З метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи, реєстрації та забезпечення збереження договорів, що укладаються від імені Держземагентства України, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040 (1040-2008-п) "Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в Держземагентстві (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Держземагентства забезпечити виконання цього Порядку.

3. Керівникам територіальних органів Держземагентства та підприємств, що належать до сфери його управління розробити відповідні Порядки ведення договірної роботи, згідно із зазначеним в пункті 1 цього наказу Порядком та затвердити їх у встановленому порядку.

4. Наказ Держкомзему від 30.03.2009 № 163 "Про затвердження Положення про організацію договірної роботи в Державному комітеті України із земельних ресурсів" визнати таким, що втратив чинність.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ

Держземагентства України

16.05.2013 № 182

1.1. Порядок ведення договірної роботи в Держземагентстві України (далі - Порядок) визначає загальні засади організації роботи із укладання, виконання договорів та контролю за їх виконанням, реєстрації, зберігання та ведення реєстру договорів в Державному агентстві земельних ресурсів України (далі - Держземагентство України).

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти (далі - законодавство про державні закупівлі), Цивільного кодексу України (435-15) , Господарського кодексу України (436-15) , Бюджетного кодексу України (2456-17) , інших законодавчих та нормативно-правових актів.

2.1. Проект договору готується ініціативним структурним підрозділом.

У разі отримання проекту договору від іншої сторони ініціативний структурний підрозділ розглядає умови проекту договору, його економічну ефективність та доцільність.

Ініціативний структурний підрозділ проводить попередню перевірку умов проекту договору (контракту), копій статутних документів сторони договору та здійснює підготовку проекту договору разом з техніко-економічним обґрунтуванням, у якому мають бути відображені підстави необхідності укладення та істотні умови договору.

Під час укладання договору ініціативний структурний підрозділ перевіряє наявність у виконавця за договором відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, здійснення робіт, надання послуг.

2.2. У договорах, які укладаються Держземагентством України, істотними умовами договору є ті, які визначені такими за законодавством або необхідні для договорів цього виду, а також всі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:

- найменування сторін;

- дата і місце його укладання;

- предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, соціальним, економічним та іншим вимогам);

- права та обов'язки сторін за договором;

- відповідальність сторін;

- способи забезпечення виконання зобов'язань за договором (неустойка, завдаток, порука, гарантія, застава);

- строк дії договору;

- порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);

- ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

- форс-мажорні обставини;

- порядок врегулювання спорів;

- місцезнаходження сторін.

Договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать чинному законодавству.

2.3. Невід'ємною частиною представленого для розгляду проекту договору можуть бути:

- специфікація;

- протокол про договірну ціну та калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;

- графік виконання робіт;

- технічні вимоги (у разі потреби);

- інша документація, що є підставою підписання договору чи визнається сторонами договору його невід'ємною складовою.

2.4. До проекту договору також додаються такі документи:

- витяг з Єдиного державного реєстру, витяг із Статуту щодо юридичного статусу підприємства та його місцезнаходження;

- копія свідоцтва про реєстрацію платника податку та копія довідки про платника податку на додану вартість;

- довідка від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок, із зазначенням банківських реквізитів (поточний рахунок; МФО; код ЄДРПОУ).

2.5. Ініціативний структурний підрозділ обов'язково здійснює погодження проекту договору з Управлінням фінансового забезпечення, Відділом бухгалтерського обліку та звітності, Відділом внутрішнього аудиту та Юридичним департаментом.

У разі необхідності такий проект договору погоджується іншими заінтересованими структурними підрозділами Держземагентства України.

Управління фінансового забезпечення перевіряє проект договору на відповідність кошторисним призначенням.

Відділ бухгалтерського обліку та звітності перевіряє порядок розрахунків (попередня оплата, за фактом постачання), реквізити замовника.

Відділ внутрішнього аудиту перевіряє проект договору на відповідність плану закупівель.

Юридичний департамент, за наявності погодження керівників заінтересованих структурних підрозділів, здійснює правову оцінку проекту договору, зокрема його відповідність вимогам чинного законодавства, наявність у договорі (можливих відповідно до предмета договору) способів забезпечення виконання умов договору та визначення в договорі санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору і, у разі відсутності зауважень, погоджує проект договору.

2.6. Термін розгляду проекту договору з усіма додатками у відповідному структурному підрозділі не може перевищувати 2 робочих дня.

2.7. У разі виявлення у проекті договору помилок та інших недоліків, що вимагають додаткового опрацювання, проект договору повертається ініціативному структурному підрозділу на доопрацювання.

2.8. Зміни до договору можуть здійснюватися шляхом укладення додаткових угод до договорів як за ініціативою Держземагентства України, так і другої сторони за договором. Погодження та підписання додаткових угод до договору здійснюється в тому самому порядку, що й основного договору.

2.9. Укладання договорів за результатами проведеної процедури закупівлі за державні кошти здійснюється відповідно до Закону України "Про здійснення державних закупівель" (2289-17) .

2.10. Укладення міжнародних договорів здійснюється відповідно до Закону України "Про міжнародні договори України" (1906-15) .

2.11. Договори (контракти) з керівниками державних підприємств, що належать до сфери управління Держземагентства України укладаються з урахуванням Кодексу законів про працю України (322-08) , постанови Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1995 р. № 597 (597-95-п) "Про Типову форму контракту з керівником підприємства, що є у державній власності".

Договори (контракти) розробляються Департаментом кадрової політики та персоналу, у встановленому порядку погоджуються з Юридичним департаментом та Управлінням фінансового забезпечення.

Договори (контракти) реєструються та зберігаються в Департаменті кадрової політики та персоналу. Копія такого договору передається до Юридичного департаменту.

3.1. Проект договору, погоджений із дотриманням встановленої цим Порядком процедури, подається на підпис Голові або його заступнику, який має право на укладення відповідних договорів згідно наданої довіреності.

3.2. Укладені договори реєструються в журналі обліку договорів, який ведеться та зберігається в Юридичному департаменті.

У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації Держземагентства України ставиться через дріб.

Реєстр договорів передбачає такі розділи:

1) порядковий номер;

2) дата реєстрації договору;

3) реєстраційний номер договору;

4) найменування контрагента договору;

5) предмет договору;

6) сума зобов'язання за договором;

7) термін дії договору;

8) примітка - додаткова інформація щодо виконання договору, його доповнення чи пролонгації, дебіторської чи кредиторської заборгованості тощо.

Реєстр договорів ведеться у формі журналу, який прошнуровується, пронумеровується та скріпляється печаткою.

3.3. Після присвоєння договору відповідного номера ініціативний структурний підрозділ один примірник договору (з візами посадових осіб Держземагентства України) передає для зберігання до Відділу бухгалтерського обліку та звітності.

Облік договорів має забезпечити створення документальної бази для аналізу причин невиконання договірних зобов'язань, розробки заходів щодо запобігання та усунення цих причин, а також можливість статистичної звітності про виконання договорів, сприяти правильному розгляду претензій та позовів контрагентів. Справа договору - це зібраний комплект документів, що стосуються конкретного договору.

Документація, що є підставою підписання договору за результатами здійснення процедури закупівлі товарів, робіт та послуг, зберігається в секретаря Комітету з конкурсних торгів (разом із копією договору).

3.4. Супроводження договору та контроль за його виконанням (у тому числі за термінами виконання та нарахуванням штрафних санкцій за порушення умов договору) здійснюється ініціативним структурним підрозділом.

У разі необхідності ініціативний структурний підрозділ готує матеріали для пред'явлення претензій до сторони, якою було порушено умови договору та звертається до Юридичного департаменту для правової експертизи проекту претензії або для звернення до суду з дотриманням встановленого порядку ведення претензійно-позовної роботи в Держземагентстві України.

3.5. Своєчасна та повна оплата договору, нарахування штрафних санкцій забезпечується Відділом бухгалтерського обліку та звітності. Відповідно до чинного законодавства.

3.6. Додаткові угоди про внесення змін та доповнень до укладених договорів реєструються з присвоєнням номерів раніше зареєстрованих договорів та через дріб порядкового номера такої додаткової угоди.

4.1. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірку відповідності виконуваних робіт умовам укладених договорів (відповідність обсягу робіт, що виконуються, фактично виконаним роботам та державним будівельним нормам тощо), за правильність визначення форм оплати покладається на керівника ініціативного структурного підрозділу, що супроводжує договір з моменту підготовки проекту договору до повного його виконання.

4.2. Ініціативний структурний підрозділ забезпечує належне виконання договору Держземагентством України та контроль за виконанням договору іншою стороною, а також достовірність складання актів передавання-приймання отриманих товарів (робіт, послуг), що передбачає:

1) підтримку контактів зі стороною, доведення до її відома нормативних та інших документів Держземагентством України з питань, що стосуються укладеного договору;

2) отримання від іншої сторони звітних матеріалів щодо договору та перевірку їх відповідності укладеному договору і відповідним законодавчим та нормативно-правовим актам;

3) здійснення контролю за термінами виконання договору та за термінами передачі до Держземагентства України звітних матеріалів відповідно до договору;

4) у разі поетапного виконання умов договору - участь у складанні акта передавання-приймання кожного етапу виконання договору, проведення аналізу виконаної впродовж етапу роботи і, у разі необхідності, підготовку висновків про недоцільність її продовження;

5) підготовка та надання іншій стороні інформації, необхідної для виконання умов договору;

6) підготовка та надання на вимогу керівництва Держземагентства України інформації щодо стану виконання умов договору;

7) проведення оцінки результатів виконаного договору;

8) ведення обліку договорів;

9) ведення справи кожного договору.

5.1. Оплата договорів здійснюється за рахунок коштів Державного бюджету України, розпорядником яких є Держземагентство України, на умовах, визначених у відповідному договорі.

5.2. Датою виконання зобов'язань за договором є дата підписання керівництвом Держземагентства України акта передавання-приймання за договором, якщо інше не передбачено договором.