та доведені до відома всіх зацікавлених сторін.

"Гаряча лінія" - процес надання пропозицій чи отримання зауважень, коментарів телефоном щодо певної проблеми/питання. Зазвичай "гарячі лінії" проводять з першими особами (міністрами, керівниками органів, заступниками керівників органів), що уможливлює безпосередній контакт з особами, відповідальними за формування та реалізацію урядової політики (регламентується відповідним порядком, в Головдержслужбі - Порядком проведення Прямої телефонної лінії "Державна служба").

2) Зовнішні - проводяться за участю запрошених, в тому числі представників громадськості (конференції, публічні слухання, колегії, громадські ради тощо).

Конференція - великі засідання тривалістю один чи декілька днів, присвячені одному ключовому питанню або темі, поділеним на вужчі питання.

Інтернет-конференція - процес інтерактивного обговорення в мережі Інтернет певного питання, проблеми. Інтернет-конференції можуть проводитись із залученням широкого загалу або передбачити залучення визначеного кола зацікавлених сторін. Оголошення про проведення інтернет-конференції розміщують на урядових сайтах (у разі проведення такого заходу органами державної влади) або на громадських сайтах, які користуються найбільшою популярністю серед недержавних організацій. Єдиною відмінністю від звичайної конференції є її інтерактивний характер.

Публічні слухання - комунікативний захід за участю зацікавлених представників широкого загалу громадськості та зацікавлених сторін, що передбачає обговорення, розгляд певного рішення (концепції, програми тощо).

Індивідуальні консультації - процес висловлення думки або поглядів вузькими спеціалістами/консультантами з питань, які є предметом інтересу органу влади.

Фокус-групи - структурований процес збору інформації, коли спеціально відібрані учасники забезпечують зворотний зв'язок щодо конкретних політичних рішень, проектів.

Громадські ради - групи громадян, яких обирають на основі репрезентативної вибірки для отримання зворотного зв'язку з різноманітних ініціатив.

Колегія - постійний консультативно-дорадчий орган, який утворюється для погодженого вирішення питань, що належать до її компетенції, та для колективного і вільного обговорення найважливіших напрямів діяльності.

Опитування громадської думки - процес, коли ставлять визначеній цільовій групі певний набір попередньо перевірених питань. Метод використовують для збору фактичної інформації щодо ставлення громадян до певної проблеми. Результати опитування використовують для визначення та оцінки державних послуг. Опитування можуть проводитися телефоном, через особисті зустрічі та поштою.

Анкетування - процес заповнення зацікавленою стороною спеціальної форми (опитувальника) для визначення думки з певного питання. Анкетування, спрямоване на отримання зворотного зв'язку від громадян щодо певної ініціативи, консультування чи визначення рівня задоволення його послугами. Анкетування проводиться як безпосередньо, так і через розміщення низки питань на офіційному веб-сайті Головдержслужби.

"Круглий стіл " - одна з форм суспільного обговорення ідей, питань, які мають відносини до широкого кола громадськості.

Громадські форуми (слухання) - широке обговорення групами інтересів та представниками громадянського суспільства певної сфери політики. Громадський форум є певною рамкою для спільного обговорення й опрацювання визначеного питання та забезпечення широкого кола громадськості. Основне завдання форуму - сформулювати компетентне громадське судження шляхом розвитку і стимулювання певного типу дискусії.

3.1. Організація підготовки та проведення комунікативних заходів в Головдержслужбі здійснюється відповідно до затвердженого плану заходу та передбачає:

- план підготовки до проведення комунікативного заходу;

- план проведення комунікативного заходу.

3.2. План підготовки та проведення комунікативного заходу передбачає:

- підготовку та погодження Начальником Головдержслужби порядку денного заходу;

- підготовку пропозицій та формування списків учасників і виступаючих;

- направлення запрошень;

- підготовку матеріалів для розповсюдження;

- підготовку презентаційних матеріалів;

- підготовку порядку ведення заходу;

- тиражування матеріалів для учасників;

- замовлення місць для проживання, зворотних квитків на від'їзд учасників (при потребі);

- організація синхронного перекладу та стенограми (у разі потреби);

- організація харчування або кави-брейк.

3.3. Порядок дій в день проведення комунікативного заходу передбачає:

- підготовку приміщення для проведення заходу;

- організацію перепустки учасників та запрошених;

- реєстрацію учасників;

- забезпечення роботи стенографіста та перекладачів (при потребі);

- організацію ведення протоколу;

- технічне забезпечення проведення заходу;

- забезпечення учасників та запрошених роздатковими матеріалами;

- роботу з представниками ЗМІ та забезпечення проведення прес-конференції /брифінгу/;

- демонстрацію презентаційних матеріалів;

- організацію харчування та здійснення обслуговування учасників під час перерви (кава-брейк - при потребі);

- забезпечення висвітлення у ЗМІ проведення заходу.

3.4. У порядку денному комунікативного заходу зазначаються:

- дата проведення;

- місце проведення;

- початок роботи;

- перелік питань порядку денного з визначенням доповідачів та виступаючих з кожного питання;

- регламент заходу.

3.5. У регламенті проведення комунікативного заходу зазначається його загальна тривалість та відповідно - тривалість доповідей, виступів, довідок і перерви.

3.6. При підготовці комунікативних заходів враховується специфіка цих заходів, визначена відповідними положеннями (наприклад, Положення про колегію Головного управління державної служби України, Положення про Громадську раду при Головному управлінні державної служби України тощо).

 Управління організаційної

 роботи, стратегічного

 планування документообігу

 та контролю

 Відділ організаційної

 роботи та стратегічного

 планування