Учет налично-денежных операций в национальной валюте
------------------------------------------------------------------
Нормативные документы, регулирующие обращение наличности и
кассовую дисциплину:
Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте
Украины, утвержденный постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г.
№ 21 ( v0021500-95 );
Инструкция от 20.06.95 г. № 4 "Об организации работы по налич-
ному обращению учреждениями банков Украины", утвержденная поста-
новлением Правления НБУ от 20.06.95 г. № 149 ( v0149500-95 );
Указ Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 "О применении
штрафных санкций за нарушение норм регулирования обращения налич-
ности" ( 436/95 );
Правила определения платежности банкнот и монет, утвержденные
постановлением Правления НБУ от 31.03.99 г. № 152 ( z0242-99 ).
Организация работы с наличностью на предприятиях
Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте расп-
ространяется на все юридические лица, независимо от форм собствен-
ности и вида деятельности, в том числе на нерезидентов. Исключение
составляют банки и предприятия связи, работа которых с наличностью
регулируется другими нормативными актами.
Предприятия обязаны хранить свои денежные средства в банке.
Для осуществления расчетов наличностью каждое предприятие
должно иметь кассу. Кассой называется специально оборудованное и
изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и вре-
менного хранения денег. Дверь в кассу при осуществлении операций
должна быть закрыта. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим
отношения к ее работе, запрещается.
Для ведения на предприятии кассовых операций назначается
кассир. Кассир несет полную материальную ответственность за сох-
ранность принятых ценностей. После издания приказа о назначении
кассира на работу руководитель обязан под расписку ознакомить его
с Порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о
полной материальной ответственности.
В обязанности кассира входит:
- получение наличности в учреждениях банка и сдача в банк кас-
совых поступлений;
- прием и выдача наличности из кассы;
- оформление кассовых документов;
- ведение кассовой книги;
- соблюдение лимита остатка кассы, установленного банком;
- осуществление контроля за своевременным возвратом неизрасхо-
дованных подотчетных сумм.
На небольших предприятиях при отсутствии в штатном расписании
должности кассира его обязанности, могут быть возложены на одного
из сотрудников приказом руководителя. При этом также обязательным
является заключение с этим работником договора о полной материаль-
ной ответственности.
Лимит остатка кассы
Предприятиям, осуществляющим операции с наличностью, банковс-
кими учреждениями ежегодно в течение первого квартала устанавли-
ваются лимиты остатка наличности в кассе. В период до установления
нового лимита действует лимит предыдущего года. Хранить деньги в
кассе можно только в пределах установленного лимита. Всю налич-
ность сверх установленного лимита остатка необходимо сдавать в
банк. Если в кассу предприятия поступают значительные суммы в кон-
це рабочего дня после завершения инкассации или окончания работы
вечерней кассы, в результате чего превышается установленный лимит
кассы, такие предприятия не позднее следующего рабочего дня банка
и предприятия должны сдать эту наличность в банк в сумме превыше-
ния. При таких условиях ука-заннце денежные средства не считаются
сверхлимитными в день их оприходования в кассе предприятия.
Получение наличности в кассу
Получения наличности в кассу оформляется приходными ордерами.
О приеме денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера
и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира. В приходных кас-
совых ордерах указывается основание для их составления. Налич-
ность, не подтвержденная приходными кассовыми ордерами, считается
излишком кассы и зачисляется в доход предприятия.
При приеме денег в кассу кассир предприятия должен руко-
водствоваться Правилами определения платежности банкнот и монет
Нацбанка Украины.
Выдача наличности из кассы
Наличность, которую предприятия получают с собственных счетов
в учреждениях банков, должна расходоваться исключительно на опре-
деленные в чеке цели. Получение наличности осуществляется по
чеку. Типовая форма чека установлена Инструкцией "Об организации
эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины", утверж-
денной постановлением НБУ от 07.07.94 г. № 129 ( v0001500-94 ).
Выдача наличности из кассы производится по расходным кассовым
ордерам или платежным (расчетно-платежным) ведомостям. Документы
на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бух-
галтером или лицами, ими уполномоченными. То есть для того, чтобы
расходные кассовые документы могли подписывать заместитель дирек-
тора, заместитель главного бухгалтера и др., это необходимо зафик-
сировать приказом по предприятию. Если есть разрешающая надпись
руководителя на документах, приложенных к расходным кассовым
ордерам, то подпись руководителя на самих расходных ордерах не
обязательна.
Деньги из кассы всегда выдаются под расписку. Расписка о полу-
чении денег может быть сделана только собственноручно получателем.
Оплата труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий и
т. д. производится по ведомостям. В случае получения денег по
ведомости сумма прописью получателем не пишется. На титульной
странице платежной ведомости делается разрешительная надпись о
выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера. На
общую сумму выдачи независимо от количества ведомостей составляет-
ся один расходный кассовый ордер, дата и номер которого простав-
ляются на каждой ведомости.
Выдача денег лицам, которых нет в списочном составе предприя-
тия, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на
каждое лицо, или по отдельной ведомости.
Выдача денег отдельному лицу по расходному ордеру производится
по предъявлению документа, удостоверяющего личность (паспорт граж-
данина Украины, военный билет, служебное удостоверение военнослу-
жащих и др.). В кассовом ордере записывается наименование и номер
документа, кем и когда выдан. Получатель собственноручно пишет
прописью полученную сумму и расписывается в получении.
Выдача денег производится только лицу, указанному в расходном
документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформ-
ленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии
получателя указывается фамилия, имя и отчество лица, которому
доверено получение денег. Если выдача производится по ведомости,
то перед росписью кассир делает надпись "по доверенности". Дове-
ренность остается у кассира и прилагается к ордеру или ведомости.
После окончания сроков выплаты кассир должен:
- в платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым суммы не
выплачены, сделать отметку "депонировано";
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце ведомости сделать запись о фактически выданной сумме
и сумме, подлежащей депонированию;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму, а на
ведомости проставить номер расходного ордера;
- сдать депонированные суммы в банк.
Выдача денег без подтверждения распиской получателя в расход-
ном документе (кассовом ордере или ведомости) не принимается как
мотивирование остатка в кассе. Эта сумма считается недостачей и
взыскивается с кассира.
Ведение кассовой книги
Каждое предприятие должно вести кассовую книгу установленной
формы. Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошиты и
опечатаны печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется
подписями директора и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге
производятся в двух экземплярах под копирку. Вторые экземпляры
являются отрывными и представляют собой отчет кассира. Первые
экземпляры остаются в книге. Исправления в книге заверяются подпи-
сями кассира и главного бухгалтера, немотивированные исправления
запрещаются.
Кассовый отчет составляется ежедневно. Кассир в конце рабочего
дня подбивает итоги за день, выводит остаток в кассе и передает
второй отрывной экземпляр в бухгалтерию как отчет. К отчету прила-
гаются приходные и расходные документы. Кассовая книга на пред-
приятии может вестись с использованием технических средств, с
помощью которых ее листы формируются в виде машинограмм "Вкладыш
кассовой книги" и "Отчет кассира". Обе машинограммы должны иметь
одинаковое содержание и все реквизиты кассовой книги установленно-
го образца. Обе машинограммы составляются ежедневно. Нумерация
листов осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала
года. После окончания календарного года (или по мере необходимос-
ти) машинограммы "Вкладыш кассовой книги" подшиваются в хронологи-
ческом порядке и книга опечатывается. Общее количество листов
заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Документальное оформление
Кассовые операции оформляются соответствующими документами и
должны применяться без изменений на всех предприятиях. К этим
документам относятся:
|---|-------------------|----------------------------------------|
| № | Код документа | Название первичного документа |
|п/п| | |
|---|-------------------|----------------------------------------|
| 1 | КО-1 |Приходный кассовый ордер |
|---|-------------------|----------------------------------------|
| 2 | КО-2 |Расходный кассовый ордер |
|---|-------------------|----------------------------------------|
| 3 | КО-3 |Журнал регистрации приходных и расходных|
| | |кассовых документов |
|---|-------------------|----------------------------------------|
| 4 | КО-3а |Журнал регистрации приходных и расходных|
| | |кассовых документов |
|---|-------------------|----------------------------------------|
| 5 | КО-4 |Кассовая книга |
|---|-------------------|----------------------------------------|
| 6 | КО-5 |Книга учета принятых и выданных кассиром|
| | |денег |
|---|-------------------|----------------------------------------|
Ниже представлены образцы заполнения указанных документов.
Ограничения в обращении наличности
1. При осуществлении предприятиями расчетов наличностью сумма
платежа одного предприятия другому предприятию (частному предпри-
нимателю) не должна превышать 3 тыс. гривен в-течение одного дня.
При этом количество предприятий (частных предпринимателей), с
которыми производятся расчеты, в течение дня не ограничивается.
В случае осуществления расчетов сверх установленной предельной
суммы, денежные средства в размере превышения расчетно прибав-
ляются к фактическим остаткам наличности в кассе единоразово в
день осуществления операции, с последующим сравнением полученной
суммы с утвержденным лимитом кассы (т. е. штрафная санкция приме-
няется за превышение лимита остатка кассы).
2. Запрещается при наличии налоговой задолженности использо-
вать наличную выручку на выплату заработной платы, поощрений,
пособий всех видов, компенсаций.
3. Не менее существенным ограничением является установление
сроков отчета за подотчетные суммы и возврата неиспользованных
подотчетных сумм: на командировки - 3 рабочих дня после возвраще-
ния из командировки; на закупку сельскохозяйственной продукции,
заготовку вторичного сырья и металлолома - 10 рабочих дней со дня
выдачи под отчет; на все другие хозяйственные нужды - следующий
рабочий день после выдачи под отчет.
Выдача наличности под отчет производится только при условии
полного отчета за ранее полученные суммы.
Меры ответственности за нарушения кассовой дисциплины
Штрафные санкции за нарушения в обращении наличных установлены
Указом Президента Украины от 12.06.95 г. "О применении штрафных
санкций за нарушение норм регулирования обращения наличности".
Ниже приведены размеры штрафных санкций.
|---|---------------------------------|--------------------------|
| № | Вид нарушения | Размер финансовой |
|п/п| | штрафной санкции |
|---|---------------------------------|--------------------------|
| 1 |Превышение установленных лимитов |2-кратная сумма превышения|
| |остатков наличных денег в кассе |лимита |
|---|---------------------------------|--------------------------|
| 2 |Неоприходование (неполное опри- |5-кратный размер неоприхо-|
| |ходование) наличных денег в кассе|дованной суммы |
|---|---------------------------------|--------------------------|
| 3 |Неустановление лимитов остатков |50-кратный размер необла- |
| |касс (применяется к банкам) |гаемого минимума доходов |
| | |граждан по каждому случаю |
|---|---------------------------------|--------------------------|
| 4 |Расходование наличности из |В размере осуществленных |
| |выручки, полученной от реализа- |выплат |
| |ции продукции (работ, услуг) и | |
| |других кассовых поступлений на | |
| |выплату заработной платы, мате- | |
| |риального поощрения, пособий всех| |
| |видов, компенсаций при наличии | |
| |налоговой задолженности | |
|---|---------------------------------|--------------------------|
| 5 |Превышение установленных сроков |25 % выданных под отчет |
| |использования выданной под отчет |сумм |
| |наличности. За выдачу наличных | |
| |средств под отчет без полной | |
| |отчетности по ранее выданным | |
| |денежным средствам | |
|---|---------------------------------|--------------------------|
| 6 |Проведение наличных расчетов без |В размере уплаченных |
| |представления получателем денеж- |денежных средств |
| |ных средств платежного документа,| |
| |подтверждающего уплату покупате- | |
| |лем наличных средств | |
|---|---------------------------------|--------------------------|
| 7 |Использование полученных в |В размере израсходованной |
| |учреждении банка наличных средств|наличности |
| |не по целевому назначению | |
|---|---------------------------------|--------------------------|
Бухгалтерский учет
Планом счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обяза-
тельств и хозяйственных операций, утвержденным приказом Минис-
терства финансов Украины от 30.11.99 г. № 291 ( z0892-99 ), для
учета кассовых операций предусмотрен счет 30 "Касса", к которому
открываются субсчета:
301 "Касса в национальной валюте";
302 "Касса в иностранной валюте".
По дебету счета отражается поступление денежных средств в кас-
су предприятия, по кредиту - выплата денежных средств из кассы
предприятия.
Схемы бухгалтерских записей представлены ниже.
|---|------------------------|--------------|--------------------|
| № | Содержание операции | Дт | Кт |
|п/п| | | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
| 1 |Получение денег в кассу |301 "Касса в |311 "Текущие счета |
| |из банка |национальной |в национальной |
| | |валюте" |валюте" |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
| 2 |Поступление выручки в |301 "Касса в |701 "Доход от реали-|
| |кассу за продукцию |национальной |зации готовой про- |
| |собственного изготовле- |валюте" |дукции" |
| |ния | | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
| 3 |Поступление выручки в |301 "Касса в |702 "Доход от реали-|
| |кассу за товары |национальной |зации товаров" |
| | |валюте" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
| 4 |Поступление выручки в |301 "Касса в |703 "Доход от реали-|
| |кассу за услуги |национальной |зации работ и услуг"|
| | |валюте" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
| 5 |Возврат в кассу неис- |301 "Касса в |372 "Расчеты с под- |
| |пользованных подотчетных|национальной |отчетными лицами" |
| |сумм |валюте" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
| 6 |Внесение в кассу взноса |301 "Касса в |46 "Неоплаченный |
| |в уставный фонд |национальной |капитал" |
| | |валюте" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
| 7 |Внесение взносов на по- | | |
| |полнение оборотных | | |
| |средств: | | |
| |- на возвратной основе |301 "Касса в |422 "Прочий вложен- |
| |от учредителей |национальной |ный капитал" |
| | |валюте" | |
| | | | |
| |- на возвратной основе |301 "Касса в |685 "Расчеты с дру- |
| |от сторонних лиц |национальной |гими кредиторами" |
| | |валюте" | |
| | | | |
| |- безвозмездно |301 "Касса в |745 "Доход от бес- |
| | |национальной |платно полученных |
| | |валюте" |активов" |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
| 8 |Возврат излишне получен-|301 "Касса в |661 "Расчеты по за- |
| |ной заработной платы |национальной |работной плате" |
| | |валюте" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
| 9 |Выдача заработной платы |661 "Расчеты |301 "Касса в нацио- |
| |из кассы предприятия |по заработной |нальной валюте" |
| | |плате" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
|10 |Выдача депонированной |662 "Расчеты |301 "Касса в нацио- |
| |заработной платы из |с депонентами"|нальной валюте" |
| |кассы предприятия | | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
|11 |Выдача из кассы подот- |372 "Расчеты |301 "Касса в нацио- |
| |четных сумм |с подотчетны- |нальной валюте" |
| | |ми лицами" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
|12 |Выплата алиментов из |685 "Расчеты |301 "Касса в нацио- |
| |кассы предприятия |с другими |нальной валюте" |
| | |кредиторами" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
|13 |Сдача наличных денег в |311 "Текущие |301 "Касса в нацио- |
| |банк |счета в на- |нальной валюте" |
| | |циональной | |
| | |валюте" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
|14 |Сдача наличных денег |333 "Денежные |301 "Касса в нацио- |
| |инкассатору |средства в |нальной валюте" |
| | |пути в нацио- | |
| | |нальной валю- | |
| | |те" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
|15 |Зачисление выручки, |311 "Текущие |333 "Денежные |
| |сданной инкассатору, на |счета в на- |средства в пути в |
| |счет предприятия |циональной |национальной валюте"|
| | |валюте" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
|16 |Возврат взносов на по- | | |
| |полнение оборотных де- | | |
| |нежных средств, получен-| | |
| |ных: | | |
| |- на возвратной основе |422 "Прочий |301 "Касса в нацио- |
| |от учредителей |вложенный |нальной валюте" |
| | |капитал" | |
| | | | |
| |- на возвратной основе |685 "Расчеты |301 "Касса в нацио- |
| |от сторонних лиц |с другими |нальной валюте" |
| | |кредиторами" | |
|---|------------------------|--------------|--------------------|
------------------------------------------------------------------
"Вестник налоговой службы Украины"
№ 06/01, стр. 36
[01.02.2001]
Лариса Церетели
аудиторская фирма "Мираж", г. Запорожье
------------------------------------------------------------------