НАЦІОНАЛЬНА ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ УКРАЇНИ

З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

Н А К А З

09.07.2007 N 32-У

Про внесення змін та доповнень до Інструкції з діловодства

З метою покращення роботи з документами та підвищення рівня виконавської дисципліни НАКАЗУЮ:

1. Внести зміни та доповнення до Інструкції з діловодства Комісії (далі - Інструкція) та викласти її в новій редакції (додається).

2. Ввести Інструкцію в дію з 1 серпня 2007 року, а пункт 15.14 Інструкції з додатками до нього - з 16 липня 2007 року.

3. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Комісії покласти на Ковпошу І.А., провідного спеціаліста відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу Управління адміністративно-господарського обслуговування.

4. Відповідальними особами за безпосереднє ведення діловодства визначити:

- в апараті Комісії - Рябу Б.М., головного спеціаліста відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу Управління адміністративно-господарського обслуговування;

- в УАС - Валюк О.Я., заступника начальника управління - начальника відділу аналізу та моніторингу інформації і методичного забезпечення;

- в УЕР - Панасенка А.В., провідного спеціаліста відділу експертизи у сфері культури, мистецтв, кіно-, відео продукції, видовищних заходів, реклами, товарів та послу;

- в УПВ - Латій В.М., головного спеціаліста відділу взаємодії з міжнародними організаціями та наукових досліджень;

- в УРК - Тарасова О.Д., головного спеціаліста відділу попередньої експертизи;

- в УАГ - Журбіна Ю.В., начальника відділу технічного забезпечення та господарського обслуговування;

- в ВЗГ - Пономаренко Л.В., провідного спеціаліста ВЗГ;

- в ВЮС - Богатова Є.Є., начальника ВЮС;

- в ВФЗ - Тарасенко Н.М., провідного спеціаліста ВФЗ.

5. Особі, відповідальній за діловодство, Ковпоші І.А. у двотижневий термін організувати навчання працівників підрозділів щодо організації роботи з документами.

6. Керівникам структурних підрозділів у тритижневий термін організувати навчання працівників підрозділів щодо організації роботи з документами.

7. Начальнику УАГ Багаю В.В.:

- у тижневий термін розробити та забезпечити всі комп'ютери електронними шаблонами документів;

- у двотижневий термін розробити та затвердити Стандарт роботи з електронною інформацією.

8. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

В.о. Голови Комісії

М.І.Бойко

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Національної

експертної комісії України

з питань захисту суспільної

моралі

09.07.2007  N 32-У

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Національній експертній комісії України з питань захисту суспільної моралі

( Інструкція вводиться в дію з 1 серпня 2007 року, а пункт 15.14 з додатками до нього - з 16 липня 2007 року )

1. Загальні положення

1.1 Інструкція з діловодства в Національній експертній комісії України з питань захисту суспільної моралі (далі - Інструкція) встановлює єдину систему організації діловодства, порядок роботи з документами, і носить обов'язковий характер при веденні діловодства в Національній експертній комісії України з питань захисту суспільної моралі (далі - Комісія) відповідно до особливостей структури, з врахуванням штатної чисельності та технічного забезпечення.

1.2 Робота з документами регулюється законодавством України, нормативно-методичними документами державної архівної служби України та цією Інструкцією.

1.3 Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в Комісії розроблені відповідно до Конституції (254к/96-ВР) та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 (1153-97-п) .

1.4 Передбачені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію (внутрішню та зовнішню), що не є конфіденційною. Порядок ведення діловодства, роботи з документами "Для службового користування" визначається відповідно до вимог чинного законодавства та спеціальною Інструкцією, яка погоджується з СБУ, Державним комітетом архівів та затверджується наказом Голови Комісії.

1.5 Інструкція встановлює порядок приймання, реєстрації, обліку, проходження, оформлення, друкування та тиражування, контролю виконання, підготовки відповідей, відправлення, використання, передачі в архів на зберігання документів в Комісії. Положення Інструкції передбачають як традиційне ведення діловодства, так і автоматизовану (комп'ютерну) технологію обробки, обліку та контролю документів.

1.6 Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Комісії покладається на відповідальну за діловодство особу.

Ведення діловодства щодо діяльності постійного тендерного комітету Комісії здійснюється згідно вимог цієї Інструкції особою, визначеною Головою Комісії.

1.7 Загальне керівництво діловодством здійснюється Головою Комісії, безпосередньо організує та відповідає за стан діловодства керівник апарату.

1.8 Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах Комісії покладаються на їх керівників.

1.9 Відповідальність за ведення діловодства в структурних підрозділах Комісії покладається за вказівкою начальника відповідного структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу. Відповідальна особа за діловодство структурного підрозділу забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, інформує керівника про їх виконання, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства.

1.10 Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які знаходяться в них на виконанні. Про втрату документа терміново доповідається керівникові підрозділу та складається акт (додаток 1), один примірник якого передається керівнику апарату Комісії для відповідного реагування у встановленому порядку.

1.11 Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства, зберігання та використання документів структурними підрозділами Комісії покладається на керівників структурних підрозділів, які зобов'язані:

- вживати заходів до скорочення службового листування;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства;

- здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції щодо складання, оформлення, зберігання документів, організації діловодного процесу.

1.12 Правила Інструкції обов'язкові для всіх працівників апарату Комісії.

1.13 Працівники апарату Комісії зобов'язані знати і дотримуватись вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.

1.14 Керівники структурних підрозділів повинні ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодства Комісії і вимогами цієї Інструкції.

1.15 При звільненні працівника із займаної ним посади, а також на період його відпустки, довгострокового відрядження тощо, всі невиконані документи передаються для виконання особі, що його заміщає.

2. Документування управлінської діяльності Комісії

2.1 Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в Комісії є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В Комісії визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.

2.2 Управлінська діяльність Комісії здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Комісії є:

- Конституція України (254к/96-ВР) , закони України, постанови Верховної Ради України, укази та розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

- здійснення виконавчої діяльності з метою виконання Комісією покладених на неї завдань, що знаходяться у межах її компетенції.

2.3 Згідно з чинним законодавством Комісія приймає рішення, Голова Комісії видає накази, розпорядження, крім того, затверджує положення та інструкції.

2.4 Розпорядчі документи, що надходять до апарату Комісії від органів вищого рівня, доводяться до відома працівників Комісії в межах їх повноважень.

Особа, відповідальна за діловодство, за вказівкою Голови Комісії або керівника апарату Комісії може розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня регіональним представникам разом із супровідним листом.

2.5 Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.6 Хід обговорення питань і рішення, що ухвалюються на засіданні Комісії, її колегіальних органів, на зборах, фіксуються в протоколах. Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються розпорядженням посадової особи, яка проводила нараду.

2.7 Рішення Комісії, прийняті в межах її повноважень, доводяться до центральних і місцевих органів влади, засобів масової інформації всіх форм власності, а також фізичних та юридичних осіб, для яких вони є обов'язковими для розгляду, шляхом надсилання їм відповідних документів або їх копій, завірених належним чином.

2.8 Рішення Комісії, її колегіальних органів управління доводяться до виконавців шляхом надсилання їм відповідних документів або їх копій, завірених належним чином.

2.9 Видання розпорядчих документів обов'язкове:

- з організаційних питань - у разі створення, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів Комісії, визначення їх функцій і завдань, затвердження їхньої структури, підведенні підсумків діяльності, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;

- з питань оплати праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, переведенні на іншу посаду та звільненні з посади; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження та відпустки працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.

2.10 Розпорядчі документи, що надходять до Комісії від вищих органів, доводяться до відома працівників апарату Комісії шляхом:

- видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), в яких викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань Комісії;

- надсилання їм копій таких розпорядчих документів;

- ознайомлення з ними під розпис.

2.11 При здійсненні оперативних зв'язків з вищими органами, іншими установами, юридичними або фізичними особами Комісія надсилає листи.

2.12 Листи складаються у випадках, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією та надати усні роз'яснення, вказівки тощо.

2.13 Якщо документ потребує негайного виконання, то передача тексту службового документа може здійснюватися по електронній пошті, телефону.

3. Прийом, реєстрація та розподіл вхідної кореспонденції. Загальний порядок виконання документів

3.1 Вся кореспонденція, що надходить до Комісії, приймається та реєструється централізовано особою, відповідальною за діловодство.

Не реєструються документи згідно переліку, зазначеному в додатку 2.

При прийомі кореспонденції особа, відповідальна за діловодство, перевіряє цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Наявність кореспонденції, що приймається, перевіряється згідно з поштовим реєстром, переліком документів, або розносною книгою.

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

3.2 Працівникам апарату Комісії, незалежно від їх посадового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників органів зв'язку, представників інших установ, організацій та фізичних осіб.

3.3 Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику особою, відповідальною за діловодство, не пізніше наступного дня.

3.4 При відкритті поштового відправлення перевіряється правильність оформлення документів, фактична наявність документів та додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конвертах. Конверти зберігаються на протязі усього часу зберігання документів.

У випадку відсутності або пошкодження документа, що заважає використанню його за призначенням, складається акт в трьох примірниках (додаток 3), який підписується особою, відповідальною за діловодство, та іншими працівниками Комісії (не менше двох осіб). Один примірник акта залишається у особи, відповідальної за діловодство, другий додається до вхідних документів, третій надсилається відправнику. На звороті останнього аркуша пошкодженого документа в правому нижньому куті робиться запис "Виявлено некомплектність документів" або "Документ отримано пошкодженим".

Пакети з відміткою "особисто" передаються адресатам без відкривання під розпис та обліковуються в спеціальному журналі (додаток 4). Якщо така кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається особі, відповідальній за діловодство, та реєструється у встановленому цією Інструкцією порядку.

Конверти, які надійшли до тендерного комітету Комісії з позначкою "Кваліфікаційна пропозиція", передаються адресату без відкривання.

3.5 Вхідні документи в копіях і у вигляді факсограм реєструються особою, відповідальною за діловодство, в спеціальному журналі (додаток 5) та передаються адресатам.

3.6 На всіх вхідних документах в правому нижньому куті або вільному від тексту місці першого аркуша проставляється реєстраційний штамп, який містить такі реквізити: найменування установи, дата надходження та реєстраційний (вхідний) номер.

3.7 Реєстрація документів здійснюється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції. На документи, які керівництво Комісії поставило на контроль, оформлюються реєстраційно-контрольні картки (додатки 6, 7, 8).

3.8 Основним принципом реєстрації документів є одноразовість. Кожний документ реєструється у Комісії лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він вдруге не реєструється.

3.9 Особа, відповідальна за діловодство, перевіряє наявність додатків до вхідної кореспонденції, в разі необхідності робить запит додаткової інформації та доповідає про документи, що надійшли, керівнику апарату Комісії.

Додаткові відомості, що надійшли до матеріалів, які знаходяться в Комісії, реєструються в журналі вхідної кореспонденції відповідальною особою за діловодство за датою їх надходження з наданням вхідного реєстраційного номера первісних матеріалів з доданням індексу Д з цифровою позначкою в хронологічному порядку (наприклад, Д1, Д2, і т.д.).

3.10 Всі документи, що надійшли до Комісії, реєструються і передаються керівнику апарату Комісії на попередній розгляд. За результатами попереднього розгляду керівник апарату або передає документ на розгляд Голові Комісії, або приймає рішення про його виконання структурними підрозділами, що оформлюється відповідною резолюцією.

3.11 Наслідки розгляду документів керівництвом фіксуються у резолюції.

Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа.

Складовими резолюції є: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис керівника, дата.

На документі повинно бути, як правило, не більше двох резолюцій. Додаткові резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність у деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче від реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці на верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

3.12 Після розгляду документа керівництвом та призначення виконавця, в той же день документ повертається особі, відповідальній за діловодство. Після отримання документа від керівництва особа, відповідальна за діловодство, доповнює вхідний номер індексами справи та структурного підрозділу за номенклатурою справ.

Зміст резолюції заноситься до журналу реєстрації вхідної кореспонденції.

3.13 В структурні підрозділи документи, як правило, передаються в день попереднього розгляду через особу, відповідальну за діловодство, під розпис у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

3.14 Заяви та скарги на дії посадових осіб Комісії передаються керівником апарату на розгляд Голові Комісії. Згідно з резолюцією особа, відповідальна за ведення діловодства, передає документ виконавцю, який вивчає подані матеріали та в десятиденний строк (якщо резолюція не містить іншого терміну) доповідає про результати розгляду заяви чи скарги Голові Комісії.

3.15 Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції.

Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через відповідальну за діловодство особу з внесенням відповідних даних про передачу до журналу реєстрації вхідної кореспонденції.

3.16 Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа та йому у встановленому порядку передається документ. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проекту документа в частині віднесеній до їх компетенції.

Відповідальний за діловодство підрозділу виконавця, вказаного в резолюції першим, оперативно знайомить з документом решту вказаних в резолюції осіб під розпис на резолюції, зліва від відповідного прізвища. У необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

Відповідальний виконавець має право вживати всі необхідні заходи щодо координації роботи інших виконавців стосовно виконання документа, які є обов'язковими.

У разі відсутності особи, зазначеної в резолюції першою, за виконання документа відповідає особа, вказана в резолюції наступною. У такому випадку співвиконавці зобов'язані надавати відповідальній особі необхідні матеріали для виконання документа.

3.17 Після вирішення порушених у документі питань відповідальний за його виконання доповідає керівникові, яким накладено резолюцію. Після цього виконавець в лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання, проставляє дату виконання, завіряє її особистим підписом. У разі необхідності до документа може бути додана супровідна записка, в якій вказується як вирішені питання: дана відповідь, прийнято рішення і т.д. Керівники структурного підрозділу визначають номер справи згідно номенклатури справ, до якої необхідно долучити документ, про що роблять відмітку на документі.

3.18 Керівник структурного підрозділу виконавця передає підготовлені відповіді разом з вхідним документом керівнику апарату, який передає документи на підпис Голові Комісії або заступникам Голови Комісії відповідно до розподілу обов'язків, затвердженого Комісією.

Головою Комісії, або особою, яка на той час виконує його обов'язки, заступниками Голови Комісії підписується необхідна кількість примірників відповіді на виконаний документ.

3.19 На всіх примірниках відповіді ставиться прізвище та ініціали виконавця або відповідального виконавця.

3.20 Після підписання документів керівник апарату передає відповідь на виконаний документ в необхідній кількості примірників разом з вхідним документом особі, відповідальній за діловодство, для проставлення на ній вихідного номера, внесення відповідних даних до журналу реєстрації вихідної документації (додаток 9), відправки адресатам.

На документі вказується дата та реєстраційний (вихідний) номер, який складається з його порядкового номера, індексу справи та структурного підрозділу за номенклатурою справ.

Виконаний документ разом з копією відповіді підшивається до відповідної справи згідно номенклатури справ.

3.21 Всі документи, що надійшли до Комісії з Апарату Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, органів виконавчої влади, міністерств, відомств (далі - урядові документи), приймаються особою, відповідальною за діловодство.

3.22 Робота з урядовими документами ведеться окремо від інших документів.

3.23 Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документів, що належать до урядового листування, на кожному з них в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, вхідний номер, дата.

3.24 Урядовий документ реєструється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та на реєстраційно-контрольній картці (додатки 6, 8), куди заносяться назва органу державної влади, міністерства, відомства, які надіслали документ; вид документа (указ, постанова, рішення, розпорядження тощо); вхідний номер і дата його реєстрації; вихідний номер і дата, проставлені на документі відправником; заголовок та короткий зміст документа.

3.25 Зареєстровані урядові документи передаються Голові Комісії особою, відповідальною за діловодство, під розпис на реєстраційно-контрольній картці.

3.26 Урядовий документ, розглянутий Головою Комісії, повертається особі, відповідальній за діловодство, яка заносить резолюцію до журналу реєстрації вхідної кореспонденції та реєстраційно-контрольної картки, і передає документ за належністю згідно резолюції - для подальшого опрацювання.

3.27 На документі, поставленому керівництвом на контроль, зліва від заголовку до тексту ставиться відмітка "Контроль" або літера "К".

3.28 Якщо в резолюції не вказаний конкретний термін виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана у строки, передбачені Законом України "Про захист суспільної моралі" (1296-15) , Законом України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) або іншими законодавчими актами.

Після виконання документа працівник, вказаний в резолюції першим, особистим підписом знімає документ з контролю.

3.29 Всі документи, підписані керівництвом Комісії, відправляються адресатам в день підписання, за необхідності - нарочним.

3.30 Облік та зберігання виконаних документів здійснюється особою, відповідальною за діловодство.

3.31 Документи членів Комісії, керівників структурних підрозділів апарату Комісії (інформаційні та аналітичні довідки, службові, доповідні, пояснювальні записки тощо (далі - внутрішні документи), адресовані Голові Комісії на виконання його доручень та розпоряджень або ініційовані, передаються особі, відповідальній за діловодство, яка реєструє їх у встановленому цією Інструкцією порядку в журналі реєстрації внутрішньої документації (додаток 10).

Після опрацювання внутрішніх документів керівником апарату Комісії вони з відповідними висновками і пропозиціями передаються:

- на розгляд Голові Комісії або його заступникам, якщо вони потребують відповідної резолюції;

- керівникам структурних підрозділів, якщо вирішення поставлених питань входить до їх компетенції відповідно до Положення про структурний підрозділ;

- повертаються виконавцям на доопрацювання.

Внутрішні документи, підготовлені членами Комісії, передаються безпосередньо Голові Комісії для прийняття рішення.

Внутрішні документи після їх розгляду Головою Комісії або його заступниками передаються особі, відповідальній за діловодство, яка інформує виконавця документа про результати його розгляду та прийняті рішення щодо нього.

Внутрішні документи виконуються в порядку, встановленому цією Інструкцією.

Не реєструється переписка між структурними підрозділами з службових питань в межах повноважень, визначених положеннями про відповідні структурні підрозділи, якщо вони можуть бути вирішені оперативно, в робочому порядку.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1 Складання документів

4.1.1 Для складання службових документів в Комісії використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2 Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Комісії. В Комісії використовуються три види бланків: для листів (додаток 11), для розпорядчих документів (додаток 12) та загальний бланк (додаток 13).

Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

- бланки повинні виготовлятися на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) способом;

- зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм;

- довідкові дані про Комісію містять: поштову адресу, номери телефонів, факсів, адресу електронної пошти, банківські реквізити, код за ЄДРПОУ. Довідкові дані розміщують нижче назви організації;

- бланки повинні виготовлятися на білому папері чорною фарбою. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки;

- бланки документів повинні мати такі поля:

- ліве - 30 міліметрів;

- верхнє і нижнє - 20 міліметрів;

- праве - 10 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, пояснювальні записки, окремі службові довідки тощо) дозволено оформляти рукописним способом.

Документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3 Документи на бланках, що виготовляються друкарським способом, друкуються, як правило, після попереднього їх візування та погодження з особою, яка буде підписувати такі документи.

4.1.4 Керівник апарату Комісії забезпечує використання бланків за призначенням.

4.1.5 Видавати незаповнені, чисті бланки або передавати не підписані та не зареєстровані документи віддруковані на бланках Комісії особам, які не працюють в Комісії, категорично забороняється.

4.1.6 З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

4.1.7 Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.8 Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

4.1.9 Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.10 Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці, рисунку або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Форма рисунку (малюнок, діаграма, графік, схема) використовується у разі необхідності представлення інформації у графічному вигляді з метою покращання її сприйняття.

У рисунках, таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.11 Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення:

- документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, покладається за рішенням Голови Комісії на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків або керівника апарату;

- інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Комісії.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

4.2 Оформлення документів

4.2.1 Службовий документ, що складається в Комісії, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додаток 14): назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 (493/92) "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифу затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію.

4.2.2 У документах вживається повне найменування Комісії "Національна експертна комісія України з питань захисту суспільної моралі". Скорочене найменування "Комісія" також може вживатися в текстах документів, як це офіційно зафіксовано в Положенні про Комісію.

4.2.3 Назва виду створюваних документів (наказ, розпорядження, рішення тощо) повинна відповідати компетенції, змісту управлінської діяльності Комісії та її апарату.

4.2.4 Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів супроводжувальних листів, телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.2.5 Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

4.2.6 Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче реквізитів "дата" та "реєстраційний номер".

4.2.7 Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

4.3 Датування документів

4.3.1 Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2 Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад:

13 січня 1997 року слід писати: 13.01.1997.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад:

3 квітня 1997 року слід писати: 03.04.1997.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат:

30 травня 1997 року.

4.3.3 Дата на документі проставляється в момент підписання або затвердження.

4.3.4 Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5 Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа, нижче його назви разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4 Індексація документів

4.4.1 Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2 Індекси вхідних і створюваних Комісією документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, індексів за номенклатурою справ та індексів структурних підрозділів Комісії.

4.4.3 Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, індекси структурних підрозділів та проставляються через дефіс.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб, наприклад:

415-01/13-27 або 41/68/59.

4.5 Погодження документів

4.5.1 У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

4.5.2 Погодження може здійснюватися як в Комісії (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Головою Комісії невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

4.5.3 Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

 Керівник апарату             Підпис            Ініціали, прізвище

 Дата

Віза може проставлятися як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Комісії.

4.5.4 Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

 Керівник апарату             (Підпис)        (Ініціали, прізвище)

 Зауваження та пропозиції додаються.

 Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.5 Проекти документів Комісії перевіряються працівниками структурного підрозділу, який здійснює юридичне забезпечення на відповідність їх законодавству, і візуються його керівником. Проекти документів, в яких міститься інформація фінансового характеру, обов'язково візуються керівником структурного підрозділу, який здійснює фінансове забезпечення.

Проекти документів також візуються керівниками структурних підрозділів, які їх готували, та діяльності яких стосується проект документа.

4.5.6 Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

 ПОГОДЖЕНО

 Заступник Міністра економіки та з питань європейської інтеграції

 (Підпис) (Ініціали, прізвище)

 Дата

4.5.7 Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

 ПОГОДЖЕНО

 Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України

 Дата, N

4.5.8 У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

                         АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

                         Назва документа

 Найменування посади                 Найменування посади

 (Підпис) (Ініціали, прізвище)       (Підпис) (Ініціали, прізвище)

 Дата                                Дата

4.6 Засвідчення документів

4.6.1 Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та поставлення печатки.

4.6.2 Документи підписуються посадовими особами Комісії відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

4.6.3 Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

 Голова Національної           (Підпис)       (Ініціали. Прізвище)

 експертної комісії

 України з питань захисту

 суспільної моралі

 Голова                        (Підпис)       (Ініціали. Прізвище)

4.6.4 У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня, керівник підписує всі примірники.

4.6.5 У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, підписується тільки оригінал, який залишається у справі згідно номенклатури справ Комісії, а на місця розсилаються належним чином засвідчені примірники.

4.6.6 Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

 Голова                        (Підпис)       (Ініціали. Прізвище)

 Начальник відділу             (Підпис)       (Ініціали. Прізвище)

 фінансового

 забезпечення

4.6.7 У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

 Начальник відділу фінансового       Начальник відділу юридичного

 забезпечення                        забезпечення

 (Підпис) (Ініціали, прізвище)       (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.8 Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

 Голова                        (Підпис)       (Ініціали. Прізвище)

 Секретар                      (Підпис)       (Ініціали. Прізвище)

4.6.9 Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом, або машинописним текстом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або поставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10 Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Існує примірний перелік документів, що підлягають затвердженню (додаток 15).

4.6.11 Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) Комісії повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом.

4.6.12 Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

 ЗАТВЕРДЖУЮ

 Голова Національної експертної комісії України

 з питань суспільної моралі

 (Підпис) (Ініціали, прізвище)

 Дата

4.6.13 Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

 ЗАТВЕРДЖЕНО

 Наказ Міністерства фінансів України

 20.04.97 N 15

4.6.14 Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15 На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 16).

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.6.16 Всі печатки і штампи підлягають реєстрації у кадровому секторі згідно з Інструкцією з реєстрації, обліку, зберігання і використання печаток, штампів та бланків суворої звітності, яка затверджується наказом Голови Комісії. Печатки повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах, що надійно замикаються і опечатуються.

4.6.17 Про факти втрати печатки або штампів негайно повідомляється Голові Комісії і до кадрового сектору особою, призначеною відповідальною за печатку або штамп.

4.6.18 Відповідальність за збереження і належне використання печаток і штампів покладається безпосередньо на осіб, у користуванні яких знаходяться печатки і штампи.

4.7 Адресування документів

4.7.1 Документи адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

 Міністерство юстиції України

 Міністерство охорони здоров'я України

 Головне управління державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

 Міністерство промислової політики України

 Управління справами

 Головному спеціалісту

 (Прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

 Голові Державного комітету архівів України

 (Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2 До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку (1155-2002-п) .

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад;

 Редакція журналу "Архіви України"

 вул. Солом'янська, 24,

 МСП, Київ-110, 252110

У разі надсилання документа фізичній особі, у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.:

 (Прізвище, ініціали)

 Київське шосе, 67, кв. 4

 м. Миколаїв-25, 327025

4.7.3 У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8 Відмітки про проходження та виконання документів

4.8.1 Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовним графіком, який розробляється відповідальною за діловодство особою, включає контрольні строки та етапи і подається на затвердження Голові Комісії разом із зазначеним документом.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:

- проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до органів виконавчої влади, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі;

- запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

- датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

4.8.2 Під час проходження документа в Комісії обов'язково робляться такі помітки:

- про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

- про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання), якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

 До справи N 06/24

 Питання вирішено позитивно

 у телефонній розмові 05.03.97

 (Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

- про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

4.8.3 Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

     Петренко 277 12 64

4.9 Оформлення копій документів

4.9.1 Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Голови Комісії або керівника відповідного структурного підрозділу. Посадові особи Комісії можуть засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників у Комісії можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.9.2 Копія документа виготовляється рукописним способом, на ПК або на копіювальній техніці та засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

 Згідно

 Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

 Дата

4.9.3 На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків може не відтворюватися, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

 Дата, індекс

 _____________________________________________________________

 _____________________________________________________________

 Начальник відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)

 Згідно

 Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

 Дата

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені; напис про засвідчення документа, завірений печаткою установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.10 Оформлення додатків до документів

4.10.1 Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.10.2 Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка по формі, зазначеній у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

 Додаток 26 до п. 10.7

 Інструкції з діловодства у Національній експертній комісії

 України з питань захисту суспільної моралі

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись на лицьовій стороні останнього аркуша додатка керівниками структурних підрозділів Комісії, працівники яких розробляли додатки.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

 Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Заява Іванова І.І. на 1 арк в 1 прим.;

2. Копія наказу Комісії на 1 арк у 2 прим.;

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок Комісії (дата та номер) і додатки до нього,

всього на 8 арк. у 2 прим.;

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

4.11 Вимоги до документів, що друкуються

4.11.1 В Комісії друкуються тільки службові документи.

4.11.2 Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, А3 друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.11.3 Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

 ПОГОДЖЕНО

1,5

 Начальник управління

 юридичного забезпечення

 (Підпис) (Ініціали, прізвище)

1,5

 Дата

4.11.4 Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.11.5 Назву виду документа друкують великими літерами.

4.11.6 Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.11.7 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.11.8 Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

- 0 від межі лівого поля - для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ" "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

- 1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті (1,25 см);

- 2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів (4 см);

- 3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів (6 см);

- 4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат" (9,2 см);

- 5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа" (10,4 см);

- 6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис" (12,5 см);

- 7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД) (16 см).

4.11.9 У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.11.10 Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.11.11 Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.

Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

4.11.12 Під час оформлення документів на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.11.13 Виправлення тексту не допускається.

4.12 Розмноження документів

4.12.1 Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником апарату Комісії, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.12.2 Розмноження документів здійснюється безпосередньо працівником за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

Оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

4.12.3 Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів.

4.12.4 Основною формою роботи колегіальних органів є засідання, які проводяться відповідно до положень про них, затверджених наказами Голови Комісії.

4.12.5 Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 2 дні до засідання. Ці документи включають:

- доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

- проект рішення колегіального органу, а у разі потреби і проект наказу;

- довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

4.12.6 Про кожне засідання колегіального органу складається протокол.

Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу з кожного засідання окремо.

4.12.7 У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.12.8 Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівника апарату Комісії.

4.12.9 Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

4.12.10 Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.

4.13 Оформлення документів про відрядження

4.13.1 Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Комісії з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Працівниками кадрового сектору готується наказ про направлення працівника у відрядження та виписується посвідчення про відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 17).

4.13.2 Після повернення з відрядження працівник у триденний строк подає керівнику структурного підрозділу звіт про виконання завдання. Звіт обов'язково подається на ознайомлення керівнику апарату.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до структурного підрозділу, що здійснює фінансове забезпечення Комісії разом із витратними документами та посвідченням про відрядження до закінчення третього банківського дня, з наступного за днем прибуття до місця роботи.

5. Робота виконавців з документами

5.1 Керівники структурних підрозділів Комісії забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.

5.2 Виконавець одержує документи у день їх реєстрації або наступного дня відповідно до вказівки керівника структурного підрозділу.

Термінові документи передаються негайно.

При потребі розмноження документа та при виникненні інших обставин, що затримують передачу документа виконавцю, про це обов'язково інформується виконавець.

5.3 Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підпис (затвердження), підготовку до відправлення адресату.

5.4 При наявності відповідального виконавця всі інші виконавці відповідають за своєчасність і якість інформації та подання відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовці документа.

5.5 Виносити документи зі службових приміщень забороняється, крім випадків погоджених з Головою Комісії, його заступниками або керівником апарату Комісії.

5.6 Службова інформація передається представникам засобів масової інформації через відділ зв'язків з ЗМІ та громадськими організаціями за погодженням з Головою Комісії або його заступниками.

6. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

6.1 Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються централізовано в день їх підписання (затвердження) або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації їх особою, відповідальною за діловодство.

6.2 Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;

- наявність додатків та їх відповідність відміткам про додатки в документі;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

6.3 На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

6.4 Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

6.5 Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

6.6 У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

6.7 В журналі реєстрації вихідної кореспонденції зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

6.8 Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі (додаток 18).

6.9 Вихідний документ за підписом Голови Комісії для передачі електронною поштою чи факсимільним зв'язком передається для реєстрації особі, відповідальній за діловодство, на паперовому носії. Оригінал документа, переданого електронною поштою чи факсимільним зв'язком, обов'язково направляється адресату поштою.

6.10 Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Комісії. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

6.11 Копії вихідних документів, на яких зазначаються вихідні номери, дати й адреси кореспондентів, разом з усіма матеріалами в оригіналі, що їх стосуються, підшиваються у відповідну справу згідно номенклатури справ Комісії.

6.12 Документи, виготовлені на ПК (на електронних носіях), надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

6.13 Документи з грифом ДСК, що розсилаються, повинні вкладатися в конверти або запаковуватися таким чином, щоб виключити можливість доступу до інформації, що міститься в них.

6.14 На конверті зазначається адреса, найменування організації - одержувача та відправника, номери вкладених документів з поставленням грифу ДСК.

6.15 На конвертах документів з грифом ДСК забороняється зазначати прізвища та посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів.

7. Організація контролю за виконанням документів

7.1 Завдання і порядок контролю за виконанням документів

7.1.1 Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

7.1.2 Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

7.1.3 Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції Голови Комісії, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання), є працівник, який у резолюції зазначений першим.

7.1.4 Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює Голова Комісії. Безпосередній контроль за виконанням таких документів покладається на керівника апарату Комісії. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням таких документів здійснює керівник структурного підрозділу.

7.2 Строки виконання документів

7.2.1 Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 19).

7.2.2 Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані у строки, передбачені законодавством, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

7.2.3 Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 5 робочих днів до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення строків, передбачених законодавством (у випадку, якщо таке продовження строків передбачено законом). Прохання оформлюється службовою запискою, яка подається та розглядається в порядку, визначеному для внутрішніх документів з урахуванням вимог цього пункту. Рішення щодо продовження строку виконання документа приймається не пізніше, ніж за 3 дні до його закінчення.

7.2.4 Строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, встановлює особисто Голова Комісії (відразу після реєстрації документа).

7.2.5 Доопрацювання проектів документів, повернутих вищим органом, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається Головою Комісії до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

7.3 Здійснення контролю за виконанням документів

7.3.1 Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки документів, виконання яких контролюється;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівника про хід та результати виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

7.3.2 Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

7.3.3 РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці за термінами виконання документів, за структурними підрозділами, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

7.3.4 Дані про хід виконання документів, одержані під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

7.3.5 Особа, відповідальна за діловодство, щотижнево складає і надсилає до структурних підрозділів - виконавців переліки невиконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються особі, відповідальній за діловодство.

7.3.7 Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

7.3.8 Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів щотижнево узагальнюються і доповідаються керівництву Комісії особою, відповідальною за діловодство (додатки 20, 21).

8. Складання номенклатури справ

8.1 Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються у діловодстві Комісії, із визначенням строків їх зберігання (додаток 22).

Номенклатура справ, складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпеченням їх обліку, швидкого пошуку документів за їх змістом та різновидом.

Номенклатура справ, що формуються у Комісії, розробляється особою, відповідальною за діловодство, із залученням спеціалістів структурних підрозділів відповідно до нормативно-методичних документів органів державної архівної служби України, зокрема, згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (z0576-98) (далі - Перелік).

8.2 Номенклатура справ Комісії узгоджується з експертною комісією з визначення цінності документів Комісії (ЕК) та відповідними органами державної архівної служби України.

8.3 Узгоджена з відповідними органами державної архівної служби України номенклатура справ затверджується Головою Комісії та є документом постійного строку зберігання.

8.4 Після затвердження номенклатури справ Комісії структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

8.5 Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справах, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання.

Розміщення справ у номенклатурі Комісії повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах.

8.6 При складанні номенклатури справ слід керуватися Положенням про Комісію, структурою та штатним розкладом Комісії, положеннями про структурні підрозділи, типовими чи примірними номенклатурами, номенклатурами справ Комісії за попередні роки, а також враховуючи завдання Комісії на наступний рік.

8.7 Назвами розділів номенклатури справ Комісії є найменування управлінських функцій.

8.8 До номенклатури справ включаються справи з грифом "Для службового користування" (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК.

8.9 До номенклатур справ не включаються друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, журнали тощо.

8.10 Графи номенклатури справ Комісії та структурних підрозділів заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з порядкового номеру заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу та індексу структурного підрозділу.

У номенклатурі справ зберігаються однакові індекси для однорідних справ у межах структурних підрозділів, для перехідних справ індекс зберігається.

У графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин).

Порядок розташування заголовків розділів та підрозділів номенклатури визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком.

На початку розміщуються заголовки справ, які містять розпорядчу документацію.

Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо).

Графу 3 заповнюють після закінчення календарного року.

У графі 4 відмічають строк зберігання справи, номер статті згідно з Переліком (z0576-98) .

При внесенні до номенклатури заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком (z0576-98) , строк їх зберігання встановлюється експертною комісією відповідного органу державної архівної служби України.

У графі 5 вказують назву переліку документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до іншої установи.

8.11 В кінці діловодного року номенклатура справ Комісії обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість та категорії фактично зведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює підписом особа, відповідальна за діловодство.

8.12 Номенклатура справ Комісії щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення відповідних змін номенклатури передруковуються і затверджуються Головою Комісії.

8.13 Вони підлягають повторному перескладанню і перепогодженню з архівними органами один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Комісії.

9. Формування справ у діловодстві

9.1 Формуванням справ у діловодстві полягає в групуванні виконаних документів Комісії в справи відповідно до номенклатури справ.

Справи в діловодстві Комісії формуються особою, відповідальною за діловодство.

Контроль за правильним формуванням справ здійснює керівник апарату Комісії.

При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення та повнота документа, наявність на документах підписів, віз, дат, реєстраційних номерів, довідок або оцінок щодо виконання, написів "До справи" тощо. Оформлені неналежним чином документи мають бути до оформлені виконавцем та долучені до справи.

9.2 При формуванні справ необхідно дотримуватись таких загальних правил:

- вміщувати до справи тільки виконані, правильно оформлені оригінали документів (а при відсутності оригіналів - засвідчені у встановленому порядку копії) відповідно до заголовків справ за номенклатурою;

- вміщувати разом всі документи, які стосуються вирішення одного питання;

- групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ, судових справ;

- у справі не повинно бути більше 250 арк.;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;

- у разі потреби документи різних термінів зберігання з одного і того ж питання можуть знаходитися в одній справі до кінця поточного року, або до завершення роботи над виконанням відповідного доручення, а потім формуються у справи постійного, тривалого і тимчасового зберігання;

- додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження чи складання, приєднуються до документів, яких вони стосуються;

- додатки до документів обсягом понад 250 аркушів утворюють окремий том, про що в документі роблять відповідну відмітку;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру.

9.3 Номер справи, в яку має бути підшитий документ, визначають керівники структурного підрозділу. На документі ставлять позначку "До справи N.... дата, підпис керівника структурного підрозділу".

9.4 Документи, що містяться в справі, розміщують в хронологічній послідовності.

Розпорядчі документи та додатки до них групуються за видами та хронологією.

Накази з основної діяльності Комісії групуються окремо від наказів щодо особового складу.

Накази оперативного характеру (про відрядження, відпустки, накладення стягнення тощо) формуються в окрему справу.

Положення, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійний документ, то їх групують у самостійні справи.

9.5 Матеріали засідань Комісії та колегіальних органів її апарату групуються у дві справи для кожного органу окремо:

- протоколи засідань і документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи щодо підготовки проведення засідання (порядок денний, проекти рішень тощо).

Протоколи розміщуються у справі в хронологічному порядку, згідно з їх нумерацією. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що мають відношення до одного протоколу, систематизуються за порядком денним.

9.6 Документи в особових справах розміщуються в хронологічному порядку за їх надходженням таким чином: опис, особовий листок, особова картка, автобіографія, копії документів про освіту, копії документів, які посвідчують особу, якщо її прізвище відрізняється від того, яке зазначене в документі про освіту, заява про прийом на роботу, копія наказу про прийом на роботу, заяви про переведення на іншу посаду або в інший підрозділ, копії наказів до них та інші документи, що стосуються особи працівника (копії наказів про відзнаки, нагороди тощо), заява про звільнення, копія наказу про звільнення.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не заносяться.

Копії наказів про стягнення та заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не підшиваються у зв'язку з внесенням відомостей про це у доповнення до аркуша з обліку кадрів.

Особові рахунки працівників Комісії необхідно групувати в самостійні справи та розміщувати в них документи в алфавітному порядку за прізвищами.

Особові справи працівників, які звільнилися в зв'язку з завершенням ними державної служби зберігаються в Комісії протягом 10 років з дня звільнення, після чого передаються до Центрального Державного архіву вищих органів влади та управління України.

9.7 Звернення громадян з питань діяльності Комісії (пропозиції, заяви, скарги тощо) та всі документи щодо розгляду вказаних звернень необхідно групувати окремо від інших документів. Листування групуються за період календарного року і систематизуються в хронологічній послідовності, при цьому документ-відповідь вміщується за документом-запитом.

При поновленні листування з питання, розгляд якого почався в попередньому році, документи необхідно включати в справу поточного року з відміткою індексу попереднього року.

10. Експертиза цінності документів

10.1 Експертизу цінності документів проводять з метою визначення терміну зберігання документів та відбору їх для зберігання.

10.2 Експертизу цінності документів Комісії проводять згідно з нормативно-методичними документами, затвердженими органами державної архівної служби України.

10.3 Для організації і проведення експертизи цінності документів в Комісії створюється постійно діюча експертна комісія з визначення цінності документів Комісії (ЕК).

Функції, права та обов'язки ЕК, а також організація її роботи визначаються відповідним Положенням, яке затверджує Голова Комісії.

До складу ЕК включається відповідальна за діловодство особа, керівники структурних підрозділів, а також окремі працівники. Головою ЕК є заступник Голови Комісії відповідно до розподілу обов'язків.

10.4 Експертиза цінності документів здійснюється в структурних підрозділах щорічно, із залученням відповідальної за діловодство особи.

Остаточне рішення щодо цінності документів приймає ЕК.

10.5 Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі Переліку документів (z0576-98) із зазначенням терміну їх зберігання та номенклатури, методом перегляду матеріалів справ. Зі справ постійного зберігання підлягають вилученню дублікати документів, чернетки, неоформлені копії тощо.

10.6 Одночасно з відбором документів постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Комісії, проводиться відбір справ та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання з термінами, що закінчилися. При цьому враховуються позначки в номенклатурі справ "До потреби".

10.7 За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання (додаток 23, 24) та справ з особового складу (додаток 25), а також акти про виділення справ до знищення (додаток 26).

11. Формування справ у діловодстві для передачі до архіву на зберігання

11.1 Справи підлягають оформленню по закінченню діловодного року.

11.2 Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та справи з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:

- підшивання справи;

- нумерацію аркушів справи;

- складання внутрішнього опису документів справи;

- складання засвідчувального напису на аркуші-засвідченні справи (додаток 27);

- внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).

У справах постійного і тривалого терміну зберігання на початку справи розміщується внутрішній опис, що містить відомості про документи або групи документів з одного питання (додаток 28).

В кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш, у якому зазначається цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів, а також обумовлюються особливості нумерації і фізичного стану справ. Засвідчувальний аркуш складається особою, відповідальною за діловодство.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити пересистематизацію документів.

З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, всі аркуші, крім аркушів з засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.

Аркуш великого формату підшитий з одного боку, нумерується в правому верхньому куті як один аркуш; аркуш складений та підшитий по середині, нумерується як два аркуші; документи, що мають власну нумерацію аркушів, нумеруються в загальному порядку.

Якщо в справі є конверт, з складеними в нього документами, спочатку нумерується конверт, а потім, вкладені в нього документи.

Фотокартки та інші ілюстративні матеріали нумеруються на звороті в лівому верхньому куті.

Аркуш, на який наклеєні документи (вирізки, фотокартки тощо) нумерується як один аркуш.

Додатки до справи, що складають окремий том, нумеруються окремо.

Підшивка робиться таким чином, щоб можна було вільно читати текст документа, візи і резолюції.

11.3 Обкладинка справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 29).

Після закінчення календарного року для інших видів справ у заголовку на обкладинці справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення, а саме: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види та форми звіту тощо).

Дати на обкладинках справ зазначаються крайніми датами і відповідають року заведення і закінчення справи. При цьому враховуються дати вхідних і вихідних документів і не враховуються дати включення документа до справи і передачі його до архіву, резолюції, відміток виконавців (за винятком випадків, коли на документах відсутні будь-які інші дати).

На обкладинках справ постійного зберігання крайні дати (число та рік) проставляються арабськими цифрами, назва місяця пишеться прописом без скорочень. На обкладинках справ тимчасового зберігання зазначається тільки рік.

12. Складання описів справ у діловодстві

12.1 На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, які пройшли експертизу цінності та оформлені відповідно до вимог цієї Інструкції, складаються описи в трьох примірниках.

На інші справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання описи не складаються.

12.2 Описи на справи постійного зберігання складаються особою, відповідальною за діловодство.

За цими описами документи здаються до архіву Комісії.

12.3 При складанні опису справ слід дотримуватися таких вимог:

- заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої для номенклатури справ схеми систематизації;

- кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том вноситься до опису під окремим номером);

- графи опису заповнюються відповідно до тих даних, які винесені на обкладинку справи;

- при внесенні до опису справ з однаковими заголовками повністю вказується заголовок першої справи, а решта однорідних справ позначається словами "Те ж саме", при цьому інші дані про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок вказується повністю);

- графа опису "Примітка" використовується для відміток про прийняття справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на відповідний акт про наявність копій тощо.

13. Оперативне зберігання документів та справ

13.1 Керівники структурних підрозділів та особи, які відповідають за діловодство в структурних підрозділах, несуть відповідальність за збереження документів та справ.

13.2 Справи повинні зберігатись в робочих кімнатах та розташовуватись в шафах, що замикаються, здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.

13.3 З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. Витяг з номенклатури вміщується на внутрішньому боці дверцят шафи. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.

14. Передача справ на архівне зберігання. Видача копій документів

14.1 Для зберігання документів, матеріалів що надійшли на експертизу, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання створюється архів Комісії.

14.2 Організація діяльності архіву Комісії проводиться відповідно до законодавства України, нормативних та методичних документів органів державної архівної служби України та Положення про архів Комісії, яке затверджується наказом Голови Комісії.

14.3 До архіву передаються справи тимчасового та постійного зберігання та справи з особового складу працівників, що звільнилися. Їх передача здійснюється згідно з описами (додаток 30).

14.4 Передача справ до архіву здійснюється за складеним особою, відповідальною за діловодство, графіком, узгодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим Головою Комісії.

Прийняття кожної справи здійснюється відповідальною за діловодство особою в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису навпроти номеру кожної справи, включеної до нього, робиться позначка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номери відсутніх справ, дата прийняття-передачі справ, а також підписи завідуючого архівом та особи, яка передавала справи.

Кожний примірник опису справ у діловодстві Комісії тимчасового та постійного зберігання затверджується керівником відповідного структурного підрозділу.

Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні документи (журнали, картки).

14.5 Справи тимчасового зберігання обов'язковій передачі до архіву не підлягають. Вони можуть зберігатися в структурних підрозділах і по закінченні терміну зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.

14.6 При передачі справ до архіву у лівому верхньому куті лицьового боку обкладинки справи працівником архіву вміщується відповідний штамп про прийняття справи на зберігання.

14.7 Видача справ з архіву Комісії здійснюється за замовленням (додаток 30) згідно з резолюцією керівництва апарату Комісії, яка ставиться на документі, що є підставою для видачі справи з архіву.

На видану з архіву справу заводиться картка-замінник справи (додаток 31).

14.8 Вилучення з справ постійного зберігання оригіналів документів допускається у виняткових випадках та здійснюється за резолюцією Голови Комісії. При цьому в справі повинна залишатися завірена копія документа та підстава для видачі оригіналу.

14.9 Копії документів зі справ архіву видаються за резолюцією керівника апарату Комісії у встановленому порядку.

14.10 У разі видачі зі справи копії документа, виконаного на бланку підприємства, установи, організації, на копії повністю відображаються реквізити бланка.

Якщо видається копія документа, що виходить з Комісії, вона оформлюється на бланку.

У правому верхньому куті копії документа вміщується слово "Копія".

14.11 Щоб засвідчити вірність копії документа, після повного викладення тексту робиться напис "З оригіналом згідно" та вказуються повністю посада, прізвище Голови Комісії, який ставить свій підпис та дату.

При направленні копії документа до інших установ, організацій або при видачі копії документа окремим особам поруч з підписом Голови Комісії на вільному від тексту місці проставляється печатка.

14.12 На звороті залишеного в справі документа зазначається, коли і кому видано його копію.

14.13 Передача справ Комісії на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому нормативними актами державної архівної служби України.

15. Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів

15.1 Наказ, розпорядження

15.1.1 Наказ - (розпорядчий документ Комісії), правовий акт, що видається Головою Комісії в цілях вирішення завдань стратегічного та оперативного управління. Накази розподіляються на:

1) по основній діяльності;

2) по особовому складу.

Накази фіксуються в книзі реєстрації наказів (додаток 32) особою, відповідальною за діловодство, а накази по особовому складу - особою, відповідальною за ведення особових справ.

Розпорядження - акт управління, що видається Головою Комісії або його заступниками відповідно до розподілу повноважень та має владний характер і обов'язкову силу виконання для працівників апарату Комісії. Розпорядження фіксуються в книзі реєстрації розпоряджень (додаток 33). На відміну від наказу, дія розпорядження обмежена та не може мати правових наслідків. Розпорядження поділяються на дві групи:

1) для загального тривалого користування;

2) для одинарних випадків, що стосуються конкретного питання (про передачу, перевірку, списання та ін.).

15.1.2 Проект наказу, розпорядження розробляється структурними підрозділами Комісії за дорученням керівництва або за власною ініціативою.

15.1.3 Проект розпорядчого документа розробляється у одному примірнику, візується посадовими особами, з якими погоджується текст документа та підписується Головою Комісії, особою, яка його заміщує, або його заступниками відповідно до розподілу повноважень.

15.1.4 Наказ, розпорядження обов'язково реєструється та нумерується за порядком номерів в межах календарного року.

15.1.5 Наказ вступає в дію з моменту його підписання, якщо інше не зазначено у тексті.

15.1.6 Наказ, розпорядження складається на бланку Комісії для розпорядчих документів з обов'язковим оформленням наступних елементів:

- дата;

- номер;

- заголовок до тексту;

- текст;

- візи;

- підпис;

- гриф узгодження (при потребі).

15.1.7 Текст наказу, розпорядження складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин.

15.1.8 В констатуючій частині посилаються на законодавчий чи інший нормативний акт або доручення вищих органів із зазначенням його назви, дати, номеру, заголовку та змісту тієї його частини, яка безпосередньо стосується Комісії, що є підставою для видання наказу, розпорядження та викладаються цілі і завдання, для вирішення яких приймається управлінське рішення.

15.1.9 Розпорядча частина наказу починається словом "НАКАЗУЮ".

15.1.10 У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії і строки виконання дій, що приписуються, порядок фінансування, контролю, доведення до працівників Комісії тощо.

15.1.11 Якщо наказ доповнює, відміняє або змінює накази, що видані раніше, чи їх окремі пункти, це обумовлюється у тексті наказу.

15.1.12 У випадку, коли немає потреби давати роз'яснення, констатуючої частини може не бути і текст наказу складається тільки з розпорядчої частини.

15.1.13 Наказ, розпорядження в обов'язковому порядку візується керівником структурного підрозділу, що здійснює юридичне забезпечення, а також у разі потреби - керівниками інших структурних підрозділів Комісії.

15.2 Протокол

15.2.1 Протокол - організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується хід обговорення питань та рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, тощо.

15.2.2 Протокол складається під час засідання. У тих випадках, коли проводиться магнітний звукозапис, протокол може складатися після його розшифрування.

15.2.3 Протокол складається секретарем колегіального органу або особою, відповідальною за ведення діловодства в колегіальному органі.

15.2.4 Протокол складається за формою загального бланку з обов'язковим наведенням таких реквізитів:

- виду документа (протокол);

- дати та місця засідання;

- номера, грифу затвердження (у тому випадку, коли протокол підлягає затвердженню);

- заголовку, тексту;

- підпису.

15.2.5 На протоколі ставиться дата засідання, а не кінцевого оформлення або підписання протоколу. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через риску - закінчення. Наприклад: 12-14.10.2006 року. Номер протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом року.

15.2.6 Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу Комісії у родовому відмінку.

15.2.7 Після оформлення заголовної частини складається текст.

15.2.8 Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної.

15.2.9 Вступ складається із зазначення голови, секретаря, присутніх і порядку денного.

Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує число 12, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі.

Наприклад: присутні: 43 особи (перелік додається).

15.2.10 Основна частина протоколу фіксує хід засідання і складається з розділів, що відповідають питанням порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ. Основний зміст виступів та доповідей розміщується у тексті протоколу (коротка форма протоколу застосовується у тому разі, коли до протоколу додаються тексти доповідей або виступів), а рішення друкується повністю.

Слово "СЛУХАЛИ" друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді, або вказується, що текст додається.

Розділ "ВИСТУПИЛИ" оформляється таким же чином.

У розділі "УХВАЛИЛИ" повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або констатуючої частини й резолюції.

15.2.11 Текст рішення будується за зразком наказу і складається із таких складових частин: кому, що робити і до якого строку.

Наприклад:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ВИРІШИЛИ:

Голова (підпис) Прізвище та ініціали

Секретар (підпис) Прізвище та ініціали

15.2.12 Протокол підписується головуючим та секретарем.

15.2.13 Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому - результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:

1. За (Прізвище, ініціали кандидата) - 50 голосів, проти - 0, утримався - 1.

15.2.14 Під час засідання можна скласти тільки чернетку протоколу.

15.2.15 Протокол уточнюється, доповнюється та оформлюється в остаточному вигляді протягом трьох робочих днів після дня закінчення засідання.

15.2.16 Рішення колегіальних органів в Комісії впроваджуються наказами Голови Комісії.

15.2.17 Протокол друкується у потрібній кількості екземплярів.

15.2.18 Крім повного протоколу є ще коротка форма - витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

15.3 Службові листи

15.3.1 Службові листі - узагальнена назва великої кількості управлінських документів, які є способом спілкування з установами, організаціями та приватними особами.

15.3.2 Листи складаються лише тоді, коли неможливо вирішити питання під час розмови по телефону або при особистому спілкуванні.

15.3.3 Як правило, текст листа складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що спричинили складення документа (тут може бути зроблено посилання на рішення вищих органів, що стали підставою для складання листа). У другій частині викладається основна частина документа, з приводу якої він складався (висновки, прохання, пропозиції, зауваження тощо). Допускається змінювати традиційний порядок викладення тексту листа і починати його із суті питання, розміщуючи докази і аргументацію у другій частині.

15.3.4 Оскільки лист оформлюється на бланку, його текст не треба починати із зазначення назви Комісії, вона вже є у самому бланку, призначеному для листа.

15.3.5 Рекомендується уникати у листі категоричних виразів, що досягається вставними словами і конструкцією: мабуть, певно, як колись, як досі, як раніше, як відомо, якщо можливо тощо.

Повагу до адресата допомагають висловити такі звороти: "старанно вивчили Ваші зауваження...", "уважно розглянув Ваші пропозиції..."

15.3.6 Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються у листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір вступних та заключних слово утворень і висловлювань: "В порядку обміну...", "За винятком...", "У зв'язку...", "Відповідно..." тощо.

15.3.7 Листи, що відправляються із Комісії, розподіляються на дві групи - ініціативні і відповідні.

15.3.8 Ініціативні листи - це листи, що потребують відповіді. Значна частина такої категорії листів висловлює прохання (пропозицію, запит) до адресата в вирішенні якихось питань. Це найпоширеніший різновид листів, тематика яких не обмежена.

15.3.9 Відповідні листи за своїм змістом мають залежний характер від ініціативних листів, оскільки тема їх тексту вже задана і залишається викласти характер вирішення питання, що поставлено в ініціативному листі: прийняття або відмова від пропозицій, виконання прохання. Відповідь повинна бути викладена у конкретній формі: чи всі прохання можуть бути виконані та в які строки. Якщо лист містить відмову, вона повинна бути добре аргументована. На таких листах виконавець зазначає дату і номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному оформленні листа.

15.4 Супровідні листи

15.4.1 Супровідний лист - документ, що інформує адресата про надіслання до нього документів, що додаються до листа.

15.4.2 Супровідний лист складається у тому випадку, коли необхідно пояснити або доповнити документи, що додаються: зазначити термін виконання, пояснити причину затримки, пояснити складні моменти тощо. Починаються листи цього різновиду словами: "Надсилаємо", "Направляємо", "Повертаємо", "Додаємо" тощо, далі зазначаються заголовки та реквізити (дата і номер) документа, що надсилається.

15.5 Листи-запрошення

В листі-запрошенні адресату пропонують взяти участь у заходах, що проводяться. Вони можуть адресуватися як конкретним особам, так і установам. У цих документах розкривається характер заходу, що проводиться, зазначаються строки проведення та умови участі у ньому.

15.6 Лист-повідомлення

Лист-повідомлення за своїм стилем наближений до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається для конкретного адресата і, найчастіше за все, є відповіддю на запит. Починається словами: "Повідомляємо", "Сповіщаємо", "Доводимо до Вашого відома" тощо, далі викладаються факти які є метою повідомлення.

15.7 Лист-підтвердження

15.7.1 Лист-підтвердження - містить повідомлення про одержання якогось відправлення (листа, телеграми, переказу, бандеролі, товарів, цінностей тощо), про те, що попередній документ залишається в силі, наприклад, договір, інструкція тощо. Лист може підтверджувати якийсь факт, дію, телефонну розмову. Починається цей різновид листа словами, утвореними від дієслова "підтверджувати".

15.7.2 Надсилання таких листів є обов'язковою частиною ділових стосунків. Своєчасність їх відправлення дозволяє адресату зняти питання з контролю і виключає відправлення адресату листів-нагадувань.

15.8 Лист-нагадування

Лист-нагадування містить вказівки на наближення або закінчення терміну виконання якогось зобов'язання або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним і містити лише заключну частину. Цей різновид листів, як правило, починається словом "Нагадуємо".

15.9 Гарантійний лист

Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. У ньому адресату гарантується оплата або надання чого-небудь (місця роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому викладення тексту повинно бути гранично чітким та ясним.

15.10 Прес-реліз

15.10.1 Прес-реліз - особливий вид документа - коротке повідомлення для засобів масової інформації про певну важливу подію (інформаційний привід). Головною підставою для написання прес-релізу є усвідомлення необхідності інформування громадськості з подією (подіями), що пов'язані з діяльністю Комісії.

15.10.2 Прес-реліз (додаток 34) друкується на загальному бланку Комісії і має такі реквізити:

- дата розсилання;

- назва виду документа;

- заголовок до тексту документа;

- текст (перший абзац тексту відображає мету повідомлення і є коротким викладам усього прес-релізу, вміщуючи ключові дані повідомлення);

- назва структурного підрозділу;

- контактна особа.

15.10.3 Підготовлений працівниками структурного підрозділу, який здійснює взаємодію з ЗМІ, проект прес-релізу та список розсилки підписуються виконавцем та його керівником. Проект прес-релізу та список розсилки візуються керівником структурного підрозділу, до компетенції якого відноситься інформаційний привід, що став підставою для створення прес-релізу, заступником Голови Комісії відповідно до розподілу обов'язків між керівництвом Комісії та Головою Комісії, який дає дозвіл на розсилку прес-релізу.

15.10.4 Підписаний та завізований проект прес-релізу та список розсилки передаються виконавцеві для підготовки та розсилки прес-релізу згідно зі списком розсилки.

15.10.5 Прес-реліз не підписується, замість підпису зазначається назва структурного підрозділу по зв'язкам з ЗМІ, посада, прізвище, ім'я, по батькові контактної особи та її телефон. Для прикладу:

Відділ по зв'язкам з ЗМІ та громадськістю

Контактна особа: (посада) (Прізвище, ім'я, по батькові) 489-31-26

15.10.6 Розсилка прес-релізів здійснюється електронними засобами (електронна пошта, факсимільний зв'язок тощо), поштовим або нарочним відправленням.

15.10.7 Прес-релізи зберігаються в структурному підрозділі, який здійснює взаємодію з ЗМІ, та реєструються у внутрішньому описі справи.

15.10.8 У внутрішньому описі справи зазначаються номер за порядком, дата розсилки, заголовок до тексту документа, спосіб розсилки та кількість адресатів (додаток 35).

15.10.9 Відповідальність за реєстрацію та зберігання прес-релізу та списку його розсилки покладається на особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі, який здійснює взаємодію з ЗМІ.

15.11 Акт

15.11.1 Акт - це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльності Комісії.

15.11.2 Акт (додаток 36) друкується відповідно до встановленої форми і має такі реквізити:

- назва виду документа;

- дата, номер і місце складання;

- гриф затвердження (в разі необхідності);

- заголовок до тексту;

- підстава (наказ керівника тощо);

- склад комісії, присутні;

- текст;

- відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження;

- перелік додатків до акта;

- підписи членів комісії і присутніх.

15.11.3 Текст акта має мати дві частини: вступну і констатуючу.

15.11.4 У вступній частині вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання.

15.11.5 Після слова "Підстава" вказується документ чи усне розпорядження посадової особи.

15.11.6 Після слова "Складений" перелічують осіб, які склали акт або були присутні при його складанні, з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.

15.11.7 У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються встановлені факти, а також висновки.

15.11.8 В кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників й вказується місце їх зберігання.

15.11.9 Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

15.11.10 Акти прийому-передання, обстеження чи ревізії набувають юридичної сили після затвердження Головою Комісії.

15.11.11 Якщо акт складається комісією, то її кількісний склад не може бути меншим трьох осіб, а її персональний склад затверджується розпорядчим документом, на який обов'язково робиться посилання у тексті.

15.12 Довідка

15.12.1 Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факт з життя й діяльності окремих працівників апарату Комісії, різні обставини діяльності Комісії.

15.12.2 Довідки можуть бути особисті й службові.

- Особисті довідки підтверджують той чи інший факт конкретного працівника;

- Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи, і вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу чи Комісії в цілому. Складання таких довідок потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, ґрунтовного їх аналізу.

Службові довідки поділяються на зовнішні та внутрішні.

- Зовнішні довідки складаються для подання до іншої, зазвичай вищої, установи і підписуються Головою Комісії та завіряються печаткою.

- Внутрішні довідки складаються для подання керівництву Комісії або на розгляд колегіальних органів Комісії і підписуються тільки виконавцем та не завіряються печаткою.

15.12.3 Довідка (додаток 37) складається на загальному бланку Комісії та повинна містити такі обов'язкові реквізити:

- дата видачі і номер довідки;

- прізвище, ім'я і по батькові особи, якій видається довідка;

- текст довідки;

- призначення довідки (куди подається);

- підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

15.13 Службові записки

15.13.1 Службові записки - узагальнена назва адресованих керівництву Комісії письмових пояснень, повідомлень та узагальнень, в яких описуються певні факти чи події а також вносяться пропозиції, які випливають з викладених фактів чи подій та їх аналізу.

15.13.2 Якщо службові записки не виходять за межі Комісії, то вони можуть оформлятися, відповідно до встановленої форми (додаток 38(1)), на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до вищестоящих організацій, то обов'язково оформляються на бланках Комісії та повинні містити такі реквізити:

---------------

(1) При складанні службових записок зазначається точна назва документа (доповідна, пояснювальна, аналітична)

- посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка;

- назва документа;

- заголовок;

- зміст записки;

- посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

- дата складання записки.

15.13.3 Службові записки поділяються на:

- Доповідні - письмові повідомлення на ім'я Голови Комісії, його заступників, згідно розподілу повноважень, керівника апарату або керівників структурних підрозділів, в яких описується певний факт чи подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень та внесення певних пропозицій.

Доповідна записка складається з ініціативи працівників або за вказівкою керівництва.

Доповідні записки поділяються на внутрішні, що адресуються керівництву Комісії чи структурного підрозділу і зовнішні, що адресуються керівникові вищестоящої організації.

Доповідні записки за змістом поділяються на інформаційні, звітні та ініціативні.

Доповідні записки працівників апарату Комісії, що адресуються керівництву Комісії, погоджуються з керівниками структурних підрозділів, про що на доповідній записці ставиться відповідна відмітка з зазначенням прізвища та ініціалів керівника структурного підрозділу, дати та підпису.

- Пояснювальні - письмові пояснення ситуацій, що склалися, фактів, дій або вчинків працівників, які складаються на вимогу керівництва Комісії. Інколи пояснювальні записки складаються як вступ до якогось документа.

- Аналітичні - письмові узагальнення, які складаються на вимогу керівництва Комісії або за власною ініціативою і містять систематизовані (згруповані, класифіковані та узагальнені) дані щодо подій та процесів з викладенням тенденцій розвитку ситуації та пропозицій щодо прийняття управлінських рішень, які випливають з наведеного аналізу.

15.14 Висновок експерта

15.14.1 Висновок експерта - це документ, що складається працівниками Комісії, яким згідно функціональних обов'язків надано право проводити дослідження, та містить опис процесу дослідження і висновки дослідження у вигляді відповідей на поставлені питання.

15.14.2 Висновок експерта складається з трьох частин: вступної, дослідницької та заключної.

15.14.3 У вступній частині висновку експерта зазначаються:

- назва виду документа, його номер, дата складання, за наявності відповідних підстав, характер експертизи (додаткова, повторна, комісійна або комплексна), вид (назва) експертизи, за якою справою вона проводиться (кримінальною, цивільною, господарською), номер справи;

- назва виду та дата складання документа, на підставі якого виконується експертиза (постанова, ухвала, заява), дані особи (посада, прізвище, ініціали) або назва органу, які просять провести експертизу;

- дані про експерта (експертів): посада, науковий ступінь та вчене звання, прізвище, ім'я та по батькові, освіта, стаж експертної роботи, номер свідоцтва про присвоєння кваліфікації експерта;

- перелік об'єктів, що підлягають дослідженню;

- відомості про надані матеріали справи;

- перелік питань, які винесено для проведення експертизи;

- питання, які вирішуються експертом у порядку експертної ініціативи;

- причини, з яких не вирішуються питання, поставлені на розгляд експерта;

- попередження експерта про кримінальну відповідальність за надання завідомо неправдивого висновку або за відмову від надання висновку;

- дату направлення клопотання експерта про надання додаткових матеріалів, дату надходження додаткових матеріалів або відомостей про наслідки розгляду клопотань; обставини справи, які мають значення для надання висновку, з обов'язковим зазначенням джерела їх отримання;

- відомості про попередню експертизу (у разі проведення повторної експертизи);

- прізвище та ініціали голови експертної групи (при проведенні комплексних та комісійних експертиз);

- відомості про процесуальний статус осіб, які були присутні під час проведення експертизи;

- перелік нормативних актів та літератури, які використовувались при проведенні експертизи (найменування, дата, номер прийняття, редакція, бібліографічні дані).

15.14.4 У дослідницькій частині висновку експерта описується процес дослідження та його результати, а також дається обґрунтування висновків з поставлених питань.

Дослідницька частина повинна включати:

- відомості про стан об'єктів дослідження, застосовані методи (методики) дослідження, їх реєстраційний номер, умови їх використання;

- посилання на ілюстрації, додатки та необхідні роз'яснення;

- експертну оцінку результатів дослідження.

У дослідницькій частині висновку експерта при проведенні повторної експертизи вказуються причини розбіжностей з висновками попередніх експертиз, якщо такі розбіжності мали місце.

15.14.5 У заключній частині викладаються висновки досліджень у вигляді відповідей на поставлені питання в послідовності, що визначена у вступній частині. На кожне з поставлених запитань має бути надано відповідь по суті або зазначено, з яких причин неможливо його вирішити. У разі, якщо заключний висновок не може бути сформульований у стислій формі, допускається посилання на результати досліджень, викладених у дослідницькій частині.

15.14.6 Висновок експерта оформляється на загальному бланку Комісії, згідно встановленої форми (додаток 39), підписується експертом, який проводив дослідження, керівником його структурного підрозділу та Головою Комісії. Підписи у заключній частині засвідчуються відбитком печатки Комісії на кожній сторінці тексту заключних висновків.

Якщо до висновку експерта додаються фотографії, вони підписуються експертом та підписи засвідчуються відбитком печатки Комісії.

15.14.7 Висновок експертів при проведенні комплексної експертизи обов'язково містить:

- у вступній частині дані про інші експертизи, якщо їх результати використовувались для вирішення питань, поставлених перед комплексною експертизою;

- дослідження окремих експертів у відповідних розділах дослідницької частини із зазначенням прізвищ експертів;

- узагальнення та оцінку результатів досліджень у дослідницькій частині висновку.

15.14.8 Спільний висновок групи підписується експертами, які брали участь у сукупній оцінці результатів усіх досліджень і дійшли згоди.

У разі, якщо згоди досягнуто не було, складається декілька висновків експертів або один, у якому вступна і дослідницька частини підписуються всіма експертами, а заключна - окремими, під відповідними висновками або згідно з проведеними ними дослідженнями.

15.14.9 При проведенні первинної експертизи експертами Комісії висновок складається у двох примірниках, один з яких направляється замовнику, а другий зберігається у Комісії.

15.14.10 При проведенні повторної експертизи працівниками Комісії висновок складається:

- у двох примірниках, якщо висновки повторної експертизи повністю підтверджують висновки первинної експертизи;

- у трьох примірниках, якщо висновки повторної експертизи не підтверджують повністю чи частково висновки первинної експертизи. (Третій примірник висновку експерта направляється до експертної установи, що проводила первинну експертизу).

Додаток 1

до п. 1.10 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

            НАЦІОНАЛЬНОЇ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ УКРАЇНИ

               З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

                               АКТ

 ________________            м. Київ                N ____________

Про втрату документа

 Цей акт складений ( )

 _________________________________________________________________

              (посада та П.І.Б. в орудному відмінку

                 працівника, що втратив документ)

 та

 _________________________________________________________________

   (посада та П.І.Б. в орудному відмінку керівника структурного

              підрозділу, в якому працює працівник,

                       що втратив документ)

 _________________________________________________________________

 у присутності:

 _________________________________________________________________

      (перелік осіб, що були присутні при складанні акта, із

                 зазначенням їх П.І.Б. та посади)

 _________________________________________________________________

 в тому, що

 _________________________________________________________________

        (встановлені обставини із обов'язковим зазначенням

              назви чи виду втрачених документів чи

 _________________________________________________________________

            матеріалів та перелік проведених комісією

               дій при встановлені факту їх втрати)

 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 Керівник структурного

 підрозділу                    Підпис          Розшифровка підпису

 Працівник структурного

 підрозділу                    Підпис          Розшифровка підпису

 Підписи присутніх при складанні акта осіб

 Посада                        Підпис          Розшифровка підпису

Додаток 2

до п. 3.1 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації особою, відповідальною за діловодство

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

3. Зведення та інформація, надіслані до відома.

4. Навчальні плани, програми (копії).

5. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

6. Прейскуранти (копії).

7. Поздоровчі листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

10. Форми статистичної звітності.

Додаток 3

до п. 3.4 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

                НАЦІОНАЛЬНОЇ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ УКРАЇНИ

                   З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

                               АКТ

 ________________            м. Київ                N ____________

Про відсутність вкладень у поштовому відправленні

 Ми, що нижче підписалися

 _________________________________________________________________

        (перелік осіб, що брали участь у складанні акта з

            зазначенням П.І.Б. та найменування посади)

 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 склали даний акт про те, що при розкриванні поштового

 відправлення, яке надійшло від

 _________________________________________________________________

         (найменування організації або П.І.Б. особи, від

               якої надійшло поштове відправлення)

 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 не виявилося (виявилися пошкодженими), вказаних

 в додатку документів:

 _________________________________________________________________

              (перелік документів, яких не виявилося

               у відправленні або які пошкодженні)

 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 Посада                       Підпис           Розшифровка підпису

 Посада                       Підпис           Розшифровка підпису

 Посада                       Підпис           Розшифровка підпису

Додаток 4

до п. 3.4 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ЖУРНАЛ

реєстрації поштових відправлень з відміткою "особисто"

------------------------------------------------------------------

|NN п/п |    Дата   |Найменування |  П.І.Б.  |  Підпис  |Примітка|

|       |надходження|кореспондента|одержувача|виконавця |        |

|       | документа |  (П.І.Б.)   |          |    про   |        |

|       |           |             |          |отримання |        |

|       |           |             |          |документа |        |

|-------+-----------+-------------+----------+----------+--------|

|   1   |     2     |      3      |    4     |    5     |   10   |

------------------------------------------------------------------

Додаток 5

до п. 3.5 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ЖУРНАЛ

реєстрації копій і факсограм

----------------------------------------------------------------------------------------------------

|NN |    Дата   | Дата та |Найменування |Короткий |  Зміст  |  П.І.Б. |  Підпис | Дата та |Примітка|

|п/п|надходження|  номер  |кореспондента|  зміст  |резолюції|виконавця|виконавця|наслідки |        |

|   |документа, |вхідного |  (П.І.Б.)   |вхідного |         |         |   про   |виконання|        |

|   |  індекс   |документа|             |документа|         |         |отримання|         |        |

|   |           |         |             |         |         |         |документа|         |        |

|---+-----------+---------+-------------+---------+---------+---------+---------+---------+--------|

| 1 |     2     |    3    |      4      |    5    |    6    |    7    |    8    |    9    |   10   |

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Додаток 6

до п. 3.7 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідної кореспонденції

----------------------------------------------------------------------------------------------------

|NN |   Дата    | Дата та |Найменування |Короткий |  Зміст  | П.І.Б.  |  Підпис | Дата та |Примітка|

|п/п|надходження|  номер  |кореспондента|  зміст  |резолюції|виконавця|виконавця|наслідки |        |

|   |документа, |вхідного |  (П.І.Б.)   |вхідного |         |         |   про   |виконання|        |

|   |  індекс   |документа|             |документа|         |         |отримання|         |        |

|   |           |         |             |         |         |         |документа|         |        |

|---+-----------+---------+-------------+---------+---------+---------+---------+---------+--------|

| 1 |     2     |    3    |      4      |    5    |    6    |    7    |    8    |    9    |   10   |

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Додаток 7

до п. 3.7 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

            НАЦІОНАЛЬНОЇ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ УКРАЇНИ

             З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

звернень громадян, установ та організацій

                        (лицьова сторона)

        -----------     ----------------              ------------

 Вх. N  |         | від |              | Відмітка про |          |

        -----------     ----------------   контроль   ------------

 --------------- ---------------  ---------------  ---------------

 |Пропозиція---| |заява     ---|  |скарга    ---|  |клопотання---|

 |          ---| |          ---|  |          ---|  |          ---|

 --------------- ---------------  ---------------  ---------------

        ----------------------------------------------------------

 Адреса |                                                        |

        ----------------------------------------------------------

 Автор          --------------------------------------------------

 (кореспондент) |                                                |

                --------------------------------------------------

            ---------------------     ----------------------------

 Документ N |                   | від |                          |

            ---------------------     ----------------------------

 Звідки     ------------------------------------------------------

 одержано   |                                                    |

            ------------------------------------------------------

          -----------------  ------------------ ------------------

 Одержано |поштове     ---|  |на особистому---| |передано     ---|

          |відправлення---|  |прийомі      ---| |через уповно----|

          |               |  |                | |важену особу    |

          -----------------  ------------------ ------------------

 Попередні   --------------------     ----------------------------

 звернення N |                  | від |                          |

             --------------------     ----------------------------

 Короткий   ------------------------------------------------------

 зміст      |                                                    |

            |                                                    |

            |                                                    |

            |                                                    |

            ------------------------------------------------------

             1 ___________________________________________________

 Питання та  2 ___________________________________________________

 підпитання  3 ___________________________________________________

             4 ___________________________________________________

           -------------------------------------------------------

 Резолюція |                                                     |

           -------------------------------------------------------

                  -----------------------------------------

                                          виконано        | днів

 Термін виконання                               за        |

 ----------------------------------------------------------

        -----------     ----------------

 Вх. N  |         | від |              |

        -----------     ----------------

                                                (Зворотна сторона)

------------------------------------------------------------------

|Дата передачі на виконання                                      |

|----------------------------------------------------------------|

|Виконавець                                                      |

|----------------------------------------------------------------|

|Відмітки про продовження терміну, додаткові питання та попередні|

|відповіді                                                       |

|                                                                |

|----------------------------------------------------------------|

|Контрольні відмітки                                             |

|                                                                |

|----------------------------------------------------------------|

|Дата та індекс виконання Адресат                                |

|                                                                |

|----------------------------------------------------------------|

|Вирішено                                                        |

|----------------------------------------------------------------|

|Результати розгляду питань та підпитань                         |

|                                                                |

|----------------------------------------------------------------|

|Відповідь відправлено поштою, на особистому прийомі, передано   |

|через уповноважену особу                                        |

|                                                                |

|----------------------------------------------------------------|

|З контролю зняв                                                 |

|----------------------------------------------------------------|

|Приєднано до справи N                                           |

------------------------------------------------------------------

Додаток 8

до п. 3.7 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

листів, доручень, інших документів

------------------------------------------------------------------

|Вх. N         від               Відмітка про контроль           |

|----------------------------------------------------------------|

|Тип документа:                                                  |

|----------------------------------------------------------------|

|Адреса                                                          |

|----------------------------------------------------------------|

|Автор (кореспондент)                                            |

|----------------------------------------------------------------|

|Надійшло від:                                                   |

|----------------------------------------------------------------|

|Документ N                      від                             |

|----------------------------------------------------------------|

|Зміст:                                                          |

|----------------------------------------------------------------|

|Резолюція                                                       |

|----------------------------------------------------------------|

|Виконавці                                                       |

|----------------------------------------------------------------|

|Термін виконання:               дата                            |

|----------------------------------------------------------------|

|Продовжено на:                  до:                             |

|                                ким:                            |

|----------------------------------------------------------------|

|Додаткові питання                                               |

|----------------------------------------------------------------|

|Відмітка про хід виконання:                                     |

|----------------------------------------------------------------|

|Контрольні відмітки                                             |

|----------------------------------------------------------------|

|Відмітка про виконання                                          |

|----------------------------------------------------------------|

|Результати розгляду додаткових питань                           |

|----------------------------------------------------------------|

|Знято з контролю:               вих. N                          |

|----------------------------------------------------------------|

|Приєднано до наряду N                                           |

------------------------------------------------------------------

Додаток 9

до п. 3.20 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідної кореспонденції

-------------------------------------------------------------------

|NN |  Дата   |  Індекс |  Адресат,  |Короткий |  Строк  |Примітка|

|п/п|документа|документа|    якому   |  зміст  | подання |        |

|   |         |         |надсилається|документа|відповіді|        |

|   |         |         |  документ  |         |    на   |        |

|   |         |         |            |         |документ |        |

|---+---------+---------+------------+---------+---------+--------|

| 1 |    2    |    3    |      4     |    5    |    6    |    7   |

-------------------------------------------------------------------

Додаток 10

до п. 3.31 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ЖУРНАЛ

реєстрації внутрішньої документації

---------------------------------------------------------------------------------------------

|NN |  Дата   |  Індекс |Посадова|Короткий |  Зміст  | П.І.Б.  |  Підпис | Дата та |Примітка|

|п/п|документа|документа|  особа |  зміст  |резолюції|виконавця|виконавця|наслідки |        |

|   |         |         |        |документа|         |         |   про   |виконання|        |

|   |         |         |        |         |         |         |отримання|         |        |

|   |         |         |        |         |         |         |документа|         |        |

|---+---------+---------+--------+---------+---------+---------+---------+---------+--------|

| 1 |    2    |    3    |    4   |    5    |    6    |    7    |    8    |    9    |   10   |

---------------------------------------------------------------------------------------------

Додаток 11

до п. 4.1.2 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

                      Державний Герб України

              НАЦІОНАЛЬНА ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ УКРАЇНИ

                З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

        м. Київ, вул. Боженка, 11, оф. 516, тел. 200-81-70

 _______________ N ___________ на N ____________ від _____________

                                             --                 --

 --        ----                       --

 Голова

Додаток 12

до п. 4.1.2 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

                       Державний Герб України

              НАЦІОНАЛЬНА ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ УКРАЇНИ

                З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

                                                   ДКУД __________

НАКАЗ

 ________________             Київ                  N ____________

 --        ----                    --

 НАКАЗУЮ:

1.

 Голова

Додаток 13

до п. 4.1.2 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

                     Державний Герб України

              НАЦІОНАЛЬНА ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ УКРАЇНИ

                З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

        м. Київ, вул. Боженка, 11, оф. 516, тел. 200-81-70

                                                   ДКУД __________

 --      ----                          --

Додаток 14

до п. 4.2.1 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

СКЛАД

реквізитів організаційно-розпорядчих документів

1. Державний Герб України.

2. Найменування установи.

3. Поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти, банківські реквізити, код за ЄДРПОУ.

4. Назва виду документа.

5. Дата.

6. Індекс.

7. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

8. Місце складання або видання.

9. Гриф обмеження доступу до документів.

10. Адресат.

11. Резолюція.

12. Заголовок до тексту.

13. Позначка про контроль.

14. Текст.

15. Позначка про наявність додатків.

16. Підпис.

17. Гриф погодження.

18. Візи.

19. Печатка.

20. Відмітка про засвідчення копій.

21. Відмітка виконавця і номер його телефону.

22. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Додаток 15

до п. 4.9.10 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ПЕРЕЛІК

документів, що підлягають затвердженню

1. Акти (перевірок і ревізій, списання, експертизи, передачі справ, ліквідації установи, підприємства, організації тощо).

2. Завдання (на проведення досліджень тощо).

3. Звіти (про діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси (витрат на утримання апарату, будинків, споруд; використання коштів фонду Комісії тощо).

5. Нормативи (витрачання матеріалів, електроенергії; чисельності працівників тощо).

6. Переліки (типових документальних матеріалів, що створюються в Комісії із зазначенням строків зберігання документів).

7. Плани роботи Комісії.

8. Програми (проведення заходів, відряджень тощо).

9. Розцінки на проведення експертизи.

10. Структура і штатна чисельність Комісії.

11. Форми уніфікованих документів.

12. Штатні розписи Комісії та зміни до них.

Додаток 16

до п. 4.9.15 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

Довідки (про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

Посвідчення про відрядження.

Кошторис витрат (на утримання апарату; на заходи; на калькуляцію за договором тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).

Протоколи (погодження планів поставок).

Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

Титульні списки.

Штатні розписи.

Печаткою затверджуються документи, що вимагають особливого засвідчення.

Печатки є гербові та прості. Гербовими печатками затверджуються документи, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т.п. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Додаток 17

до п. 4.17.1 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ЖУРНАЛ

реєстрації посвідчень про відрядження

------------------------------------------------------------------------------------------

|NN |   П.І.Б.   |   Місце   |   Місце   |  Дата і   |  Дата і   |    Дата   |    Дата   |

|п/п|відрядженого| роботи та |відрядження|   номер   |   номер   | вибуття у |прибуття з |

|   |            |посада, яку|           |наказу про |посвідчень |відрядження|відрядження|

|   |            |  займає   |           |відрядження|    про    |           |           |

|   |            |відряджений|           |           |відрядження|           |           |

|---+------------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------|

| 1 |      2     |     3     |     4     |     5     |     6     |     7     |     8     |

------------------------------------------------------------------------------------------

Додаток 18

до п. 6.8 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

РОЗНОСНА КНИГА

-------------------------------------------------------------------------------------

| N | Найменування |  Кому   | Вихідний |  Дата   |Прізвище, ім'я|Розписка |Примітка|

|п/п|кореспонденції|надіслано|  номер і |одержання|та по батькові|    в    |        |

|   |              |         |   дата   |         |  особи, яка  |одержанні|        |

|   |              |         |листування|         |   одержала   |         |        |

|   |              |         |          |         |кореспонденцію|         |        |

|---+--------------+---------+----------+---------+--------------+---------+--------|

| 1 |      2       |    3    |    4     |    5    |      6       |    7    |    8   |

|---+--------------+---------+----------+---------+--------------+---------+--------|

|   |              |         |          |         |              |         |        |

-------------------------------------------------------------------------------------

Додаток 19

до п. 7.2.1 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ПЕРЕЛІК

документів із зазначенням типових строків виконання

1. Закони України, постанови Верховної Ради України і її Президії, укази і розпорядження Президента України; декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; рішення місцевих органів виконавчої влади, представницьких органів та органів місцевого самоврядування; накази керівних установ; рішення колегіальних органів, установ, листи-доручення і листи-запити - відповідно до встановлених строків або протягом 30 днів.

2. Законопроекти - не пізніше 20 числа кожного місяця.

3. Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України - до двох місяців, якщо комісіями не встановлено інший строк.

4. Запити комісій Верховної Ради України - 10 днів.

5. Запити депутата Верховної Ради України - не більше ніж у 15-денний строк, або інший встановлений Верховною Радою термін.

6. Звернення депутата Верховної Ради України - не більше ніж у 10-денний строк.

7. Пропозиції і заяви депутатів Верховної Ради України - до одного місяця.

8. Критичні зауваження і пропозиції, висловлені у пресі - до одного місяця.

9. Пропозиції громадян - у строк до одного місяця, за винятком пропозицій, що потребують додаткового вивчення.

10. Заяви і скарги громадян - у строк до одного місяця з дня надходження; ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки - не пізніше 15 днів.

11. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень по них - у 15-денний строк з дня одержання.

12. Телеграми, що не потребують термінового вирішення - до 2-х днів; решта - протягом 10 днів.

Додаток 20

до п. 7.3.10 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ЗВЕДЕННЯ

про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю,

станом на _ __________ 200 р.

--------------------------------------------------------------------------------

|NN |Найменування|    Документи на   |                  З них                  |

|п/п|  та індекс |      контролі     |                                         |

|   |структурних |-------------------+-----------------------------------------|

|   |підрозділів |Всього| Надійшло у |                документи                |

|   |            |      |попередньому|-----------------------------------------|

|   |            |      |  місяці    |виконані|Виконані|     З     |Прострочені|

|   |            |      |            |        |в строк |продовженим|           |

|   |            |      |            |        |        |  строком  |           |

|   |            |      |            |        |        | виконання |           |

--------------------------------------------------------------------------------

 Начальник Відділу                 /підпис/                Ініціал

Додаток 21

до п. 7.3.10 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ПЕРЕЛІК

документів, не виконаних

________________________________________

/Назва та індекс структурного підрозділу/

у встановлений строк станом на __________________ 200 р.

----------------------------------------------------------------------------

|NN |  Звідки |Короткий |  Строк  |Прізвище |  Причини  |  Стан   |  Коли  |

|п/п| прийшов |  зміст  |виконання|і посада |невиконання|виконання|  буде  |

|   |документ,|документа|         |виконавця|  в строк  |         |виконано|

|   |N і дата |         |         |         |           |         |        |

|   |документа|         |         |         |           |         |        |

|---+---------+---------+---------+---------+-----------+---------+--------|

| 1 |    2    |    3    |    4    |    5    |     6     |    7    |    8   |

----------------------------------------------------------------------------

 Начальник Відділу             /підпис/         Прізвище, ініціали

Додаток 22

до п. 8.1 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

              НАЦІОНАЛЬНА ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ УКРАЇНИ

                З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

                                      ЗАТВЕРДЖУЮ

                                      Голова Національної

                                      експертної комісії України

                                      з питань захисту

                                      суспільної моралі

                                      Підпис    Ініціали, прізвище

                                      Дата

ЗВЕДЕНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

на ____ рік

------------------------------------------------------------------

|  Індекс  |Заголовок |Найменування|Кількість|  Термін  |Примітка|

|  справи  |  справи  |  та індекс |  справ  |зберігання|        |

|          |  (тому,  |структурного| (томів, |  справи  |        |

|          | частини) | підрозділу | частин) |  (тому,  |        |

|          |          |            |         | частини) |        |

|          |          |            |         | та номер |        |

|          |          |            |         |  статті  |        |

|          |          |            |         | згідно з |        |

|          |          |            |         |переліком |        |

|----------+----------+------------+---------+----------+--------|

|    1     |    2     |      3     |    4    |    5     |    6   |

|----------+----------+------------+---------+----------+--------|

|          |          |            |         |          |        |

------------------------------------------------------------------

 Найменування посади особи,         Підпис  Розшифровка підпису

 відповідальної за діловодство

 Дата

 Найменування посади особи,         Підпис  Розшифровка підпису

 відповідальної за архів

 Дата

 ПОГОДЖЕНО                          ПОГОДЖЕНО

 Протокол ЕК                        Протокол ЕПК (ЕК)

 Національної експертної комісії    державного архіву

 України з питань захисту           від _________________ N ______

 суспільної моралі

 від __________________ N ______

Додаток 23

до п. 10.7 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

Національна експертна комісія України з питань захисту суспільної моралі

 ОПИС N ___________                  ЗАТВЕРДЖУЮ

 справ тривалого                     Голова Комісії

 (понад 10 років)                    Підпис Розшифровка зберігання

 за _____ рік                        підпису Дата

 _________________________________________________________________

       (назва розділу або структурного підрозділу Комісії)

------------------------------------------------------------------

|N п/п | Індекс |Заголовок|  Дата  |  Строк   |Кількість|Примітка|

|      | справи |  справи | справи |зберігання|аркушів у|        |

|      |        |  (тому, | (тому, |  справи  |  справі |        |

|      |        |частини) |частини)|  (тому,  |  (томі, |        |

|      |        |         |        | частини) |частині) |        |

|------+--------+---------+--------+----------+---------+--------|

|  1   |    2   |    3    |    4   |    5     |    6    |    7   |

|------+--------+---------+--------+----------+---------+--------|

|      |        |         |        |          |         |        |

------------------------------------------------------------------

 У цей розділ опису внесено ________________________________ справ

                                (цифрами і літерами)

 з N _______ до N _________ у тому числі:

 Посада особи, яка      ___________          _____________________

 склала опис             (підпис)            (розшифровка підпису)

 Дата

 Керівник архіву        ___________          _____________________

 (особа, відповідальна   (підпис)            (розшифровка підпису)

 за архів)

 Дата

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК установи

від __________ N ___

Додаток 24

до п. 10.7 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

Національна експертна комісія України з питань захисту суспільної моралі

 ОПИС N ___________                  ЗАТВЕРДЖУЮ

 справ постійного зберігання         Голова Комісії

 на _____ рік                        Підпис  Розшифровка підпису

                                     Дата

 _________________________________________________________________

       (назва розділу або структурного підрозділу Комісії)

------------------------------------------------------------------

|N з/п |   Індекс   | Заголовок |Дата справи| Кількість |Примітка|

|      |   справи   |  справи   |  (тому,   | аркушів у |        |

|      |            |  (тому,   |  частини) |  справі   |        |

|      |            |  частини) |           |  (томі,   |        |

|      |            |           |           |  частині) |        |

|------+------------+-----------+-----------+-----------+--------|

|  1   |      2     |     3     |     4     |     5     |    6   |

|------+------------+-----------+-----------+-----------+--------|

|      |            |           |           |           |        |

------------------------------------------------------------------

 У цей розділ опису внесено _____________________ справ з N ______

                            (цифрами і літерами)

 до N _____, у тому числі:

 Посада особи, яка         ___________        ____________________

 склала опис                (підпис)         (розшифровка підпису)

 Дата

 Керівник архіву           ___________        ____________________

 (особа, відповідальна      (підпис)         (розшифровка підпису)

 за архів)

 Дата

 ЗАТВЕРДЖЕНО                          СХВАЛЕНО

 Протокол ЕПК державного архіву       Протокол ЕК установи

 від ________ N ____                  від ________ N ____

Додаток 25

до п. 10.7 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

Національна експертна комісія України з питань захисту суспільної моралі

 ОПИС N ___________                   ЗАТВЕРДЖУЮ

 справ з особового складу             Голова Комісії

 за ____ рік                          Підпис  Розшифровка підпису

                                      Дата

 _________________________________________________________________

                         (назва розділу)

------------------------------------------------------------------

|N п/п | Індекс |Заголовок|  Дата  |  Строк   |Кількість|Примітка|

|      | справи |  справи | справи |зберігання|аркушів у|        |

|      |        |  (тому, | (тому, |  справи  |  справі |        |

|      |        |частини) |частини)|  (тому,  |  (томі, |        |

|      |        |         |        | частини) |частині) |        |

|------+--------+---------+--------+----------+---------+--------|

|  1   |    2   |    3    |    4   |    5     |    6    |    7   |

|------+--------+---------+--------+----------+---------+--------|

|      |        |         |        |          |         |        |

------------------------------------------------------------------

 У цей розділ опису внесено ________________________________ справ

                                (цифрами і літерами)

 з N _______ до N _________ у тому числі:

 Посада особи, яка      ___________           ____________________

 склала опис             (підпис)            (розшифровка підпису)

 Дата

 Керівник кадрового     ___________           ____________________

 органу                  (підпис)            (розшифровка підпису)

 Дата

 ПОГОДЖЕНО                              СХВАЛЕНО

 Протокол ЕПК державного архіву         Протокол ЕК установи

 від ___________ N _____                від __________ N _____

Додаток 26

до п. 10.7 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

            НАЦІОНАЛЬНОЇ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ УКРАЇНИ

               З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

                                      ЗАТВЕРДЖУЮ

                                      Голова Національної

                                      експертної комісії України

                                      з питань захисту

                                      суспільної моралі

                                      Підпис, ініціали, прізвище

                                      Дата

                               АКТ

 ________________            м. Київ                N ____________

Про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню

 На підставі _____________________________________________________

                   (назва і вихідні дані переліку документів

 _________________________________________________________________

              із зазначенням строків їх зберігання)

відібрані до  знищення  як  такі,  що  не мають науково-історичної

цінності і   втратили   практичне   значення,   документи    фонду

N ____________________________

         (назва фонду)

--------------------------------------------------------------------------------

|NN |Заголовок| Дата |Номери описів|Індекс справи|Кількість|  Строки  |Примітка|

|п/п|  справи |справи|(номенклатур)|  (наряду,   |  справ  |зберігання|        |

|   |   або   |  або |за рік (роки)|    тому,    |(нарядів,|  справи  |        |

|   |груповий |крайні|             | частини) за |  томів, | (наряду, |        |

|   |заголовок| дати |             |номенклатурою| частин) |  тому,   |        |

|   |  справ  |справ |             |або N справи |         | частини) |        |

|   |         |      |             |  за описом  |         |   і NN   |        |

|   |         |      |             |             |         |статей за |        |

|   |         |      |             |             |         |переліком |        |

|---+---------+------+-------------+-------------+---------+----------+--------|

| 1 |    2    |  3   |      4      |      5      |    6    |    7     |    8   |

|---+---------+------+-------------+-------------+---------+----------+--------|

|   |         |      |             |             |         |          |        |

|---+---------+------+-------------+-------------+---------+----------+--------|

|   |         |      |             |             |         |          |        |

--------------------------------------------------------------------------------

 Разом __________________________ справ за __________________ роки

         (цифрами і літерами)

 Описи справ постійного зберігання _______________________________

роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК ___________

__________________________________________________________________

                 (найменування архівної установи)

 (протокол від ____________________ N ___________________________)

 Найменування посади особи,

 яка проводила експертизу

 цінності документів          Підпис           Розшифровка підпису

 Дата

 СХВАЛЕНО

 Протокол ЕК

 від ___________________ N _____

 Документи у кількості справ _____________________________________

                                      (цифрами і літерами)

 вагою ________ кг здано в _______________________________________

                                   (найменування установи)

 ___________________ на переробку за прийомно-здавальною накладною

 від ___________________ N __________.

 Найменування посади особи,

 яка здала документи              Підпис       Розшифровка підпису

 Дата

Додаток 27

до п. 11.2

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС

справи N _____ (розділу опису)

 У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано _____

 _____________________________________________________ аркуша(ів),

                       (цифрами і літерами)

 у тому числі:

 літерні аркуші __________________________________________________

 пропущені номери аркушів ________________________________________

 аркушів внутрішнього опису ______________________________________

------------------------------------------------------------------

|Особливості фізичного стану  |         Номери аркушів           |

|   та формування справи      |                                  |

|-----------------------------+----------------------------------|

|             1               |                 2                |

|-----------------------------+----------------------------------|

|                             |                                  |

------------------------------------------------------------------

 Посада особи, яка склала    ________     ________________________

 засвідчувальний напис       (підпис)        (розшифровка підпису)

 Дата

Додаток 28

до п. 11.2

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи N ______

------------------------------------------------------------------

|N п/п |   Індекс   |    Дата   | Заголовок |  Номери   |Примітка|

|      |  документа | документа | документа |  аркушів  |        |

|      |            |           |           |  справи   |        |

|------+------------+-----------+-----------+-----------+--------|

|  1   |      2     |     3     |     4     |     5     |    6   |

------------------------------------------------------------------

 Разом ________________________________________________ документів

                       (цифрами і літерами)

 Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________

                                         (цифрами і літерами)

 Посада особи, яка склала

 внутрішній опис документів

 справи                   __________        ______________________

                           (підпис)          (розшифровка підпису)

Додаток 29

до п. 11.2

------------------------------------------------------------------

|          | 20 |               код держархіву ________________  |

|          |    |               код установи   ________________  |

|          |----+------------------------------------------------|

|          | 30 |                              |Ф N   __________ |

|          |    |------------------------------|                 |

|          |    |                              |Оп N  __________ |

|          |    |------------------------------+-----------------|

|          |    |                              |Спр N __________ |

|          |----+------------------------------------------------|

|          | 5  |       (Найменування державного архіву)         |

|          |----+------------------------------------------------|

|          | 50 |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                                                |

|          |----+------------------------------------------------|

|          | 35 |    (найменування установи і структурного       |

|          |    |                підрозділу)                     |

|          |    |                                                |

|          |    |                                                |

|          |----+------------------------------------------------|

|          | 15 |     СПРАВА N ________ том N _____              |

|          |----+------------------------------------------------|

|          | 70 |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                                                |

|          |----+------------------------------------------------|

|          | 25 |           (заголовок справи)                   |

|          |    |                                                |

|          |    |------------------------------------------------|

|          |    |                              (дата)            |

|----------+----+------------------------------------------------|

|          | 20 |                           На ___________ арк.  |

|          |----+-------------------------  Зберігати _________  |

|          | 30 |    |Ф N   ____________ |                       |

|          |    |    |Оп N  ____________ |                       |

|          |    |    |Спр N ____________ |                       |

|          |----+----+-------------------+-----------------------|

|          | 20 |    |        60         |                       |

|          |    |    ---------------------                       |

|          |    |                                                |

----------------+------------------------------------------------|

                |                                                |

                --------------------------------------------------

Додаток 30

до п. 14.7

ЗАМОВЛЕННЯ ВИДАЧІ СПРАВИ З АРХІВУ

 Назва структурного підрозділу ___________________________________

 Виконавець ______________________________________________________

                               /прізвище/

 Кімната _______________________________ телефон _________________

 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 Назва справи, яку потрібно видати з архіву ______________________

 Керівник структурного підрозділу ________________________________

                                          /дата, підпис/

 Прийнято до виконання ___________________________________________

 Особа, відповідальна за архів ___________________________________

                                          /дата, підпис/

 Строк, на який справа підлягає видачі ___________________________

 Одержано справу з архіву ________________________________________

                                        /дата, підпис/

Додаток 31

до п. 14.7

КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ У АРХІВІ

------------------------------------------------------------------

|Вх. N            від            Відмітка про контроль           |

|----------------------------------------------------------------|

|Тип документа:                                                  |

|----------------------------------------------------------------|

|Адреса                                                          |

|----------------------------------------------------------------|

|Автор (кореспондент)                                            |

|----------------------------------------------------------------|

|Надійшло від:                                                   |

|----------------------------------------------------------------|

|Документ N                      від                             |

|----------------------------------------------------------------|

|Зміст:                                                          |

|----------------------------------------------------------------|

|Резолюція                                                       |

|----------------------------------------------------------------|

|Виконавці                                                       |

|----------------------------------------------------------------|

|Термін виконання:               дата                            |

|----------------------------------------------------------------|

|Продовжено на:                  до:                             |

|                                ким:                            |

|----------------------------------------------------------------|

|Додаткові питання                                               |

|----------------------------------------------------------------|

|Відмітка про хід виконання:                                     |

|----------------------------------------------------------------|

|Контрольні відмітки                                             |

|----------------------------------------------------------------|

|Відмітка про виконання                                          |

|----------------------------------------------------------------|

|Результати розгляду додаткових питань                           |

|----------------------------------------------------------------|

|Знято з контролю:               вих. N                          |

|----------------------------------------------------------------|

|Приєднано до наряду N                                           |

------------------------------------------------------------------

Додаток 32

до п. 15.1.1

КНИГА

реєстрації наказів

------------------------------------------------------------------

|N п/п|Дата реєстрації|Короткий зміст | П.І.Б. особи, |Виконавець|

|     |    наказу     |    наказу     |  що підписала |          |

|     |               |               |     наказ     |          |

|-----+---------------+---------------+---------------+----------|

|  1  |       2       |       3       |       4       |    5     |

------------------------------------------------------------------

Додаток 33

до п. 15.1.1

КНИГА

реєстрації розпоряджень

------------------------------------------------------------------

|N п/п|Дата реєстрації|Короткий зміст | П.І.Б. особи, |Виконавець|

|     | розпорядження | розпорядження |  що підписала |          |

|     |               |               | розпорядження |          |

|-----+---------------+---------------+---------------+----------|

|  1  |       2       |       3       |       4       |    5     |

------------------------------------------------------------------

Додаток 34

до п. 15.10 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

                      Державний Герб України

              НАЦІОНАЛЬНА ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ УКРАЇНИ

                З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

        м. Київ, вул. Боженка, 11, оф. 516, тел. 200-81-70

                                                   ДКУД __________

ПРЕС-РЕЛІЗ

 ____.____.______              -- Заголовок до тексту           --

 (Текст)

 Відділ по зв'язках зі ЗМІ

 та громадськістю

 Контактна особа: (посада) (прізвище, ім'я, по батькові) 489-31-26

Додаток 35

до п. 15.10.8 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів (прес-релізів) справи N ______

------------------------------------------------------------------

|NN п/п |Дата розсилки |Заголовок до тексту|  Спосіб розсилки та |

|       |              |                   | кількість адресатів |

|-------+--------------+-------------------+---------------------|

|   1   |      2       |         3         |          4          |

------------------------------------------------------------------

 Разом _________________________________ документів (прес-релізів)

               (цифрами і літерами)

 Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________

                                          (цифрами і літерами)

 Найменування посади

 особи, що склала

 внутрішній опис                Підпис          Прізвище, ініціали

Додаток 36

до п. 15.11.2 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

            НАЦІОНАЛЬНОЇ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ УКРАЇНИ

               З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

                                      ЗАТВЕРДЖУЮ

                                      Голова Національної

                                      експертної комісії України

                                      з питань захисту

                                      суспільної моралі

                                      Підпис  Ініціали, прізвище

                                      Дата

АКТ

 ________________           м. Київ                 N ____________

 Заголовок до тексту

 Ми, що нижче підписалися

 _________________________________________________________________

        (перелік осіб, що брали участь у складанні акта з

            зазначенням П.І.Б. та найменування посади)

 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 На підставі _____________________________________________________

                  (найменування розпорядчого акта комісії

                    із зазначенням його номера та дати)

 _________________________________________________________________

 Склали даний акт про таке:

 _________________________________________________________________

        (обставини, що відображаються при складанні акта)

 _________________________________________________________________

 _________________________________________________________________

 Посада                   Підпис               Розшифровка підпису

 Посада                   Підпис               Розшифровка підпису

 Посада                   Підпис               Розшифровка підпису

Додаток 37

до п. 15.2.3 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

             НАЦІОНАЛЬНА ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ УКРАЇНИ

              З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

м. Київ, вул. Боженка, 11, оф. 516,

тел. 200-81-70

                                                   ДКУД __________

ДОВІДКА

 ______________ N _____              --  Призначення довідки    --

     Текст довідки з обов'язковим зазначенням П.І.Б.  особи,  якій

видається довідка

 Голова                                         Прізвище, ініціали

Додаток 38

до п. 15.3 Інструкції

з діловодства у Національній

експертній комісії України

з питань захисту

суспільної моралі

НАЦІОНАЛЬНА ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ        Посада, прізвище, ініціали

    УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ           керівника

        СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

 -- Заголовок              --

 Найменування посади

 особи, що склала записку      Підпис           Прізвище, ініціали

Про внесення змін та доповнень до Інструкції з діловодства

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Національній експертній комісії України з питань захисту суспільної моралі

1. Загальні положення

2. Документування управлінської діяльності Комісії

3. Прийом, реєстрація та розподіл вхідної кореспонденції. Загальний порядок виконання документів

4. Складання та оформлення службових документів

5. Робота виконавців з документами

6. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

7. Організація контролю за виконанням документів

8. Складання номенклатури справ

9. Формування справ у діловодстві

10. Експертиза цінності документів

11. Формування справ у діловодстві для передачі до архіву на зберігання

12. Складання описів справ у діловодстві

13. Оперативне зберігання документів та справ

14. Передача справ на архівне зберігання. Видача копій документів

15. Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів

Про втрату документа

ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації особою, відповідальною за діловодство

Про відсутність вкладень у поштовому відправленні

ЖУРНАЛ

реєстрації поштових відправлень з відміткою "особисто"

ЖУРНАЛ

реєстрації копій і факсограм

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідної кореспонденції

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

звернень громадян, установ та організацій

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

листів, доручень, інших документів

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідної кореспонденції

ЖУРНАЛ

реєстрації внутрішньої документації

НАКАЗ

СКЛАД

реквізитів організаційно-розпорядчих документів

ПЕРЕЛІК

документів, що підлягають затвердженню

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, на які ставиться гербова печатка

ЖУРНАЛ

реєстрації посвідчень про відрядження

РОЗНОСНА КНИГА

ПЕРЕЛІК

документів із зазначенням типових строків виконання

ЗВЕДЕННЯ

про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю,

станом на ___ ____________ 200 р.

ПЕРЕЛІК

документів, не виконаних

________________________________________

/Назва та індекс структурного підрозділу/

у встановлений строк станом на __________________ 200 р.

ЗВЕДЕНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

на ____ рік

Про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС

справи N _____ (розділу опису)

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи N ______

ЗАМОВЛЕННЯ ВИДАЧІ СПРАВИ З АРХІВУ

КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ У АРХІВІ

КНИГА

реєстрації наказів

КНИГА

реєстрації розпоряджень

ПРЕС-РЕЛІЗ

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів (прес-релізів) справи N ______

АКТ

ДОВІДКА

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

станом на _ __________ 200 р.