З метою врегулювання процедурних питань безпаперової взаємодії між центральним апаратом та територіальними органами Головдержслужби НАКАЗУЮ:

1. Викласти Загальний порядок організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України, затверджений наказом Головдержслужби від 02.03.2009 року N 60 (v0060351-09) , у редакції, що додається.

2. Установити, що уся службова кореспонденція, яка надсилається до Головдержслужби територіальними органами, проходить через систему електронного документообігу Головдержслужби.

3. Доповнити пункт 1.2 Інструкції з діловодства Головного управління державної служби України, затвердженої наказом Головдержслужби від 20.07.2006 року N 262 (v0262351-06) , після абзацу другого новим абзацом у такій редакції:

"Особливості організації роботи з електронними документами із застосуванням електронного цифрового підпису та документами у електронному вигляді без застосування електронного цифрового підпису визначається Загальним порядком організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України, затвердженим наказом Головдержслужби від 02.03.2009 року N 60" (v0060351-09) .

4. Внести до наказу Головдержслужби від 08.05.2009 року N 139 (v0139351-09) такі зміни:

доповнити текст наказу після пункту 2 новим пунктом такої редакції:

"Установити, що підготовка документа у паперовому вигляді без використання відомчої системи електронного документообігу допускається лише з дозволу Начальника Головдержслужби або особи, яка виконує його обов'язки.";

пункти 3 і 4 наказу вважати пунктами 4 і 5 відповідно.

5. В Інструкції щодо здійснення електронного контролю на базі системи електронного документообігу, затвердженій наказом Головдержслужби від 15.01.2010 року N 3 (v0003351-10) , слова "управління організаційної роботи, документообігу та контролю" замінити словами "адміністративно-фінансовий департамент" у всіх відмінках.

6. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головдержслужби від 28.09.2009 року N 290 (v0290351-09) .

7. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби забезпечити приведення у відповідність до вимог цього наказу наказів Головдержслужби, а також доручень керівництва у частині надсилання територіальними органами Головдержслужби службової кореспонденції виключно через СЕД, а не електронною поштою.

8. Адміністративно-фінансовому департаменту ознайомити з цим наказом заступників Начальника Головдержслужби, керівників структурних підрозділів центрального апарату, підвідомчих установ та територіальних органів Головдержслужби.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби з питань правової роботи та модернізації державної служби

ЗАГАЛЬНИЙ ПОРЯДОК

організації безпаперового електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби України

1. Загальні положення

1.1. Безпаперовий електронний документообіг реалізується на базі системи електронного документообігу Головдержслужби (далі - СЕД) - "Мегаполіс. Документообіг".

1.2. Цим Порядком визначається єдина схема організації роботи із електронними документами у СЕД для центрального апарату, територіальних органів та підвідомчих установ Головдержслужби.

1.3. Організація роботи у СЕД здійснюється за виключним посадовим принципом, відповідно до повноважень наступних груп користувачів:

- керівництво Головдержслужби - Начальник Головдержслужби, заступники Начальника Головдержслужби (далі - Заступники);

- керівники структурних підрозділів, підвідомчих установ, територіальних органів;

- керівники підрозділів (керівники відділів та секторів);

- головні спеціалісти.

1.4. Окремі функціональні повноваження у СЕД встановлені для Служби керівника, реєстраторів та контролерів, а також адміністраторів СЕД. Функції та права адміністраторів визначаються окремим наказом Головдержслужби.

1.5. Цим порядком встановлюються наступні визначення:

висхідний рух проекту електронного документа - погодження та підписання документів у безпаперовому вигляді;

вхідний документ - паперовий або електронний документ, що надійшов від зовнішнього кореспондента;

підготовлений документ - електронний документ, створений внаслідок реєстрації підписаного (затвердженого) проекту електронного документа, разом із відповідним йому паперовим документом, який направляється адресату;

електронний документ (далі - Е-документ) - зареєстрований у СЕД документ, що має усі нормативно визначені атрибути паперового документа;

низхідний рух Е-документа - доведення документа до виконання у безпаперовому вигляді від керівника до виконавця на основі накладання на нього електронних резолюцій (далі - Е-резолюції);

погоджувач - особа, яка погоджує проект електронного документа;

підписувач - особа, яка підписує (затверджує) проект електронного документа;

проект електронного документа (далі - Е-проект) - документ у СЕД, який знаходиться на стадії підготовки, погодження або підписання та до моменту його реєстрації у СЕД;

установа - центральний апарат, підвідомча установа або територіальний орган Головдержслужби (термін вживається лише у положеннях, які стосуються будь-якої із зазначених установ).

2. Реєстрація вхідних документів

2.1. Реєстрація вхідних документів установи здійснюється її реєстратором.

2.2. Вхідний паперовий документ, що надійшов до установи, надходить до реєстратора, який здійснює його реєстрацію, створюючи ідентичний йому Е-документ.

2.3. Вхідний електронний документ, що надійшов до установи, надходить до реєстру вхідних документів "Обмін" СЕД, з якого автоматично реєструється по команді реєстратора.

Якщо у вхідному електронному документі, який надійшов до реєстру вхідних документів "Обмін" СЕД, не підтверджуються електронні цифрові підписи, то такий документ одразу відхиляється реєстратором із зазначенням причини відхилення та автоматично повертається до його відправника (кореспондента).

2.4. У межах створення Е-документа:

- заводиться електронна реєстраційна контрольна картка документа (далі - ЕРКК);

- якщо вхідний документ є паперовим, він сканується у повному обсязі для створення електронного образу Е-документа.

2.5. Паперовий документ, після створення ідентичного йому Е-документа, залишається у реєстраторів Головдержслужби. Паперовий документ може бути переданий виконавцю за зверненням останнього у встановленому порядку.

2.6. Зареєстрований Е-документ передається реєстратором установи через СЕД до Служби керівника, Заступника, керівника структурного підрозділу центрального апарату або територіального органу належністю відповідно до їх повноважень.

3. Розгляд вхідних документів Начальником Головдержслужби

3.1. Служба керівника здійснює попередній розгляд отриманих від реєстраторів Е-документів та забезпечує створення проектів Е-резолюцій Начальника Головдержслужби, або особи, яка виконує його обов'язки.

3.2. Резолюціями Начальника Головдержслужби визначаються:

головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома") Е-документа з числа керівників департаментів (управлінь), територіальних органів та підвідомчих установ Головдержслужби;

розподіл завдань між визначеними виконавцями;

куратори виконання Е-документа з числа Заступників, які координують роботу внесених до Е-резолюції виконавців;

контролер - заступник керівника структурного підрозділу, який відповідає за забезпечення контролю виконавської дисципліни.

3.3. Попередньо розглянуті Службою керівника Е-документи доповідаються Начальнику Головдержслужби, або особі, яка виконує його обов'язки, керівником Служби керівника відповідно до вимог, встановлених пунктом 5.12 Інструкції з діловодства Головного управління державної служби України, затвердженої наказом Головдержслужби України від 20.07.2006 року N 262 (v0262351-06) .

3.4. Начальник Головдержслужби, або особа, яка виконує його обов'язки, опрацьовує Е-документ, у разі згоди, підписує підготовлений проект Е-резолюції, або відхиляє його із зауваженнями.

4. Загальний розгляд вхідних документів

4.1. Заступником, керівником департаменту (управління, територіального органу, підвідомчої установи Головдержслужби) здійснюється первинне, у випадку отримання Е-документа від реєстратора установи, або вторинне, у випадку отримання Е-документа на підставі Е-резолюції вищого рівня, опрацювання Е-документа, після чого накладається власна Е-резолюція, підписана його особистим електронним цифровим підписом (далі - ЕЦП).

4.2. Керівники відділів (секторів) опрацьовують отримані на підставі Е-резолюцій вищого рівня Е-документи та накладають на них, у разі необхідності, власні, підписані їх особистими ЕЦП, Е-резолюції щодо організації виконання завдань, передбачених резолюціями вищого рівня до відповідного Е-документа.

4.3. У разі необхідності, керівник департаменту (управління, територіального органу Головдержслужби) має право доручити розгляд частини Е-документів, що надходять до підрозділу, своєму заступнику.

4.4. Резолюціями Заступників визначаються:

головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома") Е-документа з числа підпорядкованих їм керівників підвідомчих установ, територіальних органів Головдержслужби та керівників відділів (секторів) Головдержслужби;

розподіл завдань між визначеними виконавцями;

куратори виконання Е-документа з числа підпорядкованих їм керівників департаментів (управлінь), які координують роботу внесених до Е-резолюції виконавців;

4.5. Резолюціями керівників департаментів (управлінь, територіальних органів та підвідомчих установ Головдержслужби) визначаються, відповідно до компетенції:

головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома") Е-документа з числа керівників підпорядкованих відділів (секторів);

розподіл завдань між визначеними виконавцями.

4.6. Резолюціями керівників відділів (секторів) визначаються:

головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома") Е-документа з числа підпорядкованих спеціалістів;

розподіл завдань між визначеними виконавцями.

4.7. В окремих випадках у Е-резолюціях поряд із підрозділами-співвиконавцями визначають підлеглих спеціалістів, але виключно у випадках необхідності забезпечення відповідним виконавцем окремих специфічних завдань, за виконання яких у Головдержслужбі (структурному підрозділі) він відповідає.

4.8. Термін розгляду Е-документів не повинен становити більше 2 робочих годин з моменту передачі відповідного документа на розгляд. У випадках короткотривалої відсутності особи, яка їх має відпрацювати (менше одного робочого дня), з поважних причин (місцеве відрядження, участь у нараді тощо), час опрацювання електронного документа не повинен перевищувати 8 робочих годин.

4.9. Усі примірники Е-документа, що одночасно надійшли через СЕД Головдержслужби до кількох працівників, мають однакову юридичну силу.

5. Створення Е-проектів

5.1. Головним розробником Е-проекту є департамент або управління (у територіальному органі чи підвідомчій установі - відділ або сектор), що здійснює його підготовку.

Підготовку (опрацювання) Е-проекту здійснює підрозділ, до компетенції якого віднесено питання, що розглядається у відповідному проекті.

Якщо питання, що розглядається у Е-проекті, належить до компетенції кількох підрозділів, головним розробником визначається підрозділ, компетенція якого у відповідному питанні є домінуючою.

Інші підрозділи, що відповідно до компетенції беруть участь у розробленні та погодженні Е-проекту, є заінтересованими підрозділами.

5.2. Головний розробник самостійно визначає перелік заінтересованих підрозділів, виходячи із змісту основних положень Е-проекту.

За дорученням керівника (заступника керівника) установи до підготовки (опрацювання) та погодження Е-проекту можуть залучатись як підрозділи, що не входять до переліку заінтересованих структурних підрозділів, визначених головним розробником, так і окремі працівники.

5.3. Головний розробник є відповідальним за підготовку та погодження Е-проекту в установі.

5.4. Головний розробник спрямовує і координує роботу заінтересованих підрозділів з підготовки Е-проекту, вживає вичерпних заходів для врегулювання розбіжностей та проводить узгоджувальні процедури (консультації та погоджувальні наради).

5.5. Підготовка (опрацювання) Е-проектів здійснюється у електронному вигляді.

Роздрукований текст Е-проекту має відповідати вимогам ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (v0055609-03) .

Е-проект також може містити табличні та графічні матеріали, завантажені у систему у файлах стандартних форматів.

5.6. Автором, що створює Е-проект, є працівник головного розробника.

5.7. Створення Е-проекту включає:

- підготовку вихідного тексту Е-проекту у електронному вигляді;

- підготовку, у разі необхідності, супровідних матеріалів до Е-проектів у електронному вигляді (у тому числі сканованих копій паперових документів);

- створення та заповнення реквізитів форми Е-проекту, введення до створеної форми зазначених матеріалів;

- прив'язку Е-проекту до Е-документа, на виконання якого створено проект;

- визначення куратора, це як правило керівник відповідного відділу (сектору), та реєстратора відповідного Е-проекту;

- створення маршруту узгодження;

- у разі підготовки Е-проекту наказу Головдержслужби до короткого змісту Е-проекту, через два інтервали після тексту короткого вмісту, вноситься інформація щодо необхідності проведення його веб-публікації (пункт 10.8 цього Загального порядку).

5.8. Головний розробник:

- супроводжує процедуру погодження, узагальнює надані заінтересованими підрозділами пропозиції;

- у разі підготовки проектів наказів Головдержслужби або проектів нормативно-правових актів направляє Е-проект до юридичного підрозділу для проведення юридичної експертизи на предмет відповідності Конституції (254к/96-ВР) і законодавству України;

- направляє погоджений Е-проект до Служби керівника.

5.9. Реєстраторами Е-проектів визначаються:

- автор проектів - у випадках реєстрації внутрішніх документів структурних підрозділів (службових записок, заявок тощо);

- контролер - у випадках реєстрації окремих доручень, подань про зняття з контролю та про перенесення терміну виконання, протоколів, планів, графіків, звітів та інших контрольних документів;

- реєстратор установи - у всіх інших випадках.

5.10. У випадку підготовки проекту наказу Головдержслужби про внесення змін до іншого наказу Головдержслужби головний розробник, разом із проектом про внесення змін, готує проект нової редакції відповідного наказу, яка вводиться у СЕД Головдержслужби разом із проектом відповідних змін.

5.11. У разі необхідності Заступник, який є куратором головного розробника, за поданням останнього, проводить робочі консультації з керівниками заінтересованих підрозділів з питань підготовки (погодження) відповідного проекту.

5.12. При введенні проектів наказів Головдержслужби у СЕД Головдержслужби слід використовувати наступні найменування для файлів проектів:

"Наказ про..." або "Зміни до наказу від... N..." - для текстів проектів;

"Нова редакція наказу" - для текстів наказів, до яких вносяться зміни;

"Проект постанови (закону, указу, розпорядження) "або "Проект змін до постанови (закону, указу, розпорядження) від... N..." - для текстів проектів нормативно-правових актів;

"Д1_Порядок (загальний порядок, положення, інструкція тощо)" - для додатків до проектів.

6. Узгодження Е-проектів

6.1. Узгодження Е-проекту полягає у його погодженні усіма заінтересованими підрозділами та Заступниками - їх кураторами.

У разі узгодження проектів наказів Головдержслужби та проектів нормативно-правових актів юридичний підрозділ не відноситься до заінтересованих підрозділів, а особливості погодження ним відповідних проектів визначено розділом 7 цього Загального порядку.

Служба керівника не є заінтересованим підрозділом.

6.2. Узгодження Е-проекту здійснюється на основі сформованого маршруту узгодження - переліку усіх погоджувачів та підписувачів відповідного Е-проекту, на основі якого система здійснює автоматичну доставку Е-проекту від одного учасника узгодження до іншого.

6.3. Маршрут узгодження Е-проектів проектів є поетапним:

I етап (сувора послідовність погоджувачів) - погодження головним розробником:

- автор Е-проекту - у якості першого погоджувача Е-проекту;

- керівник відповідного відділу (сектору);

- керівник підрозділу - Головного розробника;

II етап (несувора послідовність погоджувачів) - погодження керівниками заінтересованих підрозділів (юридичний підрозділ включається до відповідного переліку останнім);

III етап (не сувора послідовність погоджувачів) - погодження Заступниками-кураторами головного розробника та заінтересованих структурних підрозділів;

IV етап (у разі узгодження проектів наказів Головдержслужби та проектів нормативно-правових актів) - погодження керівником юридичного підрозділу за результатами проведення юридичної експертизи;

V етап (сувора послідовність погоджувачів) - погодження Службою керівника:

- представник Служби керівника, який відповідно до покладених на нього обов'язків приймає документи до підпису та здійснює їх попередній розгляд;

- керівник Служби керівника;

VI етап (сувора послідовність погоджувачів) - підписання Е-проекту:

- підписувачі, підписи яких є необхідними для створення вихідного документа відповідного типу, але не є такими, що затверджують документ;

- підписувач, яким затверджується документ.

6.4. Головний розробник направляє Е-проект на узгодження через СЕД до його погоджувачів.

Етапи із суворою послідовністю проходять послідовно, тобто Е-проект опрацьовується наступним погоджувачем лише після його погодження попереднім погоджувачем.

Етапи із не суворою послідовністю проходять паралельно, тобто Е-проект опрацьовується та погоджується усіма погоджувачами в межах відповідного етапу одночасно.

6.5. Головний розробник самостійно визначає та вносить до СЕД термін погодження Е-проекту, виходячи з наступних вимог.

Погодження Е-проекту повинно бути завершено не пізніше ніж за два дні до визначеного терміну його внесення на розгляд Начальнику Головдержслужби.

У разі, коли термін внесення Е-проекту на розгляд Начальнику Головдержслужби становить від 1 до 2 днів, його погодження заінтересованими підрозділами та відповідними кураторами може бути завершено до 13:00 дня, визначеного для внесення на розгляд.

Погодження Е-проекту, розробленого на виконання закону України, постанови Верховної Ради України, акта Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем.

У всіх інших випадках термін для процедури погодження Е-проекту визначається як 5 робочих днів з дня направлення його на погодження.

6.6. Погодження Е-проекту здійснюється у СЕД з використанням особистих ЕЦП погоджувачів.

Незавізований (непогоджений) належним чином проект не підлягає подальшому розгляду.

6.7. Заінтересовані підрозділи за надходженням до них через СЕД Е-проекту беруть участь у його опрацюванні та погодженні в частині, що стосується їх компетенції.

6.8. Свою позицію щодо опрацьованого Е-проекту заінтересований підрозділ доводить до відома головного розробника через СЕД.

Заінтересований підрозділ має чітко обґрунтувати свою позицію щодо Е-проекту, а у разі необхідності - викласти окремі положення у новій редакції.

6.9. У разі погодження проекту керівник заінтересованого підрозділу/куратор візує проект у СЕД Головдержслужби своїм особистим ЕЦП.

6.10. Якщо у позиціях головного розробника та заінтересованого структурного підрозділу є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних підрозділів, керівник головного розробника забезпечує проведення узгоджувальних процедур визначених пунктами 5.4 та 5.11 цього Загального порядку.

У разі необхідності Начальник Головдержслужби за ініціативою Заступника-куратора головного розробника проводить погоджувальну нараду з питань узгодження розбіжностей по Е-проекту.

Результати погоджувальної наради оформлюються протоколом, що підписується усіма учасниками наради.

Домовленості, досягнуті під час погоджувальної наради та викладені у її протоколі, є обов'язковими для виконання усіма учасниками процесу узгодження розбіжностей.

6.11. Проект потребує переузгодження:

- усіма погоджувачами, якщо в результаті врахування головним розробником наданих до Е-проекту зауважень проект або окремі його положення зазнали змін;

- новим керівником заінтересованого підрозділу або новим Заступником-куратором - у разі звільнення особи, особистим ЕЦП якої було завізовано проект, окрім випадку звільнення після дати затвердження Е-проекту.

6.12. Процедура узгодження Е-проекту забезпечується автором відповідного проекту, за якість підготовки та проходження якого він відповідає, а у разі його відсутності - керівник відповідного відділу (сектору).

Погоджувачі несуть персональну відповідальність за дотримання передбачених для них вимог щодо погодження Е-проектів.

6.13. Окремі вимоги до узгодження Е-проектів.

6.13.1. Дії погоджувача при отриманні Е-проекту:

- ознайомитись із текстом проекту;

- керівник підрозділу - головного розробника контролює правильність заповнення реквізитів Е-проекту;

- візування, у разі згоди, Е-проекту своїм особистим ЕЦП;

- внесення, у разі незгоди, зауважень до коментаря Е-проекту (у випадку концептуальних зауважень) або безпосередньо до тексту документа у режимі виправлень.

6.13.2. Погоджувач погоджує Е-проект лише у разі відсутності в нього жодних зауважень до відповідного Е-проекту, обов'язково зазначаючи свою резолюцію "Погоджено". Погоджений Е-проект автоматично передається наступному погоджувачу.

6.13.3. У разі наявності будь-яких зауважень погоджувач відхиляє Е-проект, обов'язково зазначаючи свою резолюцію "Відхилено". Відхилений Е-проект автоматично відкликається з процедури узгодження та повертається його автору.

6.13.4. Автор проекту, після повернення йому Е-проекту на доопрацювання, створює його "нову версію", після чого усі параметри повернутого Е-проекту (результати погодження, накладені ЕЦП, зауваження тощо) заносяться до архіву, а погодження поточного Е-проекту, після доопрацювання, розпочинається спочатку.

6.13.5. Погоджувач, яким отримано Е-проект, розглядає його впродовж:

- 1 робочого дня з моменту передачі йому документа із терміном виконання від 8 до 30 днів;

- 5 робочих годин з моменту передачі йому документа із терміном виконання від 3 до 7 днів;

- 2 робочих годин з моменту передачі йому документа із терміном виконання до 2 днів.

Розглянувши Е-проект, погоджувач зобов'язаний або погодити його, або відхилити із вмотивованими зауваженнями за результатами його розгляду.

6.13.6. Процедура погодження Е-проекту є аналогічною на усіх рівнях.

6.14. Е-проект вважається узгодженим лише після того, як його буде завізовано (погоджено) особистими ЕЦП усіх його погоджувачів.

7. Юридична експертиза

7.1. Е-проекти наказів Головдержслужби та нормативно-правових актів проходять юридичну експертизу на предмет їх відповідності Конституції (254к/96-ВР) і законодавству України.

Юридична експертиза проводиться юридичним підрозділом відповідно до вимог, встановлених Загальним положенням про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 року N 1040 (1040-2008-п) .

7.2. Е-проект, що надійшов через СЕД на проходження юридичної експертизи, роздруковується автором, візується власноручним підписом керівника структурного підрозділу - головного розробника, після чого впродовж одного робочого дня направляється у паперовому вигляді до юридичного підрозділу для проведення юридичної експертизи.

У разі необхідності до юридичного підрозділу також подаються супровідні матеріали до Е-проекту.

7.3. Юридична експертиза проводиться щодо паперового проекту і її завданням є:

перевірка проекту на відповідність законодавству та міжнародним договорам України;

об'єктивне і повне дослідження поданого на розгляд проекту відповідно до предмета експертизи та виходячи із загальносуспільних і загальнодержавних інтересів, засад побудови правової системи;

розроблення, у разі необхідності, пропозицій щодо внесення до проекту або інших пов'язаних з ним актів необхідних змін і доповнень;

підготовка, у разі необхідності, обґрунтованого експертного висновку з усебічною оцінкою проекту;

перевірка, у разі опрацювання проекту внесення змін до наказу Головдержслужби, відповідності проекту нової редакції наказу Головдержслужби його чинній редакції та погодженим змінам до нього.

7.4. Вимоги щодо підготовки висновку за результатами проведеної юридичної експертизи (далі - висновок):

7.4.1. Висновок готується за формою, що затверджена Мін'юстом.

7.4.2. Висновок реєструється у СЕД як внутрішній електронний документ, підписаний особистим ЕЦП керівника юридичного підрозділу.

7.4.3. Висновок направляється у паперовій та електронній формі до головного розробника.

7.5. Якщо згідно з висновком проект визнано таким, що не відповідає Конституції (254к/96-ВР) і законодавству України, то такий проект доопрацьовується головним розробником з урахуванням позиції юридичного підрозділу, після чого направляється на переузгодження відповідно до пункту 6.11 цього Загального порядку.

7.6. Якщо згідно з висновком проект визнано таким, що відповідає Конституції (254к/96-ВР) і законодавству України, керівник юридичного підрозділу візує паперовий проект власноручним підписом та відповідний йому Е-проект - своїм особистим ЕЦП.

7.7. Після проведення юридичної експертизи паперовий проект повертається головному розробнику.

7.8. Внесення проектів наказів Головдержслужби та нормативно-правових актів на підпис без попереднього розгляду та погодження юридичним підрозділом не допускається.

8. Підписання Е-проектів

8.1. Цим Загальним положенням визначаються дві окремі процедури підписання Е-проектів: підписання Начальником Головдержслужби та підписання Заступником або керівником територіального органу чи підвідомчої установи Головдержслужби.

8.2. Вимоги щодо забезпечення підписання вихідних документів Начальником Головдержслужби або особою, що виконує його обов'язки.

8.2.1. Керівник Служби керівника здійснює попередній розгляд та, у разі згоди, візування особистим ЕЦП отриманого ним Е-проекту.

8.2.2. Керівник Служби керівника має право доручити розгляд Е-проектів уповноваженому представнику Служби керівника. В цьому випадку Е-проект також повинен бути завізований персональним ЕЦП такого працівника.

8.2.3. Якщо останнє погодження Е-проекту, що надійшов на розгляд до Служби керівника, здійснено після 17-00 поточного дня, то такий проект розглядається Службою керівника після 10-00 наступного робочого дня.

Е-проекти, які за результатами розгляду Начальником Головдержслужби визначені як "термінові", а також документи щодо підготовки проектів нормативно-правових актів можуть бути подані до Служби керівника на підпис Начальнику Головдержслужби, як виняток, у день контролю до 13-00. Такі документи доповідаються Начальнику Головдержслужби під час розгляду "невідкладних документів".

8.2.4. Керівник Служби керівника має право відхилити Е-проект із вмотивованими зауваженнями за результатами його опрацювання Службою керівника.

Служба керівника перевіряє відповідність паперового та електронного проектів, поданих на підпис Начальнику Головдержслужби, а також справжність ЕЦП Е-проекту.

8.2.5. Завізований у встановленому порядку Службою керівника Е-проект роздруковується в одному примірнику та подається керівником або уповноваженим представником Служби керівника на підпис.

У разі підготовки проектів наказів Головдержслужби та нормативно-правових актів паперовий примірник проекту, завізований керівником Юридичного підрозділу, подається до Служби керівника головним розробником.

8.2.6. Начальник Головдержслужби розглядає Е-проекти лише разом із відповідними їм паперовими проектами.

8.2.7. Підписання Е-проекту особистим ЕЦП Начальника Головдержслужби здійснюється разом із підписанням відповідного йому паперового проекту.

Не підписаний (відхилений) Начальником Головдержслужби проект повертається Службою керівника до головного розробника.

8.2.8. Підписаний паперовий документ передається автору відповідного Е-проекту.

8.3. Вимоги щодо підписання документів Заступником або керівником територіального органу чи підвідомчої установи Головдержслужби.

8.3.1. Якщо вихідний документ за створеним та погодженим Е-проектом підписується Заступником або керівником територіального органу чи підвідомчої установи Головдержслужби, то такий Е-проект роздруковується його автором у двох примірниках (перший - на бланку установи, другий - без бланка) та подається на підпис відповідному Заступнику (керівнику територіального органу чи підвідомчої установи Головдержслужби) одночасно у паперовому та електронному вигляді.

8.3.2. Підписання особистим ЕЦП Заступника (керівника територіального органу чи підвідомчої установи Головдержслужби) Е-проекту здійснюється лише разом із підписанням відповідного йому паперового примірника.

8.4. Підписання документів, що мають окремі нормативно визначені особливості оформлення їх паперових примірників (далі - особливі документи).

8.4.1. Під нормативно визначеними особливостями оформлення паперового документа розуміється наявність затвердженої форми для документа та/або обов'язковість присутності на вихідному примірнику документа, що надсилається адресату, визначеної кількості власноручних підписів і печаток.

8.4.2. У випадку підготовки особливого документа його електронний примірник повинен відповідати усім затвердженим для відповідних документів вимогам щодо їх форми та вмісту.

8.4.3. У випадку погодження Е-проекту особливого документа його автор спочатку здійснює безпаперове погодження, після чого роздруковує паперовий примірник та забезпечує проставлення на ньому усіх необхідних підписів.

8.4.4. Після підписання паперового та електронного примірників особливого документа автор, у разі необхідності, забезпечує проставлення на паперовому примірнику усіх необхідних печаток.

8.5. Вихідні паперові документи за підписом Начальника Головдержслужби підписуються лише у одному оригінальному примірнику (на бланку).

9. Реєстрація та зберігання вихідних документів

9.1. Реєстрація вихідних документів здійснюється реєстраторами установи.

9.2. Після підписання Е-проекту він автоматично надходить на реєстрацію до реєстраторів, а паперовий документ подається на реєстрацію разом із його другим паперовим примірником автором проекту, який зобов'язаний:

- вказати на зворотній стороні другого паперового примірника вихідного документа номер відповідного Е-проекту;

- поставити у нижньому лівому куті лицьової сторони другого примірника вихідного документа своє прізвище, робочий телефон та власноручний підпис.

9.3. Реєстрація Е-проектів здійснюється у автоматичному режимі реєстраторами Головдержслужби на підставі наявних підписаних паперового та повністю йому відповідного електронного проектів.

За результатами реєстрації створюється ідентичний паперовому вихідному документу вихідний Е-документ, що містить усі необхідні реквізити вихідного документа, текст документа, ЕЦП підписувача та усіх погоджувачів.

Якщо впродовж двох робочих днів після надходження вихідного Е-проекту на реєстрацію до реєстраторів автором документа не надано їм відповідного паперового примірника зазначеного документа та належним чином оформленої його копії, то такий Е-документ підлягає невідкладному відхиленню та поверненню автору.

Реєстратор несе відповідальність за втрату чинності електронних цифрових підписів при реєстрації ним документів.

9.4. Вимоги щодо реєстрації вихідного Е-документа:

- заведення ЕРКК вихідного документа у відповідному електронному журналі реєстрації вихідних документів;

- внесення до ЕРКК вихідного документа усіх реквізитів, визначених нормативно-правовими актами для документів, що зберігаються в органах виконавчої влади.

9.5. Паперовий документ, після створення ідентичного йому вихідного Е-документа, відправляється адресату, а його копія передається до архіву установи.

9.6. Зберігання вихідних документів здійснюється одночасно у паперовому та електронному вигляді.

9.7. Зберігання зареєстрованих паперових документів, підготовка і передача їх до архівної установи здійснюються з додержанням вимог нормативних актів, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи.

9.8. Зберігання електронних документів здійснюється з додержанням вимог Порядку зберігання електронних документів в архівних установах, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 25.04.2005 року N 49 (z0627-05) (реєстр. N 627/10907).

9.9. Строк зберігання електронних документів відповідає строку, що встановлений законодавством для відповідних паперових документів.

10. Особливості проходження безпаперового електронного документообігу для внутрішніх документів Головдержслужби

10.1. Безпаперовий електронний документообіг внутрішніх документів здійснюється відповідно до вимог розділів 2-9 цього Порядку, з урахуванням особливостей, визначених цим розділом.

10.2. Внутрішні документи не мають паперових примірників, а їх передача здійснюється лише через СЕД, окрім випадку, встановленого п. 8.4 цього Порядку.

10.3. Особливості підготовки службових записок на ім'я Начальника Головдержслужби.

10.3.1. Службова записка на ім'я Начальника Головдержслужби готується на загальних підставах, причому частина "Пропозиції" оформляється у вигляді проекту доручення Начальника Головдержслужби із конкретним розписом виконавців (включно з виконавцями у статусах "куратор" та "до відома"), а також їх завдань, у тому числі вказівки щодо необхідності взяття відповідного доручення на контроль.

10.3.2. Службова записка готується та погоджується відповідно до розділів 5-6 цього Порядку. У разі необхідності вона погоджується з керівниками заінтересованих підрозділів, після чого підписується Заступником.

10.3.3. Підписані службові записки реєструються їх авторами та передаються до Служби керівника шляхом внесення до реєстраційного поля "Кому" запису "Начальник Головдержслужби".

10.3.4. Уповноважений представник Служби керівника, після надходження до нього службової записки, створює до неї проект резолюції Начальника Головдержслужби, після чого направляє службову записку до спеціалізованої папки "Документи до розгляду Начальником Головдержслужби".

10.3.5. Службові записки не погоджуються особистими ЕЦП уповноважених представників Служби керівника, окрім випадків, коли ініціатором службової записки виступає Служба керівника.

10.3.6. Начальник Головдержслужби, у разі згоди, підписує своїм особистим ЕЦП підготовлений проект Е-резолюції.

10.4. Підписані та зареєстровані листи між структурними підрозділами передаються через СЕД адресатам їх авторами.

10.5. Зареєстровані протоколи, окремі доручення, плани та графіки передаються через СЕД до їх виконавців шляхом накладання контрольної резолюції, яку накладає контролер - реєстратор відповідного окремого доручення.

10.6. Електронний документообіг між центральним апаратом, підвідомчими установами здійснюється як внутрішній документообіг.

10.7. Оригінальною електронною версією наказу Головдержслужби є його електронний образ, розміщений у СЕД Головдержслужби.

10.8. Веб-публікація наказів Головдержслужби.

10.8.1. Веб-публікацією наказів Головдержслужби є їх розміщення на офіційному та/або внутрішньому сайті Головдержслужби.

10.8.2. З метою забезпечення веб-публікації наказу Головдержслужби його реєстратор передає відповідний наказ до контролера шляхом визначення його у реєстраційній картці адресатом документа.

10.8.3. Контролер накладає на наказ Головдержслужби контрольну резолюцію, якою відповідний наказ надсилається до його виконавців.

10.8.4. Контрольною резолюцією до наказу Головдержслужби відповідний наказ передається до юридичного підрозділу для веб-публікації.

10.8.5. Керівник юридичного підрозділу, у разі надходження до нього контрольної резолюції із завданням щодо веб-публікації наказу Головдержслужби, своєю резолюцією визначає відповідального працівника, яким проводитиметься веб-публікація.

10.8.6. Відповідальний за веб-публікацію працівник, визначений керівником юридичного підрозділу, забезпечує:

- веб-публікацію наказу Головдержслужби у відповідності із внесеною до короткого змісту відповідного наказу інформацією;

- у разі внесення змін до наказу(ів) Головдержслужби, веб-публікацію нових редакцій наказу(ів) Головдержслужби, до якого(их) було внесено зміни;

- у разі скасування наказу(ів) Головдержслужби, внесення до веб-публікацій скасованого(их) наказу(ів) інформації щодо втрати ним(и) чинності;

- внесення до наказів Головдержслужби гіперпосилань на накази, з якими він є логічно взаємопов'язаний, в першу чергу гіперпосилання щодо внесених до наказів змін.

11. Міжвідомчий електронний документообіг

11.1. Електронний документообіг з усіма територіальними органами здійснюється як міжвідомчий електронний документообіг, що має окремі особливості.

11.2. У загальному випадку міжвідомчий електронний документообіг здійснюється через вихідні листи установ.

Також через міжвідомчий документообіг доводяться до виконання територіальним органам:

протоколи Головдержслужби;

окремі доручення Начальника та заступників Начальника Головдержслужби;

резолюції Начальника Головдержслужби та Заступників.

11.3. Передача документів до територіальних органів.

Передача вихідних документів Головдержслужби до територіальних органів здійснюється через реєстратора Головдержслужби, який реєструє відповідні вихідні документи у спеціалізованому журналі реєстрації, що забезпечує автоматичну передачу документів до територіальних органів Головдержслужби через міжвідомчий обмін.

Доведення до виконання територіальним органам протоколів, окремих доручень та резолюцій здійснюється контролером, якого визначено відповідальним за контроль виконання відповідного документа. Для цього контролер у електронному документі створює спеціальний список міжвідомчого пересилання, до якого додає усі територіальні органи, визначені виконавцями (співвиконавцями або виконавцями "до відома") у відповідних протоколах, окремих дорученнях або резолюціях.

11.4. Отримання документів від територіальних органів здійснюється реєстраторами Головдержслужби у автоматизованому режимі.

Документи від територіальних органів надходять у спеціалізовану підсистему обміну.

Уповноважений реєстратор Головдержслужби щогодини переглядає зазначену підсистему на предмет надходження нових документів.

Якщо реєстратором Головдержслужби установлено, що документ надійшов помилково до підсистеми обміну, такий документ повертається реєстратором його кореспонденту.

У інших випадках реєстратор дає дозвіл на автоматичну реєстрацію відповідного документа.

Після реєстрації документа, реєстратор передає його за належністю відповідно до вимог пункту 2.6 цього Загального порядку.

11.5. Передача вихідних документів територіального органу до центрального апарату, підвідомчих установ або інших територіальних органів Головдержслужби здійснюється через реєстратора відповідної установи, який реєструє відповідні вихідні документи у спеціалізованому журналі реєстрації, що забезпечує автоматичну передачу документів до зазначених органів через міжвідомчий обмін.

11.6. Отримання документів територіальним органом через міжвідомчий обмін від центрального апарату, підвідомчих установ або інших територіальних органів Головдержслужби здійснюється реєстратором відповідної установи у відповідності до вимог пункту 11.4 цього Загального порядку.

12. Обмеження щодо здійснення Е-документообігу

12.1. Заборонено вводити до СЕД Головдержслужби будь-яку інформацію, яка має гриф "для службового користування".

12.2. Начальник Головдержслужби має право своїм рішенням, оформленим у вигляді відповідного наказу, вводити та виводити окремі типи документів із низхідного або висхідного безпаперового проходження.

12.3. Заборонено здійснювати накладання резолюцій, передачу документа та накладання особистого ЕЦП від чужого імені.

12.4. Заборонено здійснювати прив'язку Е-проектів до номерів низхідних документів того ж виду, що і створюваний Е-проект.

Про внесення змін до деяких наказів Головдержслужби