Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) і постанови Кабінету Міністрів України від 16.11.2002 N 1742 (1742-2002-п) "Про створення галузевого державного архіву Управління державної охорони України" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Управління державної охорони України, що додається.

2. З наказом ознайомити керівний та особовий склад Управління в частині, що його стосується, та забезпечити виконання вимог Положення.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Управління Бабича І.Л. та заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В.

ПОЛОЖЕННЯ

про галузевий державний архів Управління державної охорони України

1. Галузевий державний архів Управління державної охорони України (далі - Архів) є державною архівною установою, яка створена відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) та постанови Кабінету Міністрів України від 16.11.2002. N 1742 (1742-2002-п) "Про створення галузевого державного архіву Управління державної охорони", і входить до складу Управління державної охорони України (далі - УДО України) на правах самостійного підрозділу.

В Архіві зберігаються документи, які утворюються в процесі організації державної охорони органів державної влади України та посадових осіб. Ці документи містять інформацію на паперовій основі, фото-, відео- та інших носіях інформації і потребують особливих умов зберігання. Документи на кожному виді носіїв інформації зберігаються окремо.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України (254к/96-ВР) , законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами УДО України, Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів України), іншими нормативними актами, а також цим Положенням.

3. Архів забезпечується відповідними приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними ресурсами та штатами.

Фінансування Архіву здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, кошторису УДО України.

Нормативно-методичне забезпечення діяльності Архіву здійснюється Держкомархівом України.

4. До складу документів Національного архівного фонду, що підлягають постійному зберіганню в Архіві, входять документи, що створилися у процесі організації державної охорони органів державної влади та посадових осіб. Архів зберігає також особові справи колишніх військовослужбовців.

5. Архів надає науково-методичну та практичну допомогу з питань роботи з документами структурним підрозділам УДО України.

6. Види документів, строки їх передавання регіональними та структурними підрозділами УДО України до Архіву визначаються наказом начальника УДО України за погодженням з Держкомархівом України.

7. Головними завданнями Архіву є:

1) забезпечення збереженості документів, що містяться в Архіві, та дотримання режиму секретності при користуванні ними;

2) контроль за умовами зберігання документів, що тимчасово містяться у структурних підрозділах УДО України;

3) комплектування Архіву документами з різними носіями інформації;

4) ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та надання до Держкомархіву України відомостей про них;

5) виявлення унікальних документів та складання анотованих переліків на них;

6) складання переліків особливо цінних документів;

7) ведення обліку страхового фонду унікальних і особливо цінних документів;

8) ведення роботи з власниками особистих документів, що мають культурну цінність, щодо їх передавання на зберігання до Архіву;

9) створення і вдосконалення облікового та довідкового апаратів до документів, що містяться в Архіві, автоматизація інформаційно-пошукових процесів;

10) забезпечення структурних підрозділів УДО України нормативними актами, що регламентують порядок та строки зберігання документів;

11) розроблення нормативно-методичних документів (інструкцій, положень, методик, рекомендацій) з профільних питань.

8. Архів відповідно до покладених на нього завдань:

1) здійснює зберігання, реставрацію, ремонт, консерваційно-профілактичну обробку страхового фонду документів;

2) проводить копіювання унікальних документів, створює фонд користування цими документами;

3) складає списки регіональних та структурних підрозділів УДО України - джерел комплектування Архіву;

4) здійснює приймання документів від регіональних та структурних підрозділів УДО України на зберігання;

5) проводить експертизу цінності документів та здійснює їх внесення до Національного архівного фонду;

6) виявляє документи історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, та відтворює в копіях профільні документи;

7) виконує запити органів державної влади, місцевого самоврядування, установ, громадян та їх об'єднань про наявність документів для користування у службових завданнях, вирішення економічних, політичних, наукових, соціально-культурних завдань, а також для забезпечення законних прав та інтересів громадян;

8) надає у встановленому порядку для користування документи або їх копії;

9) перевіряє у структурних підрозділах УДО України стан зберігання та формування документів у справи, що підлягають передаванню до Архіву;

10) здійснює заходи щодо підвищення кваліфікації та стажування осіб, відповідальних за роботу з архівними документами у структурних підрозділах УДО України, вивчає, узагальнює і поширює передовий досвід роботи з питань архівної справи;

11) проводить у встановленому порядку наради, семінари з працівниками, відповідальними за роботу з документами у структурних підрозділах УДО України, бере участь в аналогічних заходах, які організовує Держкомархів України;

12) надає допомогу в складанні номенклатури справ УДО України та його структурних підрозділів;

13) інформує керівництво УДО України про стан роботи з архівними документами та вносить пропозиції щодо його поліпшення;

14) уживає заходів щодо вдосконалення структури Архіву.

9. Архів має право:

1) вимагати від регіональних і структурних підрозділів УДО України передання документів на зберігання, оформлених згідно з чинним законодавством;

2) повертати регіональним і структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

3) одержувати від структурних підрозділів УДО України відомості про стан впорядкування та зберігання документів, що надходитимуть до Архіву;

4) давати, у межах своїх повноважень, обов'язкові для виконання вказівки щодо організації роботи з документами, що підлягають зберіганню в Архіві;

5) з метою зберігання державної таємниці і захисту інформації, що міститься в документах Архіву, установлювати відповідно до чинного законодавства умови користування ними;

6) брати участь у діяльності постійних і тимчасових відомчих та міжвідомчих дорадчих органів з питань роботи з архівними документами;

7) порушувати перед керівництвом УДО України питання про припинення чинності або зміну нормативних актів УДО України при внесенні змін до законодавства України з архівної справи.

10. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з регіональними та структурними підрозділами УДО України, Держкомархівом України, а також архівними установами.

11. Загальне керівництво архівною справою в УДО України виконує начальник Архіву, який безпосередньо підпорядковується, призначається та звільняється з посади начальником УДО України. Начальник Архіву здійснює керівництво та контроль за діяльністю архіву, відповідно до чинного законодавства, у межах своєї компетенції, вирішує питання щодо видавання документів Архіву у тимчасове користування структурним підрозділам УДО України, відповідає за добір і розстановку працівників, визначає їх обов'язки та представляє Архів у всіх державних і громадських установах.

Про затвердження Положення про галузевий державний архів Управління державної охорони України

ПОЛОЖЕННЯ

про галузевий державний архів Управління державної охорони України