З метою приведення організації підготовки та видання Звіту про діяльність Головного управління державної служби України за рік відповідно до вимог системи управління якістю ДСТУ 180 9001:2001 НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок підготовки та видання річного Звіту про діяльність Головного управління державної служби України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України та директору Центру сприяння інституційному розвитку державної служби забезпечити неухильне виконання вимог цього Порядку.

3. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю в тижневий термін ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головного управління державної служби України, директора Центру сприяння інституційному розвитку державної служби, керівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Додаток

Цей Порядок визначає правила підготовки та видання річного Звіту про діяльність Головдержслужби України (далі - Звіту).

Порядок розроблено з метою підготовки Звіту відповідно до вимог системи управління якістю ДСТУ 180 9001:2001 та із врахуванням вимог Тимчасового регламенту Головного управління державної служби України та його управлінь державної служби (v0072351-06) .

Організацію роботи щодо підготовки Звіту здійснює управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби, а видання Звіту забезпечує управління справами Головдержслужби України.

У розробці проекту Звіту беруть участь структурні підрозділи Головдержслужби України, Центр адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та Школа вищого корпусу державної служби.

Структурні підрозділи Головдержслужби України, Центр адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, Школа вищого корпусу державної служби готують звіти по напрямках діяльності та подають для узагальнення до управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби.

Підготовлений Проект Звіту узгоджується з першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України, директором Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директором Школи вищого корпусу державної служби, керівниками структурних підрозділів та управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

Проект Звіту в обов'язковому порядку погоджується з Начальником Головдержслужби, затверджується наказом Головдержслужби України та передається до управління справами для видання не пізніше 16 березня.

Питання про підсумки діяльності Головдержслужби за рік розглядаються на розширеному засіданні колегії Головдержслужби України в останній четвер березня місяця.

Звіт про діяльність Головдержслужби за рік в тижневий термін після видання розміщується на офіційному веб-сайті Головдержслужби України та надається для ознайомлення Секретаріату Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, центральним та місцевим органам виконавчої влади.

Орієнтовна структура Звіту включає наступні розділи:

I. Реалізація державної політики у сфері державної служби.

II. Функціонування системи державної служби.

III. Організація та проведення наукових досліджень.

IV. Відкритість і прозорість у діяльності Головного управління державної служби України.

V. Міжнародне співробітництво у сфері державної служби.

VI. Організаційно-ресурсне забезпечення діяльності Головного управління державної служби України.

VII. Пріоритети розвитку державної служби у 2007 році та подальших роках.

VIII. Витрачання коштів державного бюджету України у розрізі економічної класифікації видатків.

Зазначена структура щорічно узгоджується управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби із першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби, директором Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директором Школи вищого корпусу державної служби, начальниками структурних підрозділів та погоджується Начальником Головдержслужби України до 15 січня.

Текст Звіту повинен бути стислим, лаконічним, логічно послідовним, презентаційним та інформативним. Кожен абзац має відображати певну аргументовану інформацію, викладену зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Матеріал не повинен містити граматичних, орфографічних та пунктуаційних помилок.

Текст кожного розділу Звіту повинен містити інформаційні блоки, які послідовно описують наступні теми:

1. Мета та нормативно-правові підстави для здійснення певного напрямку діяльності.

2. Реалізація завдань, спрямованих на досягнення мети протягом звітного періоду.

3. Заходи, спрямовані на досягнення мети, та участь і роль зацікавлених сторін у цих заходах, отримані за допомогою проведених заходів результати та перспективи подальшої взаємодії із зацікавленими сторонами.

4. Основні проблеми, які постають перед Головдержслужбою у перспективі, виходячи з досягнутих результатів, наявних політичних, соціальних, економічних тенденцій розвитку системи державної служби та орієнтовні підходи до їх вирішення та шляхи в наступному періоді.

Аналіз вимірюваних результатів діяльності слід показати у динаміці за останні три роки, змістовні результати мають бути поданими у контексті зусиль Головдержслужби у попередні роки, сучасних тенденцій та завдань на майбутнє.Числові дані відсотків обов'язково відображати до десятих (4,3%).

Текст Звіту формується кеглем 14 шрифтом Times New Roman з інтервалом між рядками - 1.

Текст слід друкувати, витримуючи параметри сторінок: верхній, нижній береги - не менш 20 мм, лівий - 30, правий - не менш 10 мм. Орієнтація сторінок - виключно альбомна.

Заголовки розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів тексту слід починати з абзацного відступу і друкувати маленькими літерами, крім першої великої, не підкреслюючи, без крапки в кінці.

3.1. Нумерація сторінок

Сторінки Звіту слід нумерувати арабськими цифрами, додержуючись наскрізної нумерації. Номер сторінки потрібно проставляти у правому нижньому кутку сторінки без крапки після номера.

3.2. Нумерація розділів та пунктів

Розділи Звіту повинні мати порядкову нумерацію в межах викладу тексту і позначатися римськими цифрами без крапки, наприклад: I, II, III і т.д.

Пункти повинні мати наскрізну порядкову нумерацію в межах всього Звіту та нумеруватися арабськими цифрами.

Підрозділи та підпункти Звіту не нумеруються.

3.3. Ілюстрації

Ілюстрації (рисунки, схеми, діаграми, графіки, фотознімки) слід розміщувати безпосередньо після тексту, де вони згадуються вперше або на наступній сторінці. На всі ілюстрації мають бути посилання у Звіті.

Ілюстрації повинні мати назву, яка розміщується зверху поза її межами та оформлюється відповідно до прикладу нижче.

Номер ілюстрації складається з номеру пункту, в якому вона розміщується, і порядкового номера ілюстрації, відокремлених крапкою, наприклад: Рисунок 39.1. означає "перший рисунок тридцять дев'ятого пункту".

Приклад: Рисунок 39.1. Афіша фотодокументальної виставки.

Діаграми служать для відображення рядів числових даних у графічному форматі, зручному для осягнення великих обсягів даних і співвідношень між різними рядами даних.

Будувати схеми, діаграми, графіки необхідно у програмі Microsoft Excel 2007.

Обраний тип діаграми має виходити з необхідності чітко та однозначно відобразити тенденцію чи факт, який доводиться до відома читача. Для графічного відображення даних у стовпчастих та секторних діаграмах необхідно використовувати об'ємні малюнки.

Стовпчасті діаграми корисні для показу змін у даних із плином часу або для наочного порівняння елементів. На стовпчастих діаграмах категорії зазвичай відкладаються по горизонтальній осі, а значення - по вертикальній.

Приклад:

Діаграма 4.1. Проекти нормативно-правових актів, розроблених та опрацьованих у 2006-2008 роках (va381351-09)

Стовпчасті діаграми з накопиченням показують відношення окремих елементів до цілого, порівнюючи внески кожного значення до загального підсумку по різних категоріях. На об'ємній стовпчастій діаграмі з накопиченням дані відображаються прямокутниками об'ємного вигляду.

До стовпчастої діаграми з накопиченням можна звернутися, якщо є кілька рядів даних і якщо потрібно зробити наголос на загальному підсумку.

Приклад:

Діаграма 11.2. Розподіл посадових осіб за органами місцевого самоврядування у 2006-2008 роках, % (va381351-09)

До секторних діаграм слід звертатися, коли: є лише один ряд даних, який потрібно відобразити; жодне із значень, які потрібно відобразити, не є від'ємним; практично всі дані, які потрібно відобразити, не мають нульового значення; ряд даних складається не більше ніж із семи категорій; категорії відповідають частинам цілого.

Приклад:

Діаграма 10.1 Розподіл проектів Twinning за сферами діяльності (va381351-09)

На основі даних, упорядкованих на аркуші в стовпці або рядку, можна побудувати лінійчату діаграму або графік. Графіки можуть відображати зміни даних у часі, зображених у спільному масштабі, тому вони ідеальні для демонстрації змін даних за рівні проміжки часу. Це особливо стосується випадків, коли є кілька послідовностей - для однієї серії краще скористатися категорійною діаграмою. У графіку дані категорій розподіляються рівномірно вздовж горизонтальної осі, а дані значень - рівномірно вздовж вертикальної осі.

Приклад:

Діаграма 12.4. Темпи приросту кількості посадових осіб місцевого самоврядування (за 2001-2008 роки), % (va381351-09)

Графік слід створювати тоді, коли підписи категорій є текстом і представляють значення з рівними проміжками, наприклад, місяцями, кварталами або фінансовими роками. За потреби вздовж координатних осей роблять пояснювальні написи.

Ілюстрації розміщуються по центру сторінки.

3.4. Таблиці

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць.

Таблиця 12.4. Розподіл державних службовців за статтю та показники плинності кадрів державної служби по категоріях займаних посад

Таблицю слід розташовувати безпосередньо після тексту, у якому вона згадується вперше, або на наступній сторінці.

На всі таблиці має бути посилання в тексті Звіту. Посилатися на таблицю необхідно в тому місці тексту, де формулюється положення, яке підтверджується або ілюструється нею. У тексті, що аналізує або коментує таблицю, не слід переказувати її зміст, навпаки, доречно сформулювати основний висновок з табличних даних.

Таблиці слід нумерувати арабськими цифрами порядковою нумерацією в межах пункту. Номер таблиці складається з номера пункту і номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад, таблиця 17.1 - перша таблиця сімнадцятого пункту.

Таблиця повинна мати назву, яку друкують малими літерами (крім першої великої) і вміщують над таблицею разом із її номером. Назва має бути стислою і відображати зміст таблиці.

Заголовки граф таблиці починають з великої літери, а підзаголовки - з малої, якщо вони складають одне речення з заголовком.

Підзаголовки, що мають самостійне значення, пишуть з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки не ставлять та в дужках вказують одиниці вимірювань. Заголовки і підзаголовки граф вказують в однині.

3.5. Переліки

Переліки, за потреби, можуть бути наведені всередині пунктів або підпунктів. Перед переліками ставлять двокрапку.

Перед кожною позицією переліку слід ставити знак:

-

3.6. Примітки

Примітки вміщують у Звіті у разі необхідності пояснення змісту тексту, таблиці або ілюстрації.

Примітки у вигляді * розташовують безпосередньо після тексту, таблиці, ілюстрації, до яких вони відносяться.

3.7. Виноски

При посиланнях на ілюстрації, діаграми, таблиці слід писати: (див. Рисунок 39.1), (див. Діаграма 12.4 (va381351-09) ) , (див. Таблиця 32.1).

Відповідно до погодженої Начальником Головдержслужби структури Звіту, управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби готується план підготовки річного звіту (із чітко визначеними термінами виконання та виконавцями) та план видання річного звіту, які затверджуються Начальником Головдержслужби щорічно не пізніше 30 січня.

Копії затверджених планів надаються керівникам структурних підрозділів для підготовки річних звітів по напрямкам діяльності.

Звіт про діяльність управлінь державної служби за рік готується структурними підрозділами Головдержслужби України за напрямами роботи відповідно до підпроцесу "Підготовка та аналіз звітності територіальних органів Головдержслужби України" методики процесу "Координація діяльності територіальних органів Головдержслужби України" і включається до Звіту.

Матеріали до Звіту готуються структурними підрозділами центрального апарату Головдержслужби України, Центром адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, Школою вищого корпусу державної служби відповідно до погодженої структури, підписуються керівниками структурних підрозділів, директором Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директором Школи вищого корпусу державної служби, візуються заступниками Начальника Головдержслужби (відповідно до розподілу обов'язків) і подаються управлінню аналізу політики і стратегії розвитку державної служби до 5 березня для узагальнення. Після опрацювання поданих матеріалів проект Звіту передається управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби на редагування літературному редактору (коректору).

Паралельно з підготовкою текстових матеріалів, всі структурні підрозділи до 5 березня надають управлінню аналізу політики і стратегії розвитку державної служби Головдержслужби проекти додатків для виготовлення презентаційних матеріалів до Звіту.

Керівники структурних підрозділів несуть особисту відповідальність за якість, зміст та вчасність подання підготовлених матеріалів.

Управління організаційної роботи, документообігу та контролю здійснює поточний контроль за дотриманням структурними підрозділами термінів подачі матеріалів та їх якістю.

Отримані управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби від структурних підрозділів матеріали акумулюються та узагальнюються з презентаційними матеріалами.

До 14 березня підготовлений проект річного звіту подається на розгляд та затвердження Начальнику Головдержслужби.

Після затвердження Начальником Головдержслужби проекту річного звіту структурні підрозділи Головдержслужби України, Центр адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та Школа вищого корпусу державної служби у тижневий термін подають російськомовну версію звіту по напрямках діяльності до управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби.

Відповідальним за видання річного звіту про діяльність Головдержслужби України є управління справами Головдержслужби. Відповідно до затвердженого Плану видання річного звіту, управління справами здійснює відбір видавництва, з яким в подальшому буде заключено відповідну угоду про виготовлення необхідної кількості примірників річного звіту, розробляє кошторис та проводить фінансування всіх необхідних витрат.

Розміщення електронної версії річного звіту про діяльність Головдержслужби України на офіційному веб-сайті здійснюється управлінням аналізу політики і стратегії розвитку державної служби.