На виконання вимог наказу Держмитслужби від 06.04.98 N 184 "Про затвердження Інструкції з діловодства в митних органах" і з метою забезпечення порядку розроблення проектів наказів та їх погодження НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок роботи з наказами в митних органах України (далі - Порядок), що додається.

2. Начальникам управлінь Держмитслужби й керівникам митних органів довести цей Порядок до особового складу та забезпечити неухильне дотримання його вимог.

3. Управлінню справами (Карпенко В.П.) забезпечити тиражування та розсилку наказу до управлінь Держмитслужби та митних органів.

4. Порядок роботи з наказами, затверджений Головою Держмиткому 19.02.96, уважати таким, що втратив чинність.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Служби Єгорова О.Б.

ПОРЯДОК

роботи з наказами в митних органах України

1. Загальні положення

1.1. Наказ - це основний розпорядчий документ митного органу.

1.2. Накази за змістом поділяються на такі види:

- з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності тощо);

- кадрові (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або застосування заохочення, стягнення чи заходів дисциплінарного впливу до них);

- про надання відпусток;

- про відрядження.

1.3. Наказ має містити обов'язкові реквізити (малий Державний герб України, найменування митного органу - автора документа, найменування виду документа (наказ), місце розташування митного органу, дату, номер, заголовок до тексту, текст, підпис, і візи погодження).

1.4. Заголовок до тексту має містити короткий і ємний виклад змісту документа, граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника й відповідати на питання "про що?".

1.5. Текст наказу викладається державною мовою.

1.6. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. У констатуючій частині викладаються факти й обставини, які є підставою для видання наказу; у розпорядчій - перелічуються заходи, які належить здійснити. Розпорядча частина наказу починається словом "НАКАЗУЮ", яке друкується з нульової позиції та окремо від наступного тексту. Текст цієї частини викладається в наказовій формі та при потребі поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

1.7. Якщо наказ видається на підставі нормативно-правового акта або розпорядчого документа органу вищого рівня, то в констатуючій частині зазначаються найменування виду цього документа, його дата, номер і назва.

1.8. Кожний пункт наказу визначає будь-яке конкретне завдання, при цьому, як правило, зазначаються посадова особа, відповідальна за виконання цього завдання, та термін виконання. Виконавцями також можуть бути митні органи або їх структурні підрозділи.

1.9. Кожний пункт наказу повинен мати повний і закінчений зміст. Якщо в наказі потрібно навести переліки осіб, органів, робіт, таблиці, зразки документів, бланків, схем, то їх, як правило, розміщують у додатках. У відповідних пунктах наказу на ці додатки даються посилання.

1.10. За наявності додатків до наказу вони нумеруються та оформлюються відповідно до вимог п. 4.11.2 Інструкції з діловодства в митних органах, затвердженої наказом Держмитслужби України від 06.04.98 N 184.

1.11. При потребі в окремому пункті наказу зазначаються в хронологічному порядку нормативно-правові акти чи окремі їх частини, які визнаються такими, що втратили чинність, або скасованими.

Накази, видані спільно чи за погодженням з іншими органами, змінюються, доповнюються або визнаються такими, що втратили чинність, або скасовуються в такому ж порядку.

1.12. В останньому пункті розпорядчої частини зазначається посадова особа (особи), на яку покладається контроль за виконанням наказу. Якщо керівник митного органу контроль лишає за собою, то цей абзац не нумерується.

1.13. Дата наказу проставляється керівником митного органу під час підписання.

1.14. Тексти наказів мають бути підготовлені в редакторі WORD з використанням шрифту Times New Roman Cyr, розмір 14, на бланках установленої форми формату А4. Розміри полів, відстані між рядками тексту, розміщення реквізитів мають відповідати вимогам п. 4.12 Інструкції з діловодства в митних органах, затвердженої наказом Держмитслужби України від 06.04.98 N 184.

2. Підготовка та оформлення проектів наказів

2.1. Проект наказу готується структурним підрозділом, до компетенції якого належать основні питання, що регулюватимуться цим наказом.

Проекти наказів про надання відпусток готуються Управлінням кадрами Держмитслужби або відділом по роботі з особовим складом митного органу на бланках установленої форми з урахування типової форми, затвердженої наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 N 253 (v0253202-95) .

2.2. Для підготовки найбільш важливих та складних проектів наказів можливе створення робочої групи, до якої може залучатися необхідна кількість підрозділів, із числа яких визначається основний. Керівник підрозділу, який очолює розроблення проекту, складає план роботи. У плані мають бути передбачені основні заходи щодо розроблення проекту, установлені терміни їх здійснення та відповідальні за це посадові особи. План обговорюється на організаційній нараді робочої групи, після чого затверджується керівником митного органу. Затверджений план надсилається всім посадовим особам, залученим до роботи над проектом.

2.3. Текст проекту наказу має викладатися логічно послідовно, стисло, чітко, не містити повторень, а також виразів, позбавлених конкретного змісту. Не допускається позначення в одному наказі одного поняття різними термінами. Найменування органів державної влади, підприємств, організацій та установ подаються в точній відповідності до їх офіційних найменувань, зазначених в установчих документах. Використання скорочених назв допускається, якщо вони є офіційними.

2.4. Якщо при підготовці проекту виникає потреба внесення змін до раніше виданого наказу, то ці зміни або доповнення до кожної окремої його частини наводяться в окремому пункті проекту нового наказу.

Якщо зміни та доповнення є численними, то доцільно дати нову редакцію відповідних пунктів, абзаців або наказу в цілому.

2.5. Підготовлений проект наказу візується керівником підрозділу, у якому він готувався, опрацьовується юридичною службою й літредактором (за його наявності в митному органі) і в термін, що не перевищує трьох робочих днів - кожним з керівників структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання, що регулюватимуться цим наказом, після чого візується керівником юридичної служби та подається на погодження заступникам Голови Держмитслужби або заступникам начальника митного органу відповідно до розподілу обов'язків між ними (внутрішнє погодження), а в необхідних випадках - до заінтересованих міністерств, відомств, організацій та установ (зовнішнє погодження). Внутрішнє погодження проекту наказу здійснюється керівництвом Держмитслужби або митного органу не пізніше ніж в одноденний строк після погодження його керівниками відповідних структурних підрозділів. Зміни, що вносяться при погодженні, підлягають візуванню юридичною службою, а також літературному редагуванню.

Якщо проект наказу має суттєві зауваження, то вони опрацьовуються підрозділом, який готує проект, відповідні зміни вносяться до проекту й протягом одного робочого дня з часу внесення змін забезпечується його повторне візування.

2.6. Проект уважається погодженим за наявності віз (віза включає особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, та дату візування). При цьому на зворотному боці останнього аркуша проекту наказу зазначаються: назва підрозділу, який уносить і готує проект наказу, посади й прізвища осіб, якими завізовано проект, зокрема обов'язково юридичної служби та літредактора (за наявності його в митному органі). Якщо до проекту наказу є зауваження, то поряд з підписом проставляється позначка "із зауваженнями", а текст зауважень викладається при потребі на окремому аркуші, що долучається до проекту наказу.

2.7. Зовнішнє погодження оформлюється грифом, розміщеним на лицьовому боці останнього аркуша ліворуч нижче підпису керівника митного органу або особи, що його заміщує. Гриф складається зі слова "ПОГОДЖЕНО", найменування міністерства, відомства, організації або установи, посади особи, яка погоджує наказ, її особистого підпису, ініціалів та прізвища, дати погодження й засвідчується гербовою печаткою відповідного органу, організації чи установи.

До наказу, який підлягає погодженню з більше ніж трьома органами, організаціями, установами, складається аркуш погодження.

2.8. Якщо керівник, який має візувати (погоджувати) проект наказу, відсутній, то його візує (погоджує) посадова особа, яка його заміщує, при цьому обов'язково зазначається посада цієї особи, її ініціали та прізвище. Виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст."

Не допускається візування з позначкою "за" або з проставленням косої риски перед найменуванням посади.

2.9. При надсиланні проекту на відзив або погодження до інших заінтересованих органів, організацій, установ слід виходити з того, що вони повинні мати достатньо часу для ретельного його вивчення. При потребі термін бажаного отримання відповіді зазначається в супровідному листі.

2.10. Одночасно з підготовкою проекту наказу готується його електронна копія та складається розрахунок розсилки - список осіб, організацій, яким необхідно надіслати цей наказ. Розрахунок розсилки підписується начальником підрозділу, який готував проект.

2.11. Відповідальність за зміст, правильність оформлення, достатність погодження та своєчасність візування проекту керівниками всіх підрозділів, до компетенції яких уходять питання, порушені в цьому проекті наказу, покладається на керівника підрозділу, у якому готувався цей проект, і на виконавців.

2.12. Погоджений проект наказу підписується керівником митного органу, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка заміщує його.

3. Підготовка й реєстрація спільних наказів

3.1. У разі потреби митні органи видають накази, спільні із заінтересованими органами, організаціями, установами.

3.2. Спільні накази виконуються на чистих аркушах. У верхній частині зазначаються найменування органів, організацій, установ, що їх видали. Першим зазначається найменування органу, що вийшов з ініціативою про видання наказу або стоїть першим у дорученні органу вищого рівня.

3.3. Готується стільки перших примірників спільних наказів, скільки органів, організацій, установ бере участь у їх виданні.

3.4. Спільний наказ видається за однією датою. Номер такого наказу складається з номерів, присвоєних йому органами, організаціями, установами, що його видають, і зазначених через дріб.

3.5. При підписанні спільного наказу особами, що обіймають рівнозначні посади, їхні підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Якщо наказ готується органами, організаціями, установами різного рівня, то підписи керівників розміщуються один під одним відповідно до рівня посад, наприклад:

3.6. Усі підписи спільного наказу завіряються гербовими печатками відповідних органів, організацій, установ.

4. Державна реєстрація наказів

Підготовка та подання наказів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України здійснюються відповідно до вимог Указу Президента від 03.10.92 N 493/92 (493/92) "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади", зі змінами та доповненнями, Положення про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.92 N 731 (731-92-п) , Методичних рекомендацій про порядок підготовки, подання на державну реєстрацію, скасування та облік нормативно-правових актів митних органів України, затверджених наказом Державної митної служби України від 15.09.99 N 593 (v0593342-99) .

5. Реєстрація, розсилка та зберігання наказів

5.1. Реєстрація наказів починається щороку з 1 січня.

5.2. Підписаний наказ разом з розрахунком розсилки та електронною копією наказу (на дискеті або із зазначенням назви та місця розташування файлу в електронній мережі) передається до загального відділу (канцелярії) митного органу.

5.3. Накази з питань основної діяльності реєструються загальним відділом (канцелярією) митного органу в картках або журналі із зазначенням порядкового номера, дати підписання, короткого змісту наказу, назви підрозділу, який готував проект наказу, та адресатів розсилки.

5.4. Накази з кадрових питань реєструються в Управлінні кадрами Держмитслужби або у відділі по роботі з особовим складом митного органу з обов'язковим проставленням біля номера наказу літери "к"; накази про надання відпусток реєструються окремо.

5.5. Накази про відрядження реєструються в загальному відділі (канцелярії) митного органу з обов'язковим проставленням біля номера наказу літери "в".

5.6. Загальний відділ (канцелярія) забезпечує виготовлення необхідної кількості копій наказів згідно з розрахунком розсилки. В окремих випадках міністерствам, відомствам, організаціям, митним органам розсилаються витяги з наказів, що їх стосуються.

5.7. При потребі копії наказів завіряються печаткою загального відділу (канцелярії).

5.8. Накази, що підлягають державній реєстрації, розсилаються після її здійснення.

5.9. Оригінали наказів за поточний рік разом з оригіналами додатків зберігаються в загальному відділі (канцелярії), а після закінчення року оформлюються відповідним чином і передаються до архіву митного органу.

5.10. Контрольні примірники (копії) наказів разом з розрахунками розсилки зберігаються в загальному відділі (канцелярії) протягом 3-х років.

6. Порядок здійснення контролю за виконанням наказів

6.1. Контроль за виконанням наказів здійснюють посадові особи, які в них зазначені.

З цією метою в наказі зазначається підрозділ митного органу, до якого має бути направлена інформація про виконання наказу, та термін її подання.

6.2. Контроль за виконанням рішень колегії, затверджених наказами Держмитслужби, та узагальнення інформації, що надходить з митних органів щодо їх виконання, здійснюють підрозділи центрального апарату Держмитслужби, до компетенції яких віднесено питання, зазначені в рішеннях колегії.

6.3. Контроль за дотриманням виконавцями термінів, визначених наказами, здійснюється загальним відділом (канцелярією).

6.4. Наказ знімається з контролю керівником митного органу за доповіддю особи, на яку покладено контроль за виконанням, або на підставі документа, який засвідчує виконання наказу, про що робиться відповідний запис на контрольному примірнику наказу чи в обліковій картці.

6.5. При скасуванні наказу, утраті чинності ним чи окремими його частинами, унесенні змін до окремих частин наказу до реєстраційної картки або журналу реєстрації наказів уноситься відповідний запис.

Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України