Содержание, порядок проведения и совершенствования
методических приемов инвентаризации
------------------------------------------------------------------
Статьей 10 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-ХI "О бухгал-
терском учете и финансовой отчетности в Украине" ( 996-14 ) пре-
дусмотрено проведение инвентаризации активов и обязательств. В
частности, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского
учета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить
инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяю-
тся и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются
собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее
проведение является обязательным согласно законодательству.
Пунктом 12 Порядка представления финансовой отчетности, ут-
вержденного постановлением Кабинета Министров Украины
от 28.02.2000 г. № 419 ( 419-2000-п ), предусмотрено обязательное
проведение инвентаризации активов и обязательств предприятия перед
составлением годовой финансовой отчетности.
Кроме того, проведение инвентаризации является также обяза-
тельным в случаях: передачи имущества государственного предприятия
в аренду, приватизации имущества государственного предприятия,
преобразования государственного предприятия в акционерное общест-
во; смены материально ответственных лиц (на день приемки-передачи
дел); установления фактов краж или злоупотреблений, повреждения
ценностей, а также по предписанию судебно-следственных органов;
пожара, стихийного бедствия или техногенной аварии; ликвидации
предприятия, а также в других случаях, предусмотренных законода-
тельством.
На практике подготовка к составлению годовой финансовой
отчетности для обеспечения ее достоверности начинается с проведе-
ния обязательной ежегодной инвентаризации имущества и обяза-
тельств. Правда, бывают случаи и формального отношения к инвента-
ризации, действует так называемый обратный способ заполнения ин-
вентаризационных описей и актов, когда в эти документы заносятся
данные из регистров бухгалтерского учета.
Под инвентаризацией следует понимать определенную последова-
тельность практических действий по документальному подтверждению
наличия, состояния и оценки имущества и обязательств предприятия
для обеспечения достоверности данных учета и отчетности. Вместе с
тем инвентаризация способствует реализации контрольной функции
учета, позволяет выявлять случаи необоснованного уменьшения капи-
тала хозяйственного субъекта, вложенного в различные виды имущест-
ва (активов).
Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная
проверка фактического наличия материальных ценностей, имуществен-
ных прав и обязательств силами специально созданной на предприятии
комиссии.
По нашему мнению, необходимо различать два вида проверок:
натуральную и документальную.
Натуральная (материальная) проверка предусматривает наблюдение
объектов и определение их количества путем подсчета, взвешивания,
обмера. Натуральная проверка проводится в случае инвентаризации
основных средств, материально-производственных запасов, имеющихся
денежных средств и бланков документов строгой отчетности.
В случае документальной проверки наличие на предприятии иму-
щественных прав (нематериальных активов, расходов будущих перио-
дов, дебиторской задолженности и т.п.) и финансовых обязательств
подтверждается непосредственно документами.
В составе документальной проверки иногда выделяется бухгал-
терская, или книжная, проверка, представляющая собой сличение за-
писей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета (например,
в случае инвентаризации сумм начисленной амортизации, созданных
резервов и т.п.).
Заметим, что каждого из указанных видов проверок отдельно
недостаточно для проведения инвентаризации в случае проверки
остатков по одному счету бухгалтерского учета. Например, при
инвентаризации остатков ценностей, учитываемых на счете 201 "Сырье
и материалы", используются натуральная проверка имеющихся запасов
и документальная - материалов, переданных для переработки на сто-
рону.
Обязательная годовая инвентаризация может проводиться по всем
без исключения видам имущества и обязательств. Порядок проведения
инвентаризации предусмотрен Инструкцией по инвентаризации основных
средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей,
денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом
Минфина Украины от 11.08.94 г. № 69 и зарегистрированной Минюстом
Украины 26.08.94 г. под № 202/412 ( z0202-94 ) (далее - Инструкция
по инвентаризации). На основании данных по результатам инвентари-
зации уточняются данные бухгалтерского учета. Таким образом, обя-
зательную ежегодную инвентаризацию нельзя заменить никакими внешне
похожими процедурами - внутренним или внешним аудитом, ревизией
финансово-хозяйственной деятельности (при незначительном объеме
имущества и обязательств у предприятия обязанности инвентариза-
ционной комиссии могут возлагаться на ревизионную комиссию).
Обязательная ежегодная инвентаризация имущества и обязательств
предприятия должна начинаться не ранее 1 октября отчетного года и
заканчиваться до его истечения (основные этапы инвентаризации во
взаимосвязи с функциями бухгалтерского подразделения в процессе
инвентаризации приведены в табл. 1). Таблица 1
Этапы проведения инвентаризации
============+============================+========================
Этапы | Оформленные документы во | Функции бухгалтерского
| время инвентаризации | подразделения
============+============================+========================
Подготови- | Приказ руководителя о про- | Участие в разработке
тельный | ведении обязательной инвен-| внутренних первичных и
| таризации, внутренние инст-| нормативных документов,
| рукции, расписки материаль-| определение остатков
| но ответственных лиц | имущества и обязательств
| | по учетным данным
------------+----------------------------+------------------------
Натуральная | Акты инвентаризации, инвен-| Участие в проверках,
и докумен- | таризационные описи | осуществляемых инвента-
тальная | | ризационными комиссиями
проверки | |
------------+----------------------------+------------------------
Таксировоч- | То же самое | Представление комиссии
ный | | данных об имеющихся
| | оценках имущества и
| | обязательств
------------+----------------------------+------------------------
Сличитель- | Акты инвентаризации, ведо- | Проверка данных, отра-
но-аналити- | мости о результатах инвен- | женных в актах, и выяс-
ческий | таризации | нение причин отклонений
| | учетных оценок от теку-
| | щих; подготовка предло-
| | жений по отражению в
| | учете результатов
| | инвентаризации
------------+----------------------------+------------------------
Итоговый | Ведомость о результатах | Внесение бухгалтерских
| инвентаризации, приказ | записей в учетные ре-
| руководителя об утверждении| гистры, хранение доку-
| результатов инвентаризации | ментов по учету резуль-
| | татов инвентаризации
------------------------------------------------------------------
Обязательная ежегодная инвентаризация начинается с даты,
установленной приказом руководителя предприятия. Ответственной за
проведение инвентаризации является постоянно действующая инвента-
ризационная комиссия.
При значительном объеме имущества и обязательств по приказу
руководителя предприятия можно создавать рабочие инвентаризацион-
ные комиссии. Они создаются также, когда предприятие имеет обособ-
ленные подразделения (филиалы) или осуществляет деятельность на
значительной территории (в строительных организациях).
В нормативных документах отсутствует прямой запрет на
включение в состав комиссий представителей сторонних организаций
(аудиторов, оценщиков, экспертов) для формирования экономически
обоснованных и достоверных результатов инвентаризации. Приложением
к приказу может быть план проведения инвентаризации, устанавливаю-
щий сроки окончания инвентаризации обособленных объектов и срок
каждого этапа, разграничивающий обязанности между рабочими комис-
сиями.
На подготовительном этапе материально ответственные лица
передают комиссии приходные и расходные документы по отчетам
(регистрам), являющимся для бухгалтерии основанием для определения
соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату
проведения инвентаризации. Полнота передачи первичных документов
подтверждается расписками указанных лиц, а также получателей
подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных цен-
ностей.
Организационно-методическая подготовка к проведению инвентари-
зации содержит разработку внутренних нормативных документов -
инструкций, правил, регламентирующих деятельность комиссий на каж-
дом этапе. Инструкции могут включать:
конкретные методики проведения инвентаризации, описание
действий членов рабочих комиссий в процессе проверки наличия и
состояния отдельных объектов;
порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами -
поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и т.п.;
порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных
комиссий;
типичные формы первичных учетных документов для оформления
результатов инвентаризации, разработанные предприятием самостоя-
тельно.
Вторым этапом инвентаризации являются натуральная и докумен-
тальная проверки фактического наличия имущества и обязательств.
Проводятся они комиссиями коллегиально: отсутствие даже одного
члена комиссии является основанием для признания результатов ин-
вентаризации недействительными.
Основной формой первичной документации для учета результатов
натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись,
документальной - акт инвентаризации.
В описи (акте) нельзя оставлять незаполненные строки.
Материально ответственные лица должны подписать ее, подтверждая
факт проведения проверки в их присутствии, а также отсутствие
претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи
имущества на ответственное хранение.
Натуральная и документальная проверки в случае обязательной
ежегодной инвентаризации проводятся сплошным методом.
На таксировочном этапе предусмотрено внесение в описи (акты)
стоимостных оценок имущества и обязательств по данным первичных
документов и бухгалтерского учета.
Сличительно-аналитический этап инвентаризации позволяет
подтвердить действующие оценки объектов учета. Необходимость
уточнения бухгалтерской оценки отдельных видов имущества и
обязательств связана прежде всего с выявленными расхождениями
между значениями показателей по данным учета и фактическими их
значениями, подтвержденными во время инвентаризации. Рассчитанные
отклонения фиксируются непосредственно в актах инвентаризации или
во время подведения итогов натуральной проверки в сличительных
ведомостях. Кроме того, корректирование оценок возможно в случаях:
изменения государственных регулируемых цен, когда оценка осуществ-
ляется по этим ценам (например, в случае установления новых рас-
четных и отпускных цен на драгоценные металлы и драгоценные кам-
ни); изменения курса иностранной валюты, если стоимость имущества
или обязательств оценена в иностранной валюте; изменения величины
дебиторской или кредиторской задолженности в случае использования
в расчетах условных денежных единиц; снижения качественных харак-
теристик имущества предприятий (физический или моральный износ,
снижение рыночных цен и т.п.); наличия в составе дебиторской за-
долженности сумм, получить которые в полном объеме невозможно из-
за неплатежеспособности должников.
Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, обусловив-
шие необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгал-
терского учета, и предложить способы их отражения в учете резуль-
татов инвентаризации.
Кроме того, нужно выяснить, какие лица несут материальную
ответственность за сохранение ценностей, определить меру их
ответственности, проанализировать возможные способы погашения сом-
нительной дебиторской задолженности (путем перерасчета долга, бар-
терных операций и т.п.).
По фактам образования излишков или недостач материальных
ценностей необходимо получить подробные объяснения от материально
ответственных лиц.
На итоговом этапе инвентаризации ведомости подписываются
руководителем и главным бухгалтером предприятия одновременно с
подписанием приказа (распоряжения) об утверждении результатов
инвентаризации. Приказ является основанием для внесения в регистры
бухгалтерского учета соответствующих записей об окончательных
оборотах за декабрь. Материалы работы комиссий передаются в
бухгалтерию предприятия, где они сохраняются не менее пяти лет.
Инвентаризация как один из самых важных методов хозяйственного
контроля предусматривает проверку фактического наличия и состояния
материальных ценностей и денежных средств, а также сличение данных
об их наличии с данными бухгалтерского учета. Методика инвентари-
зации - это совокупность способов и приемов, позволяющих обеспе-
чить ее научную организацию и рациональное проведение.
В отличие от техники проведения инвентаризации, поясняющей,
что и как нужно делать в процессе ее проведения, методика
ориентирует на последовательность действий во время инвентаризации
материальных ценностей. Она регламентирует организацию, приемы и
способы проверки фактического наличия ценностей и состояния
расчетов и должна быть направлена на объективное проведение
инвентаризации, обеспечение оперативности получения ее результатов
(путем сверки и сравнения данных о фактических остатках ценностей
с данными бухгалтерского учета), достоверности учетных данных,
повышение эффективности и действенности инвентаризации в обеспече-
нии сохранения собственности на предприятиях.
Заметим, что в части разработки методики проведения инвентари-
зации специальная литература по бухгалтерскому учету контролю и
ревизии очень отстала от требований практики. В частности, авторы
литературных источников ограничиваются лишь описанием инструктив-
ных материалов, техники проведения инвентаризации (что и как надо
инвентаризировать). Литературные источники, действующие положения
и инструкции не раскрывают вопросов методики проведения инвентари-
зации, то есть способов, которыми нужно ее осуществлять. Нельзя
согласиться с действующими положениями и инструкциями о проведении
инвентаризаций, основывающихся на принципе их дискретности. В сущ-
ности, на практике инвентаризации осуществляются в определенные
периоды времени (не менее двух раз в год). При обычном складском
хранении материальных ценностей с использованием ручного труда
принцип дискретности в какой мере еще можно объяснить. Но при ус-
ловии, что процесс управления складскими операциями автоматизиро-
ван, практически невозможно осуществлять инвентаризацию материаль-
ных ценностей на определенную дату с закрытием складских помещений
и прекращением каких-либо операций. В связи с этим, по нашему
мнению, на таких складах нужно было бы осуществлять непрерывную
(перманентную) инвентаризацию. Это позволит осуществлять постоян-
ный контроль хранения товарно-материальных ценностей.
Перманентная инвентаризация на складах может осуществляться
способом бесповторного отбора, сущность которого заключается в
том, что в каждом случае из генеральной совокупности выбирается
определенное количество материальных ценностей, на которое умень-
шается их общее количество. Самым важным условием постоянных (пер-
манентных) инвентаризаций материальных ценностей на полностью
или частично автоматизированных складах является то, что имею-
щееся количество материальных ценностей в каждом ящике, на каждом
месте хранения должно по меньшей мере один раз в год оборачиваться
и что все имеющиеся материальные ценности, которые больше не
принимают участия в обращении, можно постоянно определять через
систему электронной обработки данных. Преимущество перманентной
инвентаризации ценностей заключается в том, что не прекращается
процесс приемки и отпуска материальных ценностей, сокращается
трудоемкость инвентаризационной работы и обработки ее результатов
за счет применения вычислительной техники. Следовательно, есть
необходимость изменить действующий порядок проведения инвентариза-
ции материальных ценностей на складах, поскольку на практике пол-
ные инвентаризации требуют закрытия складских помещений на продол-
жительное время. К тому же нередко такие инвентаризации проводятся
формально и не достигают своей цели. По нашему мнению, целесооб-
разно в связи с этим в Инструкции по инвентаризации закрепить ос-
новные принципы перманентной инвентаризации на складах.
В развитых странах много лет применяется методика проведения
перманентных инвентаризаций. В частности, при проведении перма-
нентной инвентаризации в целях проверки фактического наличия
деталей на складе, предупреждения и недопущения ошибок используе-
тся метод случайной выборки. Для осуществления контроля контролер
складов готовых изделий выбирает определенные детали, а его помощ-
ник сверяет их фактическое наличие на складе с остатками запасов
по документам. Если данные не совпадают, выясняются причины и оп-
ределяются виновные лица, ответственные за расхождения. По итогам
выборочной проверки помощники контролера представляют отчет конт-
ролеру складов. В отчете отражаются количество и размеры ошибок,
подается их описание. Если количество и размеры ошибок вызывают
беспокойство у контролера, он приказывает сделать пятипроцентную
выборку всех запасов материальных ценностей, находящихся на скла-
де. В случаях когда в результате выборки выявляются ошибки, превы-
шающие пять процентов, проверке подвергаются все фактически имею-
щиеся материальные ценности. Ошибки, составляющие менее пяти про-
центов, считаются нормальными и относятся за счет предприятия.
По нашему мнению, в Украине также необходимо ввести перманент-
ные инвентаризации ценностей.
С целью осуществления перманентной инвентаризации необходимо
придерживаться определенных условий, в частности, обеспечивать ее
внезапность, иметь достаточную складскую площадь для размещения
материальных ценностей по их названиям и сортам, хорошую организа-
цию складского учета. Следует также заранее определить номенклату-
ру ценностей для такой инвентаризации, чтобы обеспечить их провер-
ку в установленные сроки, а также рациональную организацию ее про-
ведения. Предлагаемой методикой проведения перманентной инвентари-
зации ценностей предусматривается прежде всего выделять определен-
ную группу специалистов, которой вменяется в обязанность система-
тически проводить выборочную проверку ценностей в соответствии с
заранее разработанным закрытым планом. План следует составлять
так, чтобы все ценности можно было проинвентаризировать на протя-
жении года. Это позволит не только осуществлять систематический
контроль за наличием и хранением ценностей на складах, но и выяв-
лять недостатки в работе складского хозяйства в период осуществле-
ния операций и оформления их документами, а также осуществлять
контроль за правильностью ведения количественного учета.
Весь процесс подготовки и проведения перманентной инвентариза-
ции сводится к тому, что вначале получают распоряжение о проверке
ценностей определенных наименований, а потом инвентаризационная
комиссия вместе с работниками учета должна проверить полноту и
правильность занесения данных документа в складские карточки. В то
время, когда происходит сличение записей в книгах с данными бух-
галтерского учета, комиссия проверяет остатки отдельных видов
ценностей в натуре и заполняет инвентаризационную опись. Это поз-
воляет определить остатки по тому или иному виду ценностей и срав-
нивать их с фактическими данными.
В ряде случаев сущность непрерывной (перманентной) инвентари-
зации неоправданно сводится лишь к обычной проверке полноты отпус-
ка со складов подготовленных к отправлению материалов определенной
номенклатуры. В таком случае проверка ограничивается сличением
данных по всем экземплярам товарно-транспортных накладных с факти-
ческим отпуском материалов.
Особенно актуальными являются вопросы методики и организации
проведения внезапной инвентаризации ценностей на объектах во время
проведения ревизии, что объясняется необходимостью усиления конт-
роля за их хранением. Для этого во время ревизии на небольших по
объему использования материалов предприятиях необходимо осуществ-
лять сплошную инвентаризацию ценностей на всех объектах. На пред-
приятиях, находящихся в больших городах и областных центрах, и с
большим объемом хозяйственной деятельности и значительным коли-
чеством объектов можно рекомендовать во время ревизии осуществлять
частичную инвентаризацию в подавляющем большинстве объектов. С
этой целью нужно заранее распределить объекты предприятия на груп-
пы, из которых выбрать отдельные для проведения инвентаризаций.
Для этого рекомендуем использовать метод выборочной инвентариза-
ции, предусматривающий распределение исследуемой генеральной сово-
купности по определенным признакам на типичные группы.
Важным вопросом совершенствования методики выборочных инвента-
ризаций является разработка сетевого графика проведения инвентари-
зации на объектах с учетом особенностей и структуры предприятия.
Использование сетевых графиков позволяет определить критические
объекты для первоочередного проведения инвентаризаций, обеспечить
четкость и оперативность в инвентаризационной работе.
Исследование практики проведения инвентаризаций показывает,
что их качество значительно выше, когда они осуществляются в
период проведения ревизий под контролем и наблюдением ревизионных
групп. При этом следует учитывать размещение предприятий и их
связь по операциям (получению и отпуску ценностей) с другими
объектами. Несмотря на значительное преимущество полных инвентари-
заций, осуществляемых в два-три приема, все же в нынешних условиях
полностью не исключается возможность сокрытия недостатков путем
обмена бестоварных документов на внутреннюю переброску товаров
между объектами. Исследование практики проведения инвентаризаций
дает основания сделать вывод о том, что почти в 10 случаях из 100
недостачи скрываются путем выписки перед началом инвентаризации
бестоварных и безденежных документов. В качестве примера можно
привести такой факт. На одном из предприятий в процессе инвентари-
зации на определенную дату (11 ноября) путем составления 12 и 13
ноября бестоварных документов на отпуск ценностей, включенных в
дополнительный отчет материально ответственных лиц, скрывалась не-
достача материальных ценностей на 28500 тыс. грн. В целом на
предприятиях Украины факты сокрытия недостач путем составления
бестоварных документов во время инвентаризаций составляют до 10
процентов. С целью усиления контроля за хранением материальных
ценностей следует обязывать членов инвентаризационных комиссий
осуществлять процедуры, связанные с контролем достоверности данных
документов и отчетов материально ответственных лиц, составленных
на момент инвентаризации.
При хранении ценностей в различных изолированных помещениях у
одного материально ответственного лица (бригады) инвентаризацию
следует проводить последовательно по местам хранения ценностей.
Материальные ценности, поступившие на склад во время инвентариза-
ции, материально ответственными лицами принимаются в присутствии
членов инвентаризационной комиссии, заносятся в отдельную опись и
оприходуются по отчету после инвентаризации.
С целью усиления контроля за правильностью внесения в опись
материалов ревизоры обязаны осуществлять после окончания инвента-
ризаций контрольно-выборочные проверки с участием инвентаризацион-
ной комиссии. Такие контрольные выборочные проверки должны направ-
ляться на выявление отрицательных явлений (включение в опись мате-
риалов без их фактического пересчета, неправильное составление
расчетов во время определения массы грузоемких ценностей или вклю-
чение в основную опись ценностей, поступивших в период инвентари-
зации и т.п.).
Исследование практики проведения инвентаризаций на объектах
хранения ценностей и денежных средств предприятий дает основания
говорить о недостатках методики их проведения. Прежде всего
недоброкачественное проведение инвентаризаций не обеспечивает их
действенности в предотвращении недостач и краж. В результате более
половины их скрывается и со временем достигает огромных размеров.
А впрочем, несмотря на проведение в установленные сроки инвентари-
заций, недостачи нередко на протяжений продолжительного времени
остаются невыявленными. На практике были случаи, когда вместо двух
и более членов комиссии (не считая материально ответственных лиц)
инвентаризация проводилась только одним человеком или формально
назначалась комиссия в составе 6 - 8 человек, а фактически прово-
дили ее один-два члена комиссии.
Отрицательно сказывается на качестве инвентаризации ценностей
и практика так называемого поочередного дежурства членов инвента-
ризационной комиссии без участия ее полного состава. Это способст-
вует утаиванию недостач. Иногда бывало даже, что некоторые члены
комиссии отдельные ценности вписывали в опись по данным книг или
карточек со слов материально ответственных лиц, а это способство-
вало и утаиванию недостач, и припискам ценностей.
Случается также, что в процессе инвентаризации отдельные
материально ответственные лица незаметно переставляют проинвента-
ризированные материальные ценности к непроинвентаризированным. Для
усиления контроля и предотвращения подобного утаивания недостач и
краж ценностей инвентаризацию на объектах их хранения следует про-
водить в порядке расположения ценностей на складе.
Существенным недостатком методики проведения инвентаризаций
является то, что отдельные члены рабочих инвентаризационных
комиссий не контролируют в процессе проведения инвентаризации
наличия ценностей, необоснованно доверяют пересчет (перемеривание,
взвешивание) их самым материально ответственным лицам и записывают
данные в опись с их слов. Были также случаи, когда заведующие
складами убеждали неопытных членов комиссии, чтобы вместо денег,
которое они обещали сдать в кассу в качестве выручки, комиссия
включала в опись различные материальные ценности.
В ряде случаев материально ответственные лица искажают данные
отчетов о материальных ценностях, составленных перед инвентариза-
цией, что позволяет утаивать недостачи и кражи. В связи с этим ин-
вентаризационные комиссии обязаны проверять сущность и достовер-
ность этих отчетов, сравнивать их данные с данными журналов учета
выданных доверенностей, осуществлять оперативное сличение с данны-
ми местных поставщиков, что делает возможным контроль своевремен-
ности и правильности оприходования материальных ценностей, посту-
пающих перед инвентаризацией.
Имеют место также факты утаивания недостач путем составления в
период до начала инвентаризации недостоверных актов на списание
боя, недостач и порчи ценностей. В результате необоснованно
списываются ценности в количествах, превышающих их поступление,
или допускается повторное списание уже ранее списанных, но еще не
уничтоженных. Для раскрытия таких фактов сокрытия недостач следует
осуществлять приемы контрольно-выборочного сличения с целью
проверки достоверности движения этих ценностей в период между
инвентаризациями. На складах предприятий как правило хранится
большое количество бочек, ящиков, другой тары с материальными
ценностями. А складами, как показывают исследования, заведуют
преимущественно женщины. Им иногда не по силам перемещать в
процессе инвентаризаций грузоемкие ценности в крупногабаритной
таре (мешки, ящики, бочки), особенно в тех случаях, когда
отсутствуют средства механизации. Это приводит к тому, что
грузоемкие ценности (виноводочные изделия в ящиках, засоленные
плодоовощные товары в бочках и т.п.) при инвентаризации не перес-
тавляются с места на место. Нередко комиссия во время инвентариза-
ции ограничивается только подсчетом количества мест тары, запол-
ненной товарами. Материально ответственные лица используют это для
того, чтобы вместе с заполненной ценностями тарой подсчитать и
пустую (бочки, ящики и т.п.), которую комиссия засчитывает как за-
полненную. Следовательно, для недопущения утаивания недостач и
краж необходимо, чтобы комиссия, пересчитывая такие ценности, пе-
реставляла тару с одного места на другое и проверяла ее содержи-
мое. Это усилит контроль со стороны инвентаризационных комиссий и
сделает невозможным сокрытие материально ответственными лицами не-
достач.
Эти вопросы актуальны, так как, к сожалению, на практике в
ряде случаев инвентаризационные комиссии не контролируют наличие
ценностей, доверяют пересчет их материально ответственным лицам
без тщательного контроля за этими операциями, что приводит к
припискам в инвентаризационных описаниях и искажениям результатов
инвентаризации.
В ряде случаев вначале инвентаризации не обеспечивается
классификация сырья по группам, видам и сортам. Это приводит к
тому, что подсчитанное на складе общее количество сырья расцени-
вается соответственно по тем данным, которые есть в бухгалтерском
учете. В таких случаях стоимость имеющегося сырья корректируется
под учетные данные. В результате вуалируются положительные и отри-
цательные расхождения, допущенные из-за неправильного определения
качества сырья во время его приемки. Чтобы правильно определить
качественные показатели сырья в процессе инвентаризации, необходи-
мо делать его сортировку.
Чтобы усилить контроль за качественным состоянием каждого вида
ценностей, следует дополнительно включать в инвентаризационные
описи качественные показатели, предусмотренные стандартами и
техническими условиями. Исследования показывают, что важным недос-
татком действующего порядка проведения инвентаризаций является
неправильное определение выхода чистого продукта. Это приводит к
тому, что отрицательные отклонения в качестве и снижение стоимости
сырья из-за неправильного определения выхода чистого продукта в
одном периоде перекрываются положительными отклонениями и повыше-
нием стоимости, образуемыми по результатам отгрузки партий ценнос-
тей в другие периоды.
Практика показывает, что проведение инвентаризаций продукции
на объектах хранения (особенно полных и сплошных инвентаризаций)
требует значительных затрат труда и времени. В ряде случаев это
объясняется трудоемкостью самого процесса переучета ценностей и
дублированием операций во время перенесения данных о фактических
остатках продукции с карточек складского учета в инвентаризацион-
ные описи, а затем и в сличительные ведомости. В результате такого
переписывания создаются условия для возникновения всяческих оши-
бок.
Для упрощения методики оформления материалов инвентаризации и
облегчения труда инвентаризационных комиссий рекомендуем данные о
фактическом наличии ценностей проставлять в карточках складского
учета отдельной строкой. Тогда карточки будут дубликатами описи
фактических остатков ценностей, поскольку данные об их наличии
заверяются подписями членов комиссии. Сущность такой методики
проведения инвентаризации ценностей на складах заключается в том,
что в начале инвентаризации председатель рабочей инвентаризацион-
ной комиссии проставляет на карточках складского учета дату прове-
дения инвентаризации и свою подпись. Если фактическое наличие цен-
ностей соответствует учетным данным, то записи в карточках о фак-
тическом остатке ценностей не повторяются. Если же расхождения
между фактическим наличием ценностей и данными учета выявляются,
то в карточку отдельно заносятся фактические остатки. Сведения о
фактических остатках ценностей следует составлять не на все пози-
ции, а только на те, по которым есть расхождения с учетными данны-
ми. Такая методика инвентаризаций позволяет снизить трудоемкость
их и затраты времени на проведение.
Совершенствование методики должно направляться также на опера-
тивное определение результатов инвентаризаций (сверку и сравнение
данных о фактическом наличии ценностей с данными бухгалтерского
учета). Обобщение практики этой работы дает основания выделить оп-
ределенные методические недостатки. В ряде случаев учетные данные
корректируются под фактические остатки ценностей, что требует
сравнения учетных данных с данными сличительных ведомостей и актов
о результатах инвентаризации ценностей. Путем сравнения данных
учета с данными сличительных ведомостей, актов о результатах ин-
вентаризации ценностей проверяется правильность внесения в них
данных об остатках ценностей на момент инвентаризации.
Практика показывает, что действующая форма сличительной
ведомости для определения результатов инвентаризации имеет
недостатки, снижающие оперативность определения результатов. Так,
в частности, форма не позволяет отразить результаты пересортицы,
сумму естественной убыли и окончательные результаты. Поэтому на
практике при определении результатов инвентаризаций приходится
составлять дополнительные сличительные ведомости, делать зачет
пересортиц, определять естественную убыль, что усложняет процедуру
получения результатов инвентаризаций. С целью совершенствования
методики определения результатов инвентаризаций целесообразно
дополнить действующие сличительные ведомости с тем, чтобы можно
было в одном формуляре определять предварительные результаты,
делать зачет пересортиц и выводить окончательные результаты
инвентаризаций. Это сократит время на выведение результатов,
улучшит наглядность ведомостей и отраженных в них результатов.
Совершенствование методики проведения инвентаризаций должно
направляться на повышение их качества. А для этого необходимо
сконцентрировать внимание на: обеспечении внезапности проведения
инвентаризации с тем, чтобы не дать возможности материально
ответственным лицам подготовиться к ней и скрывать возможные
недостачи и растраты; тщательном отборе членов инвентаризационной
комиссии с учетом того, что проведение инвентаризации на одном и
том же предприятии одним и тем же составом комиссии дважды подряд
не разрешается; соблюдении последовательности процесса проведения
инвентаризации, опломбирования помещений, подвалов и других мест
хранения ценностей, имеющих отдельные входы и выходы, проверки
правильности работы весоизмерительных приборов, получения послед-
них отчетов, взятых у материально ответственных лиц до подписки о
том, что до начала инвентаризации все доходные и расходные доку-
менты включены в отчет и никаких документов не осталось; соблюде-
нии правил подсчета ценностей; тщательном оформлении документов
инвентаризации с тем, чтобы ценности были пересчитаны, взвешены в
порядке расположения их в помещении и чтобы предотвратить возмож-
ность внесения в описи данных об остатках ценностей без их факти-
ческого пересчета; повышении оперативности определения результатов
инвентаризаций для обеспечения своевременного выявления недостач и
краж.
------------------------------------------------------------------
"Вестник налоговой службы Украины"
№05/01, стр. 24
[01.02.2001]
Евгения Калюга
к.э.н., доцент, докторант КНЭУ
------------------------------------------------------------------