Відповідно до підпункту 3.4 пункту 3 Порядку заповнення та подання податкової декларації з податку на додану вартість, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 30 травня 1997 року N 166 (z0250-97) , дані, наведені в декларації (za224-08, za090-09) , мають відповідати даним бухгалтерського та податкового обліку платника, достовірність даних підтверджується: підписом платника, якщо платник - фізична особа, в інших випадках (особа, яка визначена як платник податку на додану вартість, крім фізичних осіб) - підписами відповідальних посадових осіб (керівника, головного бухгалтера) та печаткою, а в разі подання декларації в електронній формі - електронним підписом осіб (які підписують декларацію), зареєстрованим у порядку, визначеному законодавством.

При реєстрації платником податку на додану вартість відповідно до Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 1 березня 2000 року N 79 (z0208-00) , особа направляє на адресу податкового органу з повідомленням про вручення або вручає особисто представник такої особи службовій особі податкового органу реєстраційну заяву за формою N 1-ПДВ (z0208-00) , у розділі 5 якої зазначаються відомості про відповідальних осіб платника - керівника і головного бухгалтера.

Таким чином, достовірність даних, наведених у декларації з податку на додану вартість (za224-08, za090-09) та інших документах, що ґрунтуються на даних податкового обліку, підтверджується підписами тих відповідальних посадових осіб (керівника, головного бухгалтера), інформація про яких наведена у розділі 5 реєстраційної заяви за формою N 1-ПДВ (z0208-00) , яку платник податку на додану вартість подає податковому органу при реєстрації як платника податку.

У разі тимчасової відсутності зазначених осіб разом з декларацією (za224-08, za090-09) мають бути подані документи, що підтверджують їх відсутність та визначають осіб, що виконують їх обов'язки в цей період (наприклад, наказ про відрядження; наказ про заміщення посад на період відсутності керівника тощо).