|
16.11.2004 N 122
|
|
Голова Державного комітету
|
Г.В.Боряк
|
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Держкомархіву України
16.11.2004 N 122
СХВАЛЕНО
Протокол ЦЕПК
Держкомархіву України
14.10.2004 N 3
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | К-ть справ (то мів, час- тин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей запереліком (z0576-98) | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01 - ВІДДІЛ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ І КАДРОВОЇ РОБОТИ | ||||
| 01-01 | Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації щодо роботи з кадрами і резервом, надіслані до відома | До заміни новими ст. 18-б | ||
| 01-02 | Положення про апарат райдержадміністрації | Пост. ст. 32-а | ||
| 01-03 | Положення про структурні підрозділи апарату райдержадміністрації | Пост. ст. 33 | В інших підрозділах зберігаються копії положень - до заміни новими | |
| 01-04 | Посадові інструкції працівників апарату райдержадміністрації | Пост. ст. 49-а | В інших підрозділах зберігаються копії посадових інструкцій - до заміни новими | |
| 01-05 | Розпорядження голови райдержадміністрації про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників; про матеріальну допомогу | 75 р. ст. 5-б | ||
| 01-06 | Розпорядження голови райдержадміністрації про надання відпусток працівникам | 5 р. ст. 5-в | ||
| 01-07 | Розпорядження голови райдержадміністрації про стягнення, відрядження працівників | 3 р.(1) ст. 5-г | (1) Що стосу- ються участі у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС - пост. | |
| 01-08 | Протоколи засідань конкурсної комісії щодо заміщення вакантних посад державних службовців | Пост. ст. 533 | ||
| 01-09 | Протоколи засідань, постанови атестаційної комісії | 5 р. ст. 652 | ||
| 01-10 | Протоколи засідань тарифікаційної комісії з питань визначення стажу державної служби | 75 р. ЕПК | ||
| 01-11 | Плани підвищення кваліфікації працівників апарату райдержадміністрації | 3 р. ст. 619 | ||
| 01-12 | Річні статистичні звіти про чисельність, склад і рух кадрів апарату райдержадміністрації | Пост. 298-б | ||
| 01-13 | Звіти про бронювання військовозобов'язаних | 5 р. ст. 545 | ||
| 01-14 | Перелік посад керівних працівників райдержадміністрації | Пост. ст. 526-а | ||
| 01-15 | Списки, картотеки обліку керівних працівників райдержадміністрації | Пост. ст. 528 | ||
| 01-16 | Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з розпоряджень про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особових документів, характеристики, листки з обліку кадрів)(1) керівних працівників райдержадміністрації | 75 р. - "В" ст. 513-в | (1) Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення | |
| 01-17 | Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з розпоряджень про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особових документів, характеристики, листки з обліку кадрів)(1) працівників апарату райдержадміністрації | 75 р. - "В" ст. 513-в | (1) Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення | |
| 01-18 | Документи до розпоряджень з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не увійшли до складу особових справ | 3 р. ст. 508 | ||
| 01-19 | Особові картки працівників апарату райдержадміністрації | 75 р. - "В" ст. 519 | ||
| 01-20 | Журнал обліку, алфавіт особових справ | 75 р. ст. 521 | ||
| 01-21 | Список (штатно- списочний склад) працівників апарату райдержадміністрації | 75 р. ст. 525 | ||
| 01-22 | Трудові книжки працівників апарату райдержадміністрації | До запитання, не затребувані - не менше 50 р. ст. 539 | ||
| 01-23 | Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладишів до них | 3 р. ст. 544 | ||
| 01-24 | Списки кандидатів на висування за посадою (резерв) | 5 р. ст. 536 | ||
| 01-25 | Списки військовозобов'язаних | 1 р. ст. 546 | ||
| 01-26 | Річний (піврічний, квартальний) план основних заходів райдержадміністрації | Пост. ст. 153 | ||
| 01-27 | Оперативні (місячні) плани райдержадміністрації | 1 р. ст. 155 | ||
| 01-28 | Річний звіт про роботу райдержадміністрації | Пост. ст. 297-а | ||
| 01-29 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст.ст. 154, 299 | ||
| 01-30 | Документи (плани, програми, протоколи, рішення, списки учасників) нарад, семінарів, що проводить відділ | Пост. ст. 12-а | ||
| 01-31 | Документи (акти, доповіді, довідки, огляди) про перевірку управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації щодо дотримання вимог Законів України "Про державну службу" (3723-12) та "Про боротьбу з ко- рупцією" (356/95-ВР) | Пост. ст. 21-а | ||
| 01-32 | Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти, пропозиції) з перевірки роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації | Пост. ст. 24-а | ||
| 01-33 | Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки) про перевірку діяльності виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування щодо здійснення ними делегованих повноважень державної виконавчої влади | Пост. ст. 24-а | ||
| 01-34 | Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) про роботу управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації, що подаються до органів вищого рівня | Пост.(1) ст. 45-а | (1) З опера- тивних та адміністра- тивно- господарських питань - 5 р. | |
| 01-35 | Документи (аналітичні огляди, довідки, доповідні записки) з питань організаційної і кадрової роботи, що подаються відділом керівництву райдержадміністрації | 5 р. ЕПК ст. 45-б | ||
| 01-36 | Документи (доповідні записки, огляди, зведення, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами | Пост. ст. 504 | ||
| 01-37 | Довідки про склад працівників апарату райдержадміністрації | 3 р. ст. 507 | ||
| 01-38 | Довідки про наявність вакантних посад в апараті, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах райдержадміністрації | 1 р. ст. 535 | ||
| 01-39 | Документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи) з проведення атестації працівників, присвоєння рангів державних службовців | 75 р. - "В"(1) ст. 653 | (1) Зберіга- ються у складі особових справ. Ті, що не увійшли до складу особових справ, - 5 р. | |
| 01-40 | Документи (списки, плани, звіти) про стажування молодих спеціалістів | 5 р. ст. 554 | ||
| 01-41 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, зведення) з питань навчання працівників, підготовку кадрів нових професій, підвищення кваліфікації та перекваліфікацію кадрів | Пост. ст. 563 | ||
| 01-42 | Документи (довідки, подання, листи) про оформлення пенсій | 3 р. ст. 691 | ||
| 01-43 | Документи (протоколи, звіти тощо) про вручення і одержання державних і відомчих нагород та документів до них | Пост.(1) ст. 679 | (1) Ордену "Материнська слава", медалі "Медаль материнства" - 40 р., медалі "Ветеран праці" - 5 р. | |
| 01-44 | Документи (подання, клопотання, характеристики, нагородні листи, довідки-об'єктивки, витяги з рішень профспілкових органів) про представлення до нагородження державними нагородами України | 75 р. ст. 674-б | ||
| 01-45 | Документи (подання, характеристики, нагородні листи, витяги з рішень профспілкових органів) про представлення до нагородження Почесними грамотами райдержадміністрації, винесення Подяки голови райдержадміністрації працівникам різних галузей району | 5 р. ст. 677-а | ||
| 01-46 | Документи (клопотання, довідки, витяги з трудових книжок тощо) про подання до нагородження медаллю "Ветеран праці" | 5 р. ст. 678-в | ||
| 01-47 | Списки, журнали (книги), картотеки обліку осіб, нагороджених державними нагородами СРСР, УРСР та України й відомчими нагородами | Пост.(1) ст. 679 | (1) Нагородже- них орденом "Материнська слава", медаллю "Медаль материнства" - 40 р., медаллю "Ветеран праці" - 5 р. | |
| 01-48 | Акти приймання-здавання з усіма додатками (за винятком інвентаризаційних документів), складені під час зміни керівних працівників райдержадміністрації | Пост. ст. 55-а | ||
| 01-49 | Акти приймання-здавання з усіма додатками (за винятком інвентаризаційних документів), складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 3 р.(1) ст. 55-б | (1) Після зміни відповідальних працівників | |
| 01-50 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу | 75 р. ст. 522 | ||
| 01-51 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації про надання відпусток працівникам апарату | 5 р. ст.ст. 5-в, 100-б | ||
| 01-52 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації про стягнення, відрядження працівників апарату | 3 р. ст. 100-б | ||
| 01-53 | Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них | 50 р. ст. 541-а | ||
| 01-54 | Журнал обліку нагородних знаків, бланків посвідчень і орденських книжок | 75 р. ст. 543 | ||
| 01-55 | Журнал обліку працівників, направлених у внутрідержавні відрядження | 3 р. ст. 551-а | ||
| 01-56 | Журнал обліку працівників, направлених у закордонні відрядження | 5 р. ст. 551-б | ||
| 01-57 | Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження | 3 р.(1) ст. 552 | (1) Після закінчення журналу | |
| 01-58 | Журнал обліку видачі довідок, що видаються працівникам апарату райдержадміністрації, про стаж, місце роботи, заробітну плату | 3 р. ст. 562 | ||
| 01-59 | Журнал реєстрації посвідчень працівників апарату райдержадміністрації | 3 р. ст. 1137 | ||
| 01-60 | Журнал обліку видачі тимчасових посвідчень (разових перепусток, корінців перепусток) у службові приміщення і на винесення (вивезення) матеріальних цінностей | 1 р. ст. 1140 | ||
| 01-61 | Журнал реєстрації листків непрацездатності | 3 р.(1) ст. 722 | (1) Після закінчення журналу | |
| 01-62 | Графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування про використання відпусток | 1 р. ст. 559 | ||
| 01-63 | Табелі (графіки) виходу працівників апарату райдержадміністрації на роботу | 1 р. ст. 415 | ||
| 01-64 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 02 - ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ | ||||
| 02-01 | Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України та Верховної Ради Автономної Республіки Крим | Доки не мине потреба(1) ст. 1-б | (1) На державне зберігання не передаються | |
| 02-02 | Укази, розпорядження Президента України | Доки не мине потреба(1) ст. 2-б | (1) Що стосую- ться діяльнос- ті райдержад- міністрації - пост. | |
| 02-03 | Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України | Доки не мине потреба(1) ст. 3-б | (1) Що стосую- ться діяльнос- ті райдержад- міністрації - пост. | |
| 02-04 | Розпорядження голови обласної державної адміністрації | Доки не мине потреба(1) ст. 5-а | (1) Що стосую- ться діяльнос- ті райдержад- міністрації - пост. | |
| 02-05 | Рішення, протоколи засідань обласної Ради, надіслані до відома | Доки не мине потреба(1) ст. 6-б | (1) Що стосую- ться діяльнос- ті райдержад- міністрації - пост. | |
| 02-06 | Рішення, протоколи засідань районної Ради, надіслані до відома | Доки не мине потреба ст. 6-б | ||
| 02-07 | Доручення облдержадміністрації та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, інформації) з їх виконання | Пост. ст. 9 | ||
| 02-08 | Рішення, протоколи засідань колегії облдержадміністрації | Доки не мине потреба(1) ст. 10-б | (1) Що стосую- ться діяльнос- ті райдержад- міністрації - пост. | |
| 02-09 | Розпорядження голови райдержадміністрації з основної діяльності | Пост. ст. 5-а | В інших підрозділах зберігаються копії розпоряджень - доки не мине потреба | |
| 02-10 | Розпорядження голови райдержадміністрації з грифом "Для службового користування" | Пост. ст. 5-а | ||
| 02-11 | Розпорядження голови райдержадміністрації з адміністративно-госпо- дарських питань | 3 р. ст. 5-г | ||
| 02-12 | Доручення голови райдержадміністрації та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, інформації) з їх виконання | Пост. ст. 9 | ||
| 02-13 | Протоколи засідань колегії райдержадміністрації | Пост. ст. 10-а | ||
| 02-14 | Протоколи нарад у голови райдержадміністрації | Пост. ст. 11 | ||
| 02-15 | Протоколи нарад у заступників голови райдержадміністрації | Пост. ст. 11 | ||
| 02-16 | Документи (постанови, рішення, протоколи) постійно діючих комісій, рад при райдержадміністрації(1) | Пост. ст. 15-а | (1) Документи кожної комісії, ради формують в окремі справи | |
| 02-17 | Документи з грифом "Для службового користування", що стосуються діяльності райдержадміністрації | ЕПК | ||
| 02-18 | Депутатські запити і звернення та документи (довідки, доповідні записки, інформації, висновки, листи) з їх виконання | 10 р. ЕПК ст. 1а | ||
| 02-19 | Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян щодо суттєвих змін у роботі підприємств, установ і організацій району або про усунення серйозних недоліків та зловживань | Пост. ст. 28-а | ||
| 02-20 | Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру | 5 р.(1) ст. 28-б | (1) У разі неодноразового звернення - 5 р. після останнього розгляду | |
| 02-21 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про забезпечення законності, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-22 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про соціально-економічний розвиток району | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-23 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про фінансування, затвердження і виконання бюджету, ціноутворення, індексацію, виділення і використання коштів тощо | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-24 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про управління майном, приватизацію комунального і державного майна, сприяння розвитку підприємництва | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-25 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування у промисловості, паливно-енергетичному комплексі, транспорті та зв'язку | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-26 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-27 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про розвиток житлово-комунального господарства, містобудування та архітектури | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-28 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про стан і розвиток торгівлі, побутових послуг та громадського харчування | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-29 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про стан і розвиток освіти і науки | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-30 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про стан і розвиток культури та засобів масової інформації | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-31 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань охорони здоров'я | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-32 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фізичної культури, спорту та туризму | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-33 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань сім'ї, жінок, молоді та неповнолітніх | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-34 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань релігії, національностей та міграції населення | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-35 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про використання землі, природних ресурсів, охорони довкілля, водопостачання та меліорації | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-36 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про захист населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та з питань екологічної безпеки | 10 р. ЕПК ст. 2179 | ||
| 02-37 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань забезпечення соціального захисту, зайнятості населення, праці та заробітної плати | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-38 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань кадрової роботи та державної служби | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-39 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, профспілковими органами, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про представлення працівників до державних нагород, висування і затвердження кандидатур на здобуття державних премій | 10 р. ст. 680 | ||
| 02-40 | Листування з правоохоронними органами з правових питань | 10 р. ст. 68 | ||
| 02-41 | Листування з органами місцевого самоврядування (сільськими, селищними і міськими радами) та їх виконавчими комітетами, виборчими комісіями з організаційних питань їхньої діяльності | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-42 | Листування з державними архівними установами з організаційно-методич- них питань діловодства і архівної справи | 3 р. ст. 106 | ||
| 02-43 | Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань діловодства і архівної справи | До заміни новими ст. 18-б | ||
| 02-44 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст.ст. 154, 299 | ||
| 02-45 | Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації | Пост.(1) ст. 89-а | (1) На держав- не зберігання не передається | |
| 02-46 | Відомості про документообіг в апараті райдержадміністрації | 3 р. ст. 91 | ||
| 02-47 | Документи (акти, довідки, доповідні записки) про перевірку стану діловодства і архівної справи в апараті райдержадміністрації | 1 р.(1) ст. 90 | (1) Після наступної перевірки | |
| 02-48 | Акти, довідки про підсумки перевірок архівним відділом райдержадміністрації умов зберігання і стану збереженості документів апарату райдержадміністрації | 5 р. ст. 110 | ||
| 02-49 | Документи (доповідні записки, довідки, акти) про стан організації діловодства та архівної справи в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах райдержадміністрації | 5 р. ст. 111 | ||
| 02-50 | Протоколи засідань експертної комісії райдержадміністрації | Пост. ст. 15-а | ||
| 02-51 | Паспорт архіву апарату райдержадміністрації | До заміни новим ст. 37-Д | ||
| 02-52 | Справи фондів (історична довідка, акти перевіряння наявності та стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на державне зберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів) | Пост.(1) ст. 107 | (1) У разі ліквідації райдержадмі- ністрації передаються на державне зберігання | |
| 02-53 | Списки, аркуші, картки фондів | Пост. ст. 108 | ||
| 02-54 | Описи справ постійного зберігання | Пост. ст. 109-а | ||
| 02-55 | Описи справ з особового складу | 3 р.(1) ст. 109-б | (1) Після знищення справ | |
| 02-56 | Описи справ тимчасового зберігання | 3 р.(1) ст. 109-б | (1) Після знищення справ | |
| 02-57 | Акти видавання документів у тимчасове користування | 1 р.(1) ст. 117 | (1) Після повернення документів | |
| 02-58 | Документи (заяви, запити) про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів | 3 р. ст. 121 | ||
| 02-59 | Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву | 1 р.(1) ст. 119 | (1) Після повернення документів | |
| 02-60 | Журнал обліку видачі документів з архіву в тимчасове користування | 1 р.(1) ст. 120 | (1) Після закінчення журналу та повернення документів до архіву | |
| 02-61 | Реєстраційні картки, журнали обліку видачі архівних довідок, копій, витягів з документів | 3 р. ст. 122 | ||
| 02-62 | Списки постійних кореспондентів та їх адреси | 1 р.(1) ст. 1135 | (1) Після заміни новими | |
| 02-63 | Картотеки (бази даних) законів, постанов та інших актів Верховної Ради України; постанов, рішень, інших актів комітетів і комісій Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим | Пост. ст. 99 | (1) На держав- не зберігання не передаються | |
| 02-64 | Картотеки (бази даних) указів, розпоряджень Президента України | Пост. ст. 99 | (1) На держав- не зберігання не передаються | |
| 02-65 | Картотеки (бази даних) постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України | Пост. ст. 99 | (1) На держав- не зберігання не передаються | |
| 02-66 | Картотеки (бази даних) розпоряджень голови обласної державної адміністрації | Пост. ст. 99 | (1) На держав- не зберігання не передаються | |
| 02-67 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації з основної діяльності | Пост. ст. 100-а | ||
| 02-68 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації з грифом "Для службового користування" | Пост. ст. 100-а | ||
| 02-69 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації з адміністративно-госпо- дарських питань | 3 р. ст. 100-б | ||
| 02-70 | Журнал реєстрації доручень голови райдержадміністрації | Пост. ст. 100-а | ||
| 02-71 | Картотеки (журнали, бази даних) реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян | 5 р. ст. 95 | ||
| 02-72 | Реєстраційні картки (бази даних) вхідних, вихідних та внутрішніх документів | 3 р. ст. 100-б | ||
| 02-73 | Реєстри на відправлену кореспонденцію | 1 р. ст. 101 | ||
| 02-74 | Журнал обліку бланків суворої звітності | 1 р. ст. 103-а | ||
| 02-75 | Журнали обліку врученої кореспонденції (розносні книги) | 1 р. ст. 103-г | ||
| 02-76 | Журнал реєстрації вхідних документів з грифом "Для службового користування" | 3 р. ст. 100-б | ||
| 02-77 | Журнал реєстрації вихідних документів з грифом "Для службового користування" | 3 р. ст. 100-б | ||
| 02-78 | Журнал реєстрації внутрішніх документів з грифом "Для службового користування" | 3 р. ст. 100-б | ||
| 02-79 | Журнал обліку друкування документів з грифом "Для службового користування" | 1 р. ст. 103-в | ||
| 02-80 | Журнал обліку видачі працівникам апарату райдержадміністрації документів з грифом "Для службового користування" для ознайомлення | 1 р. ст. 103-г | ||
| 02-81 | Картки і журнали реєстрації телеграм, телефонограм, факсів | 1 р. ст. 102 | ||
| 02-82 | Замовлення на виконання машинописних і розмножувальних робіт | 1 р. ст. 104 | ||
| 02-83 | Журнали, картки реєстрації прийому громадян керівництвом райдержадміністрації | 3 р. ст. 96 | ||
| 02-84 | Журнал реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників апарату райдержадміністрації | 1 р. ст. 1142 | ||
| 02-85 | Графіки чергувань керівництва апарату райдержадміністрації | 1 р. ст. 1279 | ||
| 02-86 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 03 - ВІДДІЛ КОНТРОЛЮ | ||||
| 03-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст.ст. 154, 299 | ||
| 03-02 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, плани контролю) з перевірки виконання законів України, актів Президента України, Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня | Пост. ст. 21-а | ||
| 03-03 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, плани контролю) з перевірки виконання рішень колегії райдержадміністрації | Пост. ст. 22-а | ||
| 03-04 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, плани контролю) з перевірки виконання розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації | Пост. ст.ст. 9, 22-а | ||
| 03-05 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки) перевірок роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації, виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування щодо здійснення контролю за виконанням документів | Пост. ст.ст. 9, 22-а | ||
| 03-06 | Документи (доповідні записки, довідки) з питань контролю, що подаються відділом керівництву райдержадміністрації | 5 р. ЕПК ст. 45-б | ||
| 03-07 | Картотеки (бази даних) контролю виконання документів | 3 р. ст. 94 | ||
| 03-08 | Оперативні відомостій зведення про стан виконання документів | 1 міс. ст. 300-б | ||
| 03-09 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 04 - ЮРИДИЧНИЙ ВІДДІЛ | ||||
| 04-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст.ст. 154, 299 | ||
| 04-02 | Документи (доповіді, доповідні записки) з питань діяльності відділу, що подаються керівництву райдержадміністрації | 5 р. ст. 45-б | ||
| 04-03 | Документи (позовні заяви, довідки, доповідні записки, характеристики), що подаються до судових органів по карних та цивільних справах (копії) | 3 р.(1) ст. 79 | (1) Після прийняття рішень | |
| 04-04 | Рішення, вироки, окремі ухвали, постанови, видані судовими органами (копії) | 3 р.(1) ст. 79 | (1) Після прийняття рішень | |
| 04-05 | Листування з облдержадміністрацією про надання методичної допомоги у роботі відділу | 3 р. ст. 20 | ||
| 04-06 | Кодифікаційні картотеки і покажчики законодавчих актів та інших нормативних документів (наказів, інструкцій, правил тощо) | До ліквідації райдержадмі- ністрації ст. 70 | ||
| 04-07 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 05 - ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКИЙ ВІДДІЛ | ||||
| 05-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст.ст. 154, 299 | ||
| 05-02 | Штатні розписи та переліки змін до них | Пост. ст.46-а | ||
| 05-03 | Кошторис адміністра- тивно-господарських та управлінських видатків | 5 р. ст. 211-а | ||
| 05-04 | Документи (положення, картки, листи) про відкриття в організаціях банку розрахункових і поточних рахунків та оформлення повноважень на проведення грошово-розрахункових операцій за рахунками | 3 р.(1) ст. 243 | (1) Після закриття рахунку | |
| 05-05 | Річний бухгалтерський звіт і баланс та пояснювальні записки до них | Пост. ст. 308-б | ||
| 05-06 | Квартальні бухгалтерські звіти і баланси та пояснювальні записки до них | 3 р.(1) ст. 308-в | (1) За відсутністю річних - пост. | |
| 05-07 | Звіти про перерахування грошових сум на державне і недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, медичне тощо) | Пост. ст. 71-Д | ||
| 05-08 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) | 3 р.(1) ст. 315 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-09 | Особові рахунки працівників апарату райдержадміністрації | 75 р. - "В" ст. 316-а | ||
| 05-10 | Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (в тому числі на машинних носіях) | 3 р.(1) ст. 317 | (1) За відсутністю особових рахунків - 75 р. | |
| 05-11 | Інвентарні картки та журнали обліку основних коштів | 3 р.(1) ст. 318 | (1) Після ліквідації основних коштів | |
| 05-12 | Доручення на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані доручення) | 3 р. ст. 319 | ||
| 05-13 | Облікові реєстри (головна книга, журнали-ордери тощо) | 3 р.(1) ст. 321 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-14 | Касова книга | 3 р.(1) ст. 322 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-15 | Оборотні відомості | 3 р.(1) ст. 322 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-16 | Журнал, книга реєстрації рахунків | 3 р. ст. 324 | ||
| 05-17 | Журнал, книга реєстрації касових ордерів | 3 р. ст. 324 | ||
| 05-18 | Журнал, книга реєстрації доручень | 3 р. ст. 324 | ||
| 05-19 | Журнал, книга реєстрації платіжних доручень | 3 р. ст. 324 | ||
| 05-20 | Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок, асигнівок | 3 р.(1) ст. 325 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-21 | Реєстри рахунків до оплати | 3 р.(1) ст. 326 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-22 | Відомості про відрахування із заробітної плати | 3 р. ст. 329 | ||
| 05-23 | Відомості про сумарний прибуток працівників за рік та сплату податків | 3 р. ст. 76Д | ||
| 05-24 | Паспорти будівель, споруд, обладнання | 3 р.(1) ст. 338 | (1) Після ліквідації основних засобів | |
| 05-25 | Документи (протоколи, акти, звіти, відомості) про переоцінку основних засобів та визначення їх зношеності | Пост. ст. 336 | ||
| 05-26 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) з інвентаризації | 3 р.(1) ст. 330 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-27 | Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності | 5 р.(1) ст. 342 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-28 | Акти перевірок каси | 3 р. ст. 344 | ||
| 05-29 | Господарські, трудові та інші договори, контракти, угоди | 3 р.(1) ст. 345 | (1) Після закінчення строків дії договорів, угод за умови завершення ревізій | |
| 05-30 | Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт | 3 р. ст. 82-Д | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-31 | Договори про матеріальну відповідальність | 5 р.(1) ст. 347 | (1) Після звільнення матеріально- відповідальної особи | |
| 05-32 | Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів | 3 р. ст. 350 | ||
| 05-33 | Листки непрацездатності | 3 р. ст. 720 | ||
| 05-34 | Документи (доповіді, огляди, довідки) про стан будівель і приміщень, які займають структурні підрозділи райдержадміністрації | 3 р. ст. 1154 | ||
| 05-35 | Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про організацію загальної і протипожежної охорони | 5 р. ст. 1251 | ||
| 05-36 | Документи (акти, довідки, звіти, зведення, листи) з обстеження технічного, санітарного і протипожежного стану адмінприміщень райдержадміністрації | 3 р. ст.ст. 1159, 1253 | ||
| 05-37 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) з інвентаризації | 3 р.(1) ст.ст. 330, 1115 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-38 | Картки, комірні й амбарні книги, описи, прибуткові і видаткові накладні, ордери з обліку прибутку, витрат, наявності, залишків товарів і матеріалів на складі | 3 р.(1) ст. 1112 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 05-39 | Листування з фінансовими органами про фінансове планування, виконання балансів прибутків та видатків | 3 р. ст. 197 | ||
| 05-40 | Листування з фінансовими органами про поточні бюджетні операції, стан і закриття поточних і розрахункових рахунків | 3 р. ст. 244 | ||
| 05-41 | Листування з фінансовими органами, банками, підприємствами, установами і організаціями з бухгалтерського обліку та звітності | 3 р. ст. 305 | ||
| 05-42 | Листування з органами місцевої виконавчої влади і місцевого самоврядування, підприємствами, установами і організаціями району з питань виділення і закріплення автотранспорту за керівництвом райдержадміністрації; забезпечення автотранспорту пальним і запчастинами | 3 р. ст. 1144 | ||
| 05-43 | Листування про придбання господарського майна, канцелярських товарів, залізничних і авіаквитків, оплату послуг засобів зв'язку | 1 р. ст. 1145 | ||
| 05-44 | Листування про підготовку будівель до зими та попереджувальні заходи від затоплення | 3 р. ст. 1161 | ||
| 05-45 | Листування про комунальне обслуговування адмінприміщень | 1 р. ст. 1163 | ||
| 05-46 | Листування про бронювання місць у готелях | 1 р. ст. 1149 | ||
| 05-47 | Листування про проведення передплати на періодичні і неперіодичні видання | 1 р. ст. 1147 | ||
| 05-48 | Книги реєстрації міжміських і міжнародних телефонних розмов працівників апарату райдержадміністрації | 1 р. ст. 1244 | ||
| 05-49 | Перепустки на вивезення товарів і матеріалів зі складу | 3 р. ст. 1122 | ||
| 05-50 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 06 - ВІДДІЛ З ПИТАНЬ ОБОРОННОЇ І МОБІЛІЗАЦІЙНОЇ РОБОТИ* | ||||
| 07 - ВІДДІЛ ВНУТРІШНЬОЇ ПОЛІТИКИ | ||||
| --------------- * Справи відділу з питань оборонної і мобілізаційної роботи формуються за окремою номенклатурою. | ||||
| 07-01 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст.ст. 154, 299 | ||
| 07-02 | Протоколи засідань консультативної політичної ради при голові райдержадміністрації | Пост. ст. 15-а | ||
| 07-03 | Документи (звіти, довідки, доповідні записки, висновки) про створення політичних партій і громадських організацій, їх реорганізацію, ліквідацію, перейменування, переведення до іншої місцевості | Пост. ст. 52 | ||
| 07-04 | Установчі документи та програми політичних партій і громадських організацій, які діють на території району (копії) | Пост. ЦЕПК | Протокол засідання ЦЕПК від 14.10.2004 N 3 | |
| 07-05 | Списки керівників політичних партій, громадських організацій та засобів масової інформації району | Пост. ЦЕПК | Протокол засідання ЦЕПК від 14.10.2004 N 3 | |
| 07-06 | Документи (плани, програми, списки учасників, тексти виступів і заяв, інтерв'ю, листування) з проведення прес-конференцій, брифінгів, "круглих столів" та інших заходів за участю керівництва райдержадміністрації | 3 р. ст. 943 | ||
| 07-07 | Документи (доповіді, доповідні записки) з питань діяльності відділу, що подаються керівництву райдержадміністрації | 5 р. ст. 45-б | ||
| 07-08 | Інформаційні огляди публікацій у місцевій пресі, підготовлені відділом для керівництва райдержадміністрації | Доки не мине потреба ст. 921-а | ||
| 07-09 | Листування з органами державної виконавчої влади про громадсько-політичну ситуацію в районі | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 07-10 | Листування з органами державної виконавчої влади з питань діяльності громадських організацій, політичних блоків, партій та рухів | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 07-11 | Листування з органами державної виконавчої влади про підготовку і проведення референдумів та виборів | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 07-12 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 08 - ВІДДІЛ З ПИТАНЬ РЕЖИМНО-СЕКРЕТНОЇ РОБОТИ* | ||||
| 09 - ПРОФСПІЛКОВИЙ КОМІТЕТ | ||||
| --------------- * Справи відділу з питань режимно-секретної роботи формуються за окремою номенклатурою. | ||||
| 09-01 | Постанови обкому профспілки, надіслані до відома | Доки не мине потреба | ||
| 09-02 | Документи (протоколи, доповіді, стенограми, постанови, резолюції) загальних, звітно-виборчих зборів | Пост. ст. 1312-а | ||
| 09-03 | Протоколи засідань профкому | Пост. ст. 1320 | ||
| 09-04 | Протоколи засідань ревізійної комісії | 10 р. ЕПК ст. 1316 | ||
| 09-05 | Акти ревізійної комісії | 5 р. ст. 1317 | ||
| 09-06 | Плани роботи профкому | 1 р. ст. 42 | ||
| 09-07 | Календарні плани проведення культурно-масових заходів | 1 р. ст. 1319 | ||
| 09-08 | Заяви про прийом у члени профспілки | 3 р. ст. 1323 | ||
| 09-09 | Списки членів профспілки | 75 р. ст. 1324 | ||
| 09-10 | Звіти про кількість отриманих і використаних членських квитків | 3 р. ст. 1327 | ||
| 09-11 | Облікові картки членів профспілки | До зняття з обліку ст. 1329 | ||
| 09-12 | Документи (заяви, довідки, листування) про надання матеріальної допомоги | 3 р. ст. 1337 | ||
| 09-13 | Документи (заяви, плани, довідки, листування, книга реєстрації) про надання, придбання, облік, розподіл і реалізацію путівок у санаторно-курортні заклади | 3 р. ст. 751 | ||
| 09-14 | Протоколи засідань та рішення правління каси взаємодопомоги про видачу позик | 5 р. ст. 1340 | ||
| 09-15 | Річний фінансовий звіт каси взаємодопомоги | 10 р. ст. 1341-а | ||
| 09-16 | Кошторис витрат і річний фінансовий звіт профкому | 10 р. ЕПК ст. 1333 | ||
| 09-17 | Договір на банківське обслуговування профкому | 3 р.(1) ст. 243 | (1) Після закриття рахунку | |
| 09-18 | Зразки підписів матеріально-відпові- дальних осіб | Доки не мине потреба ст. 348 | ||
| 09-19 | Звіти про надходження і витрачення членських внесків | 5 р. ст. 1332 | ||
| 09-20 | Довідки (акти) про перевірку касових операцій профкому | 5 р.(1) ст. 342 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-21 | Доручення на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані доручення) | 3 р. ст. 319 | ||
| 09-22 | Касові книги профкому | 3 р.(1) ст. 322 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-23 | Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, доручень | 3 р.(1) ст. 324 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-24 | Корінці, копії касових ордерів, рахунків, накладних, платіжних доручень, чекових книжок | 3 р.(1) ст. 325 | (1) За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення | |
| 09-25 | Листування з управлінням охорони здоров'я про організацію лікувально-профілактич- ної допомоги і санаторно-курортного обслуговування працівників райдержадміністрації | 5 р. ст. 708 | ||
| 09-26 | Листування з райкомом профспілок про організацію профспілкової роботи | 3 р. ст. 1321 | ||
| 09-27 | Книга отримання та видачі путівок до санаторно-курортних установ | 3 р. ст. 754 | ||
| 09-28 | Бюлетені таємного голосування, списки кандидатів, висунутих до нового складу профкому | Впродовж строку повноважень ст. 1314 | ||
| 09-30 | Номенклатура справ профкому | 3 р. ст. 89-б | ||
| 10* - ВІДДІЛ ВЕДЕННЯ ДЕРЖАВНОГО РЕЄСТРУ ВИБОРЦІВ | ||||
| 10-01 | Нормативно-правові акти органів державної влади, постанови ЦВК щодо функціонування Державного реєстру виборців | Доки не мине потреба ст. 3-б | ||
| 10-02 | Постанови ЦВК, рішення окружних, територіальних виборчих комісій щодо утворення виборчих округів, надіслані до відома | Доки не мине потреба ст. 3-б | ||
| 10-03 | Наказ начальника відділу про внесення запису до бази даних Державного реєстру виборців | 3 роки ст. 16-г | ||
| 10-04 | Наказ начальника відділу про внесення змін до персональних даних виборця, включеного до Державного реєстру виборців | 3 роки ст. 16-г | ||
| 10-05 | Наказ начальника відділу про знищення запису Державного реєстру виборців | 15 років | ||
| 10-06 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 років ст. 154, 299 | ||
| 10-07 | Документи (доповіді, довідки, доповідні записки) з питань діяльності відділу, що подають керівництву райдержадміністрації | 5 років ст. 45-б | ||
| 10-08 | Документи (плани, програми, протоколи, рішення, списки учасників) нарад, семінарів, що проводить відділ | 1 рік ст. 14-б | ||
| 10-09 | Заяви виборців та документи до них щодо включення до Державного реєстру виборців | 3 роки | ||
| 10-10 | Заяви виборців та документи до них щодо зміни персональних даних виборця | 3 роки | ||
| 10-11 | Заяви виборців щодо змісту особистих персональних даних виборців | 3 роки | ||
| 10-12 | Подання відомостей про громадян України, зареєстрованих за місцем проживання у відповідній адміністративно- територіальній одиниці, яким протягом останніх трьох календарних місяців виповнилося 18 років | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-13 | Подання відомостей про осіб, які протягом останніх трьох календарних місяців набули громадянства України та отримали тимчасове посвідчення громадянина України або паспорт громадянина України | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-14 | Подання відомостей про виборців, які протягом останніх трьох календарних місяців змінили реєстрацію місця проживання в межах відповідної адміністративно- територіальної одиниці | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-15 | Подання відомостей про виборців, які протягом останніх трьох календарних місяців зареєстрували своє місце проживання у відповідній адміністративно- територіальній одиниці | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-16 | Подання відомостей про виборців, які протягом останніх трьох календарних місяців зняті з реєстрації за місцем проживання у відповідній адміністративно- територіальній одиниці | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-17 | Подання відомостей про осіб, громадянство України яких припинено протягом останніх трьох календарних місяців | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-18 | Подання відомостей про виборців, які проживали на відповідній території та померли протягом останніх трьох календарних місяців (що підтверджено виданим свідоцтвом про смерть) | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-19 | Подання відомостей про виборців, які протягом останніх трьох календарних місяців змінили прізвище, ім'я, по батькові, дату або місце народження | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-20 | Подання відомостей про виборців - військовослужбовців строкової служби, які протягом останніх трьох календарних місяців прибули для проходження служби у військовій частині (формуванні) | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-21 | Подання відомостей про виборців, які протягом останніх трьох календарних місяців прибули для проживання на території дислокації військової частини (формування) | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-22 | Подання відомостей про виборців (у т.ч. військовослужбовців строкової служби), які протягом останніх трьох календарних місяців вибули з території дислокації військової частини (формування) | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-23 | Подання відомостей про виборців, які протягом останніх трьох календарних місяців були визнані судом недієздатними, внаслідок чого щодо них була встановлена опіка | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-24 | Подання відомостей про осіб, щодо яких судом протягом останніх трьох календарних місяців було скасовано рішення про визнання їх недієздатними, внаслідок чого щодо них була припинена опіка | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-25 | Подання відомостей про виборців, які протягом останніх трьох календарних місяців прибули для відбування покарання до установ, розташованих у межах відповідної адміністративно- територіальної одиниці | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-26 | Подання відомостей про виборців, які відбували покарання в установах, розташованих у межах відповідної адміністративно- територіальної одиниці, і протягом останніх трьох календарних місяців вибули з цих установ | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-27 | Подання відомостей про виборців, які протягом останніх трьох календарних місяців зареєстровані за юридичною адресою спеціалізованого закладу, який здійснює облік бездомних громадян | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-28 | Подання відомостей про виборців, які протягом останніх трьох календарних місяців зняті з реєстрації за юридичною адресою спеціалізованого закладу, який здійснює облік бездомних громадян | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-29 | Відомості сільських, селищних, міських голів про найменування нових та перейменування вулиць (проспектів, бульварів, площ, провулків, кварталів, кутків тощо), присвоєння номерів новим будинкам і зміну нумерації існуючих будинків у відповідному населеному пункті | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-30 | Документи (списки відповідальних осіб, їх контактні телефони, електронні адреси, копії відповідних наказів) про суб'єктів подання відомостей для поновлення персональних даних Державного реєстру виборців | 1 рік(1) | (1) після внесення до Державного реєстру виборців | |
| 10-31 | Копії документів (позовні заяви, акти, довідки, доповідні записки, листи, рішення, вироки, ухвали тощо) щодо судового оскарження рішень, дій чи бездіяльності органів адміністрування та ведення Державного реєстру виборців** | Доки не мине потреба | ** оригінали зберігаються в юридичному відділі | |
| 10-32 | Листування з ЦВК з питань функціонування Державного реєстру виборців та внесення відповідних змін до нього | 3 роки ст. 25 | ||
| 10-33 | Листування з політичними партіями з питань порушення порядку ведення Державного реєстру виборців | 3 роки | ||
| 10-34 | Листування з виборчими комісіями з питань перевірки достовірності відомостей про виборців за допомогою персональних даних Державного реєстру виборців | 3 роки ст. 305 | ||
| 10-35 | Листування з органами, закладами, установами, організаціями щодо перевірки відомостей, зазначених у заявах виборців | 3 роки | ||
| 10-36 | Листування з органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування щодо надання статистичної інформації про кількісні характеристики виборчого корпусу | 3 роки ст. 305, 306 | ||
| 10-37 | Акти приймання- передавання списків виборців до відповідних виборчих комісій | 3 роки | ||
| 10-38 | Акти приймання- здавання справ при зміні відповідальних працівників | 3 роки(1) ст. 55-б | (1) після зміни відповідальних працівників | |
| 10-39 | Журнал реєстрації наказів начальника відділу про внесення запису до бази даних Державного реєстру виборців | 3 роки ст. 100-б | ||
| 10-40 | Журнал реєстрації наказів начальника відділу про внесення змін до персональних даних виборця, включеного до реєстру | 3 роки ст. 100-б | ||
| 10-41 | Журнал реєстрації наказів начальника відділу про знищення запису Державного реєстру виборців | 15 років | ||
| 10-42 | Журнал реєстрації заяв виборців щодо включення до Державного реєстру виборців | 3 роки | ||
| 10-43 | Журнал реєстрації заяв виборців щодо зміни їх персональних даних | 3 роки | ||
| 10-44 | Журнал обліку надісланих довідок про включення виборців до Державного реєстру виборців | 3 роки ст. 100-б | ||
| 10-45 | Журнал реєстрації особистого прийому громадян начальником відділу | 3 роки ст. 96 | ||
| 10-46 | Журнал обліку операцій зміни бази даних Державного реєстру виборців | 3 роки | ||
| 10-47 | Номенклатура справ відділу | 3 роки ст. 89-б | ||
Додаток
(Назва райдержадміністрації) ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ райдержадміністрації
апарату райдержадміністрації ___________________________
___________________ N _____ (підпис) (ініціали, прізвище)
(місце складання) _________
на _____________ рік (дата)
------------------------------------------------------------------
|Індекс | Заголовок справи |Кількість | Строк |Примітки|
|справи | (тому, частини) | справ | зберігання | |
| | | (томів, |справи (тому, | |
| | | частин) | частини) і | |
| | | |номери статей | |
| | | | за переліком | |
------------------------------------------------------------------
________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
Посада керівника
служби діловодства
_____________ _____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Віза посадової особи,
відповідальної
за архів апарату
райдержадміністрації
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Протокол ЕПК
____________ N _______ ____________ N _______
------------------------------------------------------------------
| За строками | Усього | У тому числі |
| зберігання | |----------------------------------|
| | | таких, що | з позначкою |
| | | переходять | "ЕПК" |
|--------------------+--------+-----------------+----------------|
|Постійного | | | |
|--------------------+--------+-----------------+----------------|
|Тимчасового (понад | | | |
|10 років) | | | |
|--------------------+--------+-----------------+----------------|
|Тимчасового (до 10 | | | |
|років включно) | | | |
|--------------------+--------+-----------------+----------------|
|Разом | | | |
------------------------------------------------------------------
Посада керівника
служби діловодства ______________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
__________
(дата)
Підсумкові відомості передано до архівного підрозділу апарату
райдержадміністрації
Посада особи,
відповідальної за
передавання відомостей _____________ _____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
__________
(дата)