Приобретение ТМЦ предприятием за счет средств работников ------------------------------------------------------------------ Обычно на практике применяется следующий порядок расчетов с подотчетными лицами: работнику выдаются денежные средства в по- дотчет, а затем он использует их на административно-хозяйственные расходы, на командировку, на закупку сельскохозяйственной продук- ции и т.п. Однако нередко используется и другой порядок расчетов: подотчетное лицо сначала приобретает товарно-материальные ценности (далее - ТМЦ) за счет собственных средств, а затем предприятие возмещает работнику понесенные им расходы. Для правильного отражения операций, связанных с закупкой работником ТМЦ и возмещением ему понесенных расходов, в первую очередь необходимо грамотно документально оформить осуществляемые операции. Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ, должны быть выпи- саны на имя предприятия. Документальное оформление приобретения ТМЦ работником пред- приятия Работнику предприятия, закупающему товарно-материальные цен- ности для предприятия (к примеру, канцелярские принадлежности, бухгалтерские бланки и т. п.), следует знать, что все документы (счета-фактуры, накладные и т. п.), а также налоговые накладные должны быть выписаны на имя предприятия. Однако это касается лишь тех документов, в реквизитах которых предусмотрено указание сведений о покупателе. В отдельных случаях документы, которые выдаются покупателю, таких реквизитов не содержат (кассовый, товарный чеки). Не так давно в средствах массовой информации были представлены консультации налоговых органов, в которых было высказано мнение о том, что документы, не содержащие сведений о покупателе ТМЦ, не являются документами, подтверждающими понесенные предприятием рас- ходы. Из этого следует, что по таким документам не может произво- диться возмещение работнику предприятия понесенных им в связи с приобретением ТМЦ расходов. При этом работники налоговых органов считают, что кассовый чек - это документ, с помощью которого обеспечивается реальный контроль объемов реализации товаров (услуг) субъектами предприни- мательской деятельности. Другими словами, кассовый чек является подтверждением получения, а не расходования наличных. На несостоятельность такого вывода мы уже указывали на страни- цах нашей газеты (см. рубрику "Дискуссионный клуб" в газете "Налоги и бухгалтерский учет", 2000, № 38). В подтверждение тому, кассовый и товарный чеки являются документами, подтверждающими расход наличных, приведем цитаты из следующих нормативных документов: Пункт 1 Порядка ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г. № 21 ( v0021500-95 ), с изменениями и дополнениями: "Предприятия и частные предприниматели обязаны представлять обслуживающему банку (по его требованию) отчетные платежные и расчетные документы (кассовые и товарные чеки, квитанции к приход- ным кассовым ордерам, налоговые накладные, договоры купли-продажи, акты закупки, счета-фактуры и т. п.), которые бы подтверждали осу- ществление целевых расходов наличных"; Указ Президента Украины "О внесении изменений в Указ Пре- зидента Украины от 12.06.95 г. № 436" от 11.05.99 г. № 491/99 ( 491/99 ): "1. Установить, что в случае нарушения юридическими лицами всех форм собственности, физическими лицами - гражданами Украи- ны ... являющимися субъектами предпринимательской деятельности ... норм по регулированию обращения наличных в национальной валюте, к ним применяются финансовые санкции в виде штрафа: - за проведение наличных расчетов без представления получате- лем средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа), который бы подтверждал уплату покупателем наличных средств, - в размере уплаченных средств". Кассовый чек является одним из документов, подтверждающих по- несенные расходы. Как видим, приведенные положения нормативных документов четко устанавливают, что кассовый чек (как и любой другой документ) является документом, подтверждающим расход наличных. Следующим этапом документального оформления операций, связан- ных с закупкой работником предприятия ТМЦ, является составление работником авансового отчета о произведенных расходах. Приведем пример заполнения такого авансового отчета. Работником для предприятия были приобретены в магазине OOO "Полиграф" бланки стоимостью 18 грн., в том числе НДС - 3 грн., и в магазине OOO "Лайнер" - канцтовары стоимостью 45 грн., в том числе НДС - 7,5 грн. В качестве документов, подтверждающих приобретение указанных ТМЦ, работник представил: - кассовый чек № 31154 (бланки); - кассовый чек № 67134 (канцтовары); - налоговую накладную по приобретенным канцтоварам, выписанную на имя предприятия. ------------------------------------------------------------------ "Налоги и бухгалтерский учет" № 03/01, cтр. 22 [11.01.2001] Т. Онищенко экономист-аналитик Издательского дома "Фактор" ------------------------------------------------------------------