Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17.07.2009 N 733 (733-2009-п) "Про електронний обмін службовими документами в органах виконавчої влади" та наказу від 31.07.2009 N 5/369, Національна рада ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Порядок надсилання електронною поштою службових документів (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів апарату Національної ради забезпечити вивчення та неухильне додержання працівниками структурних підрозділів Порядку.

3. Відповідальним особам здійснювати починаючи з 01.09.2009 надсилання та одержання службових документів електронною поштою відповідно до Порядку.

4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на першого заступника голови Національної ради А.Мирошніченка.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення Національної ради

України з питань

телебачення і радіомовлення

26.08.2009  N 1642

1. Цей Порядок визначає механізм надсилання та одержання електронною поштою електронних копій службових документів, підготовлених у паперовому вигляді (далі - службові документи), для їх використання у роботі Національної ради України з питань телебачення і радіомовлення (далі Національна рада) та Секретаріату Кабінету Міністрів України.

2. Надсилання та одержання службових документів електронною поштою (далі - електронний обмін службовими документами) здійснюється для прискорення:

- попереднього погодження проектів нормативно-правових актів;

- доведення інформації про порядок денний засідань Кабінету Міністрів України, урядових комітетів і нарад та відповідних матеріалів;

- оперативного доведення інформації, що передбачає вжиття невідкладних заходів, а її доставка в паперовому вигляді не може бути своєчасно забезпечена поштою, телеграфом чи службою фельдзв'язку;

- обміну інформацією між Національною радою та Секретаріатом Кабінету Міністрів України, яка стосується роботи з документами, надісланими до Кабінету Міністрів України, Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Міністра Кабінету Міністрів України та Секретаріату Кабінету Міністрів України (крім надання остаточних відповідей на питання, які містяться у службових документах).

3. Для здійснення електронного обміну службовими документами створюються електронні поштові скриньки:

у Національній раді - kabmin_doc@nrada.gov.ua.;

у кожному структурному підрозділі Секретаріату Кабінету Міністрів України - ind**@kmu.gov.ua (де ind** - індекс структурного підрозділу).

4. У Національній раді визначаються особи, що відповідають за здійснення електронного обміну службовими документами (далі - відповідальні особи), - два працівники від загального відділу управління організаційного забезпечення Національної ради та два працівники від сектору інформаційних технологій адміністративно-господарського управління.

5. Головні спеціалісти загального відділу (відповідальні особи) здійснюють електронний обмін службовими документами і передають їх на розгляд керівництву Національної ради.

6. Відповідальні особи, які працюють у секторі інформаційних технологій адміністративно-господарського управління забезпечують встановлення на відповідних комп'ютерах програми електронної пошти антивірусних програмних засобів та пристроїв для сканування документів, підготовлених у паперовому вигляді, а також функціонування електронної пошти, поновлення її адреси.

7. Адміністративно-господарське управління Національної ради надсилає до Секретаріату Кабінету Міністрів України електронною поштою переліки відповідальних осіб, в яких зазначається прізвище, ім'я та по батькові відповідальної особи, її посада, службовий телефон та адреса електронної пошти Національної ради. Інформація про зміну складу відповідальних осіб надсилається невідкладно.

8. До Кабінету Міністрів України службові документи надсилаються на адресу електронної пошти відповідного структурного підрозділу Секретаріату Кабінету Міністрів України.

9. Електронною поштою надсилаються службові документи, що скановані і збережені у форматі PDF. У разі необхідності допускається використання інших форматів, узгоджених відповідальними особами із спеціалістами сектору інформаційних технологій адміністративно-господарського управління.

Тексти службових документів, підготовлених у паперовому вигляді, скануються разом з підписом (або візою) посадової особи та/або штрих-кодом, який містить інформацію про відповідальний підрозділ, виконавця, реєстрацію документа тощо.

На службових документах, підготовлених у паперовому вигляді, у разі здійснення електронного обміну ними, обов'язково робиться позначка про час надсилання та адресатів.

10. Про службові документи, що надійшли електронною поштою до Національної ради, терміново доповідається голові Національної ради.

11. Під час здійснення електронного обміну службовими документами необхідно дотримуватися вимог щодо обов'язкового:

- підтвердження факту одержання кожного службового документа;

- проведення перевірки антивірусним програмним засобом кожного службового документа, що надійшов;

- здійснення обліку службових документів в окремому журналі із зазначенням адреси електронної пошти (додаток).

12. Здійснення електронного обміну службовими документами, які містять секретну інформацію, забороняється.

13. Національна рада під час здійснення електронного обміну службовими документами дотримуються вимог нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері захисту інформації.

Додаток

до пункту 11